Konfiguration - Belegvorgaben 1: Unterschied zwischen den Versionen
LB (Diskussion | Beiträge) |
LB (Diskussion | Beiträge) |
||
| Zeile 23: | Zeile 23: | ||
{{radio|vor dem 'NICHT ÄNDERBAR' setzen erst Rückfragen}} | {{radio|vor dem 'NICHT ÄNDERBAR' setzen erst Rückfragen}} | ||
:Beim Erstellen des Auftrages bzw. beim Buchen der Bestellung erscheint ein Dialog, über den entschieden werden kann, ob der Beleg änderbar ist. | :Beim Erstellen des Auftrages bzw. beim Buchen der Bestellung erscheint ein Dialog, über den entschieden werden kann, ob der Beleg änderbar ist. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | {{checkbox|Warnung, wenn Beleg nicht mehr änderbar}} | ||
| + | :Ist diese Option aktiv, so erscheint beim Öffnen eines Beleges ein Pop-Up, welches auf die Nicht-Bearbeitbarkeit hinweist, sofern dies der Fall ist (etwa, wenn der Beleg gebucht, abgeschlossen oder die Bearbeitung verboten wurde). | ||
| + | |||
| + | {{checkbox|Warnung, dass Teilauftrag nicht mehr möglich, wenn alles übergeben wurde}} | ||
| + | :Diese Option gibt eine Information und Rückfrage darüber aus, dass bei der Übernahme aller Positionen (in der jeweiligen Menge) kein Teilauftrag mehr erstellt werden kann: | ||
| + | :[[image:konfig belegvorgaben antexte.png|verweis=]] | ||
| + | |||
| + | {{checkbox|Dialog zur detaillierten Übernahme der Angebotstexte anzeigen}} | ||
| + | :Wurde diese Option gesetzt, so erscheint, wenn ein Angebot in einen Auftrag überführt wird, folgender Dialog: | ||
| + | |||
| + | :[[image:konfig belegvorgaben uebernahme.png|verweis=]] | ||
| + | :In diesem Dialog kann gewählt werden, welche Texte des Angebots in den Auftrag übernommen werden sollen. | ||
Version vom 17. November 2020, 16:20 Uhr
erreichbar über:
System
Konfiguration
Belegvorgaben, Versand und Mail
In diesem Konfigurationsbereich wird z.B. festgelegt, ob beim Buchen einer Rechnung automatisch auch der zugehörige Lieferschein gebucht und welche Belege dabei gedruckt werden sollen. Legen Sie hier auch fest, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn von einem Auftrag/einer Rechnung aus ein Lieferschein erzeugt wird.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Einstellung für das automatische 'NICHT ÄNDERBAR' setzen
- 2 Einstellungen für das Buchen von Rechnungen im Rechnungsmodul
- 3 Einstellung der Standard-Reports für das Buchen von Rechnungen
- 4 Einstellungen für das Buchen von Lieferscheinen im Rechnungs-Modul
- 5 Regel zum Erzeugen der Rechnungsnummer
- 6 Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen
Einstellung für das automatische 'NICHT ÄNDERBAR' setzen
Mit der Einstellung in diesem Bereich kann gesteuert werden, ob ein Beleg nach der Auftragserteilung noch änderbar sein soll oder nicht.
Das bezieht sich
- auf Aufträge, die aus Angeboten heraus erstellt wurden sowie
- auf Bestellungen, die gebucht wurden.
◉
Beleg nicht auf 'NICHT ÄNDERBAR' setzen
- Der Auftrag bzw. die Bestellung kann bearbeitet werden.
◉
automatisch im Hintergrund auf 'NICHT ÄNDERBAR' setzen
- Der Auftrag bzw. die Bestellung ist nicht mehr änderbar.
◉
vor dem 'NICHT ÄNDERBAR' setzen erst Rückfragen
- Beim Erstellen des Auftrages bzw. beim Buchen der Bestellung erscheint ein Dialog, über den entschieden werden kann, ob der Beleg änderbar ist.
☑
Warnung, wenn Beleg nicht mehr änderbar
- Ist diese Option aktiv, so erscheint beim Öffnen eines Beleges ein Pop-Up, welches auf die Nicht-Bearbeitbarkeit hinweist, sofern dies der Fall ist (etwa, wenn der Beleg gebucht, abgeschlossen oder die Bearbeitung verboten wurde).
☑
Warnung, dass Teilauftrag nicht mehr möglich, wenn alles übergeben wurde
- Diese Option gibt eine Information und Rückfrage darüber aus, dass bei der Übernahme aller Positionen (in der jeweiligen Menge) kein Teilauftrag mehr erstellt werden kann:
☑
Dialog zur detaillierten Übernahme der Angebotstexte anzeigen
- Wurde diese Option gesetzt, so erscheint, wenn ein Angebot in einen Auftrag überführt wird, folgender Dialog:
- In diesem Dialog kann gewählt werden, welche Texte des Angebots in den Auftrag übernommen werden sollen.
Einstellungen für das Buchen von Rechnungen im Rechnungsmodul
In diesem Bereich können Sie festlegen, ob beim Klick auf den Button Rechnung im Auftrags- und Rechnungsmodul automatisch auch der zugehörige Lieferschein gebucht und welche Belege dabei gedruckt werden sollen.
Diese Einstellungen werden auch für die Faktura im ❯Rechnungsvorschlag sowie für ❯Sammelrechnungen verwendet.
Wird eine Rechnung später wieder storniert, so werden unabhängig von der Einstellung in diesem Bereich die abhängigen Lieferscheine (WA) nicht ebenfalls storniert. Dies muss bei Bedarf separat durch Klick auf den Button Li-Storno im Lieferschein-Beleg erfolgen.
- In jedem Fall gilt Folgendes
- Falls noch nicht alle Positionen des Beleges an einen Lieferschein (WA) übergeben wurden, erfolgt dies jetzt beim Buchen der Rechnung. Sollte noch kein Lieferschein (WA) zu dem Beleg existieren, dann wird dieser jetzt angelegt.
- Wird hier eine Einstellung verwendet, die eine oder mehrere Druckfunktionen einschließt, so werden die Reports benutzt, die weiter unten in diesem Konfigurationsdialog festgelegt sind. Diese Einstellung greift auch beim Fakturieren über den ❯Liefervorschlag (WA).
- Falls die aktuelle Einstellung in diesem Bereich vorsieht, dass die Lieferscheine (WA) gebucht werden sollen, dann wird, wenn das Buchen eines Lieferscheins nicht möglich ist, weil z.B. der Lagerbestand für eine Position nicht ausreichend ist, eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können dann entscheiden, ob die Rechnung trotzdem gebucht werden soll.
Bei den folgenden Einstellungen werden nur die Rechnungsoptionen für den ❯Liefervorschlag (WA) genutzt. Die Lieferscheinoptionen werden in den ❯Belegvorgaben 3 definiert.
◉
nur Rechnung buchen
- Beim Klick auf den Button Rechnung wird die Rechnung gebucht, aber nicht gedruckt.
- Die Lieferscheine (WA) zu diesem Beleg werden nicht gebucht.
◉
Rechnung und Lieferscheine buchen
- Wählen Sie diese Option, um zusammen mit der Rechnung auch die Lieferscheine (WA), die zu diesem Beleg existieren bzw. beim Buchen der Rechnung angelegt werden, zu buchen.
- Es werden keine Belege gedruckt.
◉
Rechnung, Lieferscheine buchen; nur Rechnung drucken
- Wählen Sie diese Option, um zusammen mit der Rechnung auch die Lieferscheine, die zu diesem Beleg existieren, zu buchen.
- Bei dieser Einstellung wird die Rechnung auch gedruckt.
- Ein Druck der Lieferscheine (WA) erfolgt hierbei nicht.
◉
Rechnung, Lieferscheine buchen; Rechnung, Lieferschein drucken
- Verwenden Sie diese Einstellung, um beim Klick auf den Button Rechnung die Rechnung und alle zugehörigen Lieferscheine (WA) zu buchen.
- Es werden sowohl die Rechnung als auch alle zugehörigen Lieferscheine (WA) gedruckt.
◉
Rechnung, Lieferscheine buchen; Belege manuell drucken
- Verwenden Sie diese Einstellung, um beim Klick auf den Button Rechnung die Rechnung und alle zugehörigen Lieferscheine (WA) zu buchen.
- Es werden sowohl die Rechnung als auch alle zugehörigen Lieferscheine (WA) gedruckt. Dabei wird für jeden dieser Drucke der Dialog zur Reportauswahl angezeigt.
◉
Rechnung buchen und Rechnung drucken
- Beim Klick auf den Button Rechnung wird die Rechnung gebucht und gedruckt.
- Die Lieferscheine (WA) zu diesem Beleg werden nicht gebucht.
Einstellung der Standard-Reports für das Buchen von Rechnungen
In diesem Bereich können die Reports ausgewahlt werden, die beim Buchen oder Stornieren von Rechnungen und Gutschriften verwendet werden sollen, falls mit dem Vorgang ein automatischer Druck von Belgen verbunden ist.
Das Layout des Drucks und die Anzahl der zu druckenden Exemplare werden über Reports gesteuert. Eine Anpassung der Reports ist in den jeweiligen Modulen möglich. Das Ändern eines Reports für den Rechnungs- oder Gutschrifts-Storno kann ausschließlich im Zusammenhang mit dem Stornierungsvorgang erfolgen.
Rechnung
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Rechnungsdruck aus.
Lieferschein
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Lieferscheindruck aus, der im Zuge des Buchens einer Rechnung aus dem Auftrags-/Rechnungsmodul heraus erfolgt.
🔗 Für die Rechnungslegung entsprechend der Zahlart einen eigenen Report zuordnen
- Durch Klick auf diesen Button (links vor dem Button für die Auswahl des Rechnungsreports) erhalten Sie einen Dialog, der die im System angelegten Zahlarten auflistet. Hier können Sie nach Klick auf Bearbeiten in der Liste oder im Reiter "Details" einen vom Standard abweichenden Report auswählen.
- Wird eine Rechnung gebucht, in der diese Zahlart hinterlegt ist, dann wird für den Druck dieser abweichende Report verwendet.
Gutschrift
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck einer Gutschrift aus.
Wartungsv.
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Buchen eines Wartungsvertrages ausgeführt wird.
Storno-Rechnung
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Stornieren einer Rechnung ausgeführt wird.
Storno-Gutschrift
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Stornieren einer Gutschrift ausgeführt wird.
Einstellungen für das Buchen von Lieferscheinen im Rechnungs-Modul
Aus einem Auftrag bzw. einer Rechnung heraus kann ein Lieferschein erstellt werden. Je nach Einstellung in diesem Bereich sowie in den Globalen Systemvorgaben im Reiter ❯Lagerbewegung/Faktura ändert sich die Beschriftung und die Funktionalität ❯dieses Buttons in der Belegverwaltung.
◉
nur Lieferschein (WA) speichern
- Der Button heißt in in Abhängigkeit von der Einstellung in den Globalen Systemvorgaben Kom.+Res. oder Kommission oder Auto-Reserv.
- Bei Klick auf diesen Button wird der Lieferschein (WA) angelegt und gespeichert.
- Je nach Einstellung in den Globalen Systemvorgaben wird die Ware ggf. auch noch im Lager reserviert.
◉
Lieferschein (WA) speichern und buchen
- Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Ausliefern.
- Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt und der Warenausgang gebucht. Ein Druck des Lieferscheins erfolgt dabei nicht.
◉
Lieferschein (WA) speichern, buchen und drucken
- Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Lief.+Druck.
- Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt, der Warenausgang gebucht und es wird der Lieferschein gedruckt.
- Für den Druck wird der im Bereich Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen (weiter unten in diesem Dialog) eingestellte Report verwendet.
◉
Lieferschein (WA) speichern und drucken ohne buchen
- Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Li. drucken.
- Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt und es wird der Lieferschein gedruckt.
- Der Warenausgang wird jedoch nicht gebucht.
- Für den Druck wird der im Bereich Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen (weiter unten in diesem Dialog) eingestellte Report verwendet.
Regel zum Erzeugen der Rechnungsnummer
In diesem Bereich kann eine Regel für die Reihenfolge der Buchungen festgelegt werden, falls die Rechnung und die zugehörigen Lieferscheine (WA) in einem Arbeitsschritt gebucht werden.
◉
erst Lieferscheine dann Rechnung buchen (Standard)
- Es werden zuerst alle noch offenen Lieferscheine (WA) gebucht, die zu der zu buchenden Rechnung gehören. Anschließend wird die Rechnung gebucht.
- Dadurch kann das Buchen der Rechnung u.U. abgebrochen werden, wenn nicht alle Lieferscheine gebucht werden können, weil z.B. der Lagerbestand nicht ausreichend ist.
◉
erst Rechnung dann Lieferscheine buchen (ext. Versandsystem UPS...)
- Es wird zuerst die Rechnung gebucht und anschließend alle abhängigen Lieferscheine (WA).
- Dadurch ist die Rechnungsnummer zum Zeitpunkt des Buchens der Lieferscheine bereits bekannt und kann somit auch an ein angeschlossenes Versandsystem (z.B. EasyLog oder UPS) in der Pollingdatei übergeben werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn auch Nachnahme-Zahlungen genutzt werden.
Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen
Der hier konfigurierte Report wird verwendet, wenn der Warenausgang nicht aus dem Auftrags-/Rechnungsbeleg heraus durch Klick auf den Button Rechnung gebucht wird (in diesem Fall käme der weiter oben unter Einstellung der Standard-Reports für das Buchen von Rechnungen festgelegte Report zum Einsatz).
Lieferschein
- Wählen Sie über diesen Button den Report für den Lieferscheindruck aus.
🔗 Versandartabhängiger Lieferscheinreport
- Durch Klick auf diesen Button (links vor dem Button für die Auswahl des Lieferscheinreports) erhalten Sie einen Dialog, der die im System angelegten Versandarten auflistet. Hier können Sie nach Klick auf Bearbeiten in der Liste oder im Reiter ""Details einen vom Standard abweichenden Report auswählen.
- Wird ein Warenausgang gebucht, in dem diese Versandart hinterlegt ist, dann wird für den Druck dieser abweichende Report verwendet.
Adressen
Artikel
Belegvorgaben, Versand
und Mail
und Mail
Buchhaltung
eMail-Empfang
Kassensystem
Reparatur
Stammdaten
Marktplätze
Onlineshop
System
