SEPA - Umstellungsempfehlung

Ab 01.02.2014 müssen für Überweisungen und Lastschriften anstelle der Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC verwendet werden.

e-vendo bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Daten in den Belegen sowie in den Adressdaten der Kunden bzw. Lieferanten abzulegen, um sie nach dem Buchen/Erfassen von Rechnungen für den Zahlungsverkehr zu nutzen.

Um in Zukunft Lastschriften beim Kunden einziehen zu können (ohne Nutzung eines Dienstleisters), benötigen Sie ein Mandat des Kunden sowie seine IBAN und BIC.

Lassen Sie Lastschriften ausschließlich im Onlineshop über Zahlungsdienstleister abwickeln,
dann brauchen Sie keine Vorkehrungen zu treffen.

Eine mögliche Vorgehensweise für die Umstellung der Verwendung von Kontonummer und Bankleitzahl auf die Verwendung von IBAN und BIC wäre folgende:

Mandatsreferenznummer erzeugen

Für wiederkehrende Zahlungen kann eine Mandatsrefernznummer direkt beim Kunden hinterlegt werden. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

manuell in der Adressverwaltung

Tragen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer im Adressstamm des Kunden im Reiter Faktura (Deb.) ein.

automatisiert für alle Lastschrift-/Abbuchungskunden

Erzeugen Sie für alle Kunden, bei denen Lastschrift oder Abbuchung als Standardzahlart eingestellt ist (alle Zahlungsarten mit dem Zahlartcode AB oder LV), eine eindeutige Mandatsrefernznummer.

Rufen Sie dafür über Spezialmodule III, Konfiguration ERP die Globalen Systemvorgaben auf.

Klicken Sie im Reiter Adresse / Vertreter im Unterreiter Adressen, Kunde 2 auf den Button SEPA Mandatsrefernz erzeugen.

Wird eine Lastschrifts/Abbuchungsrechnung für einen Kunden gebucht, bei dem keine Mandatsreferenznummer eingetragen ist, so wird an deren Stelle die Belegnummer verwendet. Somit ist auch hier eine eindeutige Nummer gewährleistet.

SEPA-Lastschriftmandat anfordern

Nachdem einem Kunden eine Mandatsreferenznummer zugeordnet wurde, kann ein Lastschriftmandat angefordert werden.

• Dazu suchen Sie in der Adressverwaltung die betreffenden Kunden.
• Klicken Sie nach der Suche auf den Button Drucken.
• Drucken Sie den Report SEPA-Mandat aus.
  Dabei wird für jeden Kunden in der durch die Suche ermittelten Liste jeweils ein Formular zur Anforderung der Bankverbindung gedruckt. Kunden ohne Mandatsreferenznummer bleiben dabei jedoch unberücksichtigt.
• Senden Sie diese Formulare an die betreffenden Kunden.

Ermitteln der Adressen ohne IBAN (unabhängig vom Lastschriftmandat)

Sie können sich eine Liste erzeugen, welche alle Kunden bzw. alle Lieferanten ausgibt, bei denen zwar eine Bankverbindung mit Bankleitzahl und Kontonummer jedoch keine IBAN vorhanden ist.

Dafür stehen Ihnen auf www.e-vendo.de nach dem Login zwei entsprechende Reports zum Download bereit, welche Sie in der Adressverwaltung einbinden können:

SEPA-Kontoinformationen_DEB.RTM

Listet die Kundennummer, den Namen sowie die bisherige Bankverbindung der Kunden auf sofern noch keine IBAN hinterlegt ist.

SEPA-Kontoinformationen_KRED.RTM

Listet die Lieferantennummer, den Namen sowie die bisherige Bankverbindung der Lieferanten auf sofern noch keine IBAN hinterlegt ist.

Die Ergebnisse dieser Reports können gedruckt oder auch in eine Textdatei ausgegeben werden. Somit haben Sie die Möglichkeit, diese Liste z.B. in Excel zu öffnen und zu bearbeiten. Wenn Sie die entsprechend ergänzte Liste als csv-Datei speichern, können Sie diese anschließend auch für einen Datenimport ins e-vendo verwenden.

So können Sie die beiden Reports in der Adressverwaltung einbinden:

• Öffnen Sie die Adressverwaltung und suchen Sie die benötigten Adressen.
• Klicken Sie auf den Button Drucken.
• Erstellen Sie über den Button Neu einen neuen Report und tragen Sie eine passende Reportbezeichnung (eindeutiger Name!) und eine entsprechende Beschreibung ein. Klicken Sie dann auf Speichern.
• Klicken Sie nun auf Aus Datei laden und wählen Sie die entsprechende Datei aus.

Der Report kann nun verwendet werden.

Achtung:
Bei der Ausgabe in eine Datei verwenden Sie bitte den Dateityp Textdatei (also ohne Berichtsemulation!)

IBAN und BIC eintragen

Die Bankverbindungen der Kunden können nach Rücksendung der ausgefüllten Formulare im Reiter Faktura (Deb.) eingetragen werden.

Achtung:
Ist in einem Beleg die Bankverbindung mit IBAN und BIC eingetragen, so führt dies beim Export der Lastschriftaufträge
über das DTA-Modul zu einem Abbruch.
Sofern bei einem Kunden bereits IBAN und BIC eingetragen sind, werden diese bei der Anlage eines Beleges mit der
entsprechenden Zahlart in den Beleg eingetragen. Somit könnte dieser Beleg nicht über das DTA-Modul exportiert werden.

Deshalb wird empfohlen, alle SEPA-Bankverbindungen sehr zeitnah (z.B. über einen Import) in den Adressstamm
einzupflegen und von diesem Zeitpunkt an nicht mehr das DTA-Modul, sondern das SEPA-Modul zu nutzen.

Gerne können Sie dafür auch den Datenimport nutzen. Die dann zu verwendenden Zielfelder sind:

DK_DEBIBAN

für die IBAN des Kunden

DK_DEBSWIFT

für die BIC

DK_DEBKONTOINHABER

für den Namen des Kontoinhabers

DK_DEBBANK

für den Namen der Bank

DK_DEBMANDATREFGUELTIGAB

für das Datum, ab dem das Mandat gültig ist

Um die neuen Bankverbindungen der Lieferanten zu importieren, verwenden Sie bitte die folgenden Zielfelder:

DK_KREDIBAN

für die IBAN des Lieferanten

DK_KREDSWIFT

für die BIC

DK_KREDKONTOINHABER

für den Namen des Kontoinhabers

DK_KREDBANK

für den Namen der Bank

Vorbereitung des Onlineshops für die Erfassung von IBAN und BIC

Die folgende Umstellung sollte nur vorgenommen werden,
wenn die Lastschriften durch den Shopbetreiber selbst
und nicht über einen externen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden.

Aktivieren Sie im Shop-Management die Erfassung der SEPA-Daten für die entsprechenden Zahlungsarten:

• Modul Konfiguration
• Shop-Konfiguration
• SEPA
• Setzen Sie den Haken im Feld SEPA aktivieren.

Shop-Betreiber, die die Lastschriften über die DTA-Schnittstelle (Datenträgeraustausch)
aus dem System exportieren, sollten diese Umstellung erst dann vornehmen,
wenn auch das SEPA-Modul als Nachfolger für das DTA-Modul genutzt wird.
Andernfalls müssten die Lastschriftaufträge manuell an die Bank übergeben werden.