Kassenbuch

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Buchhaltung

Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen der einzelnen Filialen protokolliert. Darin enthalten sind sowohl die Barkassen (also der Betrag, welcher sich in den Kassenschubladen befindet) als auch die Bargeldbeträge in Büros, Safes etc.

Der Saldo des Kassenbuches gibt an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse befindet.

Innerhalb des e-vendo Warenwirtschaftssystemes werden bestimmte Belege automatisch in das Kassenbuch eingetragen. Dazu zählen

• Z-Abschlüsse der Kasse sowie
• gebuchte Aufträge mit einer hinterlegten Zahlungsart, der als Buchungsziel das Kassenbuch zugeordnet wurde.

Einzahlungen und Auszahlungen in der Kasse "verschieben" den entsprechenden Betrag lediglich innerhalb des Hauses. Der Betrag in der Kassenschublade wird entsprechend größer oder kleiner, so dass beim Z-Abschluss der Soll-Betrag entsprechend angepasst ist. Der Saldo im Kassenbuch ändert sich aber nicht. Wenn das Geld einer Auszahlung tatsächlich das Haus verlässt, z.B. weil ein Lieferant bezahlt wird, dann muss dies im Kassenbuch entsprechend protokolliert werden. Dies ist nur manuell möglich.

Beim Z-Abschluss wird der gesamte Umsatz als Zugang ins Kassenbuch eingetragen, unabhängig davon, ob die Zahlung in bar, mit Karte oder mit Gutscheinen erfolgt ist. Eingenommene Gutscheine werden als Abgang eingetragen. Wenn dies in der Kassenkonfiguration aktiviert wurde, werden die ec-Zahlungen ebenfalls als Abgang eingetragen. Andernfalls muss diese Eintragung manuell erfolgen.

Bei der Öffnung der Kasse mit einem Anfangsbestand ändert sich der Saldo im Kassenbuch nicht, weil der Betrag im Gesamtbestand enthalten bleibt.

Liste

Oberhalb der Listenansicht werden die Währungsinformationen Ihres Mandanten angezeigt. Dazu zählen das zugeordnete Land, die Währung und der aktuelle Kurs zum EURO. In der hier angezeigten Währung werden die Kassenbelege erfasst.

Am rechten Rand dieser Leiste befinden sich Umschalter, mit welchen zwischen den vorhandenen Währungen gewechselt werden kann.

Beim Öffnen des Kassenbuchs werden erst einmal alle Belege des aktuellen Buchungsmonats angezeigt. Über die Suche können auch ältere Belege angezeigt werden.

Reiter Kassenbeleg

Dieser Reiter zeigt Informationen zum markierten Beleg an. Hier können ebenfalls manuell Belege erstellt werden.

Belegdatum

Das Datum, welches auf dem aktuellen Kassenbeleg vermerkt ist.

Beleg-Nr.

Eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung des Beleges (Quittung) zu dem Geschäftsvorfall.

Belegtext

Eine erklärende Bezeichnung zum Inhalt der Ausgabe/Einnahme.

Filiale/Abt.

Hier lässt sich die Filiale einsehen (bzw. festlegen, sofern der Eintrag manuell erstellt wurde), in welcher der Beleg seinen Ursprung hat.

Z-Abschluss (nur im Sicht-Modus)

Wurde in der Belegliste ein Z-Abschluss markiert, erscheint dieser Button neben dem Feld Filiale/Abt.. Er führt in den ❯Druckdialog zum Nachdrucken des Z-Abschlusses.

Abgang

Tragen Sie in diesem Feld die Höhe des Betrages ein, der mit der Ausgabe verbunden war. Bei Belegen, die nicht in diesem Modul erstellt wurden, werden diese Daten automatisch eingetragen, sofern es sich um eine Ausgabe handelt.

Zugang

Tragen Sie in diesem Feld die Höhe des Betrages ein, der mit der Einnahme verbunden war. Bei Belegen, die nicht in diesem Modul erstellt wurden, werden diese Daten automatisch eingetragen, sofern es sich um eine Einnahme handelt.

Abstimmsumme

Dieses Feld zeigt Ihnen den Betrag an, der zur Verbuchung mit Belegen noch offen steht.

An der rechten Seite finden sich außerdem noch folgende Informationen:

Erfassungsjahr

Legen Sie in diesem Feld fest, für welches Buchungsjahr der Beleg erfasst werden soll. Bei Belegen, die nicht in diesem Modul erstellt wurden, werden diese Daten automatisch eingetragen.

Erfassungsmonat

Legen Sie in diesem Bereich fest, welcher Buchungsmonat dem Beleg zugeordnet werden soll. Bei Belegen, die nicht in diesem Modul erstellt wurden, werden diese Daten automatisch eingetragen.

Spalten der Kontierungstabelle

Brutto

Tragen Sie in dieser Spalte den zu verbuchenden Betrag ein.

Netto

Wenn dem zu verbuchenden Betrag ein Steuersatz zugeordnet wird, so zeigt diese Spalte automatisch den sich daraus ergebenden Netto-Betrag an. Ist in dem Buchungssatz kein Steuersatz enthalten wie z.B. beim "Buchungssatz Bank an Kasse", so bleibt diese Spalte leer.

Sollkonto

Im Ansichtmodus zeigt die Spalte das FiBu-Konto der Soll-Seite an. Bei der Neuanlage des Beleges und im Bearbeitenmodus können Sie durch das Betätigen der Schaltfläche, die sich im Feld befindet, über den Auswahldialog für FiBu-Konten das gewünschte Konto zuordnen.

Ein Fibukonto, welches an dieser Stelle verwendet werden soll, muss im ❯Kontenrahmen definiert sein.

Habenkonto

Im Ansichtmodus zeigt die Spalte das FiBu-Konto der Haben-Seite an. Bei der Neuanlage des Beleges und im Bearbeitenmodus können Sie durch das Betätigen der Schaltfläche, die sich im Feld befindet, über den Auswahldialog für FiBu-Konten das gewünschte Konto zuordnen.

Ein Fibukonto, welches an dieser Stelle verwendet werden soll, muss im ❯Kontenrahmen definiert sein.

Steuersatz

Tragen Sie in dieser Spalte bei der Neuanlage des Beleges oder im Bearbeitenmodus durch das Betätigen der im Feld befindlichen Schaltfläche im Auswahldialog den gewünschten Steuersatz ein. Nach der Auswahl des Steuersatzes wird der Netto-Betrag neu berechnet.

Steuerschlüssel

Mit einem Steuerschlüssel kann der Buchhaltung eine Vorgabe mitgegeben werden, wie dieser Kontierungs-Datensatz bezüglich der Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer behandelt werden soll. Hier kann ein vorher in der ❯Steuerschlüsselverwaltung definierter Steuerschlüssel ausgewählt werden.

Kostenstelle

Ordnen Sie bei Bedarf dem Buchungsatz eine entsprechende Kostenstelle zu.

Kostenträger

Ordnen Sie bei Bedarf dem Buchungsatz einen entsprechenden Kostenträger zu.

Buchungstext

Geben Sie in diesem Feld den für den Buchungssatz zutreffenden Buchungstext an.

Belegfeld1

Dieses Feld wird programmintern zum Verbuchen von Belegen verwendet.

Belegfeld2

Dieses Feld wird programmintern zum Verbuchen von Belegen verwendet.

Reiter Bemerkung

In diesem Bereich können weitergehende Informationen zum markierten Beleg hinterlegt werden; bspw. wenn im Belegtext kein weiterer Platz vorhanden ist oder es sich um eine interne Information handelt.

Buttons und ihre Funktion

Buttons im Sicht-Modus

Neu

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird ein leerer Datensatz zum Erfassen eines neuen Beleges angelegt.

Bearbeiten

Durch das Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Bearbeitenmodus. Setzen Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche den Eingabefokus in die gewünschten Datenfelder und beginnen Sie mit Ihren Änderungen bzw. Ergänzungen.

Löschen

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird der aktuelle Kassenbeleg aus der Datenbank dauerhaft entfernt. Vor dem Löschen werden Sie in einem Sicherheitsdialog zur Bestätigung des Löschens aufgefordert.

Suchen

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den ❯Suchdialog für Belege des Kassenbuches.

KA-Buch

Um die Druckfunktionen für das Kassenbuch aufzurufen betätigen Sie bitte diese Schaltfläche. Nach dem Betätigen der Schaltfläche haben Sie im Dialogfenster für den Belegdruck die Möglichkeit, das gewünschte Buchungsjahr sowie den Buchungsmonat auszuwählen.

KA-Liste

Durch das Betätigen dieser Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit eine Kassenbuchliste für ausgewählte Belege auszudrucken.

Suchen Sie nach den zu druckenden Belegen und klicken Sie anschließend auf diesen Druckbutton.

Informationen zum Druckdialog sind ❯an dieser Stelle zu finden.

Buttons im Bearbeitenmodus

Speichern

Durch das Betätigen der Schaltfläche werden Ihre Eingaben in der Datenbank dauerhaft gespeichert.

Abbruch

Durch das Betätigen der Schaltfläche werden Ihre Eingaben verworfen.

Unterhalb der Kontierungstabelle stehen Ihnen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Kopieren

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird der in der Kontierungstabelle markierte Datensatz kopiert und als neuer Datensatz zur Bearbeitung eingefügt.

Löschen

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird der in der Kontierungstabelle markierte Datensatz gelöscht.

Kassensaldo neu berechnen

Das Kassensaldo wird chronologisch nach dem Erstellungsdatum der Einträge gepflegt. Durch bspw. das Ändern der Filiale eines Z-Abschlusses ist das Kassensaldo inkorrekt und muss neu berechnet werden.

In diesem Beispiel ist das Kassenbuch für den Zeitraum vom 24.05.2018 bis zum 04.06.2018 sichtbar.

Für den Eintrag KA1210 (orangene Markierung) wurde nachträglich die Filiale geändert, weshalb der Kassensaldo beginnend mit diesem Eintrag falsch ist.

Um den Saldo nun neu zu berechnen, muss der darüber liegende Eintrag (KA1209, blaue Markierung) angewählt und in den Bearbeiten-Modus gewechselt werden.

Da es sich bei diesem Beleg um einen Zugang handelt, muss der Wert im gleichnamigen Feld (blaue Markierung) geändert werden. Eine Erhöhung oder Senkung des Betrages um einen Cent ist ausreichend.

Durch das Speichern der Änderungen werden alle folgenden Saldos neu berechnet. Im Anschluss kann der Betrag wieder auf den Ursprungswert zurückgesetzt werden, wodurch eine weitere Neuberechnung des Kassensaldos stattfindet und damit das korrigierte Ergebnis vorliegt.