Inventur

erreichbar über:

Spezial 3

Um den Anfangsbestand der Artikel zu erfassen oder zu einem Stichtag eine körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen, verwenden Sie das Modul Inventur.

Die Durchführung einer Inventur kann auch über die ❯InventurApp mithilfe eines Android-Smartphones vollzogen werden.

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Die grundlegende Arbeit mit dem Inventurmodul wird auch in einem Schulungsvideo erläutert.

Angelegte Inventuren werden nicht direkt ins Lager geschrieben. Dies passiert erst dann, wenn für die gewählte Inventur die Funktion ins Lager verwendet wird.

Verwendung des Moduls

Oben links wird eine Liste mit allen bisher angelegten Inventuren angezeigt. Darunter sehen Sie den Inventurbestand der einzelnen Artikel für die markierte Inventur.
Im Reiter Inventurbestand werden die Bestände aller Lagerorte in einer Liste angezeigt. Im Reiter Inventurbestand nach Lagerort werden die Bestände nach Lagerorten getrennt aufgelistet. Oberhalb der Artikelliste können der anzuzeigende Hauptlagerort und der Lagerort ausgewählt werden.

Jede Inventur besteht aus folgenden ❯Schritten:

• Inventur eröffnen
• Bestände erfassen
• Bestandsliste bearbeiten
• ggf. Preise abwerten
• Inventurdaten ins Lager schreiben

Für die Jahresinventur kann mit dem Button Alle vom Lager eine neue Inventur angelegt werden, welche bereits alle Soll-Bestände für sämtliche Artikel und Lagerorte enthält. Diese Bestände können anschließend geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Eine Unterstützung dabei bieten die über die Druckfunktion angebotenen Zähllisten.

Zur Erfassung der Anfangsbestände nach dem Umstieg zum Warenwirtschaftssystem e-vendo sollte über den Button Neue Inventur eine neue leere Inventur eröffnet werden. In diese können dann die Artikel z.B. über die Schnellerfassung oder mit Hilfe der Scanner-Funktion eingefügt werden.
Dieses Verfahren kann auch bei einer Jahresinventur angewendet werden, wenn die Sollbestände nicht beachtet werden sollen.

Beim Erfassen der Bestände wird stets nach der Inventurart gefragt. Dabei werden folgende Fälle unterschieden:

nicht aggregiert

Die bisherigen Chargen bleiben erhalten.

Es können unterschiedliche Chargennummern für die Artikel erfasst werden.

Diese Variante ist bei Artikeln zu empfehlen, bei denen die ursprüngliche Charge erkennbar bleiben soll, z.B. bei Artikeln mit begrenzter Haltbarkeit.

Reservierungen bleiben nach dem Rückschreiben der Inventur erhalten, sofern der neue Lagerbestand dies zulässt.

aggregiert

Die vorhandenen Chargen werden zusammengefasst.

Es können keine Chargennummern eingegeben werden. Eine Rückverfolgung der einzelnen Chargen ist nach dem Zurückschreiben der Inventur nicht mehr möglich.

Diese Variante ist bei den Artikeln zu empfehlen, bei denen die Chargen keine Rolle spielen.

Bei einer aggregierten Inventur werden beim Rückschreiben der Inventur ins Lager alle Reservierungen erneuert.

In der Liste Inventur vom werden alle bisherigen Inventuren, sofern sie nicht gelöscht wurden, aufgelistet. Dabei wird für jede Inventur der Zeitpunkt der Eröffnung angzeigt.

Verwenden Sie den Scrollbalken der Liste oder die Navigationsbuttons, um eine konkrete Inventur zu markieren.

Alle Artikel, die in der ausgewählten Inventur erfasst wurden, werden in den beiden Reitern zusammen oder nach Lagerort getrennt aufgelistet.

Um einen konkreten Artikel in der Liste zu finden, können die beiden Suchfelder Artikelnummer sowie Bezeichnung verwendet werden. Durch Eingabe des Beginns der Artikelnummer bzw. der Kurzbezeichnung wird der erste Artikel in der Liste markiert, auf den der bisher eingegebene Suchtext zutrifft.

Die farblichen Markierungen der Inventurpositionen werden ❯an dieser Stelle erläutert.

Artikelliste

Anbei einige Informationen zu ausgewählten Spalten in der Inventurliste.

Artikelnummer

Artikelnummer des Artikels

Bezeichnung

Kurzbezeichnung des Artikels

Variante

Variantenbezeichnung des Artikels

Lagerort

Lagerort, in dem sich der Bestand befindet

Diese Spalte wird nur im Reiter Inventurbestand angezeigt.

EK-Preis

letzter Einkaufspreis des Artikels vor dem Datum der Inventur

Hierbei werden nur Lagerzugänge aus Lieferanten-Wareneingängen und aus Produktionen berücksichtigt.

Gab es vor dem Inventurdatum noch keinen solchen Lagerzugang, dann wird hier der aktuelle Einkaufspreis aus dem Artikelstamm wiedergegeben.

Datum (EK)

Datum des letzten Wareneingangs vor der Inventur

Hierbei werden nur Lagerzugänge aus Lieferanten-Wareneingängen und aus Produktionen berücksichtigt.

Gab es vor dem Inventurdatum noch keinen solchen Lagerzugang, dann wird hier das Datum der Inventur wiedergegeben.

Anzahl (Lager)

Der Sollbestand des Artikels laut dem gewählten Lagerort bzw. des gesamten Unternehmens (je nach Inventurart).

Anzahl (Inventur)

Istbestand des Artikels (=gezählter Bestand)

Beim Zurückschreiben der Inventur ins Lager wird dieser Bestand ins Lager eingetragen.

Wenn Sie die Schnellerfassung oder den Button Artikel zur Erfassung verwenden, wird dieses Feld beim Eintragen des Artikels gefüllt.

In allen anderen Fällen wird hier erst einmal der Sollbestand des Artikels eingetragen und kann anschließend mit dem gezählten Bestand überschrieben werden.

Der Wert in dieser Spalte darf niemals kleiner als 0 sein.

Anzahl (Abschreibung)

Anzahl der zwar vorhandenen, aber abzuschreibenden Artikel.

In dieser Spalte hinterlegte Werte dienen der Dokumentation. Ausbuchungen finden dadurch nicht statt.

Preis (Inventur)

Wert, der für die Inventurbewertung verwendet wird.

Hier wird standardmäßig der gewichtete Lagerpreis eingetragen.

Bei einer nachträglichen Stichtagsinventur wird der letzte Einkaufspreis des Artikels bzw. der Variante vor dem Stichtag verwendet (s. Spalte EK-Preis).

Datum (Inventur)

Zeitpunkt der Eröffnung der Inventur

Charge

Chargennummer

Chargenbezeichnung

manuell vergebene Chargenbezeichnung

MHD

Mindesthaltbarkeitsdatum der Charge

Bemerkung

Hinweis, wie der Artikel in die Inventur aufgenommen wurde

Buttons im Sicht-Modus

Neue Inventur

Eröffnet eine neue Inventur.

Diese Inventur enthält erst einmal keine Artikel. Diese können über die weiter unten beschriebenen Möglichkeiten der Inventur hinzugefügt werden.

Alle vom Lager

Eröffnet eine neue Inventur und fügt entsprechend der gewählten Inventurart die Bestände aller Lagerorte in die Bestandsliste ein.

von Lagerort

Eröffnet eine neue Inventur und fügt entsprechend der gewählten Inventurart die Bestände des ausgewählten Lagerortes in die Bestandsliste ein.

zum Stichtag

Legt eine neue Inventur für ein Datum in der Vergangenheit an.

Nach der Eingabe des Datums wählen Sie das Verfahren aus, nach dem der Bestand für den Stichtag ermittelt werden soll:

Bestand zum Stichtag

Es wird der Lagerbestand verwendet, der in der letzten Lagerbewegung zum Stichtag protokolliert wurde. Falls nach dem Stichtag eine Korrektur des Bestandes erfolgt ist, hat diese Korrektur keinen Einfluss auf das Ergebnis.

aktueller Bestand

Ausgehend vom aktuellen Bestand wird der Bestand zum Stichtag anhand der Zu- und Abgänge zwischen dem Stichtag und dem aktuellen Zeitpunkt ermittelt. Lagerbewegungen aus Inventuren werden dabei nicht berücksichtigt.

Dieser Weg liefert i.A. ein genaueres Ergebnis, kann aber durch die Berechnungen mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Es werden die Lagerbestände aller Lagerorte, die am Ende des ausgewählten Tages vorhanden waren, in einer Inventur zusammengetragen.

Eine Darstellung der verschiedenen Chargen ist bei einer Stichtagsinventur nicht möglich. Es handelt sich hierbei also immer um eine aggregierte Inventur.

Der gewichtete Lagerpreis am Stichtag kann nachträglich nicht ermittelt werden. Deshalb wird bei einer Stichtagsinventur immer der letzte Einkaufspreis vor dem Stichtag auch als Preis (Inventur) eingetragen.

Die auf diesem Weg angelegte Inventur wird üblicherweise verwendet, um rückwirkend eine Bewertung der Lagerbestände vornehmen zu können. Diese Inventur sollte nicht wieder ins Lager zurückgeschrieben werden.

Zusammenfassen

Diese Option bietet die Möglichkeit, mehrere angelegte Inventuren zu einer zusammenzufassen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn die ❯InventurApp zum Zählen der Bestände verwendet wurde.

Nach dem Klick auf diesen Button erscheint die Abfrage, ob die aktuell markierte Inventur mit einer anderen zusammengefasst werden soll. Wird diese Frage bejaht, so erscheint im Anschluss ein Drop-Down-Menü mit den im System vorhandenen Inventuren. Hier sollte die gewünschte Inventur gewählt werden, die im nächsten Schritt mit der aktuell markierten Inventur in dieser zusammengefasst wird.

Sollte ein Artikel in beiden Inventuren vorkommen, so taucht dieser in der zusammengefassten Inventur zwei Mal auf (jeweils mit den Daten der jeweiligen Inventur). Beim Übertragen ins Lager werden diese Bestände jedoch addiert, sodass der korrekte Bestand ins Lager gebucht wird.

Wiederherstellen

Stellt die Bestände, die vor dem Zurückschreiben einer Inventur vorhanden waren, wieder her.

Geben Sie ein Datum ein, um die zur Auswahl stehenden Inventuren einzugrenzen. Anschließend werden alle Inventuren aufgelistet, die ab diesem Datum ins Lager zurückgeschrieben wurden. Die in dieser Liste gezeigten Einträge sind die Bemerkungen, mit denen die Inventuren ins Lager zurückgeschrieben wurden. Diese Texte beinhalten die Option, mit der die Inventur ins Lager geschrieben wurde sowie das Inventurdatum.

Markieren Sie den benötigten Eintrag und bestätigen Sie mit OK.

Es wird eine neue Inventurliste angelegt, in die sämtliche Bestände eingetragen werden, die durch die gewählte Inventur aus dem Lager ausgebucht wurden.

Diese Inventurliste kann nun wieder ins Lager zurückgeschrieben werden. Hierbei sollte nur die empfohlene Option Lagerdaten nur für die erfassten Artikel im Lagerort ersetzen verwendet werden. Bei allen Artikeln, deren Bestand mit dem gezählten Zurückschreiben geändert wurde, wird so der Bestand wiederhergestellt, der vor dem Zurückschreiben der für die Wiederherstellung gewählten Inventur vorhanden war.

Vor dem Zurückschreiben der hier erstellten Inventurliste kann diese bei Bedarf noch bearbeitet werden.

Verwenden Sie diese Funktion nur dann, wenn es unbedingt notwendig ist. Zum Beispiel, wenn versehentlich eine falsche Art des Zurückschreibens gewählt wurde. Alle Lagerbewegungen, die nach dem Zurückschreiben der Inventur ausgeführt wurden, müssen nach dem Wiederherstellen ggf. noch einmal ausgeführt werden.

ins Lager

Schreibt die Inventur ins Lager.

Folgende Optionen stehen dabei zur Auswahl:

◉

Lagerdaten komplett ersetzen (Komplett-Inventur)

Es werden in allen Lagerorten die Lagerbestände für sämtliche Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

◉

Lagerdaten für die erfassten Artikel ersetzen (Teilinventur/Artikel)

Es werden in allen Lagerorten die Lagerbestände für die in der Inventurliste enthaltenen Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Sind in der Inventurliste eine oder mehrere Varianten eines Artikels enthalten, so werden die Bestände aller Varianten dieses Artikels auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände nur für die in der Inventurliste enthaltenen Varianten den entsprechenden Lagerorten zugebucht.

◉

Lagerdaten der erfassten Lagerorte löschen und die erfassten Artikel übernehmen (Teilinventur Lagerort komplett)

Es werden in allen Lagerorten, die in der Inventurliste enthalten sind, die Lagerbestände für sämtliche Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

◉

Lagerdaten nur für die erfassten Artikel im Lagerort ersetzen (Teilinventur/Lagerort > empfohlen <)

Für die in der Inventurliste enthaltenen Artikel werden nur in den in der Inventurliste angegebenen Lagerorten die Lagerbestände auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Dabei wird für alle Artikel der Bestandsliste der aktuellen Inventur geprüft, ob mit dem neuen Lagerbestand die Reservierungen beibehalten werden können. Ist dies nicht der Fall, so werden die reservierten Bestände in Fehlbestände umgewandelt.

? Streckenlager

Zeigt die Artikelbestände, die sich im Lager Streckenlieferung befinden und keinem konkreten Streckenauftrag zugeordnet sind.

Schnellerfass.

Bei der Schnellerfassung können Artikel über die Artikelnummer oder die EAN-Nummer besonders schnell der Inventur hinzugefügt werden.

Optionen der Schnellerfassung

☑

Lagerort nach jedem Artikel zurücksetzen

Ist diese Checkbox aktiviert, wird nach dem Einfügen eines Artikels der gewählte Lagerort zurückgesetzt und muss somit pro Artikel neu zugewiesen werden.

◉

Inventurart

Mittels dieses Optionsfeldes kann angegeben werden, wie e-vendo beim Schreiben der Inventur ins Lager mit den Chargen der Artikel umgehen soll.

Wird die Option nicht aggregiert verwendet, muss für jede Charge der Bestand separat inventarisiert werden. Dazu kann im unteren Bereich des Schnellerfassung-Moduls die Chargennummer im entsprechenden Feld angegeben werden.

Bei der Option aggregiert hingegen werden alle erfassten Bestände der Artikel zu einer neuen Charge zusammengefasst.

◉

Erfassungsart

Diese Option legt fest, ob über die Schnellerfassung eingetragene Mengen die eventuell bereits in der Inventurliste erfassten Bestände (Spalte Anzahl (Inventur)) überschreiben oder ergänzen sollen.

Bei der Option zum vorhandenen Inventursatz addieren werden neu hinzugefügte Mengen zu den bereits eingetragenen Mengen hinzugefügt. Dies eignet sich, wenn Artikel an mehreren Stellen im Lagerort vorkommen.

Die Option im vorhandenen Inventursatz überschreiben sorgt dafür, dass ein über die Schnellerfassung hinzugefügter Datensatz den eventuell in der Inventurliste vorhandenen Bestand überschreibt.

◉

Eingabe

Mithilfe dieser Optionen kann festgelegt werden, wie die Inventur durchgeführt wird.

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Weitere Informationen zum Inventurablauf mittels Schnellerfassung sind ❯hier zu finden.

Inventurwert

Zeigt für die markierte Inventur folgende Werte an:

Lagerwert

Produkt aus Anzahl (Lager) und EK-Preis

Inventurwert

Produkt aus Anzahl (Inventur) und gewichtetem Lagerpreis (Spalte Preis (Inventur))

Abschreibungswert

Produkt aus Anzahl (Abschreibung) und EK-Preis

Inv. Löschen

Löscht die markierte Inventur.

Auch eine bereits ins Lager zurückgeschriebene Inventur kann so gelöscht werden.

Inv. alle Löschen

Löscht alle vorhandenen Inventuren aus einem anzugebenden Zeitraum.

Drucken / ?

Über den Druckdialog können Zähllisten und Inventurbewertungen ausgedruckt werden.

Informationen zum Druckdialog sind ❯an dieser Stelle zu finden.

Bearbeiten

Öffnet die markierte Inventur für die Bearbeitung der Bestandsliste.

Sortierung

Oberhalb der Inventurliste stehen Ihnen im Sichtmodus verschiedene Optionen für die Sortierung der Artikel zur Verfügung. Die hier gewählte Reihenfolge wird auch beim Drucken der Inventurliste berücksichtigt.

◉

Artikelnummer

Sortierung nach Artikelnummer und Lagerortnummer

◉

Bezeichnung

Sortierung nach Artikelkurzbezeichnung und Lagerortnummer

◉

Warengruppe

Sortierung nach Warengruppenbezeichnung und Lagerortnummer

◉

Hauptwarengruppe

Sortierung nach Bezeichnung der Hauptwarengruppe, Warengruppenbezeichnung und Lagerortnummer

◉

Lagerort

Sortierung nach Lagerortbezeichnung, Artikelkurzbezeichnung und Artikelnummer

◉

Hauptlagerort

Sortierung nach Nummer des Hauptlagerortes, Lagerortbezeichnung und Artikelnummer

Buttons im Bearbeiten-Modus

Initialisieren

Setzt für alle Artikel in der aktuellen Inventur den Wert in der Spalte Anzahl (Inventur) auf 0.

Scanner

Liest die Artikeldaten aus einer Textdatei in die aktuelle Inventur.

Sollte ein Artikel bereits in der Liste enthalten sein, so erhöht sich der Lagerbestand um den neuen Wert.

Ein evtl. durch den Scanner gelieferter Preis geht in den Wert der Spalte Preis (Inventur) ein.

Die Zuordnung der Felder aus der Textdatei muss dafür in der ❯Arbeitsplatzkonfiguration erfolgen.

Schnellerfass.

Für die markierte Inventur werden zusätzliche Artikel/Bestände erfasst.

Bei der Schnellerfassung können Artikel über die Artikelnummer oder EAN-Nummer besonders schnell der Inventur hinzugefügt werden.

Chargen

Hinterlegt bei dem in der Bestandsliste markierten Artikel eine Chargenbezeichnung und ein Mindesthaltbarkeitsdatum.

Diese Funktion steht nur für Artikel zur Verfügung, für die im Artikelstamm eine ❯manuelle Chargenauswahl eingestellt ist.

Abschreibung %

Dieser Button ist vorgesehen für eine prozentuale Preisabwertung der vorhandenen Bestände in Abhängigkeit vom Datum des letzten Einkaufs und in Abhängigkeit von der Warengruppe.

Entsprechend des Datums in der Spalte Datum (EK) wird der passende Prozentsatz für die Preisabwertung aus der ❯Warengruppe bzw. ❯Hauptwarengruppe des Artikels in die Liste eingetragen und damit der Abschreibungspreis basierend auf dem Preis aus der Spalte EK-Preis berechnet.

Abschr. übern.

Die abgewerteten Preise entsprechend der Warengruppen bzw. Hauptwarengruppen und des EK-Datums aus der Inventurliste werden in die Spalte Preis (Inventur) übertragen.

Falls die Inventur danach ins Lager geschrieben wird, werden diese agewerteten EK-Preise als neue Lagerpreise weiterverwendet.

Buttons zur Bearbeitung der Artikelliste

Reiter Inventurbestand

Artikelliste mit Lagerbestand

Nach einer Artikelsuche werden alle Artikel aus dem Suchergebnis entsprechend der gewählten Inventurart mit dem aktuellen Lagerbestand der einzelnen Lagerorte in die Inventur eingefügt, sofern ein Lagerbestand vorhanden ist.

Unabhängig davon, ob die Artikel bereits in der Liste enthalten sind, werden die gefundenen Artikel zusätzlich in die Bestandsliste eingefügt.

Artikel

Nach einer Artikelsuche kann ein Artikel im Suchergebnis ausgewählt werden. Dieser wird nach der Eingabe der Inventuranzahl als neuer Datensatz der Bestandsliste hinzugefügt.

Lagerort akt. Pos.

Ändert den Lagerort für den in der Bestandsliste markierten Artikel.

Erfassung für Lagerort

Wählen Sie einen Lagerort aus, der für die nächsten einzufügenden Artikel verwendet werden soll.

Dies wirkt sich auf folgende Arten des Einfügens aus:

• Scanner/Textdatei (sofern hier keine Angaben zum Lagerort geliefert werden)
• Button Artikel
• manuell direkt in die Liste eingetragene Artikel

Variante

Ändert die Variante für den markierten Eintrag in der Bestandsliste.

EK-Preis ˃ Inv.-Preis = 0

Für alle Artikel in der aktuellen Inventur, bei denen der Preis (Inventur) den Wert 0 hat, wird der EK-Preis aus dem Artikelstamm als Preis (Inventur) eingetragen.

Preis EK

Trägt für alle Artikel der Bestandsliste die aktuellen EK-Preise aus dem Artikelstamm (Reiter Kalkulation VK bzw. Varianten) in die Spalte EK-Preis ein.

Preis Inv.

Trägt für alle Artikel der Bestandsliste die aktuellen gewichteten Lagerpreise in die Spalte Preis (Inventur) ein.

Hat ein Artikel bzw. eine Variante keinen Bestand, dann wird der EK-Preis aus dem Artikelstamm (Reiter Kalkulation VK bzw. Varianten) verwendet.

Löschen

Löscht die markierte Position aus der Bestandsliste.

Alle Löschen

Löscht alle Positionen aus der Bestandsliste.

Lagerbestand

Zeigt eine Information zum aktuellen Lagerbestand der markierten Position.

Reiter Inventurbestand nach Lagerort

Artikelliste mit Lagerbestand im Lagerort

Nach einer Artikelsuche werden alle Artikel aus dem Suchergebnis entsprechend der gewählten Inventurart mit dem aktuellen Lagerbestand des aktuell eingestellten Lagers in die Inventur eingefügt, sofern ein Lagerbestand in diesem Lager vorhanden ist.

Unabhängig davon, ob die Artikel bereits in der Liste entthalten sind, werden die gefundenen Artikel zusätzlich in die Bestandsliste eingefügt.

Artikel

Nach einer Artikelsuche kann ein Artikel im Suchergebnis ausgewählt werden. Dieser wird nach der Eingabe der Inventuranzahl als neuer Datensatz des Bestandsliste hinzugefügt.

Variante

Ändert die Variante für den markierten Eintrag in der Bestandsliste.

EK-Preis ˃ Inv.-Preis = 0

Für alle Artikel in der aktuellen Inventur, bei denen der Preis (Inventur) den Wert 0 hat, wird der EK-Preis aus dem Artikelstamm als Preis (Inventur) eingetragen.

Löschen

Löscht die markierte Position aus der Bestandsliste.

Alle

Löscht alle Positionen aus der Bestandsliste für den markierten Lagerort.

Inventur mit mobilen Geräten

Sie können die Inventur auch mit mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones durchführen.

Bei der Nutzung eines Tablets empfiehlt es sich, in der jeweiligen Vertriebsplattform (App Store oder Play) die Remote Desktop-App von Microsoft herunterzuladen, um e-vendo zu nutzen. Hierbei kann e-vendo vollumfänglich genutzt werden, also auch das Inventurmodul.

Sofern ein Smartphone zur Inventur eingesetzt wird, empfiehlt sich die Nutzung der ❯InventurApp.