Inventur
Die Lagerbestände können hier auch bewertet werden. Für die Ermittlung des Lagerwertes können die gewichteten Lagerpreise verwendet werden oder auch die letzten Einkaufspreise, ggf. →reduziert um einen pro Warengruppe fetsgelegten Abschreibungssatz.
Das Modul Inventur kann auch genutzt werden, um Korrekturen an Lagerbeständen durchzuführen. Kleine Korrekturen können ebenfalls über die →Lagerverwaltung durchgeführt werden. Beim Weg über das Modul Inventur bleibt die Inventurliste, also die Liste der korrigierten Bestände erhalten und kann z.B. zur Dokumentation gedruckt werden.
Verwenden Sie den Scrollbalken der Liste oder die Navigationsbuttons, um eine konkrete Inventur zu markieren.
Die hier eingestellte Sortierung wird auch zum Druck der Artikelliste verwendet.
Oberhalb der Artikelliste können der anzuzeigende Hauptlagerort und der Lagerort ausgewählt werden.
Verwendung des Moduls
Jede Inventur besteht aus folgenden →Schritten:
- Inventur eröffnen
- Bestände erfassen
- Bestandsliste bearbeiten
- ggf. Preise abwerten
- Inventurdaten ins Lager schreiben
Für die Jahresinventur kann z.B. mit dem Button Alle vom Lager eine neue Inventur angelegt werden, welche bereits alle Soll-Bestände für sämtliche Artikel und Lagerorte enthält. Diese Bestände können anschließend geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Eine Unterstützung dabei bieten die über die Druckfunktion angebotenen Zähllisten.
Zur Erfassung der Anfangsbestände nach dem Umstieg zum Warenwirtschaftssystem e-vendo sollte über den Button Neue Inventur eine neue leere Inventur eröffnet werden. In diese können dann die Artikel z.B. über die Schnellerfassung oder mit Hilfe der Scanner-Funktion eingefügt werden.
Dieses Verfahren kann auch bei einer Jahresinventur angewendet werden, wenn die Sollbestände nicht beachtet werden sollen.
Beim Erfassen der Bestände wird stets nach der Inventurart gefragt. Dabei werden folgende Fälle unterschieden:
Es können unterschiedliche Chargennummern für die Artikel erfasst werden.
Diese Variante ist bei Artikeln zu empfehlen, bei denen die ursprüngliche Charge erkennbar bleiben soll, z.B. bei Artikeln mit begrenzter Haltbarkeit.
Reservierungen bleiben nach dem Rückschreiben der Inventur erhalten, sofern der neue Lagerbestand dies zulässt.
Es können keine Chargennummern eingegeben werden. Eine Rückverfolgung der einzelnen Chargen ist nach dem Zurückschreiben der Inventur nicht mehr möglich.
Diese Variante ist bei den Artikeln zu empfehlen, bei denen die Chargen keine Rolle spielen.
Bei einer aggregierten Inventur werden beim Rückschreiben der Inventur ins Lager alle Reservierungen erneuert.
Buttons im Sicht-Modus
Diese Inventur enthält erst einmal keine Artikel. Diese können über die weiter unten beschriebenen Möglichkeiten der Inventur hinzugefügt werden.
Nach der Eingabe des Datums wählen Sie das Verfahren aus, nach dem der Bestand für den Stichtag ermittelt werden soll:
Es werden die Lagerbestände aller Lagerorte, die am Ende des ausgewählten Tages vorhanden waren, in einer Inventur zusammengetragen.
Eine Darstellung der verschiedenen Chargen ist bei einer Stichtagsinventur nicht möglich. Es handelt sich hierbei also immer um eine aggregierte Inventur.
Der gewichtete Lagerpreis am Stichtag kann nachträglich nicht ermittelt werden. Deshalb wird bei einer Stichtagsinventur immer der letzte Einkaufspreis vor dem Stichtag auch als Preis (Inventur) eingetragen.
Dieser Weg liefert i.A. ein genaueres Ergebnis, kann aber durch die Berechnungen mehr Zeit in Anspruch nehmen.
Nach dem Klick auf diesen Button erscheint die Abfrage, ob die aktuell markierte Inventur mit einer anderen zusammengefasst werden soll. Wird diese Frage bejaht, so erscheint im Anschluss ein Drop-Down-Menü mit den im System vorhandenen Inventuren. Hier sollte die gewünschte Inventur gewählt werden, die im nächsten Schritt mit der aktuell markierten Inventur in dieser zusammengefasst wird.
Sollte ein Artikel in beiden Inventuren vorkommen, so taucht dieser in der zusammengefassten Inventur zwei Mal auf (jeweils mit den Daten der jeweiligen Inventur). Beim Übertragen ins Lager werden diese Bestände jedoch addiert, sodass der korrekte Bestand ins Lager gebucht wird.
Geben Sie ein Datum ein, um die zur Auswahl stehenden Inventuren einzugrenzen. Anschließend werden alle Inventuren aufgelistet, die ab diesem Datum ins Lager zurückgeschrieben wurden. Die in dieser Liste gezeigten Einträge sind die Bemerkungen, mit denen die Inventuren ins Lager zurückgeschrieben wurden. Diese Texte beinhalten die Option, mit der die Inventur ins Lager geschrieben wurde sowie das Inventurdatum.
Markieren Sie den benötigten Eintrag und bestätigen Sie mit OK.
Es wird eine neue Inventurliste angelegt, in die sämtliche Bestände eingetragen werden, die durch die gewählte Inventur aus dem Lager ausgebucht wurden.
Diese Inventurliste kann nun wieder ins Lager zurückgeschrieben werden. Hierbei sollte nur die empfohlene Option Lagerdaten nur für die erfassten Artikel im Lagerort ersetzen verwendet werden. Bei allen Artikeln, deren Bestand mit dem gezählten Zurückschreiben geändert wurde, wird so der Bestand wiederhergestellt, der vor dem Zurückschreiben der für die Wiederherstellung gewählten Inventur vorhanden war.
Vor dem Zurückschreiben der hier erstellten Inventurliste kann diese bei Bedarf noch bearbeitet werden.
Folgende Optionen stehen dabei zur Auswahl:
Sind in der Inventurliste eine oder mehrere Varianten eines Artikels enthalten, so werden die Bestände aller Varianten dieses Artikels auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände nur für die in der Inventurliste enthaltenen Varianten den entsprechenden Lagerorten zugebucht.
Dabei wird für alle Artikel der Bestandsliste der aktuellen Inventur geprüft, ob mit dem neuen Lagerbestand die Reservierungen beibehalten werden können. Ist dies nicht der Fall, so werden die reservierten Bestände in Fehlbestände umgewandelt.
Optionen der Schnellerfassung
Wird die Option nicht aggregiert verwendet, muss für jede Charge der Bestand separat inventarisiert werden. Dazu kann im unteren Bereich des Schnellerfassung-Moduls die Chargennummer im entsprechenden Feld angegeben werden.
Bei der Option aggregiert hingegen werden alle erfassten Bestände der Artikel zu einer neuen Charge zusammengefasst.
Bei der Option zum vorhandenen Inventursatz addieren werden neu hinzugefügte Mengen zu den bereits eingetragenen Mengen hinzugefügt. Dies eignet sich, wenn Artikel an mehreren Stellen im Lagerort vorkommen.
Die Option im vorhandenen Inventursatz überschreiben sorgt dafür, dass ein über die Schnellerfassung hinzugefügter Datensatz den eventuell in der Inventurliste vorhandenen Bestand überschreibt.
zurück zum Anfang der Übersicht 🡹
Auch eine bereits ins Lager zurückgeschriebene Inventur kann so gelöscht werden.
Buttons im Bearbeiten-Modus
Sollte ein Artikel bereits in der Liste enthalten sein, so erhöht sich der Lagerbestand um den neuen Wert.
Ein evtl. durch den Scanner gelieferter Preis geht in den Wert der Spalte Preis (Inventur) ein.
Die Zuordnung der Felder aus der Textdatei muss dafür in der →Arbeitsplatzkonfiguration erfolgen.
Bei der Schnellerfassung können Artikel über die Artikelnummer oder EAN-Nummer besonders schnell der Inventur hinzugefügt werden.
Änderungen in der aktuellen Inveturliste werden verworfen und so der zuletzt gespeicherte Zustand der Inventurliste wiederhergestellt.
Diese Funktion steht nur für Artikel zur Verfügung, für die im Artikelstamm eine →manuelle Chargenauswahl eingestellt ist.
Entsprechend dem Datum in der Spalte Datum (EK) wird der passende Prozentsatz für die Preisabwertung aus der →Warengruppe bzw. →Hauptwarengruppe des Artikels in die Liste eingetragen und damit der Abschreibungspreis basierend auf dem Preis aus der Spalte EK-Preis berechnet.
Falls die Inventur danach ins Lager geschrieben wird, werden diese abgewerteten EK-Preise als neue Lagerpreise weiterverwendet.
Artikelliste
Alle Artikel, die in der ausgewählten Inventur erfasst wurden, werden in den beiden Reitern zusammen oder nach Lagerort getrennt aufgelistet.
Um einen konkreten Artikel in der Liste zu finden, können die beiden Suchfelder Artikelnummer sowie Bezeichnung verwendet werden. Durch Eingabe des Beginns der Artikelnummer bzw. der Kurzbezeichnung wird der erste Artikel in der Liste markiert, auf den der bisher eingegebene Suchtext zutrifft.
Nachfolgend erhalten Sie einige Informationen zu ausgewählten Spalten in der Inventurliste. Die mit (*) gekennzeichneten Spalten werden nur im Reiter Inventurbestand angezeigt.
Hierbei werden nur Lagerzugänge aus Lieferanten-Wareneingängen und aus Produktionen berücksichtigt.
Gab es vor dem Inventurdatum noch keinen solchen Lagerzugang, dann wird hier der aktuelle Einkaufspreis aus dem Artikelstamm wiedergegeben.
Hierbei werden nur Lagerzugänge aus Lieferanten-Wareneingängen und aus Produktionen berücksichtigt.
Gab es vor dem Inventurdatum noch keinen solchen Lagerzugang, dann wird hier das Datum der Inventur wiedergegeben.
Beim Zurückschreiben der Inventur ins Lager wird dieser Bestand ins Lager eingetragen.
Je nachdem, wie der Artikel in die Inventur eingefügt wurde, wird die manuell erfasste Menge in dieses Feld eingetragen oder der Sollbestand des Artikels. Dieser Wert kann anschließend mit dem gezählten Bestand überschrieben werden.
Der Wert in dieser Spalte darf niemals kleiner als 0 sein. Wird z.B. bei einer Inventur von Lagerort ein aktueller Bestand -1 ermittelt, dann wird als Anzahl (Inventur) eine 0 eingetragen.
In dieser Spalte hinterlegte Werte dienen der Dokumentation. Ausbuchungen aus dem Lager finden dadurch nicht statt.
Hier wird standardmäßig der gewichtete Lagerpreis eingetragen.
Bei einer nachträglichen Stichtagsinventur wird der Einkaufspreis des letzten Wareneingangs des Artikels bzw. der Variante vor dem Stichtag verwendet (s. Spalte EK-Preis).
Der Wert in dieser Spalte kann manuell oder mit Hilfe der Abwertungsfunktion angepasst werden.
Beim Zurückschreiben der Inventur ins Lager wird dieser Preis als Lagerpreis verwendet.
Berechnung des gewichteten Lagerpreises
Im Folgenden wird die Berechnung des gewichteten Lagerpreises (auch gewogener Durchschnitt genannt) erläutert. Für jede Lagerbewegung wird chronologisch der Chargenpreis berechnet; die einzelnen Chargenpreise werden addiert bzw. subtrahiert. Das Teilergebnis wird durch den aktuellen Lagerbestand dividiert. Somit erhält man den gewichteten Lagerpreis. Sinkt der →Lagerbestand auf null, wird der gewichtete Lagerpreis verworfen und ab der nächsten Warenbewegung neu ab diesem Punkt berechnet.
| # | Zugang in Stk.+ | Abgang in Stk.‒ | Gesamtmengein Stk. | EK-Preisin € | Charge | Chargenpreis in € | gewichteter Lagerpreisin € | | – | --------------- | --------------- | ------------------ | ------------ | ------ | ------------------ | -------------------------- | | 1 | 10 | 0 | 10 | 5,00 | 1 | 50,00 | 5,00 | | 2 | 5 | 0 | 15 | 10,00 | 2 | 50,00 | 6,67 | | 3 | 0 | 5 | 10 | 10,00 | 2 | 50,00 | 5,00 | | 4 | 7 | 0 | 17 | 7,00 | 3 | 49,00 | 9,90 | | 5 | 0 | 4 | 13 | 5,00 | 1 | 20,00 | 7,90 | | 6 | 0 | 3 | 10 | 7,00 | 3 | 21,00 | 5,80 |
| gewichteter Lagerpreis | |
|---|---|
| = | Menge * EK-Preis |
| Gesamtmenge |
Als Beispiel wird der gewichtete Lagerpreis zum Zeitpunkt des ersten Zugangs (#1), des ersten Abgangs (#3) und des letzen Abgangs (#6) berechnet. Im ersten Zugang erhält man folgende Berechnung, wenn man die entsprechenden Zahlen in die Formel einfügt:
Hier liegt der gewichtete Lagerpreis bei 5,00€. Bis zu dem ersten Abgang (#3) werden alle Zugänge und Abgänge mit dem jeweiligen EK-Preis multipliziert. Im Anschluss werden die Zugänge addiert und die Abgänge subtrahiert. Das Teilergebnis wird dann durch die Gesamtmenge geteilt. Setzt man in die Formel die Bestandteile bis zum ersten Abgang ein, erhält man folgende Berechnung:
Somit entsteht auch hier ein gewichteter Lagerpreis von 5,00€. Der letzte Abgang (#6) setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Hier werden die Mengen mit den jeweiligen EK-Preisen multipliziert und im Anschluss die Zugänge addiert und die Abgänge subtrahiert. Das Teilergenis wird dann wieder durch die Gesamtmenge geteilt. Daraus ergibt sich folgende Formel:
An dieser Stelle können auch individuelle Bemerkungen zur Position hinterlegt werden.
Falls bei einem Artikel mehrere GTIN und/oder EAN hinterlegt sind, wird nur die erste gefundene Nummer angezeigt.
Falls bei einem Artikel mehrere Herstellernummern und/oder MPN hinterlegt sind, wird nur die erste gefundene Nummer angezeigt.
Ist für die in Frage kommende Altersgruppe sowohl bei der Hauptwarengruppe als auch bei der Warengruppe des Artikels ein Wert hinterlegt, dann kommt der Wert aus der Warengruppe zum Einsatz.
Die Prozentsätze können bei Bedarf mit dem Button in diese Spalte eingetragen werden.
Der hier angezeigte Wert ist nur für die Bewertung der Inventur von Bedeutung.
Mit Klick auf den Button wird der Inhalt dieser Spalte in die Spalte Preis (Inventur) übernommen und kann damit auch ins Lager zurückgeschrieben werden.
Buttons zur Bearbeitung der Artikelliste
Reiter Inventurbestand
Unabhängig davon, ob die Artikel bereits in der Liste enthalten sind, werden die gefundenen Artikel zusätzlich in die Bestandsliste eingefügt.
Dies wirkt sich auf folgende Arten des Einfügens aus:
- Scanner/Textdatei (sofern hier keine Angaben zum Lagerort geliefert werden)
- Button Artikel
- manuell direkt in die Liste eingetragene Artikel
Hat ein Artikel bzw. eine Variante keinen Bestand, dann wird der EK-Preis aus dem Artikelstamm (Reiter Kalkulation VK bzw. Varianten) verwendet.
Reiter Inventurbestand nach Lagerort
Unabhängig davon, ob die Artikel bereits in der Liste entthalten sind, werden die gefundenen Artikel zusätzlich in die Bestandsliste eingefügt.
Inventur mit mobilen Geräten
Sie können die Inventur auch mit mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones durchführen.
Bei der Nutzung eines Tablets empfiehlt es sich, in der jeweiligen Vertriebsplattform (App Store oder Play) die Remote Desktop-App von Microsoft herunterzuladen, um e-vendo zu nutzen. Hierbei kann e-vendo vollumfänglich genutzt werden, also auch das Inventurmodul.
Sofern ein Smartphone zur Inventur eingesetzt wird, empfiehlt sich die Nutzung der →InventurApp.