Belegverwaltung - Reiter Belegstatus
(Weitergeleitet von Belegstatus)
Dieser Reiter enthält Informationen zur Belegfamilie, Buchungsdaten sowie Zahlungen und mehr.
Inhaltsverzeichnis
Die Nummernkreise der einzelnen Belegtypen werden im ❯Reiter Nummernvorgaben der ERP-Systemvorgaben festgelegt und verwaltet.
Hauptbereich
Belegdaten
- Belegursprung
- Der Belegursprung wird zusammengesetzt aus der Filiale und dem Vertriebskanal, in welchem der Beleg generiert wurde. Die Syntax bleibt dabei immer gleich.
- Es ergibt sich also die Folgende Syntax: Filiale: [Name der Filiale] über "[Kanal]"
- Dies kann bspw. wie folgt aussehen: Filiale Berlin über "Online-Shop"
- Wurde der Beleg über einen Marktplatz importiert (bspw. ❯Amazon oder ❯ebay), so wird die Syntax um den Namen des ❯Marktplatz-Accounts erweitert.
- Hier ergibt sich dann die folgende Syntax: Filiale: [Name der Filiale] über "[Kanal]" mit dem Account "[Account-Name]"
- Dies kann bspw. wie folgt aussehen: Filiale Templin über "ebay (API)" mit dem Account "ebay DE"
- Auftrags-Nr (extern)
- Dieses Feld wird verwendet, um externe Auftragsnummern abzulegen.
- Wird aus einem gebuchten Auftrag oder einer gebuchten Rechnung herausüber den ❯Button Vorgang eine ❯Gutschrift erstellt, so wird hier die Rechnungsnummer der Quellrechnung eingetragen.
- Bei Marktplatz-Aufträgen wird hier die Auftragsnummer des Marktplatzes abgelegt, sodass nach dieser gesucht werden kann.
Sofern das System mit einem Marktplatz (idealo, ebay, etc) verbunden ist, sollte dieses Feld nicht manipuliert werden, da e-vendo beim Auftragsimport dieses Feld gegenprüft, um das Anlegen von Duplikaten zu vermeiden.
- Beleg-Nr
- Dieses Feld zeigt die interne Belegnummer des aktuellen Beleges an.
Stamm
- Dieser Button ruft den Stammbeleg der Belegfamilie auf.
- Im Feld rechts neben diesem Button wird die Belegnummer des Stammbeleges angegeben.
Die Belegnummer eines Beleges ist ein einzigartiges Merkmal. Wird ein Beleg jedoch als erster einer Belegfamilie erstellt, ist seine Belegnummer gleichzeitig die Stammbelegnummer. Alle Belege der Belegfamilie teilen sich diese Stammbelegnummer, damit diese einander zugeordnet werden können.
- Angeb.-Nr
- Enthält die Belegfamilie ein Angebot, so wird in diesem Feld dessen Belegnummer als Angebotsnummer hinterlegt.
Auftrags-Nr
Belegtyp
AU
RE
GU
- In dieses Feld wird die Auftragsnummer des Beleges eingetragen.
- Auftragsnummern entstehen automatisch bei der Anlage von Aufträgen und Rechnungen und folgen einem eigenen ❯Nummernkreis.
- Diese Nummer ist veränderbar, solange der Beleg nicht gebucht oder abgeschlossen ist und keine Vorgänger- oder Nachfolgebelege existieren.
- Auftrags-Nr
Belegtyp
AU
RE
GU
- Wurde der Beleg gebucht oder es wurden Vorgänger- oder Nachfolgebelege erstellt, verschwindet der Button zum Anpassen der Auftragsnummer.
- Bei Angeboten und Lieferscheinen wird die Auftragsnummer ausschließlich angezeigt.
Int. Auftr.-Nr
Belegtyp
BE
- Bei Bestellungen kann über diese Funktion der Belegfamilie eine andere, bereits bestehende, Bestellung zugeordnet werden.
- Enthält die zuzuordnende Bestellung bereits Lieferscheine, so werden diese ebenfalls transferiert und der Belegfamilie zugewiesen.
- angelegt
- Dieses Feld gibt das Datum der Erstellung des Beleges an. Über Reports kann zusätzlich der genaue Zeitpunkt ausgelesen werden.
- Angebot
- In dieses Feld wird das Datum der Erstellung des Angebotes der Belegfamilie eingetragen. Über Reports kann zusätzlich der genaue Zeitpunkt ausgelesen werden.
Li. geplant
- Bei Bedarf kann über diesen Button ein Datum gewählt werden, zu welchem die Lieferung geplant ist. Dies hat Auswirkungen auf die Anzeige des Beleges im ❯Liefervorschlag (WA).
- Zusätzlich wird dieser Wert in die zugehörigen Lieferscheine übernommen.
- Dieses Feld kann nur solange manipuliert werden, solange der Beleg sowie der zugehörige Lieferschein noch nicht gebucht wurden.
- Wird ein geplantes Lieferdatum hinterlegt, kann keine Kalenderwoche für die geplante Lieferung mehr hinterlegt werden.
- Li. geplant
- Sofern der Beleg gebucht wurde, weicht der Button der reinen Anzeige.
- Bei Lieferscheinen wird das geplante Lieferdatum ausschließlich angezeigt.
Liefer-KW
- Bei Bedarf kann über diesen Button ein Datum gewählt werden, zu welchem die Lieferung geplant ist. Anschließend wird in dieses Feld die entsprechende Kalenderwoche eingetragen. Dies hat Auswirkungen auf die Anzeige des Beleges im ❯Liefervorschlag (WA).
- Zusätzlich wird dieser Wert in die zugehörigen Lieferscheine übernommen.
- Dieses Feld kann nur solange manipuliert werden, solange der Beleg sowie der zugehörige Lieferschein noch nicht gebucht wurden.
- Wird eine Kalenderwoche für die geplante Lieferung hinterlegt, kann kein geplantes Lieferdatum mehr hinterlegt werden.
- Liefer-KW
- Sofern der Beleg gebucht wurde, weicht der Button der reinen Anzeige.
- Bei Lieferscheinen wird das geplante Lieferdatum ausschließlich angezeigt.
- Gutschr.-Nr
- Sofern zu diesem Beleg eine ❯Gutschrift erstellt wurde, wird die Belegnummer der Gutschrift in dieses Feld eingetragen.
- Gedruckt
- Dieses Feld zeigt die Anzahl der bisher erfolgten Ausdrucke an.
- Dabei werden Ausdrucke auf den Bildschirm oder als PDF nicht gezählt; lediglich tatsächliche Ausdrucke über Drucken auf einen physischen Drucker gehen in die Zählung ein.
- Exportstatus
- In diesem Feld wird der aktuelle Exportstatus des Beleges als Zahlenwert hinterlegt.
- 0 ist dabei der Standardwert, während 1 bedeutet, dass ein Export (über eConnect, EDI etc.) stattgefunden hat.
Logstatus
- Ein Klick auf diesen Button öffnet das Fenster Beleglog. Hier wird der Werdegang von Belegen, die von externen Marktplätzen (EDI, ebay, Amazon etc.) kommen, protokolliert.
- Sofern es sich um eine ❯Gutschrift handelt, wird der bei deren ❯Erstellung vom Nutzer eingegebene Begründung hier abgelegt.
- Kopfbogen
- In diesem Drop-Down-Menü wird der vom Beleg verwendete ❯Kopfbogen angezeigt und kann hier geändert werden, sofern der Beleg noch nicht gebucht wurde.
- Welcher Kopfbogen bei der Erstellung des Beleges vorbelegt wird, richtet sich nach mehreren Faktoren:
- Wurde der Beleg vom System angelegt, wird derjenige Kopfbogen verwendet, der für diese Filiale erstellt wurde (siehe Kopfbogenkonfiguration).
- Der Webshop und die Marktplätze sind immer einer spezifischen Filiale zugewiesen. Dadurch wird immer der Kopfbogen der entsprechenden Filiale genutzt.
- Wurde der Beleg manuell erstellt, richtet sich die Wahl des Kopfbogens nach der Filiale, in welcher der Mitarbeiter angemeldet ist. Dies kann in der ❯Arbeitsplatzkonfiguration festgelegt werden.
- Enthält die Kopfbogenkonfiguration mehrere Kopfbögen pro Filiale, wir der zuerst erstellte genommen.
Bearbeiter | Bearbeiter
- Dieses Feld zeigt den ❯Mitarbeiter an, der den Beleg erstellt hat.
- Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet den ❯Suchdialog für Mitarbeiter, um einen neuen Bearbeiter festzulegen.
- Kundenkarte
Belegtyp
AN
AU
RE
GU
WA
WE
- In dieses Feld kann eine externe Kundennummer eingetragen werden.
- Diese externe Kundennummer kann auch ❯importiert werden.
- Datum vom
- Bei Bedarf kann dieses Feld das Datum für die externe Auftragsnummer hinterlegt werden.
Feedback
Belegtyp
AU
RE
GU
- Nach dem Klick öffnet sich ein Fenster, in welchem die zu diesem Beleg angefallenen eKomi-Bewertungen gesammelt werden.
Vorgänger
- Das Feld neben diesem Button zeigt die Belegnummer des direkten Vorgängerbeleges an.
- Ein Klick auf diesen Button öffnet den Vorgängerbeleg.
Nachfolger
- Das Feld neben diesem Button zeigt die Belegnummer des direkten Nachfolgebeleg an.
- Ein Klick auf diesen Button öffnet den Nachfolgebeleg.
- Rechnungs-Nr
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
WA
WE
- In diesem Feld wird die Rechnungsnummer der Rechnung der Belegfamilie eingetragen.
- Diese Nummer wird im ❯Rechnungsausgangsbuch in der Spalte Belegnummer ausgegeben.
- Eine Rechnungsnummer wird erst dann generiert, wenn die Rechnung gebucht wird.
- Wird die Rechnung storniert und anschließend wieder gebucht, entsteht eine neue Rechnungsnummer.
- Lieferschein-Nr
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
WA
WE
- In diesem Feld wird die Lieferscheinnummer des zugehörigen Lieferscheines eingetragen.
- Eine Lieferscheinnummer wird erst dann generiert, wenn der Lieferschein gebucht wird.
- Beim Buchen eines Wareneingangs erscheint ein Dialog, um eine Lieferscheinnummer zu vergeben (etwa, um die vom Lieferanten festgelegte Lieferscheinnummer einzutragen). Diese Nummer wird in das Feld Lieferschein-Nr eingefügt.
- Beim Buchen eines Warenausgangs hingegen wird vom System eine Lieferscheinnummer gemäß des Nummernkreises der Lieferscheine gebildet und abgelegt.
- Wird ein Warenausgangslieferschein storniert und anschließend erneut gebucht, wird eine neue Lieferscheinnummer generiert.
- Auftrag
- Dieses Feld zeigt das Anlagedatum des Auftrages der Belegfamilie an.
- Beginnt der Werdegang eines Vorgangs mit einer Rechnung, wird hier das Anlagedatum der Rechnung eingetragen.
☑
Rechnung
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
WA
WE
- Neben der Checkbox wird das Datum der Buchung der Rechnung eingetragen.
- Wird diese Checkbox in einem Auftrags- oder Rechnungsbeleg gesetzt, erscheint beim Buchen der Rechnung ein Pop-Up, welches die manuelle Eingabe eines Rechnungsdatums ermöglicht. Damit kann eine Rechnung vor- oder rückdatiert werden.
- Diese Checkbox kann auch als Standard in neuen Belegen immer aktiviert werden. Dazu muss die Option Bei Neuanlage Rechnungsdatum MANUELL aktivieren in den ❯Belegvorgaben 4 gesetzt werden.
☑
Lieferung
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
WA
WE
- Neben der Checkbox wird das Datum der Buchung des Lieferscheines eingetragen.
- Wird diese Checkbox in einem WA-Beleg gesetzt, erscheint beim Buchen des Lieferscheines ein Pop-Up, welches die manuelle Eingabe eines Lieferdatums ermöglicht. Damit kann eine Lieferung vor- oder rückdatiert werden.
- Soll dies immer passieren, kann die Option Bei Neuanlage Lieferdatum MANUELL aktivieren in den ❯Belegvorgaben 4 gesetzt werden.
- Gewicht
- Dieses Feld gibt das aus den Belegpositionen errechnete Gesamtgewicht des Beleges an.
- Gewichtsinformationen können im ❯Reiter Zusatzinformation der Artikelverwaltung hinterlegt werden.
- Tracking-Nr
Belegtyp
WA
WE
- In dieses Feld wird die Trackingnummer der Lieferung eingetragen, sofern e-vendo mit einem ❯Versandsystem verbunden ist.
- Über den Button neben dem Feld kann manuell eine Trackingnummer hinterlegt werden.
- Exportbeleg-Nr
- Dieses Feld wird kundenspezifisch gefüllt und hat für die meisten Nutzer keine Relevanz.
- Geschlossen
- Dieses Feld enthält das Datum des Belegabschlusses. Ein Beleg wird abgeschlossen (und damit nicht mehr bearbeitbar), wenn er gebucht oder über den Button ❯Vorgang die Belegbearbeitung abgeschlossen wird.
Kosten (S/T)
- Wenn vorhanden, zeigt das Feld die zugeordnete ❯Kostenstelle bzw. den zugeordneten ❯Kostenträger an.
- Ein Klick auf diesen Button bietet die Auswahl an, ob für diesen Beleg eine Kostenstelle oder ein -träger verwendet werden soll.
- Kostenstellen können ❯Filialen, ❯Mitarbeitern und ❯Artikeln zugewiesen werden.
- Hingegen werden ❯Kostenträger hauptsächlich für Projekte eingesetzt.
Filiale
- Dieser Button öffnet ein Menü zur Auswahl der ❯Filiale, auf welche dieser Beleg gebucht wird.
- Standardmäßig wird hier diejenige Filiale eingetragen, in welcher der Beleg generiert wurde (siehe Belegursprung). Legt ein Mitarbeiter einen Beleg an, wird automatisch diejenige Filiale gewählt, in welcher der Mitarbeiter angemeldet ist.
Vertreter
- Wurde der Adresse vor dem Erstellen des Beleges im Reiter ❯Faktura (Deb.) bzw. ❯Faktura (Kred.) ein Betreuer zugewiesen, wird dieser hier aufgeführt.
- Ein Klick auf diesen Button öffnet den ❯Suchdialog der Mitarbeiterverwaltung, um einen neuen Mitarbeiter als Vertreter einzutragen.
- Wird dieser Suchdialog mittels Klick auf Abbrechen geschlossen, erscheint die Nachfrage, ob der Vertreter aus dem Beleg entfernt werden soll.
Lieferart
- Dieses Feld ist derzeit ohne Funktion.
- Die Durchführung von Streckenlieferungen (drop shipping) wird im ❯Artikel Prozesse beschrieben.
Belegfreigabestatus
Bei der Neuanlage eines Beleges wird der Freigabestatus durch die Einstellungen im Reiter Automatik (Workflow) der ❯Zahlungsartenkonfiguration determiniert.
Wird ein anderer Status gewählt und der Beleg gespeichert, erscheint eine Abfrage, ob diese Änderung in alle nicht abgeschlossenen Belege der Belegfamilie übernommen werden soll.
Je nach gewähltem Status wird der Infotext im ❯Kopfbereich des Beleges ❯eingefärbt.
Die letzte vorgenommene Änderung wird mit Mitarbeiternummer und Zeitangabe unter den Freigabestatus ausgewiesen.
Andere Status als Beleg freigegeben können nicht vollständig gebucht werden. Hier eine Übersicht dazu:
| Freigabestatus | Rechnung | Lieferschein | Besonderheiten | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bearbeitung möglich | Buchen möglich | Bearbeitung möglich | Buchen möglich | |||
| Beleg freigegeben | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Beleg zur Prüfung | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
| Beleg gesperrt | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
| Beleg für die Berechnung gesperrt | ✓ | ✗ | ✓ | ✓ | ||
| Beleg für die Lieferung gesperrt | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ | ||
| Beleg wartet auf externes Ereignis | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | wird durch Zahlungseingang freigegeben | |
| Beleg wartet auf Marktplatzfreigabe | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | wird durch Marktplatz freigegeben | |
| Beleg durch Marktplatz gesperrt | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
| Marktplatzbeleg wartet auf manuelle Prüfung | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
| Marktplatzbeleg storniert | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
| Beleg exportiert, warten auf Rückinfo | ✓ | ✗ | ✓ | ✗ | ||
Unterreiter zugeordnete Belege
Belegliste
In diesem Reiter werden im oberen Bereich alle Belege der Belegfamilie angezeigt. Eine Belegfamilie entsteht, wenn aus einem Beleg ein anderer generiert wird, also bspw.
- ein Lieferschein aus einer Rechnung gebildet wird, oder
- ein Auftrag aus einem Angebot, oder
- eine Gutschrift aus einer Rechnung.
Im Sinne dieser Verknüpfung heißen diese Belege dann Vorgänger- oder Nachfolgebelege. Wird also aus einer Rechnung ein Lieferschein erstellt, ist
- die Rechnung der Vorgängerbeleg zum Lieferschein, sowie
- der Lieferschein der Nachfolgebeleg zur Rechnung.
Anhand der Spalte Beleg-Nr. ist durch das Belegkürzel (RE, AU, WA usw.) auch erkennbar, um welchen Belegtyp es sich handelt.
Mit einem Doppelklick auf einen der Belege der Familie wird der aktuelle geschlossen und der markierte geöffnet.
- farbliche Kodierung des Zeilenhintergrundes
| Es sind keine Vorgänger- und Nachfolgebelege vorhanden. Der Beleg selbst ist nicht gebucht. | |
| Der Beleg wurde gebucht. | |
| Es ist ein Nachfolgebeleg vorhanden. | |
| Es sind Vorgänger- und Nachfolgebelege vorhanden. | |
| Es ist ein Vorgängerbeleg vorhanden. |
In der unteren Tabelle werden die Belegpositionen des aktuell markierten Beleges dargestellt. Dies ist sinnvoll, um Teilrechnungen, -lieferungen sowie partielle Gutschriften, Retouren und Austausche nachvollziehen zu können.
- Darstellung der Gesamtbeträge
Belegtyp
AN
AU
RE
GU
BE
- Direkt unter der Tabelle der Belegpositionen werden die Gesamtbeträge der einzelnen Belegtypen der Belegfamilie dargestellt.
Buttons am unteren Rand
Belegtyp
AN
AU
RE
GU
BE
Unter der Tabelle mit den Belegpositionen stehen noch einige Funktionen zur Belegverwaltung zur Verfügung.
Zuordnen
- Um auch zu einem späteren Zeitpunkt die Möglichkeit zu haben, Belege in einen Zusammenhang zu bringen, steht diese Schaltfläche zur Verfügung.
- Nach dem Klick öffnet sich der ❯Suchdialog der Belegverwaltung. Wurde über diesen ein Beleg gefunden und bestätigt, wird dieser in der Tabelle der Belegfamilie aufgeführt.
- Bei einer Zuordnung wird die Stammbelegnummer des Quellbeleges (also desjenigen, aus welchem die Zuordnung gestartet wurde) als Stammbelegnummer im Zielbeleg (also im zugeordneten Beleg) eingetragen. Nach der Zuordnung muss der Quellbeleg gebucht oder abgeschlossen werden, damit eine Speicherung erfolgt.
Bearbeiten
- Öffnet den markierten Beleg.
Buchen Storno
- Dieser Button sorgt dafür, dass der markierte Beleg - je nach dessen aktuellem Buchungsstatus - gebucht oder storniert wird.
- Druckt den markierten Beleg mit den im Druckdialog eingestellten Optionen aus.
... Druckoptionen öffnen
- Öffnet den ❯Druckdialog für den markierten Belegtyp.
Löschen
- Diese Funktion versucht, den Beleg zu löschen. Ist dieser bereits gebucht, erscheint eine Abfrage, die darüber informiert und anbietet, den Beleg zu stornieren und anschließend zu löschen.
- Wurden im ❯Rechnungsausgangsbuch bereits Zahlungen verbucht, müssen diese vorher revidiert werden.
- Wurde eine Rechnung mit einem externen Zahlungsdienstleister (bspw. PayPal, Amazon pay) beglichen, so ist ein Löschen nicht möglich. Stattdessen sollte über den Button ❯Vorgang eine ❯Gutschrift erstellt werden.
Reservierung
- Dieser Button erscheint nur, wenn ein WA-Lieferschein markiert wird, und ruft den ❯Reservierungsassistenten für den markierten Beleg auf.
Unterreiter zugeordnete Zahlungen
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
In diesem Unterreiter werden die Zahlungen angegeben, die bereits im ❯Reiter OP-Information des Rechnungsausgangsbuches eingetragen wurden.
Auch mit diesem Beleg verrechnete ❯Anzahlungen werden hier angegeben.
Der aktuelle Belegsaldo wird hier ebenfalls angezeigt, ist jedoch auch - nach dem Buchen der Rechnung - im ❯Kopfbereich sichtbar.
Unterreiter Zahlungssystem
Belegtyp
AU
RE
GU
BE
Wird ein Beleg von einem externen Zahlungsanbieter abgewickelt (bspw. PayPal, Amazon Pay, Sofortüberweisung, Saferpay), so werden die Daten der Finanztransaktion hier hinterlegt.
In der Spalte Zahlartstatus wird der aktuelle Status der Transkation ausgegeben. Dies ist dahingehend wichtig, als dass die meisten Zahlungen asynchron laufen; der Beleg wird also angelegt und die Zahlung reserviert (Spalte Betrag reserviert), während der Zahlungsdienstleister eine Prüfung des Kunden durchführt oder das Geld von diesem einzieht.
Ist dies erledigt, findet die Buchung statt und der Zahlungsdienstleister gibt diese Information an e-vendo weiter und autorisiert diese. Ersichtlich ist das in den Spalten Betrag gebucht sowie Autorisiert am.
PayPal-Erstattung (nur bei PayPal)
- Wird PayPal als Zahlungssystem verwendet, ist es möglich, über diese Funktion eine Erstattung aus dem Beleg heraus vorzunehmen.
- In diesem Dialog werden die meisten Informationen vorbelegt; hier kann noch entschieden werden, ob es sich um eine vollständige oder Teilerstattung handelt.
- Nach dem Bestätigen des Dialoges wird die Erstattung sofort durchgeführt.
Amazon-Erstattung (nur bei Amazon Pay)
- Auch bei mit Amazon Pay beglichenen Rechnungen ist es möglich, den Rechnungsbetrag teilweise oder komplett zurückzubuchen.
Zahlungsinformation (nur bei Amazon Pay)
- Kann der Zahlungsvorgang aus verschiedenen Gründen nicht durchgeführt werden, kann er mithilfe dieser Funktion von verschiedenen Sprungpunkten aufgenommen und fortgeführt werden.
- Sinnvoll sind diese Optionen auch, wenn Bestandteile des Prozesses (Geldeinzug, Autorisierung) vom Nutzer in der Seller Central durchgeführt wurden. Der Prozess in e-vendo wird damit gebrochen und kann nicht mehr automatisch durchgeführt werden.
Optionen zur Verwaltung von Amazon Pay-Zahlungen
◉
Information zur Zahlung
- Diese Option ruft den aktuellen Status des Zahlungsvorgangs von Amazon ab.
◉
Autorisierungsstatus "Authorize"
- Autorisiert die Zahlung und führt den restlichen Prozess fort.
◉
Buchungsstatus "Capture"
- Setzt den Status der Transaktion auf diesen Status, der besagt, dass der Betrag eingezogen wurde. Dies ist nötig, wenn der Betrag manuellin der Seller Central eingezogen wurde.
◉
Rechnung manuell buchen
- Erlaubt das manuelle Buchen der Rechnung und damit das Übergehen des Autorisierungs- und Buchungsprozesses von Amazon Pay.
◉
Rückbuchungsstatus "Refund"
- Setzt den Status auf "zurückerstattet". Dies ist nötig, wenn in der Seller Central die Rückbuchung manuell angewiesen wurde.
- Um eine normale Erstattung anzuweisen, kann der Button Amazon-Erstattung benutzt werden.
Reiter und deren Inhalte
Prozesse
