Datenimport - Reiter Adressendaten
Inhaltsverzeichnis
Vorbemerkungen
Adresstypen
e-vendo verwaltet Adressen mit unterschiedlichen Adressentypen, die unter Beachtung bestimmter Regeln alle mit Hilfe des Adressenimports importiert werden können. Der Typ einer Adresse ist durch das Zielfeld ADRTYP gekennzeichnet.
Für den Typ einer Adresse wird im Feld ADRTYP eine entsprechende Kennung eingetragen:
- ADRTYP = 1 - Kunde (Firma oder Einzelperson)
- ADRTYP = 2 - Lieferant (Firma oder Einzelperson)
- ADRTYP = 3 - Kunde und Lieferant (Firma oder Einzelperson)
- ADRTYP = 4 - Person bzw. Ansprechpartner zu 1, 2 oder 3
- ADRTYP = 5 - Lieferanschrift zu 1, 2 oder 3
- ADRTYP = 6 - Rechnungsanschrift zu 1, 2 oder 3
Bei der Neuanlage einer Adresse ist es zwingend notwendig, den Adresstyp anzugeben.
Je nach Adresstyp werden in der Adressverwaltung unterschiedliche Reiter zur Eingabe und Bearbeitung der Detailinformationen angezeigt. Dementsprechend werden beim Import von Adressen je nach Adresstyp nur bestimmte Felder berücksichtigt. So kann z.B. für einen Kunden keine Kreditornummer importiert werden.
In der Übersicht der Importfelder werden die Zielfelder, die nur für bestimmte Adresstypen zur Verfügung stehen, entsprechend gekennzeichnet.
Zuordnung eines Ansprechpartners, einer Liefer- oder Rechnungsanschrift zu einer fakturierbaren Adresse
Jede Adresse hat unabhängig von ihrem Adresstyp eine eigene Adressnummer zur eindeutigen Kennzeichnung.
Adressen vom ADRTYP 5 und 6 müssen über das Feld ADRNRKONZERN einer fakturierbaren Adresse (ADRTYP 1, 2 oder 3) zugeordnet werden.
Deshalb ist es notwendig, dass zuerst die Adressen mit dem ADRTYP 1, 2 und 3 importiert werden. Erst danach ist es möglich, die Ansprechpartner, Liefer- und Rechnungsanschriften zu importieren.
Übernahmemöglichkeiten von Kunden- bzw. Lieferantennummern
Ihre Kunden- bzw. Lieferantennummern können als Schlüsselwert übernommen werden, wenn sie sich in das Zielfeld ADRNR übertragen lassen. Ist das nicht der Fall, können Sie Ihre Kunden- bzw. Lieferantennummern in einem Zusatzfeld dokumentieren.
Übernahme in das Zielfeld ADRNR
Ebenso, wie es unterschiedliche Adressentypen gibt, hat das Schlüsselfeld ADRNR unterschiedliche Bedeutung. Für Kundenadressen ist es die Kundennummer, für Lieferantenadressen ist es die Lieferantennummer, für KundenLieferantenadressen die Kunden- und Lieferantennummer, für Personenadressen die Personennummer usw.
Kurz gesagt, das Zielfeld ADRNR (Adressennummer) ist das Schlüsselfeld für alle Adressen und muss über den gesamten Adressenbestand eines Mandanten eindeutig sein!
Der Wertebereich von ADRNR umfasst positive Ganzzahlen von 1 bis 2.147.483.648
Ablage der Kunden- bzw. Lieferantennummern in einem Zusatzfeld
Sollten Ihre Daten eine alphanumerische Kundennummer, die nicht länger als 40 Zeichen ist, besitzen, können Sie eines der Zusatzfelder FIELDx zur Ablage der bisherigen Kundennummer benutzen. Diese Zusatzfelder werden über den benutzerdefinierten Reiter angezeigt und verwaltet. Die Adressensuche bietet zwei freie Parameter, mit deren Hilfe Sie nach speziellen Wertbelegungen von Zusatzfeldern suchen können.
Empfohlene Arbeitsweise beim Adressenimport
- Erstellen Sie je eine ASCII-Datei pro Adresstyp, also
- ADRTYP = 1 - Alle Kunden
- ADRTYP = 2 - Alle Lieferanten
- ADRTYP = 3 - Alle KundenLieferanten
- ADRTYP = 4 - Alle Personen bzw. Ansprechpartner zu 1, 2 oder 3
- ADRTYP = 5 - Alle Lieferanschriften zu 1, 2 oder 3
- ADRTYP = 6 - Alle Rechnungsanschriften zu 1, 2 oder 3
Der Wert für ADRTYP kann dann in der Spalte "Vorgabewerte" für alle Datensätze einer ASCII-Datei entsprechend gesetzt werden. Wird ADRTYP nicht als Defaultwert gesetzt, muss jeder zu importierende Datensatz ein entsprechendes Feld enthalten.
Möchten Sie Kunden- bzw. Lieferantennummern in das Schlüsselfeld ADRNR übernehmen, ist die o. a. Reihenfolge besonders wichtig.
Voraussetzungen
Ein Adressendatensatz greift auf Daten zu, die in e-vendo unter System / Konfiguration und in der ❯Mitarbeiterverwaltung gepflegt werden. Einige dieser Daten müssen vor einem Adressenimport vorhanden sein, andere kann der Import selbst einpflegen. Beachten Sie bitte, dass diese Hilfsdatenpflege den Import verlangsamt.
Im Folgenden werden die betroffenen Hilfsdaten aus System / Konfiguration und der Ort ihrer Pflege aufgelistet, die vorhanden sein müssen:
- Zielfeld ADR_FILIALE
- die verwendete Filiale (❯Filialverwaltung)
Im Folgenden werden die betroffenen Hilfsdaten aus Spezial III / Konfiguration und der Ort ihrer Pflege aufgelistet, die der Import einpflegt, wenn das vorher vergessen wurde:
- Zielfelder ADR_LANDHERKUNFT, ADR_LANDSPRACHE und DK_LANDFAKTURA
- den verwendeten Landesnamen (❯zur Konfiguration der Landesvorgaben)
- Zielfelder DK_KREDZAHLART und DK_DEBZAHLART
- die verwendeten Zahlungsarten (❯zur Konfiguration der Zahlungsarten)
- Zielfelder DK_KREDVERSANDART, DK_DEBVERSANDART
- die verwendeten Versandarten (❯zur Konfiguration der Versandarten)
- Zielfelder DK_KONSIGNATIONSLAGER_HAUPT und DK_DEBKONSIGNATIONSLAGER
- die verwendeten Hauptlager und Lagerorte (❯zur Konfiguration der Lagerorte)
- Zielfelder DK_KREDITORKONTO und DK_DEBITORKONTO
- die verwendeten FIBU-Konten im ❯Reiter "Kontenrahmen" der Finanzbuchhaltung
Dem Zielfeld DK_BETREUTDURCH können nur die Kurzzeichen der Mitarbeiter zugeordnet werden, die vor einem Import in der ❯Mitarbeiterverwaltung eingepflegt wurden.
Die Voraussetzungen für das Zielfeld ADR_ADRNRKONZERN sind oben ausführlich erläutert.
Zielfeld ADRNR
Wenn für das Zielfeld ADR_ADRNR kein Quellwert angegeben ist, wird für den zu importierenden Adressdatensatz eine neue ADRNR generiert. Ist das Zielfeld ADR_ADRNR belegt, prüft der Import, ob bereits ein Adressdatensatz mit dieser ADRNR existiert. Ist das der Fall, wird er durch den importierten Adressdatensatz überschrieben. Anderenfalls wird ein neuer Adressdatensatz angelegt. Das gilt unabhängig von ihrem Typ für alle Adressdatensätze.
Zielfelder NAME & NAMEZWEI
Eines der beiden Zielfelder NAME oder NAMEZWEI muss für einen erfolgreichen Import angegeben werden.
Konfigurationsmöglichkeiten
Die folgenden Konfigurationmöglichkeiten an der rechten Seite zur Verfügung.
- Feldimport
- Die gesamten Daten der Adressen werden importiert.
- Zielfelder, denen kein Quellfeld oder Defaultwert zugeordnet wurde, werden mit den jeweiligen Standardwerten gefüllt.
- Zielfelder, denen kein Quellfeld oder Defaultwert zugeordnet wurde, werden durch den Import nicht verändert.
- Datensätze speichern
- Die importierten Daten werden nach dem Import eines Datensatzes sofort automatisch gespeichert.
- Im Falle eines Abbruchs des Imports bleiben die bereits importierten Datensätze erhalten.
- Die importierten Daten werden erst einmal nur zwischengespeichert. Am Ende des Imports erhalten Sie die Möglichkeit, die importierten Daten anzusehen und können danach entscheiden, ob diese Daten gespeichert werden sollen.
- Werden die Daten dann nicht gespeichert, so bleiben die vor dem Import vorhandenen Daten bestehen.
- Diese Variante des Imports ist deutlich langsamer als die, bei der die Daten automatisch gespeichert werden.
- Importart
- Alle in der Importdatei enthaltenen Adressen werden importiert.
- Existiert im System bereits eine Adresse mit der in der Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird diese Adresse aktualisiert, andernfalls wird eine neue Adresse angelegt.
- Gibt es im Adressstamm bereits eine Adresse mit der durch die Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird der betreffende Datensatz beim Import ignoriert.
- Mit dieser Option werden nur Aktualisierungen an bereits vorhandenen Adressen durchgeführt.
- Gibt es im Adressstamm keine Adresse mit der durch die Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird der betreffende Datensatz beim Import ignoriert.
