CRM

CRM im e-vendo

1. Ziel und Grundverständnis des CRM-Moduls 

Das CRM-Modul im e-vendo dient der zentralen Dokumentation und Steuerung aller kundenbezogenen Informationen, Vorgänge und Kommunikationsmaßnahmen. Ziel ist eine nachvollziehbare, einheitliche und teamübergreifend nutzbare Kundenhistorie. 

Wichtiger Hinweis: Der Erfolg eines CRM-Systems hängt maßgeblich von klaren internen Vereinbarungen zur Nutzung ab (z. B. Aufbau von Aktivitäten, Statusverwendung, Dokumentationsregeln).  

2. Adressverwaltung 

Die Adressverwaltung bildet die Basis des CRM. Hier werden alle Kunden mit Stammdaten, Ansprechpartnern, Aktivitäten und Statistiken geführt. 

2.1 Statistik & Historie 

Standardmäßig werden alle relevanten Vorgänge der letzten 12 Monate angezeigt: 

• Angebote 
• Aufträge 
• Rechnungen (inkl. OPs) 
• Kassenverkäufe 
• Seriennummern 
• RMA-Vorgänge 
• Belegarchiv 

Der Zeitraum kann in jedem Reiter individuell angepasst werden (z. B. Kalenderjahr). 

Per Doppelklick lassen sich Belege direkt öffnen. 

2.2 Belegarchiv 

Im Belegarchiv werden Stornobelege automatisch als PDFs abgelegt. 

Zusätzlich können Belege aus anderen Modulen gezielt ins Archiv gedruckt werden. 

Beim Drucken eines Beleges kann im Bereich „Ausdrucken auf“ die Option „Archiv“ ausgewählt werden. Sofern nicht über das Archivierungsmodul ein externes Verzeichnis eingestellt ist, wird das PDF dann im Belegarchiv abgelegt. Andernfalls im externen Verzeichnis. 

3. Aktivitäten – Zentrale CRM-Funktion 

Aktivitäten dokumentieren jede relevante Kundeninteraktion. 

Typische Aktivitäten: 

• E-Mails (ein- und ausgehend) 
• Telefonate (ein-/ausgehend) 
• Gesprächsnotizen 
• Wiedervorlagen 
• Dokumente (OLE) 

3.1 Automatische E-Mail-Aktivitäten 

E-Mails, die aus der Kundenadresse oder einem Beleg heraus versendet werden, werden automatisch als Aktivität gespeichert. 

3.2 Eingehende E-Mails dokumentieren 

Eingehende E-Mails können manuell als Aktivität angelegt werden (z. B. Kopieren aus Outlook). Empfohlen wird die Übernahme inkl. Mailkopf (Absender, Empfänger, Datum, CC/BCC). 

3.3 Antworten aus bestehenden Aktivitäten 

Bestehende Mail-Aktivitäten können direkt beantwortet werden. Die Antwort wird mit der ursprünglichen Aktivität verknüpft. 

Hinweis: Eine vollständige Ereigniskette (Threading) ist aktuell nicht verfügbar.  

4. Status & Wiedervorlagen 

Jede Aktivität besitzt einen Status: 

• Erledigt 
• Unerledigt 
• In Bearbeitung 
• Wiedervorlage 
• Wiedervorlage mit Uhrzeit 

Wiedervorlage ohne Uhrzeit: 

• Erscheint in der To-Do-Liste 

Wiedervorlage mit Uhrzeit: 

• Erscheint im Kalender 
• Pop-up-Erinnerung bis Erledigung 

Wiedervorlagen können einzelnen Benutzern oder Gruppen zugewiesen werden.  

5. Kalender & Teamarbeit 

• Anzeige eigener Termine 
• Anzeige von Gruppenterminen (z. B. Technik, Vertrieb) 
• Einbindung zusätzlicher Bearbeiter (z. B. Vertretungen) 

Aufgaben können: 

• zeitlich verschoben 
• neu zugewiesen 
• abgeschlossen werden 

6. Verknüpfungen 

6.1 Aktivitäten & Belege 

• Aktivitäten können mit Belegen verknüpft werden 
• Bei Anlage einer Aktivität aus einem Beleg heraus erfolgt automatisch eine Verknüpfung 
• Beleg kann direkt aus Aktivität geöffnet werden 
• Alle Beleg-Aktivitäten im Beleg sichtbar 

6.2 Aktivitäten & Projekte 

Aktivitäten können Kundenprojekten zugeordnet werden (z. B. Reparaturen, Installationen, Leasing).  

7. Filter & Performance 

• Zeitraumfilter (z. B. letzte 3 Jahre) 
• Filter nach Kategorie, Status, Text 

Empfehlung: Große Zeiträume vermeiden, um Ladezeiten zu reduzieren. 

 8. Dokumente (OLE-Objekte) 

Wichtige Dokumente (Verträge, Kündigungen etc.) können als OLE-Objekte direkt in Aktivitäten gespeichert werden. 

 9. E-Mail-Anhänge 

• Anhänge werden nicht als Datei gespeichert 
• Es wird nur ein Hinweis auf den Anhang abgelegt 
• Erneutes Versenden ist nur über den Mail-Ausgang möglich 

Empfehlung: BCC an eigene Adresse aktivieren. 

10. Selektionsgruppen & Adressabfragen 

Selektionsgruppen ermöglichen flexible Kundenfilter. 

• Oder / Und / Ausschluss-Logik 
• Zuordnung über Adressabfragen möglich 
• Kein direkter Import, aber Massenzuweisung über Abfragen (Adressen) 

 11. Benutzerdefinierte Felder 

Aktivitäten verfügen über Zusatzfelder (Zusatz 1 / Zusatz 2). Diese können künftig abhängig von der Kategorie unterschiedlich beschriftet werden. 

 12. Best Practices (sehr wichtig!) 

• Einheitliche Regeln im Team festlegen 
• Klare Definition: Wann neue Aktivität? Wann bestehende? 
• Einheitliche Chronologie der Notizen 
• Status konsequent pflegen