Zahlungsart Vorkasse

Besonders im Versandgeschäft spielt die Zahlungsart Vorkasse eine große Rolle. So reduziert sich das Risiko des Verkäufers auf ein Minimum.

Im e-vendo werden Belege mit einer Zahlungsart, die durch den Zahlartcode VK gekennzeichnet ist, bei der Fakturierung anders behandelt als Belege mit anderen Zahlungsarten, um die gwünschte Vorkasse-Sicherheit zu gewährleisten.

Deshalb ist es wichtig, der Zahlart Vorkasse den Zahlartcode VK zu hinterlegen. Je nachdem, welches der beiden im Folgenden genannten Verfahren eingesetzt werden soll, sind ggf. noch weitere spezielle Einstellungen für die Zahlart vorzunehmen.

Übliche Verfahren

Grundsätzlich sind hier 2 Verfahren möglich:

• Vollwertige Rechnung vorab

Der Kunde erhält eine vollwertige Rechnung.

Der Kunde bezahlt.

Die Ware wird geliefert.

• Buchen der Rechnung zusammen mit dem Warenausgang

Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung.

Der Kunde bezahlt.

Die Rechnung wird gebucht und die Ware wird ausgeliefert.

Beide Verfahren können im e-vendo abgebildet werden und werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt.

Vollwertige Rechnung vorab

Der Kunde erhält eine vollwertige Rechnung.

Die Rechnung kann über einen der folgenden Wege gebucht werden:

• direkt im Auftrag mittels Klick auf den Button Rechnung oder
• aus dem Rechnungsvorschlag heraus durch Klick auf den Button Faktura

Unabhängig von der Einstellung in den Belegvorgaben 1 wird in beiden Fällen nicht automatisch die Lieferung gebucht.

Der Kunde bezahlt.

Sobald der Zahlungseingang für eine gebuchte Vorkasse-Rechnung erfolgt, sollte der Offenen Posten im Rechnungsausgang ausgeziffert werden. Dies ist voraussetzung dafür, dass das System den Vorgang für die Lieferung freigibt. Das Ausziffern des OP kann im Rechnungsausgang oder aus dem Bankbuch heraus erfolgen.

Die Ware wird geliefert.

Nachdem die Zahlung erfolgt und der Vorkasserechnung zugeordnet wurde, kann die Lieferung der Ware ausgeführt werden.
Ideal ist dafür der Liefervorschlag (WA) geeignet, wobei folgende Einstellungen für die Anzeige empfohlen werden:

Liefervorschläge für Belege mit reservierten Lagerbeständen

alle Belege, bei Vorkasse nur mit bezahlter Rechnung (empfohlen)

weitere Filter

nur zur Liefereung freigegebene Belege

So wird sichergestellt, dass nur freigegebene Beleg angezeigt werden. Bei Vorkassebelegen wird zusätzlich geprüft, ob eine gebuchte und bezahlte Rechnung vorliegt. Ist dies nicht der Fall, so erscheinen diese Belege nicht in der Liste und können somit nicht abgearbeitet werden.

Darüberhinaus können natürlich weitere Filter und eine beliebige Sortierung aktiviert werden.

Buchen der Rechnung zusammen mit dem Warenausgang

Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung.

Wenn der Kunde über den Onlineshop die Ware bestellt, so erhält er im Standard bereits zum Zeitpunkt der Bestellung eine Bestellbestätigung mit der Zahlungsaufforderung.
Bei Aufträgen, die manuell in der Warenwirtschaft angelegt werden, können Sie aus dem Auftrag heraus eine Auftragsbestätigung drucken oder per Mail an den Kunden versenden.
Durch diese Bestell- bzw. Auftragsbestätigung erhält der Kunde alle Daten (Betrag und Bankverbindung), die er für die Zahlung benötigt.