Reparaturverwaltung

Aufbau und Funktionsweise des Moduls

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparaturaufträgen.
Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen werden Sie bei der Aufnahme und bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen nicht immer alle im Modul integrierten Felder und Reiter benötigen. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.
Reperaturaufträge mit Kostenvoranschlag können per Web-Browser vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe beauftragt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Reparaturverwaltung betätigt haben, öffnet sich zunächst der Suchdialog Reparatursuche.
Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" auch mit Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

AdrNr

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.

Firma1

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Namen der Firma oder den Nachnamen des Kunden ein.

Firma2

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den 2. Teil der Firmenbezeichnung oder den Vornamen des Kunden ein.

Strasse

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.

Ort

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Ortsnamen ein.

PLZ

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Postleitzahl der Kundenadresse ein.

Adresstyp

Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf einen bestimmten Adresstyp einschränken möchten.

Adresessart

Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf eine bestimmte Adressart einschränken möchten.

Suche über RMA-Beleg

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

RMA-Nummer

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die RMA-Nummer des Reparaturvorganges ein.

RMA (extern)

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die externe RMA-Nummer ein, die bei der RMA-Erfassung im Feld RMA-Extern hinterlegt wurde.

Datum angelegt von..bis

Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich für die Anlage des Reparaturvorganges berücksichtigt.

Datum geplant von..bis

Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des geplanten Fertigstellungstermines berücksichtigt.

Datum beendet von..bis

Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des Datums für die Ausgabe (Rückgabe an den Kunden) berücksichtigt.

Garantie gefordert

Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.

KV gewünscht

Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.

Reparatur

Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie die Vorgänge nach Reparatur "vor Ort" oder "im Haus" filtern möchten.

Reparaturstatus

Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie gezielt nach offenen oder fertigen Vorgängen suchen möchten.

erforderliche Reparaturleistungen

Mit Hilfe dieser Filteroption können Sie gezielt nach Vorgängen suchen in Bezug auf die zu erbringenen Reparaturleistungen. Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- egal -eigene -fremde -beide -Ersatzgerät

Suche über Gegenstand

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Gegenstand

Geben Sie hier bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der im Feld Gegenstand des Reiters RMA-Beleg eingeben wurde.

Artikelnr

Geben Sie hier bei Bedarf Artikelnummer ein, welche im Reiter RMA-Beleg im Feld Artikelnr eingeben wurde.

Seriennr

Geben Sie hier bei Bedarf die vollständige oder einen Teil einer Seriennumer ein.

Herkunft

Wählen Sie in diesem Optionsbereich zwischen den Filtermöglichkeiten beliebig, eigener Artikel und fremder Artikel.

Leihgerät gewünscht

Als weitere Filtermöglichkeit stehen Ihnen in diesem Optionsbereich folgender Filter zu Verfügung: bliebig, ja sowie nein.

Defekt

Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der in der Fehlerbeschreibung eines Reparaturauftrages vorkommt.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren

Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.

Suchbedingungen speichern

Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

• Suche über Adresse
  - AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
• Suche über RMA-Beleg
  - RMA - Eingang
• Suche über Gegenstand
  - Bezeichnung - Artikel-Nr

Reiter und ihr Inhalt

Liste

In diesem Reiter werden Ihnen alle Reperaturaufträge (entsprechend Ihren in der Suchmaske hinterlegten Suchkriterien) tabellarisch dargestellt. Inhalt der Tabelle sind folgende Felder:

RMA

Hierbei handelt es sich um die automatisch generierte Nummer des Reparaturauftrages.

Kunde

Diese Spalte zeigt die im System geführte Kundennummer an.

Gerät

Diese Spalte zeigt Ihnen den Inhalt des Feldes Gerätan.

ArtikelNr

Wenn von Ihnen erfasst, wird in dieser Spalte die Artikelnummer angezeigt.

KaufbelegNr

Wenn von Ihnen angegeben, wird in dieser Spalte die Nummer des Kaufbeleges angezeigt.

Garantie

Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim jeweiligen Reparaturvorgang um eine Garantieabwicklung handelt oder nicht.

Fremd

Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim zu reparierenden Produkt um ein Fremdprodukt handelt oder nicht. Um ein Fremdprodukt handelt es sich dann, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.

Annahme

Diese Spalte zeigt Ihnen das Datum der Erfassung des Reparaturvorganges.

Dauer

Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die im Reiter Prüfung erfasste Geplante Reparaturdauer angezeigt.

Monteur

Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Mitarbeiternummer des im Reiter Prüfung festgelegten Monteurs angezeigt.

Datum geplant

Wenn erfasst, wird in dieser Spalte das Datum angezeigt, welches im Reiter RMA-Beleg für das geplante Ausgabedatum festgelegt wurde.

Zeit geplant

Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Uhrzeit angezeigt, welche im Reiter RMA-Beleg für die geplante Ausgabe festgelegt wurde.

Eigl. fertig

Diese Spalte zeigt das Datum an, zu dem die für die Erledigung der Reparaturaufträge notwendigen Eingenleistungen (zu Erfassen im Reiter Eigenleistung) abgeschlossen wurden.

Hinweis:
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang insbesondere die Möglichkeit, im Reiter Konfiguration
entsprechende Warnhinweise zu aktivieren, um eindeutige Reparatur-Stati zu setzen und damit 
fehlerhafte Auslieferungen zu vermeiden.

Ext. fertig

Wenn erfasst, zeigt diese Spalte das Datum an, zu dem die Fremdleistungen den Status "abgeschlossen" erhalten haben.

Ausgabe

Hierbei handelt es sich um das Datum der erfolgten Ausgabe des zu reparierenden Produktes.

Abschluss

Hierbei handelt es sich um Datum und Uhrzeit des Zeitpunktes, zu dem der Status des Reparaturauftrages im Reiter Ausgabe auf "abgeschlossen" gesetzt wurde.

RMA-Extern

Wenn erfasst, zeigt diese Spalte die im Reiter RMA-Beleg erfasste Information RMA-Extern des jeweiligen Auftrages.

RMA-Beleg

In diesem Reiter erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Bei den Eingabefeldern und Optionsboxen dieses Reiters gibt es keine Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

Auftrag

Gegenstand

Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung des zu reparierenden Produktes ein.

Fremdartikel

Aktivieren Sie dieses Merkmal, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.

KaufbelegNr

Wenn die Information vorhanden ist, so können in diesem Feld die Kaufbelegnummer hinterlegen. Für die Suche des Kaufbeleges steht Ihnen die Schahltfläche Kaufbeleg zur Verfügung.

Datum

Geben Sie, wenn vorhanden, in diesem Feld das Datum des Kaufbeleges an.

ArtikelNr

Wenn vorhanden, geben Sie in diesem Feld die für das zu reparierende Produkt in Ihrem System geführte Artikelnummer an.

Seriennr.

Wenn es sich um ein Produkt mit einer aufgebrachten Seriennummer handelt, so wird diese hier erfasst.

letzte RMA

Diese Informationen werden nicht vom Benutzer erfasst, sondern vom System angezeigt.

RMA-Extern

Wenn vorhanden, wird hier eine externe RMA-Nummer erfasst.

Zähler 1 bis Zähler 3

Falls es sich bei dem zu reparierenden Produkt um ein Gerät handelt, das intern über Zähler verfügt (z.B. Kopiersysteme), so werden diese hier erfasst.

Gegenstand

Legen Sie in diesem Optionsbereich fest, ob der zu reparierende Gegenstand

• abgegeben worden ist
• abzuholenn ist oder
• eine Reparatur vor Ort erfolgen soll.

Bei Wahl der Option abholen oder Rep. vor Ort steht Ihnen die Schaltfläche Adresse zur Verfügung, um für den Monteur die Abhol- bzw. Reparatur-Adresse festzulegen.

geplante Ausgabe / geplante Fertigstellung

Geben Sie in diesem Bereich an, bis wann das zu reparierende Produkt wieder ausgegeben werden soll bzw. bei aktivierter Option Rep. vor Ort bis wann die Fertigstellung erfolgen soll.

Fehlerbeschreibung des Kunden

Hinterlegen Sie in diesem Feld alle Fehler-Informationen des Kunden zum Gerät. Für die Erfassung der Informationen steht Ihnen hier ein Textfeld zur Verfügung (ohne Formatierung der Schrift).

Verpackung / Zubehör

Gerade in Hinblick auf Elektroartikel ist es zur gegenseitigen Absicherung wichtig festzuhalten, in welchem Zustand und mit welchem Zubehör das zu reparierende Gerät von Ihnen entgegen genommen wurde. Hinterlegen Sie hier Ihre Vermerke und Feststellungen.

max Reparaturkosten

Sollte der Kunde Ihnen ein Maximum zu den Reparaturkosten vorgeben, so ist diese Information hier zu erfassen.

Währung

Sollten Sie Reparaturaufträge außer in der Stammwährung auch in anderen Währungen ausführen, so können Sie nach dem Betätigen dieser Schaltfläche in einem Auswahldialog die gewünschte Währung festlegen in der die Abrechnung dieses Auftrages erfolgen soll.

Annahmekosten

Pauschale

Geben Sie in diesem Feld die Höhe der von Ihnen veranschlagten Pauschale zur Annahme von Reparaturen an.

Abholen/Liefern

Geben Sie in diesem Feld unabhängig von der Reparatur-Annahmepauschale die Pauschale für Abholung und Anlieferung an.

Prüfung

Fremdartikel

Garantieforderung

Fehlerbeschreibung/Bemerkung

Bemerkung Garantie

erforderliche Reparaturleistungen

geschätzte Kosten

Geplante Reparaturdauer

Monteur

Prüfzeit in Stunden

Prüfkosten (gesamt)

geprüft am

Mitarbeiter

geändert