Versandschnittstelle zu DHL

EasyLog ist eine Software, welche Ihnen das Versenden von Paketen mit DHL erleichtert. Diese Software wird direkt von DHL angeboten. Das e-vendo-System hilft Ihnen beim einfachen Übertragen der Daten zu EasyLog sowie beim Rückimport der Trackingnummern.

Auf dieser Seite wird die Einrichtung der Schnittstelle zu EasyLog beschrieben.

Falls Sie mit IntraShip arbeiten, verwenden Sie für den Export bitte das Modul ❯IntraShip (DHL).

Voreinstellungen

Installieren Sie die DHL-Software.

Legen Sie einen Ordner zur Übergabe der Pollingdaten an. Sollen von mehreren Arbeitsplätzen aus Pollingdateien für die DHL-Software bereitgestellt werden, so muss dieser Ordner von allen diesen Arbeitsplätzen aus über den gleichen Pfad erreicht werden können. Legen Sie ggf. auf allen Arbeitsplätzen ein entsprechendes Netz-Laufwerk an, welches stets über den gleichen Laufwerksbuchstaben erreicht wird.

Legen Sie innerhalb dieses Übergabeverzeichnisses einen weiteren Ordner zur Rückgabe der Trackingdaten an e-vendo an.

Konfiguration ERP

Versandart einrichten

Legen Sie im e-vendo im ❯Konfigurationsbereich der Versandarten eine Versandart für den DHL-Versand an und hinterlegen Sie dieser Versandart das Versandsystem Post. Auf den verschiedenen Reitern können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

Schnittstelle aktivieren

Aktivieren Sie die Schnittstelle über ❯Konfiguration - Belegvorgaben, Versand und Mail - Versandsysteme, Mail, SMS, Comliance.

Aktivieren Sie die Checkbox installiert und tragen Sie die Verzeichnisse für die Übergabe (s.o.) und für die Konfigurationsdatei ein. Mit Hilfe der Such-Buttons können diese Verzeichnisse ausgewählt werden.

Nutzen Sie das e-vendo System als SAAS in der Terminalserverumgebung der e-vendo AG, so wird das Verzeichnis für die Konfigurationsdatei bereits voreingestellt. Diese Einstellung darf durch Sie nicht verändert werden.

Im unteren Bereich können Sie weitere individuelle Einstellungen vornehmen:

automatischer Trackingimport nach jedem Export

Nach jedem Export von Paketdaten prüft e-vendo, ob in dem festgelegten Verzeichnis eine Abschlussdatei von EasyLog vorliegt. Ist das der Fall, so wird diese Datei sofort importiert und verarbeitet. D. h., die darin enthaltenen Trackingnummern werden den entsprechenden Lieferscheinen zugeordnet.

Unabhängig von dieser Einstellung können Sie auch die Trackingdaten manuell importieren.

Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen

Vor dem Export von Paketdaten wird ein Dialog angezeigt, in welchem einige Daten vor der Übergabe an EasyLog geändert werden können.

bei NN Rechnungsbetrag nehmen statt Lieferscheinbetrag

Im Standard wird bei Nachnahme der Gesamtbetrag des Lieferscheins an EasyLog übergeben (wichtig bei Teillieferungen). Ist diese Checkbox aktiviert, so wird statt dessen der Rechnungsbetrag übergeben.

Konfigurationsdatei anpassen

Bei Bedarf sind in der Konfigurationsdatei entsprechend den dort enthaltenen Anweisungen Anpassungen vorzunehmen. (Zeilen, die mit einem Semikolon beginnen, enthalten nur Kommentare, diese werden von der Schnittstelle ignoriert.)

Bitte achten Sie besonders auf die folgenden Inhalte:

[Identdatei]

In diesem Abschnitt muss der Name der Sendungsabschlussdatei hinterlegt werden.

Diese Datei muss durch den Sendungsabschluss des EasyLog im Übergabeverzeichnis abgelegt werden.

Beispiel

Name = ELSendEx*.txt;[EasyLog-Landliste]

Eine Liste aller Länder, für die eine Übergabe an EasyLog erfolgen kann.

Pro Land ist ein Eintrag in der folgenden Art notwendig:

Landeskürzel im e-vendo=Landesbezeichnung im EasyLog

Beispiel

BE=Belgien

BG=Bulgarien

DE=Deutschland

DK=Dänemark

[EU-Mitglieder]

In diesem Bereich muss eine Liste aller Länder stehen, die im EasyLog zur Region Europa gezählt werden.

Die Schreibweise ist identisch zu der im Bereich [EasyLog-Landliste]:

Landeskürzel im e-vendo=Landesbezeichnung im EasyLog

[Waehrungen]

Wenn die Währungskürzel im e-vendo von den im EasyLog verwendeten Währungskürzeln abweichen, ist in diesem Bereich eine Zuordnung vorzunehmen.

Die Auflistung muss in folgender Form erfolgen:

Währung kurz im e-vendo=Währungskürzel im EasyLog

Beispiel

€=EUR

$=USD

[Verwendungszweck]

Für das automatische Ausziffern der Bankbelege bei Nachnahme-Sendungen ist es wichtig, dass auf den Überweisungsträgern der richtige Verwendungszweck gedruckt wird. Dazu muss der entsprechende Eintrag in der INI-Datei unter [Verwendungszweck] aktiviert werden.

Beispiel

[Verwendungszweck]

Ref=Belegkopf.BelegNrVorgaenger/Belegkopf.Version

[Paketart]

In diesem Bereich sind alle Paketarten aufzulisten, die für die Lieferungen verwendet werden können.

Jedem Eintrag in dieser Liste ist ein Wert zuzuordnen:

Das Standardpaket für den nationalen Versand erhält den Wert StdD.

Das Standardpaket für den Versand innerhalb von Europa erhält den Wert StdEU.

Das Standardpaket für den internationalen Versand erhält den Wert StdInt.

Alle anderen Pakete erhalten den Wert n.

Beispiel

Paket Europack national=StdD

Paket international=StdInt

Paket international EU=StdEU

Paket DHL Europak=n

Paket Regionalpaket Österreich=n

Für jede in der Liste enthaltene Paketart muss ein separater Abschnitt in der Konfigurationsdatei enthalten sein, in dem die konkreten Einstellungen für diese Paketart aufgeführt werden.

Beispiel

[Paket Europack national]

Verfahren=1

Teilnahme=01

Produkt=101

Extras=

Gewicht=0,5

BemerkungAbs=Vielen Dank ..

BemerkungEmpf= ... für Ihren Einkauf!

Konfiguration des EasyLog

Im EasyLog müssen einige Einstellungen für den Import und den Export der Sendungen vorgenommen werden.

Importeinstellungen

Musterdatei im ERP erzeugen

Legen Sie im e-vendo einen Lieferschein mit einer Versandart an, welche das Versandsystem Post verwendet.

Buchen Sie den Lieferschein und bestätigen Sie ggf. den Dialog zur Erfassung der Paketdaten durch Klick auf den Button Datei erstellen. Sichern Sie die im Übergabeverzeichnis erzeugte Datei. Diese Musterdatei kann später zum Testen und für Änderungen am Importformat verwendet werden.

Pollingeinstellungen

Für die Konfiguration des Pollings arbeiten Sie die folgenden Schritte ab:

• Klicken Sie im Menü System auf den Befehl Pollingeinstellungen.
• Wählen Sie den Modus Vollautom.-Polling (die Software wird dann für den manuellen Betrieb gesperrt) oder Halbautom.-Polling (die Daten werden importiert und sind dann manuell weiterzubearbeiten). Der Modus Import darf nicht verwendet werden, da in diesem Modus nur die erste gefundene Datei, beim Polling jedoch alle Dateien importiert werden.
• Klicken Sie auf den Button Pollingkonfiguration auswählen oder definieren (rechts neben dem Feld Konfiguration). Es öffnet sich die Liste der vorhandenen Konfigurationen.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Liste und anschließend auf den Eintrag Neu, um eine neue Konfiguration anzulegen. Oder klicken Sie eine bereits vorhandene Konfiguration mit der rechten Maustaste an und klicken Sie anschließend auf Ändern, um die bestehende Konfiguration anzupassen.
• Tragen Sie die Bezeichnung für die aktuelle Konfiguration ein und wählen Sie im Feld Datenquelle die Option ASCII Festelänge Datei (*.*)
• Wählen Sie im Feld Tabellenname die im Übergabeverzeichnis befindliche Musterdatei aus.
• Aktivieren Sie das Feld Platzhalter (Counter) benutzen.
• Klicken Sie auf den Button Optionen und stellen Sie die Optionen entsprechend der folgenden Abbildung ein:

• Bestätigen Sie die Optionen durch Klick auf den Button Speichern.
• Tragen Sie im Bereich Zuweisung der Felder die nachfolgenden Positionsangaben bei den einzelnen Feldern ein. Diese Daten müssen exakt übereinstimmen, da sonst der Import in das EasyLog bzw. der Rückimport der Trackingnummern ins e-vendo scheitert.
• Bestätigen Sie die Einstellungen durch Klick auf den Button Speichern.
• Tragen Sie als Name für die Pollingdatei Poll_*.dat ein und bestätigen Sie diesen Dateinamen durch Klick auf Speichern.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gerade erstellten bzw. geänderten Eintrag in der Liste und anschließend auf den Eintrag Übernehmen.

Zuweisung der Felder

Feld	Von	Bis	Checkbox (fester Wert)	Vorgabewert
Sendungs Ref-Nr.	1	20
Abs. Ref-Nr.	61	80
Abs. Bemerkung	41	60
Mand. Ref-Nr.	21	40
Verfahren	81	82
Teilnahme	83	84
Kostenstelle	85	94
Produkt	95	104
Serviceliste	105	360
NN Währung	1283	1285
TV Währung			v	EUR
Empf. Ref-Nr.	361	380
Empf. Name1	381	420
Empf. Name2	421	460
Empf. Name3	461	500
Empf. PLZ	501	510
Empf. Ort	511	550
Empf. Ortsteil
Empf. Strasse	551	580
Empf. Hausnr.	581	590
Empf. Tel.	591	620
Empf. Fax.	621	650
Empf. Email.	1286	1485
Empf. Geburtsdatum
Empf. Ausweis-Nr.
Empf. Ausweis-Art
Empf. Ausw.Behörde
Empf. Mindestalter
Meldeanschrift (Ort)
Meldeanschrift (Stadtteil)
Meldeanschrift (Str. und HNr.)
Nachname
Vorname
Vertragsidentifizierer
IDP-Konfigurationsschlüssel
Empf. An.-Partner	651	680
Empf. Bemerkung	681	710
USt-IdNr.
Empf. Land	711	750
Zollbezirk
Gewicht	751	760
Sendungsanzahl	761	763
Zoll-Warenart	764	764
Zollinhaltserklärung	765	1020
MRN-Nummer
Vorausverf. Nat.	1021	1021
Unzustellbarkeitsanzeige			v	2-an den Absender zurückgeben
Sendungsavise
Vorausverf. Int.	1278	1278
Lagerfrist	1279	1281
Rücktransportart	1282	1282
Vorausverf. DHL EUROPAKET
Identitätsprüfung Empf.
Ab W. Sendungen
Ab W. Auftragsnr.
Ab W. Auftragsdat.
Ab W. bbn-Nummer
ID für Kolli
Zugangsnummer
Inhalt
Verwendungszweck	361	380

Exporteinstellungen

Um die Trackingnummern ins e-vendo importieren zu können, müssen die Sendungen im EasyLog exportiert werden. Über den Menüpunkt Daten/Auftrag zur Paketbeförderung kann dies einzeln für jede Sendung erfolgen. Besser ist jedoch der automatische Sendungsexport:

• Klicken Sie im Menü System auf den Befehl Grundeinstellungen.
• Wechseln Sie zum Reiter Export abgeschlossener Sendungen.
• Aktivieren Sie das Feld Export der Sendungen beim Sendungsabschluß.
• Wählen Sie als Dateityp Text mit Trennzeichen(;) aus.
• Stellen Sie als Exportverzeichnis das Verzeichnis ein, welches auch im e-vendo als Übergabeverzeichnis festgelegt ist.
• Wechseln Sie nun zum Reiter Exportdatei-Einstellungen.
• Die Checkbox Zeilenende-Zeichen in Exportdatei ersetzen darf nicht aktiviert sein.
• Speichern Sie diese Einstellungen.

Konfiguration des Zahlscheinausdrucks im EasyLog

Um eine eindeutige Zuordnung von Nachnahmezahlungen im e-vendo sicherzustellen, muss im Zahlschein in der 1. Zeile des Verwendungszwecks das Feld EmpName123 verwendet werden.

Zum Bearbeiten der Formulare im EasyLog gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Menü Daten auf den Eintrag Stammdatenverwaltung.
• Klicken Sie auf Absenderadressen.
• Durch Doppelklick auf den Absender öffnet sich der Dialog Absenderverwaltung.
• Klicken Sie auf den Button Formulare.
• Markieren Sie nun das Formular für den Zahlschein und bearbeiten Sie dann das Formular.

Einschränkungen

• Der Absender wird entsprechend der von e-vendo gelieferten Absender-Referenz-Nummer aus EasyLog bezogen.
• Das Extra Zeitpunktzustellung wird nicht unterstützt.
• Express wird nicht unterstützt.
• Die Anzahl der Sendungen wird mit 001 an EasyLog übergeben.
• Die nationale Vorausverfügung Bei Unzustellbarkeit Ersatzzustellung an den Ersatzempfänger wird nicht angeboten.

Verwendung der Schnittstelle

Sendungen aus dem ERP exportieren

Wird im e-vendo ein Warenausgang gebucht, für den eine Versandart mit hinterlegtem Versandsystem Post verwendet wird, so wird eine Pollingdatei im Übergabeverzeichnis erzeugt.

Der Dateiname für diese Pollingdatei lautet Poll_XXXX.dat, wobei für XXXX die Belegnummer des Fakturabeleges verwendet wird.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen aktiviert, dann erscheint im Zuge des Buchens des Lieferscheins folgender Dialog:

In diesem Dialog können z.B. eine andere Paketart gewählt und weitere Einstellungen festgelegt werden. Klicken Sie auf den Button Datei erstellen, um die Einstellungen zu übernehmen und die Pollingdatei zu erstellen.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen nicht aktiviert, so wird die Pollingdatei mit den Standardeinstellungen erstellt.

Verarbeitung im EasyLog

Bei der Paketabwicklung wird den einzelnen Versandaufträgen jeweils eine Trackingnummer zugeteilt.

Führen Sie nach der Paketabwicklung einen Tagesabschluss durch, um die Rückmeldedatei zu erzeugen. Diese wird in dem konfigurierten Ordner abgelegt.

Trackingnummernimport

Für den Trackingnummernimport werden die in EasyLog erstellten Tagesabschlussdateien benötigt.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox automatischer Trackingimport bei jedem Export aktiviert, so wird beim Ablegen einer Pollingdatei im Übergabeverzeichnis geprüft, ob dort eine Tagesabschlussdatei bereitliegt. Ist das der Fall, so wird diese Datei sofort importiert.

Um den Trackingnummernimport manuell zu starten, klicken Sie in der Navigationsgruppe Spezialmodule II auf den Eintrag ❯Trackingnummernimport.

Beim Trackingnummernimport werden die von EasyLog gelieferten Trackingnummern den entsprechenden Lieferschein-Belegen zugeordnet. Die Trackingnummer wird dabei im WA-Beleg im Reiter Belegstatus eingetragen.