Grundlegende Konfigurationen und Vorgaben

Bevor Sie mit der Arbeit im e-vendo System starten müssen Sie einige grundsätzliche Einstellungen und Vorbereitungen treffen.

Landesvorgaben

Falls Ihre Firma Ihren Sitz nicht in Deutschland hat, passen Sie die Landesvorgaben bitte so an, dass Ihr Land die Landnummer 1 erhält (Sie können das Land mit der Nummer 1 entsprechend umbenennen und Deutschland dafür an die bisherige Stelle Ihres eigenen Landes setzen).

Die eigene Adresse

Legen Sie als erstes die Adresse Ihrer Firma an. Öffnen Sie dazu das Modul Adressen aus der Navigationsgruppe Verwaltung oder über den Modulfinder. Klicken Sie im Formular für die Adressensuche auf den Button Neuanlage.

Nun wird das Fenster Adresse angezeigt und in diesem Fenster der Reiter Anschrift (Firma) aktiviert.

Tragen Sie jetzt in die einzelnen Felder die entsprechenden Informationen ein. Betätigen Sie abschließend die Schaltfläche Speichern.

Filialen und Lagerorte

Als nächstes sollten Sie Ihre Filialen und Lagerorte erfassen sowie die Kopfbögen der Filialen einrichten. Sie finden alle Punkte im Modul Konfiguration.

Abt./Filialverwaltung

Öffnen Sie die Filialverwaltung über den Modulfinder oder über System / Konfiguration / Stammdaten.

Erstellen Sie für jede Filiale einen Eintrag. Für den Onlineshop kann eine separate Filiale eingetragen werden.

Tragen Sie im Reiter Anschrift die notwendigen Informationen ein. Hinterlegen Sie jeweils die Adressen sowie Emailabsendedaten (SMTP) und Signaturen bei filialbezogenem Absender.

Hinterlegen Sie bei der Filiale, die für den Onlineshop verwendet werden soll, zudem Ihre AGB, das Logo sowie impressumsrelevante Daten.

Kopfbogen einrichten

Öffnen Sie das Modul Kopfbogen über den Modulfinder oder über System / Konfiguration / Stammdaten.

Richten Sie beliebig viele Kopfbögen ein, mindestens jedoch einen für jede Filiale. Über die Reiter Kopfzeile, Absender, Logo und Fußzeile können Sie die benötigten Daten erfassen.

Lagerort

Öffnen Sie das Modul Lagerverwaltung über den Modulfinder oder über System / Konfiguration / Artikel. Legen Sie die Lagerorte entsprechend Ihrer räumlichen Struktur an.

In e-vendo wird mit einer zweistufigen Lagerstruktur gearbeitet. Der Lagerbestand wird immer in den Lagerorten geführt. Die Hauptlagerorte dienen der Strukturierung und der Zuordnung zu den Filialen.

Definieren Sie die benötigten Hauptlagerorte und ordnen Sie diesen jeweils eine Filiale zu. Definieren Sie in den Hauptlagerorten die eigentlichen Lagerorte.

Richten Sie auch Rückbuchungslagerorte pro Filiale ein. Diese sollten als Sperrlagerort definiert werden.

Tipp: Gibt es Lagerorte, in denen nicht automatisch reserviert werden darf, z.B. Ladengeschäfte? Dann entsprechend Lagertyp „keine automatische Reservierung“ wählen

Anlegen eines Mitarbeiters

Beim Starten von e-vendo meldet sich jeder Nutzer mit einem Benutzernamen und einem Kennwort an. Die Nutzer von e-vendo können unterschiedliche Zugriffsrechte für die einzelnen Module haben. Damit diese auch wirksam werden, müssen die einzelnen Mitarbeiter in e-vendo eingetragen werden.

Einen neuen Mitarbeiter legen Sie wie folgt an:

Neuanlage

Öffnen Sie das Modul Mitarbeiter aus der Navigationsgruppe Verwaltung. Es erscheint das Formular für die Mitarbeitersuche. Klicken Sie auf den Button Neuanlage. Es erscheint das Formular für die Eingabe der Mitarbeiterdaten.

Sollten schon Mitarbeiter vorbereitet sein, dann können Sie auch den Suchdialog mit OK bestätigen, anschließend einen Mitarbeiter in der Liste markieren und auf den Button Bearbeiten klicken.

Stammsatz

Tragen Sie in die Felder Name, Vorname und Kurzzeichen die entsprechenden Informationen ein. Alle anderen Angaben, die Sie in diesem Formular sehen, können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nachtragen. Erfassen Sie auf diese Weise alle Mitarbeiter, die mit dem e-vendo System arbeiten sollen.

Tipp: Legen Sie virtuelle Kassenmitarbeiter an, die zum Öffnen der Kasse verwendet werden und legen Sie die jeweiligen Standorte fest

Einrichtung Rechtegruppen

Überlegen Sie sich vor dem Start welche Rechte Ihre Mitarbeiter im e-vendo System haben sollen und legen Sie dafür Rechtegruppen an. Es ist zu empfehlen, eine Grundrechtegruppe anzulegen und bei Bedarf weitere Rechtegruppen mit zusätzlichen Rechten einzurichten und zuzuweisen. Das Zuordnen der Rechte nehmen Sie im Mitarbeiter-Stammsatz im Reiter „Rechte“ vor. Vergeben Sie für jeden Mitarbeiter die entsprechenden Rechte, die Sie ihm bewilligen möchten. Falls Sie selbst der Systemadministrator sind, sollten Sie sich alle Rechte erteilen und dafür die Schaltfläche alle verwenden. Speichern Sie jetzt die Angaben mit Hilfe der Schaltfläche Speichern ab.

Einrichtung Kassen

Bevor Sie mit der Kasse starten, müssen die verschiedenen Kassen im System angelegt werden. Dafür steht Ihnen unter System / Konfiguration / Kassensysteme ein entsprechender Konfigurationsbereich zur Verfügung. Eventuell ist es auch ratsam, bestimmte Lagerorte für Abbuchungen und Rückbuchungen zu definieren.

Richten Sie anschließend den Kassenbonreport ein und weisen Sie den jeweiligen Bondrucker zu. Dazu aktivieren Sie die Anzeige der Reports (über Kassenkonfiguration - bearbeiten - Konfiguration - Einstellungen - Drucken: Reports zum Editieren anzeigen) und wählen den Drucker im Bonreport aus. Danach deaktivieren Sie die Bearbeitung wieder, um die regelmäßige Anzeige des Auswahldialogs zu unterdrücken.

Als letztes können Sie Anzahlungsartikel und Gutscheinartikel anlegen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor:

• Erstellen Sie einen Artikel mit einer einfach zu merkende Artikelnummer (z.B. ANZ) und eine entsprechende Kurzbezeichnung.
• Legen Sie für diesen Artikel den Typ Artikel (Text in Kasse editierbar) fest und deaktivieren Sie alle Checkboxen im Bereich Artikelmerkmale (Lagerartikel, skontofähig, Seriennummer, rabattfähig,…)
• Legen Sie fest, dass dieser Artikel für die Leistung und Verrechnung von Anzahlungen verwendet werden soll.
• Gehen Sie dafür in das Modul Konfiguration, auf den Punkt Kassensystem. In diesem Fenster klicken Sie auf den Button bearbeiten und dann auf den Button Konfiguration. Im Reiter Einstellungen können Sie Artikelnummer für allgemeine Anzahlungen eintragen.

Falls Sie auch Anzahlungen für konkrete Aufträge entgegennehmen möchten, legen Sie dafür in der gleichen Art und Weise einen Artikel an und ordnen Sie diesen der Kasse zu.

Um Gutscheine, die in der Gutscheinverwaltung erzeugt wurden, an der Kasse verkaufen zu können, benötigen Sie ebenfalls einen entsprechenden Artikel. Verfahren Sie hier wie bei den Anzahlungen. Allerdings muss hier als Artikeltyp normaler Artikel verwendet werden.

Diese Schritte sind für alle Kassen zu wiederholen. Sie können für alle Kassen die gleichen Artikel für Anzahlungen und Gutscheine verwenden.

Arbeitsplatzkonfiguration

Die folgenden Einstellungen müssen für jeden Mitarbeiter separat ausgeführt werden.

Öffnen Sie das Modul Arbeitsplatzkonfiguration aus dem Bereich System. Wählen Sie im Reiter Standort/Lager die Filiale aus, zu der dieser Arbeitsplatz gehört sowie den Lagerort, auf den Sie von diesem Arbeitsplatz aus im Standardfall zugreifen.

Für die Mitarbeiter, die die Kasse nutzen sollen, muss zusätzlich auch die Kasse angegeben werden, auf die der Mitarbeiter zugreifen soll.