Belegverwaltung - Prozesse

Allgemeines

Erstellung von Belegen

Belegtyp AN AU RE GU BE WA WE

Belege können auf verschiedene Arten sowohl automatisiert als auch manuell (also vom Nutzer) angelegt werden. Einige dieser Wege sollen hier kurz erläutert werden.

Einfügen von Positionen

Belegtyp AN AU RE GU BE WA WE   Buchungsstatus offen

Positionen können auf verschiedene Arten in Belege eingefügt werden. Einige davon sollen hier kurz erläutert werden.

Sonstiges zur Arbeit mit Positionen

Löschen von Belegen

Belegtyp

Wie bei der Beleganlage gibt es auch beim Löschen von Belegen mehrere Wege, von denen einige hier aufgezeigt werden sollen.

Teilrechnung

Belegtyp AU RE   Buchungsstatus offen

Teilrechnungen weden üblicherweise aus Aufträgen und Rechnungen heraus erstellt; aus Bestellungen heraus ist dies nicht möglich.
Zusätzlich können Rechnungen – wie Lieferscheine – nur an Positionsgrenzen geteilt werden.
Der Prozess beginnt mit dem Button Teilrechnung im ►Seitenmenü der Belegverwaltung, welcher die folgende Auswahl hervorruft:

Ab hier sind zwei Wege möglich, die sich je nach den Voraussetzungen der Belegumgebung unterscheiden.
Die Bilder der Beispielbelege zeigen ausgewählte Spalten im Unterreiter Status des ►Reiters Belegpositionen, da in diesem Reiter die aktuellen Buchungsstatus der Belegpositionen aufgezeigt werden.

reservierter Bestand vorhanden

Können nicht alle Positionen vollständig reserviert werden, so dass für diese partiell ►Reservierungsfehlbestände erzeugt werden müssen, empfiehlt es sich, die Option Positionen übertragen, für die ein reservierter Bestand im Lager vorliegt zu wählen.
Das soll im vorliegenden Fall verdeutlicht werden.

Die hier dargestellte Rechnung RE2401 enthält zwei Positionen mit folgenden Eigenschaften:

• Von Artikel A1097 sind drei Stück in der Rechnung enthalten; allerdings ist nur ein verfügbarer Lagerbestand von zwei Stück vorhanden.
• Artikel A1105 ist in der Rechnung mit zwei Stück gelistet; jedoch ist nur ein verfügbarer Lagerbestand von einem Stück vorhanden.

Nachdem alle Positionen an die Lieferscheinverwaltung übergeben wurden und der Lieferschein WA2402 erstellt wurde, ergibt sich folgendes Bild:

• Für Artikel A1097 konnten zwei Stück im Lager reserviert werden. Für ein Stück wird allerdings ein Reservierungsfehlbestand erzeugt.
• Für Artikel A1105 wurde ein Stück im Lager reserviert; für ein weiteres Stück wurde ein Reservierungsfehlbestand erzeugt.

Beide Positionen konnten also nicht vollständig vom Lager bedient werden, so dass es hier empfehlenswert sein kann (wenn z.B. die Lieferung des Lieferanten lange dauert), Lieferschein und Rechnung entlang der Reservierungs(fehl)bestände zu trennen und für die lieferbaren und nicht lieferbaren Positionen separate Vorgänge zu erstellen.
Nach der Erstellung einer Teilrechnung mit der Option Positionen übertragen, für die ein reservierter Bestand im Lager vorliegt entsteht eine neue Rechnung (RE2403) inkl. zugehörigem Lieferschein (WA2404).
Die Belegfamilie ist nun wie folgt aufgebaut:

• Rechnung RE2401 wurde um die Reservierungsfehlbestände korrigiert, so dass nur noch diejenigen Positionen und Mengen enthalten sind, die im zugehörigen Lieferschein (WA2402) reserviert werden konnten.
• Rechnung RE2403 enthält nur diejenigen Positionen und Mengen, für welche keine erfolgreichen Reservierungen im Lager vorgenommen werden konnten und somit in Reservierungsfehlbestände umgewandelt wurden.

an WA übergebene Positionen

Die Option Positionen übertragen, die schon an den WA übergeben wurden muss gewählt werden, wenn sich die Belegpositionen zwischen Rechnung (bzw. Auftrag) und Lieferschein in Anzahl und oder Menge voneinander unterscheiden.
Dies kann auftreten, wenn

• eine ►Teillieferung erstellt wurde,
• Positionen im Lieferschein hinzugefügt oder entfernt wurden,
• Positionen in der Rechnung (bzw. im Auftrag) hinzugefügt oder entfernt wurden,
• Mengen einzelner Positionen im Lieferschein bearbeitet wurden, oder
• Mengen einzelner Positionen in der Rechnung (bzw. im Auftrag) angepasst wurden.

Ist dies der Fall, kann nach Klick auf Teilrechnung die Option Positionen übertragen, die schon an den WA übergeben wurden gewählt werden.
Dabei wird eine neue Rechnung für diejenigen Positionen erstellt, welche sich noch nicht in Lieferscheinen befinden.
Konkret kann dies wie folgt aussehen:

• Die hier dargestellte Rechnung enthält zwei Positionen:
  • Artikel A1097 mit Anzahl 3
  • Artikel A1105 mit Anzahl 2
• An den Lieferschein wurden zwei Stück des Artikels A1097 und ein Stück des Artikels A1105 übertragen.
• Buchungen fanden noch nicht statt.

Werden nun der Button Teilrechnung betätigt und die zweite Option (Positionen übertragen, die schon an den WA übergeben wurden) gewählt, so erscheint zuerst eine Abfrage, ob für die Mengen und Positionen mit Anzahl (aktuell) > 0 eine neue Rechnung erstellt werden soll.
Wird dies bestätigt, werden somit für die bisher nicht an Lieferscheine übergebenen Positionen und Mengen eine neue Rechnung erstellt und gleichzeitig ein zugehöriger Lieferschein angelegt.
Im Ergebnis entsteht eine solche Belegfamilie:

• Der ursprüngliche Beleg (RE2401) wurde auf die Positionen und deren Mengen des zuerst erstellten Lieferscheines (WA2404) korrigiert.
• Für diese Positionen wurde eine separate Rechnung (RE2403) angelegt.
• Zur zweiten Rechnung (RE2403) wurde gleichzeitig ein zugehöriger Lieferschein (WA2404) erstellt.

Abschlagsrechnung

Belegtyp AU RE   Buchungsstatus offen

Im folgenden Beispiel hat der Beleg RE2204 einen Gesamtbetrag von 942,44€. Der Kunde möchte dies in drei monatlichen Raten à 300,00€ plus einer Restzahlung abbezahlen.

Im ►Reiter Belegfuß lassen sich nun die Raten für die einzelnen Abschlagszahlungen festlegen. Diese müssen nicht (wie bspw. bei Teilrechnungen und -lieferungen) an den Positionsgrenzen entlang festgelegt, sondern können frei gewählt werden.
Über Teilzahlungen erzeugen können die Teil- bzw. Abschlagszahlungen erstellt werden.
Dabei erscheinen nacheinander die folgenden Abfragen:

• Einzelbetrag der Raten

Zuerst muss die Höhe der einzelnen Raten festgelegt werden. In diesem Beispiel ist der Ratenbetrag 300,00€.

• Zahlungsziel

Im zweiten Schritt muss der zeitliche Abstand zwischen den Raten definiert werden. Hier soll eine monatliche Zahlung durchgeführt werden, weswegen der Wert 30 sinnvoll ist.
Mit diesen Werten erstellt e-vendo die möglichen Abschlagszahlungen. Im aktuellen Beispiel entstehen vier:

Die Rechnung wird damit zur Basisrechnung, in welcher die Abschlagszahlungen aufgeführt werden. Die einzelnen Abschläge werden in separate Belege ausgelagert.

Über den Button Abschlag kann nun die erste Abschlagsrechnung erstellt werden. Daraufhin erscheint ein Fenster, welches die angelegten Abschlagszahlungen zur Auswahl anbietet:

Hier sollte der erste Eintrag gewählt werden. In den Textfeldern können die Bezeichnungen bei Bedarf angepasst werden:

• Der Inahlt des Feldes Bezeichnung wird als Kurzbezeichnung der Position verwendet.
• Das Textfeld Positionslangtext für Abschlagsrechnung wird in den Langtext der Position übernommen, der im Unterreiter Detail der Positionsliste eingesehen werden kann.
  Nach der Bestätigung wird der Basisbeleg um eine weitere Position erweitert, anhand derer die Erstellung der ersten Abschlagsrechnung deutlich wird:

Der Gesamtbetrag der Basisrechnung hat sich damit von 942,44€ auf 642,44€ verringert. Ebenfalls ist nun eine Belegfamilie mit den folgenden Belegen entstanden:

In der Übersicht der Teilzahlungsvereinbarung im Reiter Belegfuß wird nun dargestellt, dass bereits eine Abschlagsrechnung erzeugt wurde:

Wird anschließend erneut auf Abschlag geklickt, ist im Fenster zur Auswahl der Abschlagszahlungen verzeichnet, dass die erste bereits erstellt wurde:

Nach der Anlage von zwei Abschlagsrechnungen entsteht dadurch die folgende Belegfamilie:

Die Abschlagsrechnungen können nach deren Erstellung gebucht werden, um im ►Rechnungsausgangsbuch einen entsprechenden Offenen Posten zu erzeugen.
Die Hauptrechnung sollte als letzte gebucht werden. Diese erzeugt zwar grundlegend auch einen Offenen Posten; durch die Auszifferung der OPs der Abschlagsrechnungen ist dieser allerdings bereits ausgeziffert.

Teillieferung

Belegtyp AU RE GU BE WA WE   Buchungsstatus offen

Teillieferungen können sowohl aus einem Auftrag bzw. einer Rechnung als auch aus einer Bestellung oder einem (offenen) Lieferschein heraus erstellt werden. Im Ergebnis sind diese Wege identisch.

aus der Rechnung/Bestellung

Um eine Teillieferung aus einer Rechnung (oder einem Auftrag, einer Bestellung oder Gutschein) zu erzeugen, müssen die in den Lieferschein zu übertragenden Mengen der einzelnen Positionen angepasst werden.
Dies geschieht im ►Unterreiter Status des Reiters Belegpositionen. Hier werden die Belegpositionen nochmals mit ihren Gesamtmengen aufgeführt:

Die Spalte Anzahl (Soll) gibt dabei den Gesamtbestand der Positionen an, der im Beleg vorhanden ist; was der Kunde also erwerben möchte.
Die Werte der Spalte Anzahl (aktuell) sind diejenigen, welche in den Nachfolgebeleg (hier ein Lieferschein) übertragen werden sollen und können bearbeitet werden.
In der Spalte Anzahl (gebucht) wird dargestellt, welche Positionen bereits in welchen Mengen an Nachfolgebelege übergeben wurden.

Durch die Anpassung der Daten in der Spalte Anzahl (aktuell) wird festgelegt, welche Mengen der Positionen in den (ersten) Lieferschein übernommen werden sollen.
Im oberen Beispiel werden also nur noch drei Positionen mit jeweils verringerten Mengen an einen Lieferschein übergeben, sofern dieser erstellt wird. Der Artikel A1116 wird ignoriert, da seine zu übergebene Menge 0 ist.
Im Reiter Status der Rechnung ergibt sich nach der Kommissionierung und daraus folgenden Erstellung des Lieferscheines nun folgendes Bild:

In der Spalte Anzahl (gebucht) werden die bereits an Nachfolgebelege übertragene (aus Sicht der Rechnung also gebuchte) Mengen aufgezeigt.
Die Spalte Anzahl (aktuell) hingegen wird automatisch mit den restlichen Mengen befüllt. Bei Bedarf können diese Werte wieder manipuliert werden, um weitere Teillieferscheine zu erzeugen.

aus dem Lieferschein

Wurde der Lieferschein bereits mit allen Positionen und Mengen aus dem Vorgängerbeleg (Bestellung, Auftrag oder Rechnung) erstellt, kann die Funktion Teil-Liefer. im ►Seitenmenü der Belegverwaltung verwendet werden, um eine Teillieferung zu erzeugen.
Nach dem Klick erscheint der Dialog Teillieferung:

Dieses Fenster wird in zwei Bereiche geteilt:

• Im oberen Teil befindet sich die Region Lieferschein 1 (aktuell). Diese beinhaltet diejenigen Positionen, welche in einen separaten Lieferschein überführt werden sollen.
• Der untere Teil, genannt Lieferschein 2 (Rückstand), enthält diejenigen Positionen, die im aktuellen Lieferschein erhalten bleiben sollen.
  Beim Starten der Teillieferung befinden sich im unteren Bereich also alle Positionen mitsamt deren Gesamtmengen des aktuellen Lieferscheines.
  Mittels Doppelklick auf eine Position oder alternativ Position liefern wird eine Position aus dem unteren Bereich entfernt, im oberen eingefügt und somit für den zu erstellenden Teillieferschein vorgemerkt.
  Soll nur eine spezifische Menge einer Position geliefert werden, muss diese erst über den gerade beschriebenen Vorgang in den oberen Bereich transferiert werden. Anschließend lässt sich im rechten Seitenmenü über Anzahl splitten die Menge festlegen, die in einen anderen Lieferschein übertragen werden soll.
  Ein Doppelklick auf eine Position in der oberen Tabelle entfernt diese und fügt sie wieder in der unteren Tabelle ein.
  Nach der Zuweisung der einzelnen Positionen und deren Mengen kann das Ergebnis wie folgt aussehen:

Die Artikel A1125, A1141 sowie A1142 werden also in den Mengen 1, 1 sowie 2 in einen neuen Lieferschein übertragen, sobald der Button Teillieferung betätigt wird. Sie werden folglich aus dem ersten Quell-Lieferschein entfernt.

Erstellen einer Gutschrift

Belegtyp AU RE BE WA WE   Buchungsstatus offen gebucht abgeschlossen

Hat eine Rechnung bereits das Unternehmen verlassen (etwa, indem sie per Post oder als eMail an den Kunden versandt wurde), so ist von einer Stornierung dringend abzuraten. In einem solchen Fall sollte der Rechnungsbetrag dem Kunden gutgeschrieben werden.

Über den Button Vorgang im rechten Seitenmenü des Beleges wird der Prozess der Gutschriftserstellung begonnen, indem die Option Gutschrift (Erstattung) gewählt und der Dialog bestätigt wird. Ab hier ist der Ablauf abhängig von der Art des Quellbeleges leicht unterschiedlich, weshalb diese Vorgänge separat betrachtet werden sollen.

aus einer Ausgangsrechnung (Auftrag, Rechnung)

Ist eine Ausgangsrechnung die Basis für die Erstellung einer Gutschrift, so erscheint nun eine Abfrage, ob alle Positionen oder nur die aktuell markierte gutgeschrieben werden sollen.
Nach der Eingabe einer Begründung für die Gutschriftserstellung (die im Reiter Belegstatus unter ►Logstatus abgelegt wird) wird ein entsprechender Beleg erstellt und direkt geöffnet. Hier können noch Anpassungen vorgenommen werden, z.B. ob die Versandkosten ebenfalls gutgeschrieben werden sollen. Ebenfalls können Positionen noch entfernt oder Mengen bearbeitet werden.
Nach dem Klick auf Gutschrift wird ein Wareneingangs-Lieferschein erstellt. Ob dabei beide Belege (also die Gutschrift und der Lieferschein) gebucht werden, hängt von den vorgenommenen Einstellungen in den ►Belegvorgaben 2 ab.
Dadurch wurde die folgende Belegfamilie erstellt:

Im ►Rechnungsausgangsbuch wird folglich ein zweiter Eintrag zu diesem Beleg mit umgekehrter Kontierung hinzugefügt:

aus einer Eingangsrechnung (Bestellung)

Auch wenn der Quellbeleg der Gutschrift eine Bestellung ist, erscheint zuerst die Abfrage, ob alle Positionen gutgeschrieben werden sollen.
Allerdings sind Gutschriften kreditorbezogen, sprich: Sie ziehen einen Wareneingang nach sich. Dies wäre bei Bestellungen kontraproduktiv, weshalb hier eine Bestellung mit negativem Faktor erstellt und "Rücklieferung" genannt wird.
Diese enthält die Positionen der Bestellung in ihren Mengen; der Faktor wird jedoch auf -1 gesetzt, wodurch die Bestellung negativ wird.
Nach dem Buchen der Rücklieferung und des entsprechenden Lieferscheines ergibt sich also die folgende Belegfamilie:

Es werden also eine Negativbestellung sowie ein negativer Wareneingang (=Warenausgang) gebucht.

Rechnungsstorno mit verrechneter Anzahlung

Belegtyp RE   Buchungsstatus gebucht

Wurde eine Anzahlung mit einer Rechnung verrechnet, so wurde durch ebendiese Anzahlung der OP der Rechnung partiell ausgeglichen. Dadurch ist es nicht mehr möglich, direkt die Rechnung zu stornieren.
Um eine Stornierung durchzuführen, muss für beide Belege (die Rechnung selbst und die Anzahlungsverrechnung) im ►Rechnungsausgangsbuch die Belegzuordnung gelöscht werden.

Im folgenden Beispiel hatte der Kunde ein allgemeines Anzahlungsguthaben von 100,00€. Eine Rechnung mit einem Bruttogesamtbetrag von 250,00€ wurde gebucht, wodurch das Anzahlungsguthaben aufgebraucht und verrechnet wurde.
Im Rechnungsausgangsbuch entstehen also die folgenden beiden Belege:

Der obere ist die gebuchte Rechnung selbst und die untere ist die Verrechnung der Anzahlung (erkennbar am Buchungstext).
Wird die Rechnung (im Rechnungsausgangsbuch) markiert und anschließend der Reiter OP-Information aufgerufen, ergibt sich folgendes Bild:

Hier ist ersichtlich, dass ein Betrag von 100,00€ zum partiellen Ausgleich des Offenen Posten beigetragen hat. In der Bemerkung am unteren Rand wird verzeichnet, dass es sich um eine Anzahlungsverrechnung handelt. Die Abstimmsumme zeigt einen Betrag von 150,00€ an, was den noch nicht bezahlten Teil des Gesamtbetrages darstellt.
Im Bearbeiten-Modus muss diese Anzahlungszuweisung nun mittels Belegzuordnung löschen entfernt werden.
Nachdem im Rechnungsausgangsbuch die Anzahlungsverrechnung markiert wurde, sieht der Inhalt des Reiters OP-Information wie folgt aus:

Der virtuelle Offene Posten für die Anzahlungsverrechnung ist bereits mit sich selbst ausgeglichen, weshalb die Abstimmsumme auf 0,00€ steht.
Auch diese Belegzuordnung muss im Bearbeiten-Modus mittels Belegzuordnung löschen entfernt werden.
Sind diese beiden Vorgänge abgeschlossen und gespeichert, kann der eigentliche Rechnungsbeleg storniert werden.

Rechnungsstorno bei Zahlungssystemen

Belegtyp AU RE WA   Buchungsstatus offen gebucht abgeschlossen

Belege, bei denen die Zahlung mit einem Zahlungssystem (bspw. PayPal, Amazon Pay, sofortüberweisung.de, Saferpay) durchgeführt wurde, können nicht storniert werden.
Stattdessen muss hier eine Gutschrift erstellt werden. Dieser Ablauf wird im Abschnitt ►Erstellen einer Gutschrift erläutert.

Teilbestellung

Belegtyp BE   Buchungsstatus offen

Teilbestellungen werden vom Ablauf her wie ►Teilrechnungen erstellt: Im ersten Schritt werden im ►Unterreiter Status der Bestellung diejenigen Mengen der Positionen eingetragen, die in einen Wareneingangslieferschein übertragen werden sollen.
Mit dem Klick auf Lieferschein werden diese Positionen in einen Lieferschein übertragen.
Im konkreten Fall werden in der Spalte Anzahl (aktuell) fünf Stück des Artikels A1097 und ein Stück des Artikels A1105 erfasst und anschließend der Lieferschein WE1602 erstellt. Dieser enthält folglich nur diese Positionen und Mengen. In der Bestellung wird die Spalte Anzahl (aktuell) nun mit den Restmengen der Positionen gefüllt.
Bestellung und Lieferschein können dann wie folgt aussehen:

Nun kann aus der Bestellung heraus mittels Teilbest. eine Teilbestellung erzeugt werden. Dabei wird eine separate Bestellung mit den bereits an Lieferscheine übertragenen Positionen (und Mengen) erzeugt.
Die daraus entstehende Belegfamilie ist die folgende:

• Bestellung BE1601 enthält nur noch die im ersten Schritt an die Lieferscheinverwaltung übertragenen Positionen (WE1602).
• Der zugehörige Lieferschein (WE1602) enthält diese ebenfalls.
• Die Bestellung BE1603 hingegen wurde neu erzeugt mit den übrigen Positionen, welche dann auch an den entsprechenden Lieferschein (WE1604) weitergetragen wurden (der zweite Lieferschein wird nicht automatisch bei der Erstellung der zweiten Bestellung erstellt).
  Aus den entstandenen Belegen können ebenfalls wiederum Teilbestellungen oder -lieferungen erstellt werden. Bei der Erstellung weiterer Teilbestellungen muss allerdings vor dem Split der entsprechenden Bestellung der zugehörige Lieferschein gelöscht werden.

Auftragsbezogene Bestellung

Belegtyp AU RE   Buchungsstatus offen

Bei einer auftragsbezogenen Bestellung wird eine Bestellung für Artikel des Beleges angelegt, für welche das ►FiFo- bzw. LiFo-Prinzip der Warenwirtschaft außer Kraft gesetzt wird. Dadurch kann für einen spezifischen Auftrag eine Bestellung erstellt werden, deren Wareneingang ausschließlich diesen einen Auftrag bedient und andere Reservierungs(fehl)bestände ignoriert.
Um den Vorgang zu starten, muss im Auftrag oder der Rechnung der Button Auft. Bestell. betätigt werden.

Wird dies verneint (zweite Option), so kann im folgenden Fenster der Lieferant für jede Position separat zugewiesen werden.
Ebenfalls steht hier zur Auswahl, die Lieferanschrift des Beleges in die Bestellung zu übernehmen. Wird diese Checkbox aktiviert, so liefert der Lieferant die Ware direkt an den Kunden (Drop Shipping).

Standardmäßig wird hier der Stammlieferant des Artikels eingetragen, der in der Artikelverwaltung in den Reitern ►Stammsatz oder ►Lieferanten festgelegt werden kann.

Sind die gewünschten Lieferanten zugewiesen, kann mittels weiter zur Lieferart im folgenden Pop-Up definiert werden, ob es sich jeweils um eine Streckenlieferung handeln soll:

Mittels Lieferart wählen kann pro Lieferant definiert werden, ob eine Streckenlieferung durchgeführt werden soll.
Der Button BE löschen hingegen ermöglicht es, den Lieferanten aus der Liste zu entfernen. Für diesen wird folglich keine auftragsbezogene Bestellung angelegt und die im vorigen Fenster dem entsprechenden Lieferanten zugewiesenen Artikel werden nicht bestellt.

Sind alle Einstellungen vorgenommen, können die Bestellungen mittels Bestellung(en) erzeugen generiert werden.
Für jeden Lieferanten wird dadurch eine auftragsbezogene Bestellung angelegt und als bestellt im Lager gekennzeichent.
Da diese Bestellungen ein Bestandteil der Belegfamilie sind, können Sie über den ►Reiter Belegstatus eingesehen und aufgerufen werden.

Bestellung mit abweichenden Liefermengen

Belegtyp BE   Buchungsstatus gebucht

Es kann vorkommen, dass ein Lieferant eine andere Menge eines Artikels liefert als bestellt (üblicherweise weniger). Im Folgenden wird der Prozess erläutert, um die ursprüngliche Bestellung anzupassen, damit eine korrekte Eingangsrechnung erstellt werden kann.
Im vorliegenden Fall wurden die Bestellung BE2601 gebucht und deren Inhalte an einen Wareneingangs-Lieferschein übertragen.

Wird der Lieferschein angelegt, enthält die Spalte Anzahl (Soll) die Gesamtmengen der Bestellung.
In der Spalte Anzahl (aktuell) werden diejenigen Mengen hinterlegt, welche tatsächlich gebucht werden sollen. Dadurch kann der Nutzer (vor dem Buchen des Lieferscheines) Abweichungen eintragen. Im konkreten Fall wurde also die Position A11002 vollständig geliefert (fünf Stück), während die Position A1105 nur zur Hälfte geliefert wurde. Da bei der Beleganlage in dieser Spalte die Werte aus der Spalte Anzahl (Soll) dupliziert werden, muss der Nutzer nur den Wert für die zweite Position auf den tatsächlichen Wert anpassen (vier Stück).
Wird der Lieferschein gebucht, werden die in der Spalte Anzahl (aktuell) hinterlegten Werte in die Spalte Anzahl (gebucht) transferiert, während im Hintergrund die entsprechenden Warenbewegungen durchgeführt werden. Anschließend wird die jeweilige Differenz zwischen Anzahl (Soll) und Anzahl (gebucht) in die Spalte Anzahl (aktuell) eingetragen:

Nun muss im Reiter Liste des Lieferscheines die Anzahl der Position ebenfalls auf die Menge 4 korrigiert werden.
Anschließend kann wieder die Bestellung BE2601 geöffnet werden. Dort befindet sich im Unterreiter Status des ►Reiters Belegpositionen der Button Bestellte Anzahl stornieren. Wird dieser geklickt, erscheint nach einer Rückversicherung des Systems der folgende Dialog:

Hier muss die zu stornierende Menge eingegeben werden, in diesem Beispiel also vier.
Im letzten Schritt muss die Anzahl in der gleichnamigen Spalte im Reiter Liste ebenfalls auf vier korrigiert werden.
Nun kann die Eingangsrechnung über RE anlegen erstellt werden.

Erstellung eines Leasing-Vorgangs

Belegtyp RE   Buchungsstatus offen

Die Erstellung eines Leasing-Vorganges ist ein zweiteiliger Prozess: Im ersten Schritt muss ein Lieferschein an den Kunden (also den Empfänger des Leasing-Gegenstandes) erstellt werden, bevor im Anschluss die Rechnung an das Leasing-Unternehmen gelegt werden kann.

Allgemeine Vorbereitungen

Bevor die Belege erstellt werden, muss in der ►Selektionsgruppenkonfiguration eine neue Selektionsgruppe für Leasing-Unternehmen erstellt werden.
Diese wiederum wird in den ►Sonstigen Adressvorgaben als Selektionsgruppe für Leasinggeber hinterlegt.
Nun wird noch eine Adresse vom Typ Kunde und Lieferant benötigt, um den Leasing-Geber im System zu hinterlegen. Dieser Adresse muss die erstellte Selektionsgruppe für das Leasing-Unternehmen zugewiesen werden (im ►Reiter Anschrift der Adressenverwaltung).
Sinnvoll ist es ebenfalls, das Unternehmen inkl. Anschrift zu hinterlegen.

Erstellung des Leasing-Lieferscheines

Zu Beginn wird eine normale Rechnung für den Leasing-Empfänger (also den Endkunden) erstellt.
Für den Kunden Martin Terra entsteht in unserem Fall der ein Beleg mit folgenden erwartbaren Daten im Belegkopf:

Nun können mittels Klick auf Vorgang das Vorgangs-Menü geöffnet und der Eintrag "Leasing: Lieferschein (Ausgabe Kunde)" gewählt werden.
Daraufhin erscheint ein Suchdialog der Adressenverwaltung, über welchen das Leasing-Unternehmen ausgewählt werden muss.
Ist dies erledigt, wird der zugehörige Lieferschein erstellt (sofern nötig) und anschließend gebucht. Dessen Daten im Belegkopf stimmen mit den o.g. der Ausgangsrechnung überein, da der Kunde immer noch Empfänger der Ware ist.

Erstellung der Leasing-Rechnung

Die Rechnung wurde bei der Erstellung des Leasing-Lieferscheines bereits in eine Leasing-Rechnung umgewandelt, indem Auftraggeber und Rechnungsanschrift auf das Leasing-Unternehmen umgeschrieben wurden:

Diese darf nun allerdings nicht über den normalen Weg gebucht werden. Stattdessen muss wieder Vorgang bemüht werden – dieses Mal muss jedoch die Option "Leasing: Rechnung/Gutschrift" gewählt werden.
Es erscheint wieder ein Suchdialog der Adressenverwaltung, um das Leasing-gebende Unternehmen zu finden und auszuwählen.
Ist dies geschehen, erscheint noch ein Pop-Up, in welches die externe Gutschriftsnummer der Leasing-Rechnung eingetragen werden kann. Hiermit ist die vom Leasing-Unternehmen vergebene Nummer gemeint. Dies ist dahingehend wichtig, als dass die Rechnung bei der Buchung die hier eingetragene (externe) Nummer als Rechnungsnummer erhält, statt eine aus dem internen Rechnungsnummernkreis zu erhalten.
Diese Rechnung kann dann an das Leasing-Unternehmen übermittelt werden.

Stapeldruck als .pdf

Belegtyp AN AU RE GU BE WA WE   Buchungsstatus offen gebucht abgeschlossen #default

Mit der Stapeldruck-Funktionalität können – wie der Name schon sagt – mehrere Belege im Stapel ausgedruckt werden. Ist im System das Modul ►Archivierung aktiv, so kann dieser Stapeldruck auch als .pdf ausgegeben werden.

Zuerst sollten die Einstellungen im Reiter Faktura-Belege des Archivierungsmoduls geprüft werden, da diese bei der Archivierung über das Stapeldruckmodul herangezogen werden.
Im Kasten Archivdateien ablegen und Belege anschließend löschen wird anschließend festgelegt, wie die zu erzeugenden Belege ausgegeben werden sollen.

Speicherung in externem Verzeichnis

Sollen die .pdf-Dateien erzeugt und in einem externen Verzeichnis gespeichert werden, stehen die folgenden beiden Optionen zur Verfügung:

◉ in der internen Datenbank und im externen Verzeichnis

Wird diese Option gewählt, werden die anzulegenden .pdf-Dateien im entsprechenden Exportverzeichnis (siehe unten) abgelegt.
Zusätzlich wird der Beleg im internen Belegarchiv (zu finden in den Reitern ►Statistik (Deb.) sowie ►Statistik (Kred.) der Adressenverwaltung) gespeichert.

◉ im externen Verzeichnis

Bei dieser Option werden die anzulegenden .pdf-Dateien nur im externen Verzeichnis abgelegt.

Wurde eine dieser Optionen gewählt, muss anschließend noch über den Button externes Archivierungsverzeichnis ein solches festgelegt werden.

Bei dieser Art der .pdf-Erstellung werden je nach gewähltem Zeitraum separate Ordner für Jahre und Monate angelegt. Wird bspw. ein .pdf-Export für den Zeitraum vom 25.07.2018 bis zum 10.09.2018 in das Exportverzeichnis C:\Export\ durchgeführt, so entsteht dadurch beim Export folgende Ordnerstruktur:

C:\\Export\\2018\\7
C:\\Export\\2018\\8
C:\\Export\\2018\\9

Die zu erzeugenden Dokumente werden entsprechend ihres Buchungsdatums in den zugehörigen Ordnern abgelegt.
Im Modul Stapeldruck können nun die Parameter für die auszugebenden Belege festgelegt werden. Anschließend wird mittels Archiv der Export angestoßen.

Versand als eMail

Für den eMail-Versand der zu erstellenden .pdf-Dateien muss diese Option gewählt werden:

• ◉ in PDF-Dokument und Versand an eMail-Adresse Dies hat zur Folge, dass die zu archivierenden Belege in .pdf-Dokumente geschrieben und diese anschließend an die unten anzugebende eMail-Adresse geschickt werden.
  Eine Speicherung der erstellten Belege im Belegarchiv findet nicht statt.

Wurde diese Einstellung gewählt, muss im Archivierungsmodul das Feld eMail-Adresse mit der gewünschten Empfängeradresse für den Versand befüllt werden. Anschließend kann im Stapeldruck-Modul mittels Archiv der Exportprozess gestartet werden.
Dabei wird für jeden Beleg eine separate eMail verschickt. Als Betreffzeile haben alle eMails e-vendo ARCHIVDRUCK.

Gutscheinverkauf in der Faktura

Belegtyp AU RE   Buchungsstatus offen

In e-vendo angelegte ►Wertgutscheine können auch über die Faktura verkauft werden.
Damit dies geschehen kann, müssen diese in der Gutscheinverwaltung angelegt worden sein. Ein Verkauf darf nicht stattgefunden haben. Solche Gutscheine sind auf den ersten Blick daran erkennbar, dass sie weiß hinterlegt sind (vgl. ►Farben in der Warenwirtschaft).
Voraussetzung ist ebenfalls, dass ein Dummy-Artikel für den Gutscheinverkauf in den ►Belegvorgaben 4 eingetragen wurde.

Dieser muss folgende Vorgaben erfüllen:

• Reiter Stammsatz
• Artikeltyp: Artikel
• kein Lagerartikel
• nicht rabattfähig
• nicht skontofähig

Nun müssen entsprechende Wertgutscheine in der ►Gutscheinverwaltung angelegt werden:

Da diese Gutscheine einen Wert von 30,00€ haben, können diese in der Faktura verkauft werden, sofern der Dummy-Artikel (oder eine Variante von diesem) für den Gutscheinverkauf ebenfalls einen VK von 30,00€ hat.
Im Beleg kann nun dieser Artikel hinzugefügt werden:

Falls nicht der im Dummy-Artikel vordefinierte Preis als Gutscheinbetrag verwendet werden soll, kann der Preis im Beleg entsprechend angepasst werden.

Wird die Rechnung gebucht und es stehen mehrere Gutscheine mit dem betreffenden Betrag zur Verfügung, erscheint ein Auswahlfenster für diese Gutscheine:

Wurde der gewünschte Gutschein gewählt und der Dialog mittels OK bestätigt, wird die Rechnung gebucht und es erscheint der ►Druckdialog für Gutscheine.
In der Gutscheinverwaltung ist dieser Gutschein nun als ausgegeben markiert:

Barzahlung von Faktura-Belegen

Belegtyp AU RE GU   Buchungsstatus offen

Grundsätzlich existieren zwei Wege, um Faktura-Belege in bar zu zahlen. Zum Einen ist es möglich, einen Beleg in die Kasse einzulesen. Hierbei wird der Faktua-Beleg in einen Kassenbon umgewandelt und anschließend gelöscht. Zum Anderen kann eine Zahlungsart gewählt werden, welche als Buchungsziel die Kasse oder das Kassenbuch hat.
Beide Wege werden im Folgenden beschrieben.

Einlesen eines Beleges in die Kasse

Bei diesem Prozess werden die Kundenzuordnung (des Auftraggebers) sowie die Positionen mit deren spezifischen Preisen (sofern vorhanden) übernommen und in einen Kassenbeleg eingefügt.

Nun kann im ►Seitenmenü der Kasse im Bereich Kundenverkauf die Funktion "Beleg einlesen" gewählt werden (siehe Bild rechts).
Daraufhin erscheint die ►Belegsuche, anhand derer der gewünschte Beleg ermittelt werden kann.
Wurde ein Beleg gewählt, erscheint ein Dialog mit der Frage, ob der gewählte Beleg eingelesen werden soll:

Wurde diese Frage bestätigt, werden die Kundenzuordnung sowie die Positionen des Beleges in den aktuellen Kassenbon eingetragen.
Etwaige, in Beleg hinterlegte, Versandkosten werden dabei ignoriert. Ebenfalls wird nur der "1. Rabatt" aus dem ►Reiter Kalkulation übernommen.
Anschließend kann der Bon normal abkassiert werden.

Hinweise für diese Methode

• Wir empfehlen, immer direkt die Rechnung (bzw. den Auftrag) in die Kasse einzulesen, nicht den Lieferschein.
• Liegt für diesen Beleg eine ►beleggebundene Anzahlung vor, so kann dieser nicht in die Kasse eingelesen werden.
• Vor dem Einlesen des Beleges sollte dieser geschlossen werden; ist das nicht der Fall, läuft der Nutzer auf eine ►Zugriffssperre.
• Der ►Freigabestatus des eingelesenen Beleges wird ignoriert. Es kann also vorkommen, dass ein Beleg eingelesen wird, welcher gesperrt ist.
• Enthält der Beleg ►Textpositionen, so gehen diese beim Transfer verloren.
• Etwaig hinterlegte ►Zahlungsinformationen (falls bspw. eine Zahlung mittels Amazon Pay oder PayPal durchgeführt werden sollte) werden nicht mit in die Kasse übernommen.
• Soll eine Rechnung eingelesen werden, deren Lieferschein bereits gebucht wurde, so erscheint die Meldung, dass die Ware bereits geliefert wurde. Das Einlesen ist damit nicht möglich.
• Im Beleg hinterlegte ►Dokumente werden ebenfalls nicht übertragen.
• Sowohl in der Rechnung als auch im Lieferschein werden alle Positionen in Alternativpositionen umgewandelt. D.h. die Belege können nicht mehr gebucht werden.
• Es können nur Belege in die Kasse eingelesen haben, die eine der folgenden Herkünfte haben:
  • manuelle Erstellung
  • Onlineshop
  • Kasse
  • Reparaturverwaltung

Barzahlung in der Faktura

Soll der Beleg als solches erhalten bleiben, empfiehlt es sich, diesen nicht in die Kasse einzulesen, sondern stattdessen in der Faktura zu buchen, die Zahlung jedoch über die Kasse durchführen zu lassen.

Zahlungsartenkonfiguration

Hierzu ist eine ►Zahlungsart nötig, deren Zahlungsziel entweder das Kassenbuch oder die Kasse selbst ist. Sofern nicht bereits vorhanden, sollte dafür mindestens eine neue Zahlungsart angelegt werden (oder zwei, wenn beide Buchungsziele verwendet werden sollen).
Die hier besprochenen Einstellungen und deren Konsequenzen werden am Ende des Abschnitts noch einmal zusammengefasst.
Im Reiter Details der Zahlungsartenkonfiguration kann im Drop-Down-Menü Verbuchen in das Buchungsziel gewählt werden, während im Menü Zahlartcode die Optionen BA , BK oder RE (siehe Auflistung unten) festgelegt werden muss:

Die folgenden Kombinationen aus Buchungsziel und Zahlartcode sind möglich

Bitte achten Sie darauf, dass jeweils das korrekte Paar aus Buchungsziel und Zahlartcode gewählt wird.

Buchungsziel

Mit dem Buchungsziel (verbuchen in) wird, wie der Name bereits sagt, das Ziel der Buchung festgelegt.

Wie angesprochen werden Belege je nach verwendetem Buchungsziel unterschiedlich im Kassenbuch angelegt:

Mit dem Buchungsziel wird ebenfalls festgelegt, ob beim Buchen der Rechnung ein Einzahlungs- bzw. Bestätigungsfenster erscheint: Wird das Buchungsziel Kasse verwendet, erscheinen die untenstehenden Abfragen (links: ohne Zahlungssystem; rechts: mit Zahlungssystem zvt700_LAN).

Übersicht der möglichen Einstellungen von Zahlungsarten und deren Konsequenzen

Durchführung der Zahlung

Die eigentliche Durchführung der Zahlung ist am Ende recht trivial. Weisen Sie einem Faktura-Beleg im ►Reiter Kalkulation eine entsprechend konfigurierte Zahlungsart (►siehe Konfiguration) zu und buchen den Beleg.
Je nach Einstellungen (der Zahlungsart) kommt eine Abfrage bzgl. der Autorisierung (EC-Terminal) oder ein Kassieren-Dialog.