Reparaturverwaltung

Aufbau und Funktionsweise des Moduls

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparaturaufträgen.
Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen werden Sie bei der Aufnahme und bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen nicht immer alle im Modul integrierten Felder und Reiter benötigen. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.
Reperaturaufträge mit Kostenvoranschlag können per Web-Browser vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe beauftragt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Reparaturverwaltung betätigt haben, öffnet sich zunächst der Suchdialog Reparatursuche.
Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" auch mit Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

AdrNr: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.
Firma1: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Namen der Firma oder den Nachnamen des Kunden ein.
Firma2: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den 2. Teil der Firmenbezeichnung oder den Vornamen des Kunden ein.
Strasse: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.
Ort: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Ortsnamen ein.
PLZ: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Postleitzahl der Kundenadresse ein.
Adresstyp: Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf einen bestimmten Adresstyp einschränken möchten.
Adresessart: Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf eine bestimmte Adressart einschränken möchten.

Suche über RMA-Beleg

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

RMA-Nummer: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die RMA-Nummer des Reparaturvorganges ein.
RMA (extern): Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die externe RMA-Nummer ein, die bei der RMA-Erfassung im Feld RMA-Extern hinterlegt wurde.
Datum angelegt von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich für die Anlage des Reparaturvorganges berücksichtigt.
Datum geplant von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des geplanten Fertigstellungstermines berücksichtigt.
Datum beendet von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des Datums für die Ausgabe (Rückgabe an den Kunden) berücksichtigt.
Garantie gefordert: Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.
KV gewünscht: Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.
Reparatur: Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie die Vorgänge nach Reparatur "vor Ort" oder "im Haus" filtern möchten.
Reparaturstatus: Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie gezielt nach offenen oder fertigen Vorgängen suchen möchten.
erforderliche Reparaturleistungen: Mit Hilfe dieser Filteroption können Sie gezielt nach Vorgängen suchen in Bezug auf die zu erbringenen Reparaturleistungen. Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- egal -eigene -fremde -beide -Ersatzgerät

Suche über Gegenstand

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Gegenstand: Geben Sie hier bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der im Feld Gegenstand des Reiters RMA-Beleg eingeben wurde.
Artikelnr: Geben Sie hier bei Bedarf Artikelnummer ein, welche im Reiter RMA-Beleg im Feld Artikelnr eingeben wurde.
Seriennr: Geben Sie hier bei Bedarf die vollständige oder einen Teil einer Seriennumer ein.
Herkunft: Wählen Sie in diesem Optionsbereich zwischen den Filtermöglichkeiten beliebig, eigener Artikel und fremder Artikel.
Leihgerät gewünscht: Als weitere Filtermöglichkeit stehen Ihnen in diesem Optionsbereich folgender Filter zu Verfügung: bliebig, ja sowie nein.
Defekt: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der in der Fehlerbeschreibung eines Reparaturauftrages vorkommt.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren: Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.
Suchbedingungen speichern: Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

Suche über Adresse
- AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
Suche über RMA-Beleg
- RMA - Eingang
Suche über Gegenstand
- Bezeichnung - Artikel-Nr

Reiter und ihr Inhalt

Liste

In diesem Reiter werden Ihnen alle Reperaturaufträge (entsprechend Ihren in der Suchmaske hinterlegten Suchkriterien) tabellarisch dargestellt. Inhalt der Tabelle sind folgende Felder:

RMA: Hierbei handelt es sich um die automatisch generierte Nummer des Reparaturauftrages.
Kunde: Diese Spalte zeigt die im System geführte Kundennummer an.
Gerät: Diese Spalte zeigt Ihnen den Inhalt des Feldes Gerätan.
ArtikelNr: Wenn von Ihnen erfasst, wird in dieser Spalte die Artikelnummer angezeigt.
KaufbelegNr: Wenn von Ihnen angegeben, wird in dieser Spalte die Nummer des Kaufbeleges angezeigt.
Garantie: Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim jeweiligen Reparaturvorgang um eine Garantieabwicklung handelt oder nicht.
Fremd: Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim zu reparierenden Produkt um ein Fremdprodukt handelt oder nicht. Um ein Fremdprodukt handelt es sich dann, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.
Annahme: Diese Spalte zeigt Ihnen das Datum der Erfassung des Reparaturvorganges.
Dauer: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die im Reiter Prüfung erfasste Geplante Reparaturdauer angezeigt.
Monteur: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Mitarbeiternummer des im Reiter Prüfung festgelegten Monteurs angezeigt.
Datum geplant: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte das Datum angezeigt, welches im Reiter RMA-Beleg für das geplante Ausgabedatum festgelegt wurde.
Zeit geplant: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Uhrzeit angezeigt, welche im Reiter RMA-Beleg für die geplante Ausgabe festgelegt wurde.
Eigl. fertig: Diese Spalte zeigt das Datum an, zu dem die für die Erledigung der Reparaturaufträge notwendigen Eingenleistungen (zu Erfassen im Reiter Eigenleistung) abgeschlossen wurden.

Hinweis:
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang insbesondere die Möglichkeit, im Reiter Konfiguration
entsprechende Warnhinweise zu aktivieren, um eindeutige Reparatur-Stati zu setzen und damit 
fehlerhafte Auslieferungen zu vermeiden.

Ext. fertig: Wenn erfasst, zeigt diese Spalte das Datum an, zu dem die Fremdleistungen den Status "abgeschlossen" erhalten haben.
Ausgabe: Hierbei handelt es sich um das Datum der erfolgten Ausgabe des zu reparierenden Produktes.
Abschluss: Hierbei handelt es sich um Datum und Uhrzeit des Zeitpunktes, zu dem der Status des Reparaturauftrages im Reiter Ausgabe auf "abgeschlossen" gesetzt wurde.
RMA-Extern: Wenn erfasst, zeigt diese Spalte die im Reiter RMA-Beleg erfasste Information RMA-Extern des jeweiligen Auftrages.

RMA-Beleg

In diesem Reiter erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Bei den Eingabefeldern und Optionsboxen dieses Reiters gibt es keine Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

Auftrag

Gegenstand: Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung des zu reparierenden Produktes ein.
Fremdartikel: Aktivieren Sie dieses Merkmal, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.
KaufbelegNr: Wenn die Information vorhanden ist, so können in diesem Feld die Kaufbelegnummer hinterlegen. Für die Suche des Kaufbeleges steht Ihnen die Schahltfläche Kaufbeleg zur Verfügung.
Datum: Geben Sie, wenn vorhanden, in diesem Feld das Datum des Kaufbeleges an.
ArtikelNr: Wenn vorhanden, geben Sie in diesem Feld die für das zu reparierende Produkt in Ihrem System geführte Artikelnummer an.
Seriennr.: Wenn es sich um ein Produkt mit einer aufgebrachten Seriennummer handelt, so wird diese hier erfasst.
letzte RMA: Diese Informationen werden nicht vom Benutzer erfasst, sondern vom System angezeigt.
RMA-Extern: Wenn vorhanden, wird hier eine externe RMA-Nummer erfasst.
Zähler 1 bis Zähler 3: Falls es sich bei dem zu reparierenden Produkt um ein Gerät handelt, das intern über Zähler verfügt (z.B. Kopiersysteme), so werden diese hier erfasst.

Gegenstand

Legen Sie in diesem Optionsbereich fest, ob der zu reparierende Gegenstand

abgegeben worden ist
abzuholen ist oder
eine Reparatur vor Ort erfolgen soll.

Bei Wahl der Option abholen oder Rep. vor Ort steht Ihnen die Schaltfläche Adresse zur Verfügung, um für den Monteur die Abhol- bzw. Reparatur-Adresse festzulegen.

geplante Ausgabe / geplante Fertigstellung

Geben Sie in diesem Bereich an, bis wann das zu reparierende Produkt wieder ausgegeben werden soll bzw. bei aktivierter Option Rep. vor Ort bis wann die Fertigstellung erfolgen soll.

Fehlerbeschreibung des Kunden

Hinterlegen Sie in diesem Feld alle Fehler-Informationen des Kunden zum Gerät. Für die Erfassung der Informationen steht Ihnen hier ein Textfeld zur Verfügung (ohne Formatierung der Schrift).

Verpackung / Zubehör

Gerade in Hinblick auf Elektroartikel ist es zur gegenseitigen Absicherung wichtig festzuhalten, in welchem Zustand und mit welchem Zubehör das zu reparierende Gerät von Ihnen entgegen genommen wurde. Hinterlegen Sie hier Ihre Vermerke und Feststellungen.

max Reparaturkosten

Sollte der Kunde Ihnen ein Maximum zu den Reparaturkosten vorgeben, so ist diese Information hier zu erfassen.

Währung: Sollten Sie Reparaturaufträge außer in der Stammwährung auch in anderen Währungen ausführen, so können Sie nach dem Betätigen dieser Schaltfläche in einem Auswahldialog die gewünschte Währung festlegen in der die Abrechnung dieses Auftrages erfolgen soll.

Annahmekosten

Pauschale: Geben Sie in diesem Feld die Höhe der von Ihnen veranschlagten Pauschale zur Annahme von Reparaturen an.
Abholen/Liefern: Geben Sie in diesem Feld unabhängig von der Reparatur-Annahmepauschale die Pauschale für Abholung und Anlieferung an.

Prüfung

Fremdartikel: Diesse Optionsbox dient rein informativen Zwecken und kann in diesem Reiter nicht verändert werden.
Garantieforderung: Diesse Optionsbox dient rein informativen Zwecken und kann in diesem Reiter nicht verändert werden.
Fehlerbeschreibung/Bemerkung: Hinterlegen Sie in desem Textfeld unabhängig von der Fehlerbeschreibung des Kunden Ihre eigenen Notizen zu dem zu reparierenden Produkt.
Bemerkung Garantie: Hinterlegen Sie in diesem Textfeld bei Bedarf Ihre eigenen Anmerkungen für den Garantiefall.
erforderliche Reparaturleistungen: Legen Sie im Bedarfsfall fest, um welche Art von zu erbringenden Reparaturleistungen es sich handelt. Hierfür stehen Ihnen folgend eOptionen zur Verfügung: -eigene, -fremde, - beide, -Ersatzgerät
geschätzte Kosten: Hinterlegen Sie bei Bedarf in diesem Feld die von Ihnen geschätzten Kosten der Reparatur.
Geplante Reparaturdauer: Geben Sie bei Bedarf in diesem Feld die geschätzte Reparaturdauer in Stunden und Minuten ein:
Monteur: Legen Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche in einem Auswahldialog fest, welcher Mitarbeiter mit der Durchführung der Reparatur beauftragt werden soll.
Prüfzeit in Stunden: Geben Sie in diesem Feld die benötigte Prüfzeit in Stunden an.
Prüfkosten (gesamt): Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Prüfkosten an.
geprüft am: Beenden Sie die Prüfung des Reparaturauftrages, in dem hier das aktuelle Datum bzw. das zutreffende Prüfdatum angeben.
Mitarbeiter: Legen Sie durch das Betätigen der Schaltfläche und der Auswahl eines Mitarbeiters hier fest, welcher Mitarbeiter den Vorgang geprüft hat oder den Vorgang prüfen soll.
geändert: Bei evtl. Änderungen der Prüfinformationen sollte in diesem Optionsbereich das Datum der Änderung sowie der Namen des ändernden Mitarbeiters festgehalten werden.

KV

Nutzen Sie den Bereich dieses Reiters, um auf Wunsch dem Kunden vor der Erteilung des Reparaturauftrages einen Kostenvoranschlag zu erstellen.

Material: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung des Kostenvoranschlages eine Artikelposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint der Suchdialog für Artikel.
Leistung: Betägigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung eines Kostenvoranschlages aus dem Leistungsverzeichnis eine Leistung einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis.
Lohn: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die Erstellung eines Kostenvoranschlages eine Lohnposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Löhne.
Entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die aktuell markierte Postion aus der Liste der Positionen des Kostenvoranschlages entfernen möchten. Nach Betätigung der Schalfläche werden Sie in einem Dialog zur Bestätigung des Löschens der Position aufgefordert.
Bemerkung zur Position: Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, das Ihnen für eigene interne Vermerke zur Verfügung steht.
Summe KV: Bei der Summe KV handelt es sich um die automatisch berechnete Summe der in der Positionsliste des Kostenvoranschlages enthaltenen Positionen. Diese Summe ist nicht editierbar.
abgeschlossen: Aktivieren Sie diese Optionsbox, um den Status des Kostenvoranschlages auf "abgeschlossen" zu setzen. Wurde der Status durch Aktivierung der Optionsbox gesetzt, so kann der Kunde nach dem Login im Onlineshop den Kostenvoranschlag in seinem Kundenkonto einsehen und durch die Eingabe seines persönlichen Passwortes den Reperaturauftrag erteilen.
Max. Repkst.: Hierbei handelt es sich um den Betrag, der im Reiter RMA-Beleg als Kundenvorgabe für die maximalen Reparaturkosten eingegeben werden kann.
Kosten der KV-Erstellung: Tragen Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kosten für die Erstellung des Kostenvoranschlages ein.

Bestätigung

Garantieforderung nach Reparatur

Falls es sich beim aktuellen Reparaturvorgang um einen vom Kunden geäußerten Garatie-Anspruch handelt, so ist hier durch Sie nach erfolgter Prüfung durch Anwahl der zur Verfügung stehenen Optionen der gewünschte Status zu setzen.
Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Kauf
Reparatur
abgelehnt
unbearbeitet

Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Auftragsannahme

Legen Sie in diesem Bereich fest, wie sie mit dem Reparaturauftrag selbst verfahren.
Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

bestätigt
abgelehnt
unbearbeitet

Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Bestätigung durch Kunden

Handelt es sich beim aktuellen Reparaturauftrag, der erst im Zusammenhang mit der Erstellung eines Kostenvoranschlages erteilt wird, so können Sie in diesem Bereich den aktuellen Status hinsichtlich der Auftragserteilung des Kunden nach Einsicht in den Kostenvorschlag setzen.
Nach Anwahl des gewünschten Status ist das Datum zu setzen sowie der entscheidende Mitarbeiter anzugeben.

Eigenleistung

Artikel: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie für die lages eine Artikelposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint der Suchdialog für Artikel.
Unterhalb der Schaltfläche befindet sich ein Eingabefeld zur direkten Eingabe der Artikelnummer. Die Eingabe der Artikelnummer kann hier auch über einen Scanner erfolgen.
Leistung: Betägigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie aus Ihrem Leistungsverzeichnis eine Leistung abrechnen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis.
Lohn: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine Lohnposition einfügen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche öffnet sich der Suchdialog für Löhne.
Entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die aktuell markierte Postion aus der Positionsliste der Eigenleistungen entfernen möchten. Nach Betätigung der Schalfläche werden Sie in einem Dialog zur Bestätigung des Löschens der Position aufgefordert.
Bemerkung zur Position: Hierbei handelt es sich um ein Textfeld, das Ihnen für eigene interne Vermerke zur Verfügung steht.
Summe Eigenleistung: Bei der Summe Eigenleistung handelt es sich um die automatisch berechnete Summe der in der Positionsliste der Eigenleistung enthaltenen Positionen. Diese Summe ist nicht editierbar.
abgeschlossen: Aktivieren Sie diese Optionsbox, um den Status der laufenden Reparaturarbeiten als beendet (abgeschlossen)zu erklären. Der Reparaturauftrag als Vorgang ist damit nicht abgeschlossen, sondern lediglich die Phase der Ausführung der Reparatur.

Fremdleistung

 Hinweis
 Beachten Sie bitte, dass in diesem Reiter erfasste Leistungen bei der späteren Erzeugung eines Auftrages für die Berechnung der Reparatur nicht berücksichtigt werden.

Die Erfassung von externen Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Reparaturauftrag dienen hier der eigenen Kontrolle hinsichtlich des Kostenfaktors einer durchzuführenden Reparatur.

extl. Leistung: Nach dem Betätigen der Schaltfläche wählen Sie zunächst den Lieferanten aus, der die externe Dienstleistung erbracht hat. Nach der Auswahl des Lieferanten legen Sie im Suchdialog für Leistungen die vom externen Dienstleister erbrachte Leistung fest.
Leistungsbeschreibung zur Position: In diesem Feld können Sie die vom Lieferanten erbrachte Leistung genau beschreiben.
Bemerkung zur Position: Hinterlegen Sie in diesem Textfeld für die aktuell markierte Leistungsposition Ihre eigenen internen Vermerke.
Summe Fremdleistung: Hier wird Ihnen die Summe der erfassten Einzelleistungen angezeigt. Diese Information ist nicht editierbar.
abgeschlossen am: Mit der Aktivierung dieser Optionsbox erklären Sie die Erfassung der externen Dienstleistungen als abgeschlossen.

Leihgerät

Wenn Sie für die Zeit der Repartur dem Kunden ein Gerät leihen, können Sie in diesem Reiter die im Zusammenhanng mitdem aktuellen Reparaturvorgang ausgeliehenen Produkte erfassen.
Die Erfassung von verliehenen Produkten hat rein informativen Charakter.

Gerät: Betätigen Sie die Schaltfläche, um einen Artikel Ihres Artilkelstammes als Leihgerät dem aktuellen Reparaturvorgang zuzuordnen.
Innerhalb der Tabelle haben Sie in der Spalte Preis die Möglichkeit, einen Festpreis für den Verleih eines Produktes festzuhalten.
entfernen: Betätigen Sie diese Schaltfläche, um die aktuell markierte Position aus der Tabelle Leihgeräte zu entfernen.
Bemerkung zum Leihgerät: Nutzen Sie dieses Textfeld, um z.B. festzuhalten, welches Zubehör zum Leihgerät oder in welchem Zustand Sie das Leihgerät ausgegeben haben.
Summe Leihgerät: Hier wird Ihnen die Summe der angegebenen Preise der erfassten Leihartikel zum aktuellen Reparaturvorgang angezeigt.
Status Leihgeräte: Wurde bei der Erfassung des Reparaturvorganges die Option Leihgerät gewünscht aktiviert, so wird hier gewünscht angezeigt, anderenfalls keine.

Ausgabe

Konfiguration

Button und Ihre Funktion