Bedarfsermittlung und Lieferung zwischen den eigenen Filialen

Wenn der Einkauf für alle Filialen von der Zentrale erledigt wird, dann gibt es hierfür verschiedene Möglichkeiten im e-vendo.

Für diese Vorgänge ist es notwendig, dass jede Filiale als separate Adresse mit dem Typ Kunde und Lieferant im System angelegt wurde.
In der Abt./Filialverwaltung muss für jede Filiale die jeweilige Adresse für Wareneingänge zugeordnet werden.

Bedarfsermittlung ausschließlich von der Zentrale

Die Zentrale ermittelt den Bedarf für die Lagerorte der einzelnen Filialen und bestellt dann die benötigte Ware bei den entsprechenden Lieferanten.

Dazu müssen in der Bedarfsermittlung nacheinander die folgenden Schritte ausgeführt werden:

• Aktivieren Sie die Checkbox für Lagerort und stellen Sie den Lagerort, für den der Bedarf ermittelt werden soll, ein.
• Ermitteln Sie die Bedarfe in den verschiedenen Reitern und übertragen Sie diese in die Bestellliste.

Wiederholen Sie diese Schritte für jeden einzelnen Lagerort.

In der Bestellliste werden bei den einzelnen Positionen die jeweiligen Lagerorte hinterlegt und an die anschließend erzeugten Bestellungen übergeben.

Durch den Wareneingang werden die Waren direkt in die Lagerorte der Filialen gebucht. Um beim Wareneingang sehen zu können, welche Ware in welches Lager gelegt werden muss, können Sie nach dem Buchen des Wareneingangs eine Absortierliste drucken. Ein entsprechender Report steht Ihnen im Druckbereich der Lieferscheinverwaltung im Standard zur Verfügung.

Dezentrale Bedarfsermittlung in den Filialen

Die Filialen führen die Bedarfsermittlung separat aus und erzeugen daraus Bedarfsmeldungen oder Bestellungen für die Zentrale. Die Zentrale kann dann aus dieser Bedarfsmeldung heraus die entsprechende Lagerumbuchung vornehmen und ggf. der Filiale eine Rechnung stellen.

Warenlieferung ohne Rechnungsstellung

Bedarfsmeldung erzeugen

Jede Filiale führt die Bedarfsermittlung für die eigenen Lagerorte aus und erzeugt anschließend mit dem Button interne Lieferung eine Bedarfsmeldung in der Zentrale. Damit wird ein Warenausgangsbeleg erzeugt, in dem als Auftraggeber und Lieferadresse die Adresse der anfordernden Filiale eingetragen wird. Diese muss dafür in der Abt./Filialverwaltung als zugeordnete Anschrift bei der jeweiligen Filiale hinterlegt sein.

Die in diesem WA-Beleg enthaltene Ware wird automatisch in den Lagerorten der Zentrale reserviert.

Bestellung beim Lieferanten

Sollte die von den Filialen angeforderte Ware nicht in ausreichender Menge in den Lagerorten der Zentrale vorhanden sein, so erscheinen die Fehlmengen automatisch in der Bedarfsermittlung der Zentrale.

Somit ist sichergestellt, dass die Produkte bei den jeweiligen Lieferanten bestellt werden.

Umbuchung der Ware

Warenausgang in der Zentrale

Ist die von einer Filiale angeforderte Ware in den Lagerorten der Zentrale vorrätig, so kann aus der Zentrale heraus der Warenausgang dieser Ware gebucht werden.

Dies kann entweder direkt aus dem Lieferschein heraus oder aber aus dem Liefervorschlag (WA) heraus erfolgen.

Wareneingang in der Filiale

Für den Wareneingang in der Filiale wird ein zweiter Beleg benötigt, welcher exakt die gleichen Waren enthalten muss wie der o.g. WA-Beleg. Um diesen WE-Beleg für die Filiale zu erzeugen, kann die Kopierfunktion in der Lieferscheinverwaltung genutzt werden.

• Öffnen Sie dafür die Lieferscheinverwaltung ohne dabei einen konkreten Beleg zu öffnen.
• Klicken Sie auf den Button Kopieren.
• Wählen Sie als Vorlage zum Kopieren den Belegtyp Warenausgang.
• Suchen Sie nun mit Hilfe des Suchdialoges den WA-Beleg, mit dem die Ware aus den Lagerorten der Zentrale gebucht wurde.
• Wählen Sie als Adresse, die mit dem WE-Beleg verknüpft sein soll, die Adresse der Zentrale aus, da diese hier als Lieferant fungiert.
• Die Frage, ob der Bezug zum Originalbeleg erhalten bleiben soll, sollten Sie mit Ja beantworten.

In dem entstehenden WE-Beleg sind nun die tatsächlich zu verwendenden Lagerorte einzutragen. Dies kann im Reiter Belegpositionen, Unterreiter Lagerort, erfolgen. Dafür stehen Ihnen die Buttons Lagerort der akt. Position ändern und Lagerort aller Positionen ändern zur Verfügung.

Abschließend muss nun noch der Wareneingang gebucht werden. Klicken Sie dafür auf den Button Lieferung.

Warenlieferung mit Rechnungsstellung

Sollen nicht nur die Waren aus der Zentrale an die einzelnen Filialen geliefert werden, sondern zusätzlich auch noch eine Rechnung gestellt werden, so muss diese Rechnung in der Zentrale als Ausgangsrechnung und in der Filiale als Eingangsrechnung erfasst werden.

Die Zentrale benötigt einen Auftrag, über den die Rechnung an die Filiale erstellt werden kann. Für das Erfassen einer Eingangsrechnung bei der Filiale ist es wiederum notwendig, dass ein entsprechender Bestellbeleg in der Filiale existiert. Ein solcher Bestellbeleg kann aus der Bedarfsermittlung heraus erzeugt werden.

Bedarf ermitteln und Ware bestellen

Jede Filiale führt die Bedarfsermittlung für die eigenen Lagerorte aus und übergibt anschließend mit dem Button Artikel übertragen (Interne Li) bzw. alle Artikel übertragen (Interne Li) die ermittelten Positionen in die Bestellliste. Damit wird die mit der Zentrale verknüpfte Adresse als Lieferant bei diesen Positionen in der Bestellliste hinterlegt.

Anschließend kann aus der Bestellliste heraus ein Bestellbeleg erzeugt werden, mit dem die Ware in der Zentrale bestellt wird.

Auftrag für die Lieferung an die Filiale erzeugen

In der Zentrale wird ein Auftrag benötigt, welcher exakt die gleichen Waren enthalten muss wie der o.g. Bestellbeleg. Um diesen Auftrag in der Zentrale zu erzeugen, kann die Kopierfunktion in der Auftragsverwaltung genutzt werden:

• Öffnen Sie die Auftragsverwaltung, ohne dabei einen konkreten Beleg zu öffnen.
• Klicken Sie auf den Button Kopieren.
• Wählen Sie als Vorlage zum Kopieren den Belegtyp Bestellung.
• Suchen Sie nun mit Hilfe des Suchdialoges den Bestellbeleg, der in der Filiale erzeugt wurde.
• Wählen Sie als Adresse, die mit dem Auftrag verknüpft sein soll, die Adresse der Filiale aus, da diese hier als Auftraggeber fungiert.

Die Frage, ob der Bezug zum Originalbeleg erhalten bleiben soll, können Sie mit Ja beantworten.

In dem entstehenden Auftrag sind nun die tatsächlich für den Warenausgang zu verwendenden Lagerorte einzutragen. Dies kann im Reiter Belegpositionen, Unterreiter Lagerort, erfolgen. Dafür stehen Ihnen die Buttons Lagerort der akt. Position ändern und Lagerort aller Positionen ändern zur Verfügung.

Weitere Abwicklung

Die weitere Abwicklung auf beiden Seiten kann wie in allen anderen Einkaufs- bzw. Verkaufsprozessen erfolgen.

In der Zentrale kann, die in dem Auftrag enthaltene Ware reserviert werden. Sollte der eigene Bestand nicht ausreichend sein, so gehen die Fehlbestände automatisch in die Bedarfsermittlung der Zentrale ein. Bei ausreichendem Warenbestand kann der Warenausgang gebucht und die Rechnung gestellt werden.

In der Filiale wird, sobald die von der Zentrale gelieferte Ware eintrifft, der Wareneingang gebucht. Bei Erhalt der Rechnung kann aus dem Bestellbeleg heraus die Eingangsrechnung erfasst werden.