Erste Belege

Nachdem Sie alle grundlegenden Einstellungen getroffen und erste Adresse sowie Artikel angelegt haben, können Sie Ihre ersten Belege anlegen.

Angebot

Neuanlage

Öffnen Sie das Modul Angebote / Aufträge aus der Navigationsgruppe Fakturierung oder über die Symbolleiste und klicken Sie in dem erscheinenden Fenster auf den Button Neu.

Kundenauswahl

Es wird die Suchmaske für die Adressen angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Suchbedingungen ein und klicken Sie auf den Button OK. In der Tabelle für das Suchergebnis markieren Sie den Kunden und betätigen dann den Button OK.

Einfügen der Positionen

Tragen Sie zunächst als Infotext eine kurze, aber aussagekräftige Beschreibung des Angebotes ein. Unter diesem Namen können Sie später das Angebot und auch die Rechnung wiederfinden.

• Geben Sie die ersten Zeichen der Artikelnummer oder der Kurzbezeichnung des gewünschten Artikels in die entsprechende Spalte ein und betätigen die Taste Enter. Ist der Artikel bereits eindeutig zu erkennen, so wird er sofort in die Belegposition übernommen. Andernfalls erscheint eine Liste, in der alle passenden Artikel aufgelistet sind. Markieren Sie den benötigten Artikel und klicken Sie auf OK. Der Artikel wird in die Belegposition übernommen.
• Klicken Sie auf den Button Artikel. Es erscheint dann ein Dialog zur Artikelsuche. Geben Sie die passenden Suchbedingungen ein und klicken Sie anschließend auf OK. In der Liste für das Suchergebnis klicken Sie auf den benötigten Artikel und betätigen dann OK.

Die Anzahl der angebotenen Artikel verändern Sie in der Spalte Anzahl.

Kalkulation

Im Reiter Belegpositionen können Sie für die einzelnen Positionen die Einzelpreise, Rabatte und Positionspreise sowie weitere Informationen sehen. Links unten wird der Gesamtpreis der Rechnung angezeigt.
Darüber hinaus gehende Informationen werden im Reiter Kalkulation angezeigt. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Kalkulation zu verändern.
Im Bereich Kalkulation können Sie bei Bedarf in die Felder für Transport und Versicherung noch Werte eintragen, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen. Falls Sie dem Kunden Rabatt einräumen wollen, können Sie diesen im Feld Rabattbetrag oder Rabatt in % eintragen. Im Unterreiter Kalkulation (Rohertrag) können Sie erkennen, welchen Rohertrag Sie mit diesem Angebot erzielen können. Ändern Sie bei Bedarf die Versandart. Die Zahlungskonditionen können Sie im Bereich Zahlungsart und Zahlungsziel genau einstellen.

Belegkopf und Belegfuß

In diesen beiden Reitern können Sie den Text eingeben, der vor bzw. nach den Positionen des Angebotes erscheinen soll.

Drucken

Nachdem Sie das Angebot fertiggestellt haben, können Sie es ausdrucken. Klicken Sie dazu zunächst auf das Fragezeichen neben der Schaltfläche Drucken am rechten Rand des Formulars.
Es erscheint ein Formular, in dem Sie auswählen, in welcher Form das Angebot gedruckt werden soll.

Hinweis:
Wählen Sie über die Schaltfläche Standardreport den Report aus, mit dem Sie im Standardfall
drucken möchten. Sie können dann in Zukunft immer auf den Button Drucken klicken, um den 
Standardreport auszudrucken. Sie können jederzeit einen anderen Standardreport festlegen
und auch die Reports nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen.

Übergabe an die Auftragsverwaltung

Falls das Angebot bestätigt wurde, können Sie dieses an die Auftragsverwaltung übergeben, indem Sie auf den Button Auftrag auf der rechten Seite des Formulars klicken.

Auftrag / Rechnung

Es ist nicht zwingend notwendig, zuerst ein Angebot zu erstellen und daraus einen Auftrag. Falls Sie sich mit Ihrem Kunden einig sind, können Sie auch gleich einen Auftrag erstellen.

Neuanlage

Öffnen Sie das Modul Aufträge / Rechnungen / Gutschriften aus der Navigationsgruppe Fakturierung oder über die Symbolleiste mit dem Button AU/RE/GU. Es erscheint ein Formular, in welchem Sie auf den Button Neu (Re) klicken.

Kundenauswahl

Es erscheint die Suchmaske für Adressen. Geben Sie die benötigten Suchkriterien ein und bestätigen Sie mit OK. In der Liste für das Suchergebnis klicken Sie auf den entsprechenden Kunden und betätigen dann den Button OK.

Einfügen der Positionen

Tragen Sie zunächst in das Feld Kurzbezeichnung eine kurze, aber aussagekräftige Beschreibung des Auftrages ein. Unter dieser Bezeichnung können Sie später die Rechnung wiederfinden. Geben Sie die Positionen des Auftrages direkt in die Liste der Belegpositionen ein oder verwenden Sie den Button Artikel. Geben Sie in der Spalte Anzahl die Anzahl der zu verkaufenden Artikel ein.

Kalkulation

Klicken Sie auf den Reiter Kalkulation, um zu sehen, wie die Rechnung kalkuliert wurde bzw. um diese Kalkulation zu verändern.

Belegkopf und Belegfuß

In diesen beiden Reitern können Sie den Text eingeben, der vor bzw. nach den Positionen des Auftrages erscheinen soll.

Kommissionieren und Reservieren

Nachdem Sie den Auftrag fertig erfasst haben, können Sie die darin enthaltenen Artikel kommissionieren und im Lager reservieren. Klicken Sie dafür auf den Button Kom. + Res. Damit wird ein Lieferschein (WA) erstellt. Je nach Einstellungen in den Globalen Systemvorgaben kann Funktion und Beschriftung dieses Buttons von dieser Beschreibung abweichen.

Drucken

Nachdem Sie den Auftrag fertig bearbeitet haben, können Sie ihn ausdrucken. Klicken Sie dazu zunächst auf das Fragezeichen neben der Schaltfläche Drucken am rechten Rand des Formulars. Es erscheint ein Formular, in dem Sie einstellen, welcher Ausdruck (z. B. Auftragsbestätigung oder Rechnung) erfolgen soll.

Faktura

Buchen Sie die Rechnung, indem Sie auf den Button Rechnung auf der rechten Seite des Formulars klicken. Damit wird ein Eintrag im Rechnungsausgang erzeugt. Je nach Einstellungen in den Globalen Systemvorgaben wird damit auch die Lieferung gebucht und die Rechnung und/oder der Lieferschein gedruckt.
Teilrechnung Wenn ein Teil der im Auftrag enthaltenen Artikel nicht im Lager ist und somit nicht geliefert werden kann, können Sie anstelle der vollständigen Rechnung auch eine Teilrechnung buchen. Klicken Sie dazu auf den Button Teilrechnung. Es wird dann nur eine Rechnung über die lieferbaren Artikel gebucht.

Lieferschein WA (ausgehend)

Die dritte Variante besteht darin, dem Kunden weder ein Angebot noch einen Auftrag zu erstellen, sondern ihm die Ware sofort auszuliefern. Klicken Sie dazu in der Navigationsgruppe Faktura auf den Button Lieferschein oder klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button WA/WE. Tipp: Da es sowohl eingehende (für Wareneingang vom Lieferanten) als auch ausgehende (für Warenausgang zum Kunden) Lieferscheine gibt, sollten Sie bei der Adressensuche schon darauf achten, den richtigen Adressentyp für die Suche zu verwenden. Falls Sie einen ausgehenden Lieferschein erstellen wollen, aktivieren Sie die Option Kunde. Die weitere Vorgehensweise entspricht der, wie unter dem Punkt Angebot beschrieben. Den Lieferschein können Sie jedoch erst dann verbuchen, wenn ausreichend Material am Lager vorhanden ist (außer natürlich, Sie liefern Artikel aus, die nicht als Lagerartikel gekennzeichnet wurden).
Aus dem Lieferschein können Sie ebenfalls eine Rechnung erstellen. Klicken Sie dazu im Lieferschein auf den Button Rechnung.

Einkauf

Voreinstellung

Öffnen Sie das Modul Konfiguration aus der Navigationsgruppe System. Klicken Sie auf Belegvorgaben, Versand und Mail. Wählen Sie Belegvorgaben aus. Legen Sie im Reiter Belegvorgaben 2 den Standard-Report für eine Bestellung sowie die Lieferanschrift fest. Dazu muss Ihre eigene Firma als Adresse erfasst sein.

Bestellen

Die Bestellverwaltung hilft Ihnen, den Überblick über die zu bestellenden Artikel zu behalten. Mit Hilfe der Bedarfsermittlung können Sie automatische Bestellvorschläge erzeugen, die den Bedarf ermitteln anhand: 1. vorhandener Reservierungen und 2. der in der Artikelverwaltung hinterlegten Mindest- und ggf. Höchstbestände an Artikeln oder 3. der Abverkäufe aus einem bestimmten Zeitraum. Selbstverständlich können Sie auch manuell eine Bestellung erzeugen. Da sich die Handhabung von manuellen Bestellungen jedoch nicht von der im Bereich Angebot beschriebenen Vorgehensweise unterscheidet, beschränken wir uns hier auf den automatischen Bestellvorschlag.

Start

Klicken Sie in der Navigationsgruppe Fakturierung auf den Button Bedarfsermittlung. Sie sehen jetzt ein Formular mit mehreren Reitern.

Bedarfsermittlung

Im Reiter Bedarfsliste (Auftrag/Lager) ermitteln Sie den Bedarf, der sich aus vorhandenen Beständen, Reservierungsfehlbeständen und dem Mindest- und ggf. Höchstbestand ergibt. Reservierungsfehlbestände ergeben sich aus reservierten Artikeln der nicht gebuchten Lieferscheine, die mangels Lagerbeständen nicht ausgeliefert werden können. Klicken Sie im Reiter Bedarfsliste (Auftrag/Lager) auf den Button Bedarf (Lager) ermitteln, um diese Information aus dem System auszulesen. Im Reiter Bedarfsliste (Auftrag) kann auftragsbezogener Bedarf ermittelt werden. Mit dem Reiter Bedarfsliste (Artikelstamm/Lagerbestand) haben Sie die Möglichkeit, die Mindest- bzw. Höchstbestände, die sich aus den Angaben in der Artikelverwaltung ergeben, aufzufüllen. Hier werden nur die Artikel angezeigt, für die der Mindestbestand unterschritten ist und für die keine Reservierung vorliegt. Im Reiter Bedarfsliste (Abverkauf) können Sie die in einem anzugebenden Zeitraum abverkaufte Ware ermitteln, um den Bestand um genau diese Mengen wieder aufstocken zu lassen.

Bestellliste erstellen

Nachdem Sie die Bestellbestände ermittelt haben, müssen diese im Reiter Bestellliste zusammengefasst werden. Klicken Sie dazu auf den Button Bearbeiten auf der rechten Seite des Formulars und aktivieren Sie den Reiter Bedarfsliste (Auftrag/Lager).
Am unteren Rand des Formulars stehen Ihnen einige Schaltflächen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Informationen in die Bestellliste übertragen können.

Übertragen (Stamm.)

Der markierte Artikel wird unter Verwendung des Stammlieferanten in die Bestellliste übertragen.

Alle Übertragen (Stamm.)

Alle Artikel werden unter Verwendung des Stammlieferanten in die Bestellliste übertragen.

Übertragen (günstigster)

Der markierte Artikel wird unter Verwendung des jeweils günstigsten Lieferanten in die Bestellliste übertragen.

Alle Übertragen (günstigster)

Alle Artikel werden unter Verwendung des jeweils günstigsten Lieferanten in die Bestellliste übertragen.

Die bereits übertragenen Artikel werden aus der Bedarfsliste gelöscht.

Bestellung erstellen

Klicken Sie auf den Reiter Bestellliste. Sie können dann die einzelnen Artikel noch bearbeiten, ihnen z. B. andere Lieferanten zuweisen oder die zu bestellende Anzahl ändern. Selbstverständlich können Sie jetzt auch weitere Artikel in die Bestellliste aufnehmen. Klicken Sie dafür auf den Button Artikel. Wenn Sie die Bestellliste zu Ihrer Zufriedenheit bearbeitet haben, klicken Sie auf den Button Speichern am rechten Rand des Formulars. Nun können die Bestellungen erstellt werden. Dafür stehen Ihnen zwei Buttons zur Verfügung:

Bestellung

Es wird eine Bestellung für den Lieferanten erzeugt, der für den markierten Artikel hinterlegt ist. Anschließend wird angeboten die Bestellung sofort zu bearbeiten.

Best. (alle)

Es wird für jeden Lieferanten, der in der Bestellliste enthalten ist, eine Bestellung erstellt.
Sie werden dann nach einer Kurzbezeichnung für die Bestellungen abgefragt. Die bestellten Artikel werden aus der Bestellliste herausgenommen.

Um die Bestellungen zu buchen, öffnen Sie die Bestellung und klicken Sie nun auf den Button Bestellen. Entsprechend Ihren vorher getätigten Einstellungen wird die Bestellung auf einen Drucker, über einen Faxtreiber oder eMail ausgegeben oder nur gebucht.

Lieferschein WE (eingehend)

Es gibt zwei Möglichkeiten, eingehende Lieferscheine anzulegen. Die erste besteht darin, einen neuen Lieferschein für den Adressentyp Lieferant anzulegen. Da sich die Bearbeitung wieder prinzipiell nicht von der Bearbeitung von Angeboten unterscheidet, gehen wir an dieser Stelle nicht weiter auf diese Möglichkeit ein.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, aus einer bestehenden Bestellung einen Lieferschein zu erstellen. Öffnen Sie dazu das Modul Bestellung aus der Navigationsgruppe Fakturierung oder über die Symbolleiste. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten und wählen Sie die entsprechende Bestellung aus. Falls die Lieferung zu dieser Bestellung eingetroffen ist, klicken Sie auf den Button Lieferschein. Sie werden dann gefragt, ob die Positionen an die Lieferscheinverwaltung übergeben werden sollen und ob Sie den Lieferschein jetzt bearbeiten möchten. Bestätigen Sie beide Fragen mit Ja. Dadurch wird die Lieferscheinverwaltung geöffnet. Klicken Sie in der Lieferscheinverwaltung auf den Button Lieferung und die Artikel werden in das Lager eingebucht. Wird nur ein Teil der bestellten Ware geliefert, so klicken Sie auf den Button Teil.-Liefer. Sie erhalten dann ein Formular, in welchem Sie angeben können, welche Artikel in der Lieferung enthalten sind und welche zurückgestellt werden.