Reparaturverwaltung

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparatur- und Inspektionsaufträgen.

Datei:Reperaturverwaltung RMA Beleg.jpg

Die Reparaturverwaltung bietet ein komplettes System von der Annahme über Kostenvoranschlag, technische Prüfung, Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen bis hin zur Rechnungsstellung. Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen müssen aber nicht zwingend alle angebotenen Bereiche genutzt werden. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.

Reparaturaufträge mit Kostenvoranschlag können online vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe bestätigt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung oder an die Kasse übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie das Modul geöffnet haben, erscheint der Suchdialog Reparatursuche.

Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" mit Teil-Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien.

Suche über RMA-Beleg

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen.

Suche über Gegenstand

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren

Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.

Suchbedingungen speichern

Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

• Suche über Adresse
  - AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
• Suche über RMA-Beleg
  - RMA - Eingang
• Suche über Gegenstand
  - Bezeichnung - Artikel-Nr

Mehr Informationen zur Suche in der Reparaturverwaltung

Reiter und ihr Inhalt

Im Kopfbereich des Dialoges werden die RMA-Nummer und die Adressdaten des Kunden, zu dem dieser Reparaturauftrag gehört, angezeigt. Die Farbe, mit der die RMA-Nummer hinterlegt ist, gibt Ihnen eine Information über den Lagerstatus der im Reiter Eigenleistung erfassten Artikel.

Liste

In diesem Reiter werden Ihnen alle Reparaturaufträge entsprechend der im Suchdialog verwendeten Suchkriterien tabellarisch dargestellt. Je nach Status des Reparatureintrages wird der entsprechende Listeneintrag farblich gekennzeichnet.

Markieren Sie einen Reparaturauftrag, um in den nachfolgenden Reitern dessen Details sehen und bearbeiten zu können.

Durch Klick auf den Button Drucken wird die aktuelle Liste der Reparaturaufträge gedruckt.

RMA-Beleg

In diesem Reiter erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Neben dem Gegenstand gibt es in diesem Reiter keine weiteren Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparaturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

In diesem Reiter erfassen Sie Angaben zu

• Reparaturgegenstand
• ggf. zum Kaufbeleg
• Modalitäten der Übernahme und Rückgabe
• Fehlerbeschreibung und "Lieferumfang"

Wenn der Reiter RMA-Beleg aktiv ist, können Sie über den Button Drucken einen Annahme-Beleg drucken, welcher die wesentlichen Inhalte dieses Reiters zusammenfasst.

Prüfung

In diesem Reiter kann nach erfolgter Annahme eine Fehlerbeschreibung durch einen Techniker/Monteur erfolgen. Hier kann bereits eine grobe Schätzung für die benötigte Reparaturdauer sowie die Kosten hinterlegt werden.

Durch Klick auf den Button Drucken kann ein Prüfbericht mit den hier erfassten Informationen erstellt werden.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Kostenvoranschlag

Nutzen Sie diesen Reiter, um auf Wunsch dem Kunden vor der Erteilung des Reparaturauftrages einen Kostenvoranschlag zu erstellen sowie um den Termin für die Ausführung der Reparatur festzulegen.

Aus diesem Reiter heraus kann mit Klick auf den Button Drucken der Kostenvoranschlag gedruckt werden.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Bestätigung

In diesem Reiter sollte durch den Auftragnehmer und den Kunden bestätigt werden, ob die Reparatur zu den vereinbarten Konditionen ausgeführt werden soll. Ebenso kann hier festgehalten werden ob die Garantieforderung des Kunden gerechtfertigt ist.

Über den Button Drucken kann ein Beleg zur Auftragserteilung bzw. Auftragsannahme gedruckt werden.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Eigenleistung

In diesem Reiter werden die Eigenleistungen, also die verbrauchten Artikel, Leistungen und Löhne erfasst. Von hier aus können auch die zugehörigen Lagerbuchungen erfolgen.

Aus diesem Reiter heraus kann mit Klick auf den Button Drucken eine Liste der erfassten Eigenleistungen erzeugt werden.

Fremdleistung

In diesem Reiter können Leistungen erfasst werden, die nicht im eigenen Haus durchgeführt werden können, sondern durch einen Dienstleister erbracht werden müssen. Nach dem Erfassen der Positionen können entsprechende Bestellungen für den/die Lieferanten erzeugt werden.

Über den Button Drucken können z.B. Übergabebelege für den/die Dienstleister gedruckt werden, in denen auch die hier erfasste Leistungsbeschreibung ausgegeben wird.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

 Hinweis:
 Beachten Sie bitte, dass in diesem Reiter erfasste Leistungen bei der späteren Erzeugung
 eines Auftrages für die Berechnung der Reparatur nicht berücksichtigt werden.

Leihgerät

Wenn Sie für die Dauer der Reparatur dem Kunden ein Gerät verleihen, können Sie in diesem Reiter die im Zusammenhang mit dem aktuellen Reparaturvorgang ausgeliehenen Produkte erfassen sowie die Ausgabe und Rücknahme protokollieren.

Hier können Preise für den Verleih hinterlegt werden, die später in die Gesamtrechnung zum Reparaturvorgang eingehen.

Durch Klick auf den Button Drucken kann aus diesem Reiter heraus eine Liste der Leihgeräte bzw. pro Leihgerät ein Ausgabebeleg erzeugt werden.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Ausgabe

In diesem Reiter kann der Reparaturauftrag beendet werden.

Sie sehen hier den Status des Reparaturbeleges. So können Sie z.B. erkennen, welche Schritte abgeschlossen wurden und ob die Leihgeräte bereits wieder zurückgebucht wurden.

Hier können Sie die Herausgabe des reparierten Artikels an den Kunden protokollieren und eine Rechnung zum Vorgang erzeugen.

Um einen Beleg für die Ausgabe des reparierten Artikels an den Kunden bzw. eine Liste der aus dem Reparaturvorgang erzeugten Rechnungen zu erhalten, klicken Sie in diesem Reiter auf den Button Drucken.

Buttons und Ihre Funktion

Buttons im Sichtmodus

Neu

Durch Klick auf diesen Button wird ein neuer Reparaturauftrag angelegt. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Adress-Suchdialog, um die Adresse des Auftraggebers festzulegen.

Neu (Kopie)

Klicken Sie auf diesen Button, wenn Sie auf der Grundlage des aktuell markierten Reparaturauftrages einen neuen Reparaturauftrag anlegen möchten. Hierbei werden der Auftraggeber des aktuellen Auftrages sowie die Informationen zum zu reparierenden Gegenstand verwendet.

Bearbeiten

Klicken Sie auf diesen Button, um im aktuellen Reparaturauftrag Veränderungen bzw. Ergänzungen vorzunehmen.

Löschen

Durch Klick auf diesen Button wird der aktuelle Reparaturauftrag gelöscht. Vor dem Löschen werden Sie in einem Sicherheitsdialog zur Bestätigung des Löschvorganges aufgefordert.

Suchen

Mit Klick auf diesen Button gelangen Sie in den Suchdialog für Reparaturaufträge.

Drucken

Die Art der möglichen Ausdrucke ist davon abhängig, welchen der Karteireiter Sie aktuell selektiert haben. Die nachfolgende Auflistung zeigt Ihnen die möglichen Ausdrucksformen beim jeweiligen Reiter.

Reiter Liste

Reparatur-Übersicht

Reiter RMA-Beleg

Annahme-Beleg

Reiter Prüfung

Prüfbericht

Reiter KV

Kostenvoranschlag

Reiter Bestätigung

Bestätigung der Auftragsannahme, Beleg zur Garantieprüfung, Beleg zur Auftragsbestätigung durch Kunden

Reiter Eigenleistung

Übersicht der Eigenleistungen

Reiter Fremdleistung

Beleg zur Ausgabe an ext. Dienstleister, Übersicht der Fremdleistungen

Reiter Leigerät

Beleg zur Ausgabe eines Leihgerätes, Übersicht der Leihgeräte eines Reparaturauftrages

Reiter Ausgabe

Beleg zur Ausgabe des Reparaturgegenstandes, übergebene Rechnungsbelege eines Reparaturauftrages

Kalender

Klicken Sie auf diesen Button, um den Kalender mit den aktuellen Terminen zu öffnen.

Sammel-RE Auftraggeber

Klicken Sie auf diesen Button, um für mehrere Reparaturaufträge eines Auftraggebers eine Sammelrechnung zu erstellen.

Als erstes wird der Suchdialog zur Auswahl einer Auftraggeber-Adresse angezeigt.

Nach der Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge dieses Kunden für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, für die bereits eine Rückgabe des reparierten Artikels eingetragen, aber noch keine Rechnung erstellt wurde. Durch Klick auf den Button nicht berechnen kann ein in dieser Liste markierter Reparaturauftrag aus der Liste entfernt werden, so dass er bei der Sammelrechnung nicht berücksichtigt wird.

Nach Bestätigung durch Klick auf den Button Sammel-RE werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefasst.

Sammel-RE Empfänger

Klicken Sie auf diesen Button, um für mehrere Reparaturaufträge eines Rechnungsempfängers eine Sammelrechnung zu erstellen.

Als erstes wird der Suchdialog zur Auswahl einer Rechnungsempfänger-Adresse angezeigt.

Nach der Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge dieses Rechnungsempfängers für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, für die bereits eine Rückgabe des reparierten Artikels eingetragen, aber noch keine Rechnung erstellt wurde. Durch Klick auf den Button nicht berechnen kann ein in dieser Liste markierter Reparaturauftrag aus der Liste entfernt werden, so dass er bei der Sammelrechnung nicht berücksichtigt wird.

Nach Bestätigung durch Klick auf den Button Sammel-RE werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefasst. ;Zurück

Zurück

Durch Klick auf diesen Button wird das Modul der Reparaturverwaltung geschlossen.

Buttons im Bearbeitenmodus

Speichern

Klicken Sie auf diesen Button, um Ihre Eingaben bzw. Änderungen im Reparaturauftrag zu speichern.

Abbrechen

Durch Klick auf diesen Button werden die Eingaben bzw. Änderungen verworfen.

Kalender

Durch Klick auf diesen Button wird der Kalender geöffnet.