Reparaturverwaltung

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparaturaufträgen.

Die Reparaturverwaltung bietet ein komplettes System von der Annahme über Kostenvoranschlag, technischer Prüfung, Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen bis hin zur Rechnungsstellung. Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen müssen aber nicht zwingend alle angebotenen Bereiche genutzt werden. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.

Reparaturaufträge mit Kostenvoranschlag können online vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe beauftragt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Reparaturverwaltung betätigt haben, öffnet sich zunächst der Suchdialog Reparatursuche.
Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" auch mit Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse: Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien.
Suche über RMA-Beleg: Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen.
Suche über Gegenstand: Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren: Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.
Suchbedingungen speichern: Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

Suche über Adresse
- AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
Suche über RMA-Beleg
- RMA - Eingang
Suche über Gegenstand
- Bezeichnung - Artikel-Nr

Mehr Informationen zur Suche in der Reparaturverwaltung

Reiter und ihr Inhalt

Im Kopfbereich des Dialoges werden die RMA-Nummer und die Adressdaten des Kunden, zu dem dieser Reparaturauftrag gehört, angezeigt. Die Farbe, mit der die RMA-Nummer hinterlegt ist, gibt Ihnen eine Information über den Lagerstatus der im Reiter Eigenleistung erfassten Artikel.

Liste

Im Reiter Liste werden Ihnen alle Reperaturaufträge (entsprechend Ihren in der Suchmaske hinterlegten Suchkriterien) tabellarisch dargestellt.

Markieren Sie einen Reparaturauftrag, um in den nachfolgenden Reitern dessen Details sehen und bearbeiten zu können.

Durch Klick auf den Button Drucken wird die aktuelle Liste der Reparaturaufträge gedruckt.

RMA-Beleg

Im Reiter RMA-Beleg erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Bei den Eingabefeldern und Optionsboxen dieses Reiters gibt es keine Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparaturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

In diesem Reiter erfassen Sie Angaben zu

Reparaturgegenstand
ggf. zum Kaufbeleg
Modalitäten der Übernahme und Rückgabe
Fehlerbeschreibung und "Lieferumfang"

Wenn der Reiter RMA-Beleg aktiv ist, können Sie über den Button Drucken einen Annahme-Beleg drucken, welcher die wesentlichen Inhalte dieses Reiters zusammenfasst.

Prüfung

Fremdartikel: Diesse Optionsbox dient rein informativen Zwecken und kann in diesem Reiter nicht verändert werden.
Garantieforderung: Diesse Optionsbox dient rein informativen Zwecken und kann in diesem Reiter nicht verändert werden.
Fehlerbeschreibung/Bemerkung: Hinterlegen Sie in desem Textfeld unabhängig von der Fehlerbeschreibung des Kunden Ihre eigenen Notizen zu dem zu reparierenden Produkt.
Bemerkung Garantie: Hinterlegen Sie in diesem Textfeld bei Bedarf Ihre eigenen Anmerkungen für den Garantiefall.
erforderliche Reparaturleistungen: Legen Sie im Bedarfsfall fest, um welche Art von zu erbringenden Reparaturleistungen es sich handelt. Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: -eigene, -fremde, - beide, -Ersatzgerät
geschätzte Kosten: Hinterlegen Sie bei Bedarf in diesem Feld die von Ihnen geschätzten Kosten der Reparatur.
Geplante Reparaturdauer: Geben Sie bei Bedarf in diesem Feld die geschätzte Reparaturdauer in Stunden und Minuten ein:
Monteur: Legen Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche in einem Auswahldialog fest, welcher Mitarbeiter mit der Durchführung der Reparatur beauftragt werden soll.
Prüfzeit in Stunden: Geben Sie in diesem Feld die benötigte Prüfzeit in Stunden an.
Prüfkosten (gesamt): Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Prüfkosten an.
geprüft am: Beenden Sie die Prüfung des Reparaturauftrages, in dem hier das aktuelle Datum bzw. das zutreffende Prüfdatum angeben.
Mitarbeiter: Legen Sie durch das Betätigen der Schaltfläche und der Auswahl eines Mitarbeiters hier fest, welcher Mitarbeiter den Vorgang geprüft hat oder den Vorgang prüfen soll.
geändert: Bei evtl. Änderungen der Prüfinformationen sollte in diesem Optionsbereich das Datum der Änderung sowie der Namen des ändernden Mitarbeiters festgehalten werden.

Kostenvoranschlag

Nutzen Sie diesen Reiter, um auf Wunsch dem Kunden vor der Erteilung des Reparaturauftrages einen Kostenvoranschlag zu erstellen sowie um den Termin für die Ausführung der Reparatur festzulegen.

Material: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung des Kostenvoranschlages eine Artikelposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint der Suchdialog für Artikel.
Leistung: Betägigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung eines Kostenvoranschlages aus dem Leistungsverzeichnis eine Leistung einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis.
Lohn: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung eines Kostenvoranschlages eine Lohnposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Löhne.
Entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die aktuell markierte Postion aus der Liste der Positionen des Kostenvoranschlages entfernen möchten. Nach Betätigung der Schalfläche werden Sie in einem Dialog zur Bestätigung des Löschens der Position aufgefordert.
Bemerkung zur Position: Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, das Ihnen für eigene interne Vermerke zur Verfügung steht.
Summe KV: Bei der Summe KV handelt es sich um die automatisch berechnete Summe der in der Positionsliste des Kostenvoranschlages enthaltenen Positionen. Diese Summe ist nicht editierbar.
Kalkulierte Zeit: Hier erscheint die automatisch berechnete Summe der Arbeitszeiten aus den Lohn- und Leistungspositionen des Kostenvoranschlages.
Termin planen: Klicken Sie auf diesen Button, um den geplanten Zeitraum für die Ausführung der Inventur festzuhalten.; Dieser Termin ist dann auch im Kalender des Mitarbeiters/der Gruppe zu sehen, für den/die der Termin agelegt wurde.
abgeschlossen: Aktivieren Sie diese Optionsbox, um den Status des Kostenvoranschlages auf "abgeschlossen" zu setzen. Wurde der Status durch Aktivierung der Optionsbox gesetzt, so kann der Kunde nach dem Login im Onlineshop den Kostenvoranschlag in seinem Kundenkonto einsehen und durch die Eingabe seines persönlichen Passwortes den Reparaturauftrag erteilen.
Max. Repkst.: Hierbei handelt es sich um den Betrag, der im Reiter RMA-Beleg als Kundenvorgabe für die maximalen Reparaturkosten eingegeben werden kann.
Kosten der KV-Erstellung: Tragen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kosten für die Erstellung des Kostenvoranschlages ein.

Bestätigung

Garantieforderung nach Reparatur

Falls es sich beim aktuellen Reparaturvorgang um einen vom Kunden geäußerten Garantie-Anspruch handelt, so ist hier durch Sie nach erfolgter Prüfung durch Anwahl der zur Verfügung stehenden Optionen der gewünschte Status zu setzen.
Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Kauf
Reparatur
abgelehnt
unbearbeitet

Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Auftragsannahme

Legen Sie in diesem Bereich fest, wie sie mit dem Reparaturauftrag selbst verfahren.
Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

bestätigt
abgelehnt
unbearbeitet

Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Bestätigung durch Kunden

Handelt es sich beim aktuellen Reparaturauftrag, der erst im Zusammenhang mit der Erstellung eines Kostenvoranschlages erteilt wird, so können Sie in diesem Bereich den aktuellen Status hinsichtlich der Auftragserteilung des Kunden nach Einsicht in den Kostenvorschlag setzen.
Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Eigenleistung

Artikel: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die lages eine Artikelposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint der Suchdialog für Artikel.
Unterhalb der Schaltfläche befindet sich ein Eingabefeld zur direkten Eingabe der Artikelnummer. Die Eingabe der Artikelnummer kann hier auch über einen Scanner erfolgen.
Leistung: Betägigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie aus Ihrem Leistungsverzeichnis eine Leistung abrechnen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis.
Lohn: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine Lohnposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Löhne.
Entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die aktuell markierte Postion aus der Positionsliste der Eigenleistungen entfernen möchten. Nach Betätigung der Schalfläche werden Sie in einem Dialog zur Bestätigung des Löschens der Position aufgefordert.
Bemerkung zur Position: Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, das Ihnen für eigene interne Vermerke zur Verfügung steht.
Summe Eigenleistung: Bei der Summe Eigenleistung handelt es sich um die automatisch berechnete Summe der in der Positionsliste der Eigenleistung enthaltenen Positionen. Diese Summe ist nicht editierbar.
abgeschlossen: Aktivieren Sie diese Optionsbox, um den Status der laufenden Reparaturarbeiten als beendet (abgeschlossen)zu erklären. Der Reparaturauftrag als Vorgang ist damit nicht abgeschlossen, sondern lediglich die Phase der Ausführung der Reparatur.

Fremdleistung

 Hinweis:
 Beachten Sie bitte, dass in diesem Reiter erfasste Leistungen bei der späteren Erzeugung
 eines Auftrages für die Berechnung der Reparatur nicht berücksichtigt werden.

Die Erfassung von externen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Reparaturauftrag dienen hier der eigenen Kontrolle hinsichtlich des Kostenfaktors einer durchzuführenden Reparatur.

extl. Leistung: Nach dem Betätigen der Schaltfläche wählen Sie zunächst den Lieferanten aus, der die externe Dienstleistung erbracht hat. Nach der Auswahl des Lieferanten legen Sie im Suchdialog für Leistungen die vom externen Dienstleister erbrachte Leistung fest.
Leistungsbeschreibung zur Position: In diesem Feld können Sie die vom Lieferanten erbrachte Leistung genau beschreiben.
Bemerkung zur Position: Hinterlegen Sie in diesem Textfeld für die aktuell markierte Leistungsposition Ihre eigenen internen Vermerke.
Summe Fremdleistung: Hier wird Ihnen die Summe der erfassten Einzelleistungen angezeigt. Diese Information ist nicht editierbar.
abgeschlossen am: Mit der Aktivierung dieser Optionsbox erklären Sie die Erfassung der externen Dienstleistungen als abgeschlossen.

Leihgerät

Wenn Sie für die Zeit der Reparatur dem Kunden ein Gerät leihen, können Sie in diesem Reiter die im Zusammenhang mit dem aktuellen Reparaturvorgang ausgeliehenen Produkte erfassen.
Die Erfassung von verliehenen Produkten hat rein informativen Charakter.

Gerät: Betätigen Sie die Schaltfläche, um einen Artikel Ihres Artilkelstammes als Leihgerät dem aktuellen Reparaturvorgang zuzuordnen.
Innerhalb der Tabelle haben Sie in der Spalte Preis die Möglichkeit, einen Festpreis für den Verleih eines Produktes festzuhalten.
entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, um die aktuell markierte Position aus der Tabelle Leihgeräte zu entfernen.
Bemerkung zum Leihgerät: Nutzen Sie dieses Textfeld, um z.B. festzuhalten, welches Zubehör zum Leihgerät oder in welchem Zustand Sie das Leihgerät ausgegeben haben.
Summe Leihgerät: Hier wird Ihnen die Summe der angegebenen Preise der erfassten Leihartikel zum aktuellen Reparaturvorgang angezeigt.
Status Leihgeräte: Wurde bei der Erfassung des Reparaturvorganges die Option Leihgerät gewünscht aktiviert, so wird hier gewünscht angezeigt, anderenfalls keine.

Ausgabe

Zustand des Reparaturauftrages

In diesem Bereich des Reiters werden Ihnen in Kurzform die verschiedenen Optionen und der Status des Reparaturauftrages angezeigt.

Ausgabe des Gerätes bzw. des Endgerätes

geplant am: In diesem Feld wird Ihnen Datum und Uhrzeit des geplanten Ausgabetermines angezeigt. Die Eingabe des geplanten Ausgabetermines erfolgt im Reiter RMA-Beleg.
erfolgt am: Tragen Sie hier das Datum und die Uhrzeit ein, wann der zu reparierende Gegenstand wieder ausgegeben wurde.
Lieferadresse: Wenn Sie im Reiter RMA-Beleg im Bereich geplante Lieferung die Optionsbox liefern aktiviert haben, so kann parallel zu Kundenadresse eine abweichende Lieferanschrift festgehalten werden.

Abschluss / Rechnungsübergabe

Auftrag abgeschlossen am: Im Bearbeitenmodus können Sie hier den Status des Auftrages manuell auf abgeschlossen bzw. auf In Bearbeitung setzen.
Rechnung Eigenleistung: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Berechnung der erbrachten Eigenleistungen eine Rechnung erstellen möchten.
Es wird hierbei zunächst ein Auftragsbeleg erzeugt, der anschließend von Ihnen als Rechnung gebucht werden kann.
Nach dem Erstellen des Auftragsbeleges wird der Status des Reparaturauftrages automatisch auf abgeschlossen gesetzt.
Rechnung Kostenvoranschlag: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf Grundlage des Kostenvoranschlages eine Rechnung erstellen möchten.
Es wird hierbei zunächst ein Auftragsbeleg erzeugt, der anschließend von Ihnen als Rechnung gebucht werden kann.
Nach dem Erstellen des Auftragsbeleges wird der Status des Reparaturauftrages automatisch auf abgeschlossen gesetzt.
Schaltfläche ...: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den erzeugten Rechnungsbeleg öffnen möchten.

Konfiguration

Warnmeldungen

In diesem Bereich stehen Ihnen verschiedene Optionen zur automatisierten Warnung zur Verfügung, die sich auf nicht abgeschlossene Stati des Reparaturauftrages beziehen.

Warnmeldung bei Prüfung nicht abgeschlossen: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter Prüfung der Status nicht auf abgeschlossen gesetzt wurde.
Warnmeldung bei Kostenvoranschlag nicht abgeschlossen: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter KV der Status nicht auf abgeschlossen gesetzt wurde.
Warnmeldung bei Auftragsannahme nicht bestätigt: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter Bestätigung nicht die erforderlichen Stati der Bestätigung gesetzt wurden.
Warnmeldung bei Auftrag durch Kunden nicht bestätigt: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter Bestätigung im Bereich Bestätigung durch Kunden der Status nicht auf bestätigt gesetzt wurde.
Warnmeldung Eigenleistung nicht abgeschlossen: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter Eigenleistung der Status nicht auf abgeschlossen gesetzt wurde.
Warnmeldung bei Fremdleistung nicht abgeschlossen: Ist diese Option aktiviert, so erscheint vor Abschluß des Auftrages eine Warnmeldung, das im Reiter Fremdleistung der Status nicht auf abgeschlossen gesetzt wurde.

weitere Einstellungen

Eigenleistung Preis nicht editierbar: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie sicherstellen möchten, dass ausschließlich die im Artikelstamm festgelegten Verkaufspreise verwendet werden.
abgeschlossene RMA-Belege können nicht mehr geöffnet werden: Aktivieren Sie diese Option, wenn abgeschlossene Reperaturaufträge nicht mehr bearbeitbar sein sollen.

Buttons und Ihre Funktion

Buttons im Sichtmodus

Neu: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Reparaturauftrag anlegen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Adress-Suchdialog, um die Adresse des Auftraggebers festzulegen.
Neu (Kopie): Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf der Grundlage des aktuell sichtbaren Reparaturauftrages einen neuen Reparaturauftrag anlegen möchten. Hierbei der Auftraggeber des aktuellen Auftrages verwendet sowie die Informationen zum zu reparierenden Gegenstand.
Bearbeiten: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie im aktuellen Reparaturauftrag Veränderungen bzw. Ergänzungen vornehmen möchten.
Löschen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Reparaturauftrag löschen möchten. Vor dem Löschen werden Sie in einem Sicherheitsdialog zur Bestätigung des Löschvorganges aufgefordert.
Suchen: Bei Betätigung dieser Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog für Reparaturaufträge.
Drucken: Die Art der mögliche Ausdrucke ist davon abhängig, welchen der Karteireiter Sie aktuell selektiert haben. Die nachfolgende Auflistung zeigt Ihnen die möglichen Ausdrucksformen beim jeweiligen Reiter.
Reiter Liste: Reparatur-Übersicht
Reiter RMA-Beleg: Annahme-Beleg
Reiter Prüfung: Prüfbericht
Reiter KV: Kostenvoranschlag
Reiter Bestätigung: Bestätigung der Auftragsannahme, Beleg zur Garantieprüfung, Beleg zur Auftragsbestätigung durch Kunden
Reiter Eigenleistung: Übersicht der Eigenleistungen
Reiter Fremdleistung: Beleg zur Ausgabe an ext. Dienstleister, Übersicht der Fremdleistungen
Reiter Leigerät: Beleg zur Ausgabe eines Leihgerätes, Übersicht der Leihgeräte eines Reparaturauftrages
Reiter Ausgabe: Beleg zur Ausgabe des Reparaturgegenstandes, übergebene Rechnungsbelege eines Reparaturauftrages
Rep-Kalender: Bei Betätigung der Schaltfläche erhalten Sie eine grafische Auswertung der Auslastung der Monteure in einem festzulegenden Zeitraum.
Sammel-RE Auftraggeber: Durch das Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog zur Auswahl einer Auftraggeber-Adresse für Reparaturaufträge. Nach Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, bei denen der Auftraggeber des festgelegten Adresse entspricht und die noch nicht zu einer Rechnung übergeben wurden. Nach Bestätigung werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefaßt.
Sammel-RE Rechnungsempf.: Durch das Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog zur Auswahl einer Rechnungsempfänger-Adresse, welche dem aktuellen oder vorangegangenen Reparaturaufträgen zugeordnet wurde.
Nach Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, bei denen der Rechnungsempfänger des festgelegten Adresse entspricht und die noch nicht zu einer Rechnung übergeben wurden. Nach Bestätigung werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefaßt.
Zurück: Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Reparaturverwaltung geschlossen.

Buttons im Bearbeitenmodus

Speichern: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Ihre Eingaben bzw. Änderungen in der Datenbank dauerhaft gespeichert werden sollen.
Abbrechen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie Ihre Eingaben bzw. Änderungen verwerfen möchten.