Reparaturverwaltung

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparatur- und Inspektionsaufträgen.

Das Modul kann über Spezial 1 geöffnet werden.

Datei:Reperaturverwaltung RMA Beleg.jpg

Die Reparaturverwaltung bietet ein komplettes System von der Annahme über Kostenvoranschlag, technische Prüfung, Erfassung von Eigen- und Fremdleistungen bis hin zur Rechnungsstellung. Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen müssen aber nicht zwingend alle angebotenen Bereiche genutzt werden. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.

Reparaturaufträge mit Kostenvoranschlag können online vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe bestätigt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung oder an die Kasse übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie das Modul geöffnet haben, erscheint der Suchdialog Reparatursuche.

Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" mit Teil-Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien.

Suche über RMA-Beleg

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen.

Suche über Gegenstand

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren

Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.

Suchbedingungen speichern

Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

• Suche über Adresse
  - AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
• Suche über RMA-Beleg
  - RMA - Eingang
• Suche über Gegenstand
  - Bezeichnung - Artikel-Nr

Mehr Informationen zur Suche in der Reparaturverwaltung

Reiter und ihr Inhalt

Im Kopfbereich des Dialoges werden die RMA-Nummer und die Adressdaten des Kunden, zu dem dieser Reparaturauftrag gehört, angezeigt. Die Farbe, mit der die RMA-Nummer hinterlegt ist, gibt Ihnen eine Information über den Lagerstatus der im Reiter Eigenleistung erfassten Artikel.

Liste

Im Reiter Liste werden Ihnen alle Reperaturaufträge (entsprechend Ihren in der Suchmaske hinterlegten Suchkriterien) tabellarisch dargestellt. Je nach Status des Reparatureintrages wird der entsprechende Listeneintrag farblich gekennzeichnet.

Markieren Sie einen Reparaturauftrag, um in den nachfolgenden Reitern dessen Details sehen und bearbeiten zu können.

Durch Klick auf den Button Drucken wird die aktuelle Liste der Reparaturaufträge gedruckt.

RMA-Beleg

In diesem Reiter erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Neben dem Gegenstand gibt es in diesem Reiter keine weiteren Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparaturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

In diesem Reiter erfassen Sie Angaben zu

• Reparaturgegenstand
• ggf. zum Kaufbeleg
• Modalitäten der Übernahme und Rückgabe
• Fehlerbeschreibung und "Lieferumfang"

Wenn der Reiter RMA-Beleg aktiv ist, können Sie über den Button Drucken einen Annahme-Beleg drucken, welcher die wesentlichen Inhalte dieses Reiters zusammenfasst.

Prüfung

In diesem Reiter kann nach erfolgter Annahme eine Fehlerbeschreibung durch einen Techniker/Monteur erfolgen. Hier kann bereits eine grobe Schätzung für die benötigte Reparaturdauer sowie die Kosten hinterlegt werden.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Kostenvoranschlag

Nutzen Sie diesen Reiter, um auf Wunsch dem Kunden vor der Erteilung des Reparaturauftrages einen Kostenvoranschlag zu erstellen sowie um den Termin für die Ausführung der Reparatur festzulegen.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Bestätigung

In diesem Reiter sollte durch den Auftragnehmer und den Kunden bestätigt werden, ob die Reparatur zu den verweinbarten Konditionen ausgeführt werden soll. Ebenso kann hier festgehalten werden ob die Garantieforderung des Kunden gerechtfertigt ist.

Dieser Reiter ist nur sichtbar, wenn in den Reparaturvorgaben die entsprechende Checkbox aktiviert ist.

Eigenleistung

In diesem Reiter werden die Eigenleistungen, also die verbrauchten Artikel, Leistungen und Löhne erfasst. Von hier aus können auch die zugehörigen Lagerbuchungen erfolgen.

Fremdleistung

In diesem Reiter können Leistungen erfasst werden, die nicht im eigenen Haus durchgeführt werden können, sondern durch einen Dienstleister erbracht werden müssen. Nach dem Erfassen der Positionen können entsprechende Bestellungen für den/die Lieferanten erzeugt werden.

 Hinweis:
 Beachten Sie bitte, dass in diesem Reiter erfasste Leistungen bei der späteren Erzeugung
 eines Auftrages für die Berechnung der Reparatur nicht berücksichtigt werden.

Die Erfassung von externen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Reparaturauftrag dienen hier der eigenen Kontrolle hinsichtlich des Kostenfaktors einer durchzuführenden Reparatur.

extl. Leistung

Nach dem Betätigen der Schaltfläche wählen Sie zunächst den Lieferanten aus, der die externe Dienstleistung erbracht hat. Nach der Auswahl des Lieferanten legen Sie im Suchdialog für Leistungen die vom externen Dienstleister erbrachte Leistung fest.

Leistungsbeschreibung zur Position

In diesem Feld können Sie die vom Lieferanten erbrachte Leistung genau beschreiben.

Bemerkung zur Position

Hinterlegen Sie in diesem Textfeld für die aktuell markierte Leistungsposition Ihre eigenen internen Vermerke.

Summe Fremdleistung

Hier wird Ihnen die Summe der erfassten Einzelleistungen angezeigt. Diese Information ist nicht editierbar.

abgeschlossen am

Mit der Aktivierung dieser Optionsbox erklären Sie die Erfassung der externen Dienstleistungen als abgeschlossen.

Leihgerät

Wenn Sie für die Zeit der Reparatur dem Kunden ein Gerät leihen, können Sie in diesem Reiter die im Zusammenhang mit dem aktuellen Reparaturvorgang ausgeliehenen Produkte erfassen.
Die Erfassung von verliehenen Produkten hat rein informativen Charakter.

Gerät

Betätigen Sie die Schaltfläche, um einen Artikel Ihres Artilkelstammes als Leihgerät dem aktuellen Reparaturvorgang zuzuordnen.
Innerhalb der Tabelle haben Sie in der Spalte Preis die Möglichkeit, einen Festpreis für den Verleih eines Produktes festzuhalten.

entfernen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, um die aktuell markierte Position aus der Tabelle Leihgeräte zu entfernen.

Bemerkung zum Leihgerät

Nutzen Sie dieses Textfeld, um z.B. festzuhalten, welches Zubehör zum Leihgerät oder in welchem Zustand Sie das Leihgerät ausgegeben haben.

Summe Leihgerät

Hier wird Ihnen die Summe der angegebenen Preise der erfassten Leihartikel zum aktuellen Reparaturvorgang angezeigt.

Status Leihgeräte

Wurde bei der Erfassung des Reparaturvorganges die Option Leihgerät gewünscht aktiviert, so wird hier gewünscht angezeigt, anderenfalls keine.

Ausgabe

Zustand des Reparaturauftrages

In diesem Bereich des Reiters werden Ihnen in Kurzform die verschiedenen Optionen und der Status des Reparaturauftrages angezeigt.

Ausgabe des Gerätes bzw. des Endgerätes

geplant am

In diesem Feld wird Ihnen Datum und Uhrzeit des geplanten Ausgabetermines angezeigt. Die Eingabe des geplanten Ausgabetermines erfolgt im Reiter RMA-Beleg.

erfolgt am

Tragen Sie hier das Datum und die Uhrzeit ein, wann der zu reparierende Gegenstand wieder ausgegeben wurde.

Lieferadresse

Wenn Sie im Reiter RMA-Beleg im Bereich geplante Lieferung die Optionsbox liefern aktiviert haben, so kann parallel zu Kundenadresse eine abweichende Lieferanschrift festgehalten werden.

Abschluss / Rechnungsübergabe

Der Reparaturvorgang kann durch Stellen einer Rechnung (s.u.) oder durch Übernahme in die Kasse abgeschlossen werden. Dabei wird an den Auftrag bzw. an den Kassenbon auch die Information übergeben, welche Artikel bereits vom Lager gebucht wurden und welche nicht. Beim Buchen des zur Rechnung gehörenden WA-Beleges bzw. beim Kassieren des Kassenbons wird für die noch nicht vom Lager abgebuchten Artikel ein Lagerabgang eingetragen. Bei Rechnungen auf der Basis des Kostenvoranschlages findet in der Faktura keine Lagerbewegung statt. In diesen Fällen sind die tatsächlich verbrauchten Artikel aus der Reparaturverwaltung heraus aus dem Lager zu buchen.

In allen Fällen wird der Reparaturauftrag als abgeschlossen gekennzeichnet.

Auftrag abgeschlossen am

Im Bearbeitenmodus können Sie hier den Status des Auftrages manuell auf abgeschlossen bzw. auf In Bearbeitung setzen.

Rechnung Eigenleistung

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Berechnung der erbrachten Eigenleistungen eine Rechnung erstellen möchten.
Es wird hierbei zunächst ein Auftragsbeleg erzeugt, der anschließend von Ihnen als Rechnung gebucht werden kann.

Nach dem Erstellen des Auftragsbeleges wird der Status des Reparaturauftrages automatisch auf abgeschlossen gesetzt.

Rechnung Kostenvoranschlag

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf Grundlage des Kostenvoranschlages eine Rechnung erstellen möchten.
Es wird hierbei zunächst ein Auftragsbeleg erzeugt, der anschließend von Ihnen als Rechnung gebucht werden kann.

Nach dem Erstellen des Auftragsbeleges wird der Status des Reparaturauftrages automatisch auf abgeschlossen gesetzt.

Schaltfläche ...

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den erzeugten Rechnungsbeleg öffnen möchten.

Buttons und Ihre Funktion

Buttons im Sichtmodus

Neu

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Reparaturauftrag anlegen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Adress-Suchdialog, um die Adresse des Auftraggebers festzulegen.

Neu (Kopie)

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf der Grundlage des aktuell sichtbaren Reparaturauftrages einen neuen Reparaturauftrag anlegen möchten. Hierbei der Auftraggeber des aktuellen Auftrages verwendet sowie die Informationen zum zu reparierenden Gegenstand.

Bearbeiten

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie im aktuellen Reparaturauftrag Veränderungen bzw. Ergänzungen vornehmen möchten.

Löschen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Reparaturauftrag löschen möchten. Vor dem Löschen werden Sie in einem Sicherheitsdialog zur Bestätigung des Löschvorganges aufgefordert.

Suchen

Bei Betätigung dieser Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog für Reparaturaufträge.

Drucken

Die Art der mögliche Ausdrucke ist davon abhängig, welchen der Karteireiter Sie aktuell selektiert haben. Die nachfolgende Auflistung zeigt Ihnen die möglichen Ausdrucksformen beim jeweiligen Reiter.
Reiter Liste: Reparatur-Übersicht
Reiter RMA-Beleg: Annahme-Beleg
Reiter Prüfung: Prüfbericht
Reiter KV: Kostenvoranschlag
Reiter Bestätigung: Bestätigung der Auftragsannahme, Beleg zur Garantieprüfung, Beleg zur Auftragsbestätigung durch Kunden
Reiter Eigenleistung: Übersicht der Eigenleistungen
Reiter Fremdleistung: Beleg zur Ausgabe an ext. Dienstleister, Übersicht der Fremdleistungen
Reiter Leigerät: Beleg zur Ausgabe eines Leihgerätes, Übersicht der Leihgeräte eines Reparaturauftrages
Reiter Ausgabe: Beleg zur Ausgabe des Reparaturgegenstandes, übergebene Rechnungsbelege eines Reparaturauftrages

Rep-Kalender

Bei Betätigung der Schaltfläche erhalten Sie eine grafische Auswertung der Auslastung der Monteure in einem festzulegenden Zeitraum.

Sammel-RE Auftraggeber

Durch das Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog zur Auswahl einer Auftraggeber-Adresse für Reparaturaufträge. Nach Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, bei denen der Auftraggeber des festgelegten Adresse entspricht und die noch nicht zu einer Rechnung übergeben wurden. Nach Bestätigung werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefaßt.

Sammel-RE Rechnungsempf.

Durch das Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog zur Auswahl einer Rechnungsempfänger-Adresse, welche dem aktuellen oder vorangegangenen Reparaturaufträgen zugeordnet wurde.
Nach Auswahl der Adresse werden in einem weiteren Dialog alle Reparaturaufträge für eine Sammelrechnung vorgeschlagen, bei denen der Rechnungsempfänger des festgelegten Adresse entspricht und die noch nicht zu einer Rechnung übergeben wurden. Nach Bestätigung werden die angezeigten Reparaturaufträge zu einer Rechnung zusammengefaßt.

Zurück

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Reparaturverwaltung geschlossen.

Buttons im Bearbeitenmodus

Speichern

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Ihre Eingaben bzw. Änderungen in der Datenbank dauerhaft gespeichert werden sollen.

Abbrechen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie Ihre Eingaben bzw. Änderungen verwerfen möchten.

Kalender

Durch Klick auf diesen Button wird der Kalender geöffnet.