PayPal (Faktura)

PayPal kann auch in der Faktura verwendet werden, um manuell Rechnungen mit PayPal als Zahlungsart zu erstellen. Dabei kann direkt aus der Rechnung heraus eine PayPal-Rechnung an den Kunden verschickt werden, welche einen Link enthält, der den Kunden durch den Rest des Prozesses führt.

Ebenfalls ist es möglich, aus Gutschriften heraus entsprechende PayPal-Gutschriften auszulösen und den Kunden darüber zu informieren.

Einrichtung

Marktplatz-Accountverwaltung

Zuerst muss ein Marktplatz-Account in der Account-Verwaltung spezifisch für die PayPal API erstellt werden.

Wurde bereits ein PayPal-Account für den ❯PayPal-Import eingerichtet, so kann dieser auch für die Faktura genutzt werden.

Wird ein neuer Marktplatz-Account erstellt, muss zuerst die ❯Filiale gewählt werden, bevor anschließend der Marktplatz PayPal API ausgesucht wird. Danach kann dem Account noch ein frei wählbarer Name zugewiesen werden.

Es erscheint das folgende Fenster:

Tragen Sie hier die von PayPal erhaltenen Daten (also Benutzername, Kennwort und API-Signatur) ein.

Benutzername und Passwort sind nicht diejenigen, welche Sie für den Login in Ihren Händler-Account benutzen. Sie erhalten bei der Freischaltung der API auf der PayPal-Seite einen separaten Zugang.

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Sandbox verwenden

Ist diese Checkbox aktiv, so können Sie in der Testumgebung von PayPal arbeiten.

Um diese Funktion zu nutzen, ist ein separates PayPal-Konto für die Sandbox nötig; die Nutzung mit dem Produktiv-Konto ist nicht möglich.

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Automatischer Import aktiviert

Hierbei handelt es sich um eine Funktion, die für den ❯PayPal-Import verwendet wird.

eMail

An dieser Stelle kann die eMail-Adresse des Händlers eingetragen werden, die bei PayPal angegeben wird.

Gemeint ist damit die dem PayPal-Account zugeordnete eMail-Adresse.

Mailtext für Bezahlung per eMail

Hier kann der eMail-Text für den Versand von PayPal-Rechnungen definiert werden.

Für die eMail-Texte können ❯Textbausteine und ❯Platzhalter herangezogen werden.

Zahlungsart

Sofern nicht bereits vorhanden, sollte eine Zahlungsart für PayPal mit den folgenden Parametern angelegt werden:

• Verbuchen in: RA-Buch
• Zahlartcode: RE
• Zahlungssystem: PayPal
• automatische Belegsteuerung: Beleg freigegeben

Für einen reibungslosen Ablauf sollte im PayPal-Konto die sofortige Zahlungsbenachrichtigung (Instant Payment Notification, IPN) aktiviert werden. Zahlungen werden dann zumeist sofort bestätigt. Der ❯(automatisierte) PayPal-Import prüft dann periodisch, ob die noch offenen Zahlungen bestätigt wurden.

Umgang mit Belegen

PayPal-Rechnungen erstellen

Wird ein Auftrag oder eine Rechnung mit der ❯Zahlungsart PayPal ausgestattet, so erscheint im ❯Reiter Kalkulation ein zusätzlicher Button PayPal-Rechnung:

Ein Klick auf diesen startet den Prozess für das Erstellen einer PayPal-Rechnungsaufforderung an den Kunden.

Ob die Rechnung zu diesem Zeitpunkt bereits gebucht wurde, ist irrelevant. Ist dies nicht passiert, wird lediglich keine Rechnungsnummer im Fenster für die Zahlungsaufforderung dargestellt.

Zuerst erscheint ein Dialog, in welchem alle eMail-Adressen im ❯Stammsatz des Kunden (nicht in den ❯Ansprechpartnern) dargestellt werden und eine von ihnen ausgewählt werden kann:

Es ist hier möglich, eine eigene eMail-Adresse einzutragen. Im folgenden Dialog ist die Adresse noch änderbar.

Im nächsten Schritt erscheint eine Zusammenfassung für die Zahlungsaufforderung:

Hier können nochmal die eMail-Adresse des Kunden sowie die Bemerkung für den Kontoauszug bearbeitet werden. Standardmäßig trägt e-vendo in letzterem die Vorgangsnummer des Beleges ein.

Die Schriftfarbe von Beleg-/Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Infotext orientiert sich am aktuellen ❯Belegstatus (die farbliche Codierung der Belegstatus wird in den Zahlungsarten erläutert).

Da hier eine eMail generiert wird, muss auch ein Rechnungsreport für die Generierung des PDFs gewählt und diesem anschließend ein Name zugeteilt werden:

Nachdem das PDF erstellt wurde, öffnet sich das eMail senden-Fenster:

Die Vorlage für diese eMail kann in der ❯Accountverwaltung im PayPal-Account (siehe oben) bearbeitet werden.

PayPal-Gutschriften/-Erstattungen erstellen

PayPal-Gutschriften können an zwei verschiedenen Stellen generiert werden, sofern die Zahlungsart PayPal ist. Der Prozess ist in beiden Versionen derselbe.

• Zum Einen befindet sich in der Rechnungsverwaltung im Reiter Belegstatus > Unterreiter Zahlungssystem der Button "PayPal-Erstattung" (linkes Bild). Dies ist unabhängig davon, ob die Rechnung gebucht wurde.
  Die Erstattung an dieser Stelle kann vorgenommen werden, wenn eine Rechnung (teil-)storniert werden soll und bisher kein Warenausgang stattgefunden hat. Eine Gutschrift wird in diesem Fall nicht angelegt.

• Zum Anderen gibt es in der Gutschriftenverwaltung im Reiter Kalkulation den Button "PayPal-Gutschrift" (rechtes Bild). Wurde also für eine gebuchte Rechnung eine Gutschrift gebucht, kann der PayPal-Erstattungsprozess auch von hier begonnen werden.

Diese Buttons starten den Prozess zur Erstellung einer PayPal-Gutschrift bzw. -Erstattung.

Damit eine PayPal-Gutschrift erstellt werden kann, muss die Faktura-Gutschrift (also diejenige in e-vendo) gebucht sein.

Anschließend erscheint ein Fenster, in welchem die Rückerstattung weiter definiert werden kann:

Hier kann definiert werden, ob es sich um eine Komplett- oder Teilerstattung handelt. Wird die Option Kompletterstattung gewählt, so ist es nicht möglich, die Felder Rückerstattung und davon Versandkosten zu befüllen, da hier der komplette Rechnungsbetrag erstattet wird.

Die Transaktions-ID kann hier bearbeitet werden. Dies sollte allerdings nur in Ausnahmefällen getan werden.

Kann die Erstattung problemlos erstellt werden, endet der Prozess mit dieser Meldung: