Report-als-text-exportieren

Report als Datei ausgeben (Dateiausgabe einrichten)

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie einen Report nicht auszudrucken, sondern als Datei (z. B. PDF oder Textdatei) auszugeben.

1. Zweck der Dateiausgabe

Mit der Dateiausgabe können Sie einen Report:

• als PDF speichern
• als Text- oder CSV-Datei exportieren
• für Archivierung, Weiterverarbeitung oder Versand nutzen

Der Report wird dabei direkt als Datei erstellt, ohne dass ein Drucker benötigt wird.

2. Report öffnen

1. Gehen Sie dazu auf den gewünschten Report.
2. Über die rechte Maustaste und Entwurf öffnen Sie den Report im Reportbuilder
3. Wechseln Sie ggf. in die Vorschau, um den Report zu prüfen.
4. Wählen Sie den Reiter Datei und dann Dateiausgabe einrichten

3. Auswahl der auszugebenden Inhalte

Im Fenster „Dateiausgabe einrichten“ sehen Sie zwei Listen:

• Verfügbare Elemente
• Ausgewählte Elemente

3.1 Was sind „verfügbare Elemente“?

Die verfügbaren Elemente sind Inhalte Ihres Reports, zum Beispiel:

• Datenfelder (z. B. Kundennummer, Betrag)
• Texte
• Überschriften

Diese Elemente stammen direkt aus dem Report, den Sie geöffnet haben.

👉 Nur Elemente, die im Report enthalten sind, können ausgewählt werden.

3.2 Welche Elemente sollten ausgewählt werden?

Für eine Dateiausgabe mit Daten (z. B. CSV oder Textdatei):

✔ Wählen Sie nur die Datenfelder, die exportiert werden sollen
✔ Die Felder sollten aus dem Datenbereich des Reports stammen
❌ Überschriften, Seitenzahlen oder Fußtexte nicht auswählen

Beispiel sinnvoller Felder:

• Kundennummer
• Kundenname
• Datum
• Betrag

3.3 Elemente zur Ausgabe hinzufügen

1. Markieren Sie ein Element in „Verfügbare Elemente“
2. Klicken Sie auf Hinzufügen (→)
3. Das Element erscheint in „Ausgewählte Elemente“
4. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Felder

3.4 Reihenfolge festlegen

• Die Reihenfolge der ausgewählten Elemente bestimmt:
  • die Spaltenreihenfolge in der Datei
• Nutzen Sie Nach oben / Nach unten, um die Reihenfolge anzupassen

4. Ausgabeformat wählen

Schließen Sie die Dateiausgabe mit OK.

Über den Reiter Datei rufen Sie Drucken auf.

Hier können Sie zwischen Drucken und Export auswählen.

Wählen Sie den Reiter Export.

Je nach Report stehen unterschiedliche Dateitypen zur Verfügung:

✔ PDF-Datei

• Geeignet für:
  • Anzeige
  • Archivierung
  • Versand per E-Mail
• Das Layout entspricht dem Report

✔ Text- oder CSV-Datei

• Geeignet für:
  • Excel
  • Datenweiterverarbeitung
• Enthält strukturierte Daten ohne Layout

Achtung: xlsx-Dateien werden von Reportbuilder oft falsch ausgegeben. Nutzen Sie oben aufgeführte Formate.

5. Dateiausgabe starten

1. Starten Sie den Exportvorgang mit OK
2. Der Report wird als Datei gespeichert

✅ Die Datei befindet sich im angegebenen Ordner.

6. Typische Hinweise

• Wird keine Datei erstellt, prüfen Sie:
  • „In Datei ausgeben“ aktiviert?
  • Dateiname korrekt?
• Ist die Datei leer, wurden keine Elemente ausgewählt
• Bei unerwarteten Zeilen wurden evtl. Überschriften mit exportiert

7. Merksatz

Ein Report wird nur dann korrekt als Datei ausgegeben,
wenn die gewünschten Elemente ausgewählt sind.