Kalender / Wiedervorlage - Neuanlage und Bearbeitung von Terminen

Termine können in folgenden Bereichen des Systems angelegt und verwaltet werden:

• Adressverwaltung
• Belegverwaltung
• Reparaturverwaltung
• Kalender / Wiedervorlage

Termine in anderen Modulen

Adressverwaltung

Adressgebundene Termine/Wiedervorlagen sowie Aktivitäten können im Reiter Aktivitäten der Adressverwaltung angelegt und bearbeitet werden.

Belegverwaltung

Um einen Termin für einen konkreten Beleg, z.B. ein Angebot, zu erstellen, können Sie diesen Termin direkt im Beleg im Reiter Wiedervorlage erfassen.

Alle mit einem Beleg verknüpften Termine/Aktivitäten werden in diesem Reiter angezeigt.

Reparaturverwaltung

In der Reparaturverwaltung können Termine, die mit der aktuellen Reparatur zusammenhängen, angelegt werden.

Termine für Reparatureingang und -ausgang werden im Reiter RMA-Beleg angelegt, der Termin für die Reparatur selbst im Reiter Kostenvorschlag.

Kalender / Wiedervorlage

Termin anlegen

Sie können in folgenden Ansichten des Kalenders neue Termine anlegen:

• Tag
• Woche
• Monat

Markieren Sie in der Spalte des Mitarbeiters/der Gruppe, für den/die der Termin gelten soll, den entsprechenden Zeitraum.

Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste in der Markierung und wählen Sie die benötigte Option aus.

Termin ohne Verbindung zu einer Adresse

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den zuvor markierten Bereich und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Termin neu.

Es wird für den markierten Zeitraum ein Termin angelegt, der mit keiner konkreten Adresse verknüpft ist.

Termin für eine Adresse

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den zuvor markierten Bereich und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Termin für Adresse.

Es erscheint der Adressen-Suchdialog. Wählen Sie darüber die benötigte Adresse aus.

Es wird für den markierten Zeitraum ein Termin angelegt, der mit der gewählten Adresse verknüpft ist.

Termin für eine Reparatur

Es werden 3 Terminarten für die Reparatur unterschieden:

Reparatureingang

Verwenden Sie diesen Termin, um den Zeitpunkt anzugeben, wann der Kunde den zu reparierenden Artikel abgeben wird bzw. wann er beim Kunden abgeholt werden soll.

Reparatur (intern)

Verwenden Sie diesen Termin, um den Zeitraum anzugeben, in dem die Reparatur ausgeführt werden soll.

Reparaturausgang

Verwenden Sie diesen Termin, um den Zeitpunkt anzugeben, wann der Kunde den reparierten Artikel abholen wird bzw. wann er dem Kunden geliefert werden soll.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den zuvor markierten Bereich und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Termin für Reparaturxxx für die benötigte Terminart (s.o.)

Es erscheint der Suchdialog für Reparaturen. Wählen Sie darüber den benötigten RMA-Beleg aus.

Bei Auswahl der Terminart Reparatureingang kann auch ein neuer Reparaturvorgang angelegt werden.

Es wird für den markierten Zeitraum ein Termin angelegt, der mit der gewählten Reparatur verknüpft ist.

Termin bearbeiten

Um einen Termin bearbeiten zu können, muss der Termin markiert sein. Der markierte Termin ist immer orange hinterlegt.

Die nachfolgend genannten Aufgaben können über den Eintrag Termin bearbeiten aus dem Kontextmenü (rechte Maustaste) erledigt werden.

Es erscheint der Dialog Wiedervorlage bearbeiten, in dem Sie folgende Informationen ändern können:

• Aktivität - Überschrift für den Vorgang
• Kategorie
• Bearbeitungsstatus
• Erfassungsdatum
• verantwortlicher Mitarbeiter bzw. Gruppe
• Datum und Uhrzeit der Wiedervorlage
• Bemerkung

Aktivieren Sie den Bearbeiten-Modus durch Klick auf den Button Akt. bearb. Zum Bestätigen der Änderungen klicken Sie auf den Button Speichern. Mit Klick auf Zurück gelangen Sie wieder zurück zum Kalender.

Einige dieser Aufgaben können auch direkt im Fenster des Kalenders erledigt werden:

Bemerkung zum Termin ändern

Markieren Sie den Termin. Klicken Sie anschließend in die Bemerkung, um diese zu bearbeiten.

Tipp:
Gerade in der Monatsansicht, mitunter aber auch in der Wochen- und Tagesansicht ist es oft bequemer,
die Bemerkung über Termin bearbeiten zu ändern, da die Bemerkung aufgrund des zur Verfügung
stehenden Platzes mitunter nicht oder nur teilweise angezeigt werden kann.

Verantwortlichkeit für einen Termin ändern

Markieren Sie den Termin. Zeigen Sie anschließend mit der Maus auf die Titelzeile des Termins (Vierfachpfeil als Mauszeiger) und ziehen Sie diese in die Spalte der entsprechenden Gruppe bzw. des Mitarbeiters. Die Termine dieses Mitarbeiters müssen vorher über den Button zusätzli. Bearb. in die Darstellung eingebunden werden.

Es ist auch möglich, in einem Arbeitsschritt die Verantwortlichkeit und den Zeitraum des Termins zu ändern.

Termin verschieben

Markieren Sie den Termin. Zeigen Sie anschließend mit der Maus auf die Titelzeile des Termins (Vierfachpfeil als Mauszeiger) und ziehen Sie diese auf den gewünschten Beginnzeitpunkt. Inhalt und Dauer des Termins werden dabei nicht verändert.

Es ist auch möglich, in einem Arbeitsschritt die Verantwortlichkeit und den Zeitraum des Termins zu ändern.

Beginn bzw. Ende eines Termins ändern

Markieren Sie den Termin. Zeigen Sie anschließend mit der Maus auf den oberen oder unteren Rand des Termins (senkrechter Doppelpfeil) und ziehen Sie diesen in die gewünschte Richtung.

Durch Verschieben des oberen Randes wird der Beginn und durch Verschieben des unteren Randes das Ende des Termins verschoben.

Zugeordneten Beleg bzw. Reparaturvorgang öffnen

Markieren Sie den Termin. Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Gehe zu Beleg oder klicken Sie auf die Büroklammer rechts in der Titelleiste des Termins.

Je nach zugeordnetem Vorgang wird die Beleg- oder Reparaturverwaltung geöffnet und der zugeordnete Beleg bzw. Reparaturvorgang wird angezeigt.

Abschließen (erledigt)

Markieren Sie den Termin. Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag WV abschließen (erledigt).

Termine, die keiner Adresse zugeordnet sind (direkt bzw. über Beleg oder Reparatur), werden beim Abschließen gelöscht.

Drucken

Um die aktuelle Ansicht (Tag, Woche oder Monat) zu drucken, klicken sie mit der rechten Maustaste in den Kalender und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Drucken.

Termin löschen

Markieren Sie den Termin. Klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag WV löschen oder klicken Sie auf den Button X rechts in der Titelleiste des Termins.