Daten

Nachdem Sie alle grundlegenden Konfigurationen vorgenommen haben, können Sie die ersten Daten in Ihr e-vendo System einpflegen.

Anlegen von Adressen

Die Adressen von Lieferanten und Kunden werden über das Modul Adressen verwaltet. Für die Neuanlage von Adressen können in unter System / Konfiguration unter dem Punkt Adressen allgemeine Vorgaben definiert werden.

Lieferant

Legen Sie als Erstes die Adresse eines Lieferanten an. Darunter fallen alle Lieferanten für Ihre jeweiligen Artikel. Lieferanten können als Stammlieferant beim Artikelimport zugeordnet werden, weiterhin werden die Einkaufspreise den Lieferanten entsprechend zugeordnet. Öffnen Sie dazu das Modul Adressen aus der Navigationsgruppe Verwaltung oder über den Modulfinder. Es erscheint eine Suchmaske. Klicken Sie in diesem Formular für die Adressensuche auf den Button Neuanlage. Es erscheint die Abfrage, von welchem Typ die Adresse sein soll. Markieren Sie die Option Lieferant. Soll der Lieferant eine bestimmte Adressnummer erhalten, tragen Sie diese in das entsprechende Feld ein. Andernfalls lassen Sie die 0 stehen.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den Button OK.

Nun wird das Fenster Adresse angezeigt und in diesem Fenster der Reiter Anschrift (Firma) aktiviert.

Anschrift

Tragen Sie jetzt in die entsprechenden Felder die Ihnen bekannten Informationen ein. Zwingend erforderlich sind Eingaben in den Feldern Firma 1, Land und Filiale. Falls Ihnen die vollständigen Angaben zur Anschrift zur Verfügung stehen, sollten Sie diese auch sofort eintragen. Alle anderen Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt nachgetragen werden.

Faktura

Klicken Sie auf den Reiter Faktura (Kred.). Tragen Sie in die Bereiche Zahlungsdaten und Sonstiges die Ihnen bekannten Daten in die entsprechenden Felder ein. Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Speichern am rechten Rand.

Wenn ein Lieferant als Hersteller/Marke in Ihrem Onlineshop erscheinen soll, legen Sie diese Adresse ebenfalls als Lieferant an und hinterlegen Sie die gewünschten Informationen (Logo, Marketingtext) im Reiter „Herstellerinformationen“

Tipp: Legen Sie einen virtuellen Lieferanten an, um Lagerbestandsänderungen vorzunehmen.

Kunde

Legen Sie als nächstes die Adresse eines Kunden an. Öffnen Sie dazu das Modul Adressen aus der Navigationsgruppe Verwaltung oder über den Modulfinder.

Neuanlage

Es erscheint wieder die Suchmaske. Klicken Sie in diesem Formular für die Adressensuche auf den Button Neuanlage.

Es erscheint die Abfrage, von welchem Typ die Adresse sein soll. Markieren Sie die Option Kunde. Soll der Kunde eine bestimmte Adressnummer erhalten, tragen Sie diese in das entsprechende Feld ein. Andernfalls lassen Sie die 0 stehen.
Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf den Button OK. Nun wird das Fenster Adresse angezeigt und in diesem Fenster der Reiter Anschrift (Firma) aktiviert.

Anschrift

Tragen Sie jetzt in die entsprechenden Felder die Ihnen bekannten Informationen ein. Zwingend erforderlich sind Eingaben in den Feldern Firma 1 (bzw. bei Personen: Name), Land und Filiale. Alle anderen Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt nachgetragen werden.

Faktura

Klicken Sie auf den Reiter Faktura (Deb.). Tragen Sie in die Bereiche Zahlungsdaten und Sonstiges die Ihnen bekannten Daten in die entsprechenden Felder ein. Die Angaben in den Feldern Zahlungsziel (Zeit, in der die Rechnung zu begleichen ist), Skontozeit (Zeitraum, innerhalb dessen sich der Kunde Skonto ziehen kann), Skontobetrag (Höhe des Skontos in Prozent), Zahlungsart (Art der Bezahlung – bar, Überweisung, Nachnahme etc.), Standardrabatt (dem Kunden regelmäßig eingeräumter Rabatt) sind Vorschläge, die in die Bearbeitung von Angeboten und Rechnungen einbezogen werden. Sie können in jedem Angebot und jeder Rechnung individuell geändert werden. Mit der Einstellung VK-Preisgruppe legen Sie fest, zu welcher Verkaufspreisgruppe Ihr Kunde gehört. Sie können dabei zwischen 10 verschiedenen Gruppen wählen.
Bsp.: Sie legen fest, dass ein Kunde zur Verkaufspreisgruppe 3 gehört. Dann werden in der Fakturierung die Preise herangezogen, die bei den Artikeln und Leistungen in der VK 3 angezeigt werden. In dem Feld Kreditlimit hinterlegen Sie die maximale Höhe an Außenständen, die ein Kunde bei Ihnen haben darf. Wird dieser Wert überschritten, werden Sie in der Fakturierung auf die Überschreitung des Kreditlimits hingewiesen.

Adressen in außereuropäischen Ländern müssen zum Teil manuell angelegt werden. Achten Sie hierbei auch auf die Angabe der Art der Besteuerung sowie die Freigabe im Webshop.

Nachdem Sie alle Einstellungen zu Ihrer Zufriedenheit vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button Speichern am rechten Rand.

Adressenimport

Haben Sie bereits mit einem anderen System oder einer Warenwirtschaft gearbeitet, können Ihren bestehenden Adress-Stamm natürlich per Datenimport in das e-vendo System übernehmen.

Importdatei

Diese Adressen müssen in einer ASCII-Datei (z. B. Typ *.txt oder *.csv) vorliegen. Wir empfehlen das csv-Format mit Semikolon als Trennzeichen, welches Sie z. B. aus Excel heraus erstellen können, mit Überschriften in der 1. Zeile. Damit kann eine einfache Zuordnung zu den Zielfeldern der Tabellen in e-vendo erfolgen. Jeder Datensatz muss in einer Zeile dargestellt sein. Die Datenfelder müssen durch ein festzulegendes Zeichen (Semikolon, Schrägstrich, Prozentzeichen, Anführungszeichen oder Ausrufungszeichen) getrennt oder durch eine feste Länge identifizierbar sein. Das letzte Feld eines Datensatzes benötigt kein Trennzeichen.

Import

Rufen Sie das Modul Datenimport über das Menü e-vendo auf und gehen Sie auf den Reiter Adressendaten.Klicken Sie auf den Button neues Importformat und wählen Sie anschließend die Textdatei mit den zu importierenden Adressen aus. Legen Sie einen Namen für das Importformat fest, unter welchem es in der Liste abgelegt werden soll. Im mittleren Fensterbereich befindet sich eine Zuordnungstabelle, in der für das markierte Importformat die zu importierenden Quellfelder den entsprechenden Zielfeldern der e-vendo-Datenbank zugeordnet werden. Klicken Sie auf den Button Daten importieren. Der Import endet mit der Mitteilung über die Anzahl der erfolgreich importierten Datensätze und der Möglichkeit, die importierten Adressen zu sehen.