E-Rechnungen

Voraussetzungen zum Versenden von E-Rechnungen

Damit Sie E-Rechnungen versenden können, müssen folgende Einstellungen

vorgenommen werden:

Einstellungen in der Filialverwaltung

Firmenadresse hinterlegen

1. Öffnen Sie die Filialverwaltung.
2. Wechseln Sie in den Reiter Anschrift.
3. Öffnen Sie dort den Unterreiter Zuordnung Anschrift.
4. Legen Sie eine Adresse fest, die die Firmendaten enthält.

Ansprechpartner zur Firmenadresse anlegen

1. Öffnen Sie die Adressverwaltung und rufen Sie die soeben zugeordnete Firmenadresse auf.
2. Wechseln Sie in den Reiter Ansprechpartner.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend unter Partner auf Neu.
4. Füllen Sie die Felder wie Name und Vorname aus.
5. Aktivieren Sie unbedingt die Checkbox Rechnung / Onlineshop.
6. Unter Kommunikation fügen sie jeweils einen Eintrag des Typen eMail1 und Telefon1 hinzu.

Einstellungen beim Kunden

Im Reiter Faktura (Deb.) finden Sie den Bereich eRechnung. Wählen Sie hier den passenden Rechnungstyp für den Kunden aus.

Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

• XRechnung – standardisiertes elektronisches Rechnungsformat für Behörden (XML-Datei)

• ZUGFeRD – kombiniertes Format aus PDF und maschinenlesbaren XML-Datei

• Normal – klassische PDF-Rechnung ohne zusätzliche elektronische Rechnungsdaten

Hinweise zur Leitweg-ID:

Die Leitweg-ID wird hauptsächlich für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen benötigt. Diese wird für die Generierung der XRechnung benötigt.

Anmerkung:

Damit die eRechnung bei der Buchung der Rechnung automatisch an den Kunden per EMail versendet werden kann, so muss im System der Mailversand (bei der Buchung oder statt Rechnungsdruck) eingerichtet sein.

Mailversand bei der Buchung:

In der eMail/SMS-Konfiguration für Belege unter Bestätigungs-Mail für Belege versenden bei folgendem Vorgang.

Mailversand statt Rechnungsdruck:

In den Belegvorgaben 1 muss eine Option ausgewählt sein, bei der die Rechnung gedruckt wird. Beim Kunden muss die Checkbox Rechnung per eMail aktiviert sein.