Umfirmierung
Im Zuge einer Umfirmierung ändern sich verschiedene Dinge, die auch bei der Nutzung der Warenwirtschaft beachtet werden müssen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen einige Punkte nennen, auf die Sie hierbei unbedingt achten sollten.
Inhaltsverzeichnis
Herausforderungen
- Das neue Unternehmen hat eine andere Steuernummer als das bisherige. Damit wird pro Standort eine neue TSE benbötigt.
- Bisherige Daten sollen erhalten bleiben und weiter zur Verfügung stehen.
- Ältere Belege sollen bei Bedarf nachgedruckt werden können. Hierbei sollen auch die bisherigen Unternehmensdaten auf dem Ausdruck erscheinen.
- Alte und neue Vorgänge sollen nicht vermischt werden.
- Lagerbestände werden übernommen, sollen aber dokumentiert werden.
- ...
ToDo's
Die nachfolgende Aufstellung muss für einige Unternhemen ggf. noch ergänzt werden (z.B. Bankverbindung, eMail-Accounts,...) Welche Anpassungen tatsächlich vorgenommen werden müssen, hängt von der konkreten Situation ab und von den Anforderungen, die Sie an den Übergang stellen.
Filiale
Damit die Vorgänge vor und nach dem Wechsel sauber voneinander abgegrenzt werden können und ein Ausdruck der älteren Belege mit den damals gültigen Unternehmensdaten erfolgen kann, empfehlen wir, eine neue Filiale für das neue Unternehmen zu erstellen.
Kopfbogen
Dann können neue Kopfbögen eingerichtet werden mit neuem Logo, neuem Absender, neuer Fußzeile usw. So bleibt die Zuordnung des bisherigen Kopfbogens für ältere Belege erhalten, so dass auch ein Nachdruck dieser Belege korrekt erfolgen kann.
Lagerorte
Die vorhandenen Lagerorte können weitergenutzt werden. Es genügt, die Lagerorte der neuen Filiale zuzuordnen.
Mitarbeiterverwaltung
Ordnen Sie die Mitarbeiter der neuen Filiale zu.
Arbeitsplatzkonfiguration
Weiterhin ist es notwendig, die Arbeitsplatzeinstellungen der einzelnen Mitarbeiter auf die neue Filiale anzupassen.
Hierbei sind diese Punkte zu beachten:
- Standort (Filiale)
- ggf. Lagerorteinstellungen
- Kassenzuordnung
Versandsysteme
Konfigurieren Sie die Versandsysteme für die neue(n) Filiale(n).
Onlineshop
Auch für den Onlineshop ergeben sich einige Anpassungen, z.B.:
- Filiale, mit der der Shop verknüpft ist
- Daten für das Impressum (in der Filiale des Shops hinterlegen)
- Shop-Titel 1 und Shop-Titel 2
- Logo, AGBs
Kasse
Sofern Sie in Deutschland oder Österreich eine Kasse betreiben, müssen alle Kassenvorgänge signiert werden. Hierfür sind Anpassungen notwendig.
Deutschland
Bitte beauftragen Sie rechtzeitig die Bereitstellung einer neuen TSE pro Standort.
Zum Zeitpunkt des Wechsels sind hier diese Schritte notwendig:
- Z-Abschlüsse an allen Kassen ausführen
- TSE-Daten sichern
- Export der TSE-Daten
- Stammdaten der Filiale(n) anpassen inkl. Steuernummer und ggf. USt-ID
- neue Kasse(n) einrichten (Filiale beachten)
- neue TSE-Zugangsdaten für die Filiale(n) eintragen
- neue Kasse(n) in TSE registrieren
Österreich
Bitte beauftragen Sie rechtzeitig die Bereitstellung eines neuen A-Trust Zertifikats.
Zum Zeitpunkt des Wechsels sind diese Schritte notwendig:
- Z-Abschlüsse an allen Kassen ausführen
- Export der bisherigen Kassendaten (DEP)
- ggf. letzten Startbon der einzelnen Kassen noch einmal ausdrucken
- Kassen bei Finanz Online abmelden
- neue Kasse(n) anlegen (Filiale beachten), jeweils einmal öffnen und mit Z-Abschluss schließen
- bisheriges Zertifikat löschen
- Stammdaten der Filiale(n) anpassen inkl. USt-ID
- neues Zertifikat anbinden
- neue Kasse(n) bei Finanz Online registrieren und Startbon(s) drucken
Lagerbestände
Falls für den Wechselzeitpunkt eine Protokollierung der übergebenen Lagerbestände erfolgen soll, können Sie dafür eine Inventur anlegen.
- Erstellen Sie z.B. mit von allen Lagern eine neue Inventur, die sämtliche Lagerbestände beinhaltet.
- Falls die so vom System ermittelten Bestände nicht den tatsächlich vorhandenen Beständen entsprechen, können Sie diet tatsächlich vorhandenen Mengen noch entsprechend anpassen.
- Nehmen Sie ggf. noch eine Abwertung der Inventurpreise vor.
- Drucken Sie die Inventurliste aus.