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Report als Text exportieren

Report als Datei ausgeben (Dateiausgabe einrichten)

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie einen Report nicht ausdrucken, sondern als Datei (z. B. PDF oder Textdatei) ausgeben.

1. Zweck der Dateiausgabe

Mit der Dateiausgabe können Sie einen Report:

  • als PDF speichern,
  • als Text- oder CSV-Datei exportieren,
  • für Archivierung, Weiterverarbeitung oder Versand nutzen.

Der Report wird dabei direkt als Datei erstellt, ohne dass ein Drucker benötigt wird.

2. Report öffnen

  1. Gehen Sie dazu auf den gewünschten Report.
  2. Über die rechte Maustaste und Entwurf öffnen Sie den Report im Reportbuilder.
  3. Prüfen Sie, ob alle Angaben, die exportiert werden sollen, im Report enthalten sind. Falls auch Spaltenüberschriften exportiert werden sollen, sollten diese sich im Titel-Band befinden.
  4. Wechseln Sie ggf. in die Vorschau, um den Report zu prüfen.
  5. Wählen Sie das Menü Datei und dann Dateiausgabe einrichten.

3. Dateiausgabe einrichten

Wählen Sie das Menü Datei und dann Dateiausgabe einrichten.

Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie diese Bereiche:

  • Dateiname
    • Durch Klick auf den Button Datei können ein Ordner und ein Dateiname voreingestellt werden. Beim späteren Export können Ordner und Dateiname noch angepasst werden.
    • Diese Einstellung ist bei den meisten Anwendungsfällen nicht notwendig.
  • Dateityp
    • Für die Ausgabe in eine Textdatei kann hier das Feldtrennzeichen festgelegt werden.
    • Voreinstellung: Durch Komma getrennt
    • weitere häufig verwendete Optionen: Semikolon oder Tabulator
  • Bänder
    • Auflistung aller Bänder des Reports, z.B. Titel, Kopf, Detailbereich
    • Nach Markierung eines Bandes werden in den nachfolgenden Listen alle Elemente angezeigt, die für den Export verwendet werden können.
    • Verfügbare Elemente
      • exportierbare Report-Elemente des markierten Bandes, sofern noch nicht für den Export ausgewählt
    • Ausgewählte Elemente
      • die bereits für den Export ausgewählten Report-Elemente des markierten Bandes

👉 Nur Elemente, die im Report enthalten sind, können ausgewählt werden.

3.1 Welche Elemente sollten ausgewählt werden?

Für eine Dateiausgabe mit Daten (z. B. Textdatei (CSV) oder Excel):

✔ Wählen Sie nur die Datenfelder, die exportiert werden sollen.
✔ Je nach Reportaufbau können Datenfelder aus dem Detailbereich, aus einem Gruppenkopf oder -fuß oder auch aus einem passenden Bereich eines Subreports stammen.
✔ Falls auch Spaltenüberschriften exportiert werden sollen, müssen entsprechende Elemente im Report enthalten sein und hier ebenfalls ausgewählt werden. Diese Elemente müssen sich in einem Bereich befinden, der nur einmal zu Beginn des Reports erscheint, z.B. im Titel.
❌ Allgemeine Überschriften, Seitenzahlen oder Fußtexte nicht auswählen.

Beispiel sinnvoller Felder:

  • Kundennummer
  • Kundenname
  • Datum
  • Betrag

3.2 Elemente zur Ausgabe hinzufügen

  1. Markieren Sie ein Element in „Verfügbare Elemente"
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen (→)
  3. Das Element erscheint in „Ausgewählte Elemente"
  4. Wiederholen Sie dies für alle benötigten Felder

3.3 Reihenfolge festlegen

  • Die Reihenfolge der ausgewählten Elemente bestimmt:
    • die Spaltenreihenfolge in der Datei
  • Nutzen Sie Nach oben / Nach unten, um die Reihenfolge anzupassen
  • Sofern auch Spaltenüberschriften exportiert werden, müssen die Reihenfolge der Überschriften und der Einzeldaten zueinander passen.

4. Export

Aus der Druckvorschau heraus kann der Export gestartet werden. Neben dem Druckersymbol finden Sie den Button für den Export:

Es wird der Dialog Drucken geöffnet. Dieser bietet 2 Bereiche. Sie befinden sich bereits im Bereich Export.

Dateityp

Wählen Sie den gewünschten Dateityp. Folgende Typen bieten sich für den Export an:

✔ PDF Datei

  • Geeignet für:
    • Anzeige
    • Archivierung
    • Versand per E-Mail
  • Das Layout entspricht dem Report

✔ Textdatei

  • Geeignet für:
    • Datenweiterverarbeitung
    • Import in Excel
  • Enthält strukturierte Daten ohne Layout

✔ Xlsx Daten Datei

  • Geeignet für:
    • direkte Weiterbearbeitung in Excel
  • Enthält strukturierte Daten inkl. Schriftformatierung

Wohin

Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Datei abgelegt werden soll und geben Sie einen Dateinamen an.

Ausführung

Starten Sie den Exportvorgang mit OK

Der Report wird als Datei gespeichert

✅ Die Datei befindet sich im angegebenen Ordner.

5. Typische Hinweise

  • Wird keine Datei erstellt, prüfen Sie:
    • Ist der eingestellte Ordner erreichbar?
    • Wurde ein gültiger Dateiname angegeben?
  • Ist die Datei leer, wurden keine Elemente ausgewählt.
  • Bei unerwarteten Zeilen wurden evtl. Überschriften mit exportiert.

6. Merksatz

Ein Report wird nur dann korrekt als Datei ausgegeben,
wenn die gewünschten Elemente ausgewählt sind.