Umfirmierung

Im Zuge einer Umfirmierung ändern sich verschiedene Dinge, die auch bei der Nutzung der Warenwirtschaft beachtet werden müssen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen einige Punkte nennen, auf die Sie hierbei unbedingt achten sollten.

Bitte wenden Sie sich rechtzeitig an Ihren vertrieblichen Betreuer, damit zum Zeitpunkt des Wechsels alles vorbereitet ist.

Herausforderungen

• Das neue Unternehmen hat eine andere Steuernummer als das bisherige. Damit wird pro Standort eine neue TSE benbötigt.
• Bisherige Daten sollen erhalten bleiben und weiter zur Verfügung stehen.
• Ältere Belege sollen bei Bedarf nachgedruckt werden können. Hierbei sollen auch die bisherigen Unternehmensdaten auf dem Ausdruck erscheinen.
• Alte und neue Vorgänge sollen nicht vermischt werden.
• Lagerbestände werden übernommen, sollen aber dokumentiert werden.
• ...

ToDo's

Die nachfolgende Aufstellung muss für einige Unternhemen ggf. noch ergänzt werden (z.B. Bankverbindung, eMail-Accounts,...) Welche Anpassungen tatsächlich vorgenommen werden müssen, hängt von der konkreten Situation ab und von den Anforderungen, die Sie an den Übergang stellen.

Damit der Wechsel möglichst reibungsfrei erfolgen kann, empfehlen wir, die notwendigen Anpassungen durch unser Consulting begleiten zu lassen.

Neue Filiale anlegen

Damit die Vorgänge vor und nach dem Wechsel sauber voneinander abgegrenzt werden können und ein Ausdruck der älteren Belege mit den damals gültigen Unternehmensdaten erfolgen kann, empfehlen wir, eine neue Filiale für das neue Unternehmen zu erstellen.

Kopfbogen

Dann können neue Kopfbögen für die neue(n) Filiale(n) eingerichtet werden mit neuem Logo, neuem Absender, neuer Fußzeile usw. So bleibt die Zuordnung des bisherigen Kopfbogens für ältere Belege erhalten, so dass auch ein Nachdruck dieser Belege korrekt erfolgen kann.

Falls lediglich die Inhalte eines vorhandenen Kopfbogens geändert werden, werden beim späteren Ausdruck älterer Belege die aktuellen Unternehmensdaten auf dem Ausdruck erscheinen.

Lagerorte

Die vorhandenen Lagerorte können weitergenutzt werden. Es genügt, die Lagerorte der neuen Filiale zuzuordnen.

Mitarbeiterverwaltung

Ordnen Sie die Mitarbeiter der neuen Filiale zu.

Arbeitsplatzkonfiguration

Weiterhin ist es notwendig, die Arbeitsplatzeinstellungen der einzelnen Mitarbeiter auf die neue Filiale anzupassen.

Hierbei sind diese Punkte zu beachten:

• Standort (Filiale)
• ggf. Lagerorteinstellungen
• Kassenzuordnung

Versandsysteme

Konfigurieren Sie die Versandsysteme für die neue(n) Filiale(n).

Bisherige Filiale weiterverwenden

Falls Sie die bisher genutzte(n) Filiale(n) weiterverwenden, sind die Vorgänge vor und nach dem Wechsel nicht strikt getrennt. Grundsätzlich ist dies aber auch möglich.

Kopfbogen

Richten Sie neue Kopfbögen ein mit neuem Logo, neuem Absender, neuer Fußzeile usw. So bleibt die Zuordnung des bisherigen Kopfbogens für ältere Belege erhalten, so dass auch ein Nachdruck dieser Belege korrekt erfolgen kann.

Falls lediglich die Inhalte eines vorhandenen Kopfbogens geändert werden, werden beim späteren Ausdruck älterer Belege die aktuellen Unternehmensdaten auf dem Ausdruck erscheinen.

Falls für eine Filiale mehrere Kopfbögen vorhanden sind, wird bei der Neuanlage eines Beleges immer der Kopfbogen verwendet, der bei alphanumerischer Sortierung an erster Stelle erscheint. Damit die älteren Kopfbögen vom System für neue Belege nicht eingesetzt werden, verwenden Sie deshalb für die bisherigen und die neuen Kopfbögen entsprechende Namen. Schreiben Sie z.B. an den Anfang des Namens der bisherigen Kopfbögen ein großes Z.

Arbeitsplatzkonfiguration

Da sich Filial- und Lagerort-Zuordnung bei diesem Vorgehen nicht ändern, muss hier lediglich die Kassenzuordnung angepasst werden.

Onlineshop

Auch für den Onlineshop ergeben sich einige Anpassungen, z.B.:

• Filiale, mit der der Shop verknüpft ist
• Daten für das Impressum (in der Filiale des Shops hinterlegen)
• Shop-Titel 1 und Shop-Titel 2
• Logo, AGBs
• zu verwendender Kopfbogen

Kasse

Sofern Sie in Deutschland oder Österreich eine Kasse betreiben, müssen alle Kassenvorgänge signiert werden. Hierfür sind Anpassungen notwendig.

Deutschland

In Deutschland erfolgt die Kassensignatur über eine TSE, die mit der Steuernummer Ihres Unternehmens veknüpft ist. Ändert sich die Steuernummer, dann benötigen Sie ab diesem Zeitpunkt eine neue TSE.

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Bitte beauftragen Sie rechtzeitig die Bereitstellung einer neuen TSE pro Standort.

Zum Zeitpunkt des Wechsels sind hier diese Schritte notwendig:

• Z-Abschlüsse an allen Kassen ausführen
• TSE-Daten sichern
• Export der TSE-Daten
• Stammdaten der Filiale(n) anpassen inkl. Steuernummer und ggf. USt-ID
• neue Kasse(n) einrichten (Filiale beachten)
• neue TSE-Zugangsdaten für die Filiale(n) eintragen
• neue Kasse(n) in TSE registrieren

Um zusätzliche Kosten zu vermeiden, informieren Sie bitte umgehend die e-vendo AG sobald Sie die Daten für die bisherige TSE exportiert haben. Wir werden dann die bisherige TSE deaktivieren.

Österreich

In Österreich wird die Kassensignatur über ein Zertifikat von A-Trust erstellt, welches an Ihre Umsatzsteuer-ID gebunden ist. Ändert sich Ihre USt-ID, benötigen Sie deshalb ein neues Zertifikat.

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Bitte beauftragen Sie rechtzeitig die Bereitstellung eines neuen A-Trust Zertifikats.

Zum Zeitpunkt des Wechsels sind diese Schritte notwendig:

• Z-Abschlüsse an allen Kassen ausführen
• Export der bisherigen Kassendaten (DEP)
• ggf. letzten Startbon der einzelnen Kassen noch einmal ausdrucken
• Kassen bei Finanz Online abmelden
• neue Kasse(n) anlegen (Filiale beachten), jeweils einmal öffnen und mit Z-Abschluss schließen
• bisheriges Zertifikat löschen
• Stammdaten der Filiale(n) anpassen inkl. USt-ID
• neues Zertifikat anbinden
• neue Kasse(n) bei Finanz Online registrieren und Startbon(s) drucken

Diese Schritte müssen z.T. zusammen mit einem Mitarbeiter der e-vendo AG ausgeführt werden. Bitte kommen Sie dafür rechtzeitig auf uns zu.

Lagerbestände

Falls für den Wechselzeitpunkt eine Protokollierung der übergebenen Lagerbestände erfolgen soll, können Sie dafür eine Inventur anlegen.

• Erstellen Sie z.B. mit von allen Lagern eine neue Inventur, die sämtliche Lagerbestände beinhaltet.
• Falls die so vom System ermittelten Bestände nicht den tatsächlich vorhandenen Beständen entsprechen, können Sie diet tatsächlich vorhandenen Mengen noch entsprechend anpassen.
• Nehmen Sie ggf. noch eine Abwertung der Inventurpreise vor.
• Drucken Sie die Inventurliste aus.