Rechnungseingangsprüfung

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Buchhaltung

Wenn Ware bei einem Lieferanten bestellt und diese auch geliefert wurde, wird der Lieferant für die gelieferte Ware auch eine Rechnung ausstellen. Mit der Rechnungseingangsprüfung ist es möglich zu überprüfen ob die einzelnen Positionen und der Gesamtbetrag zur Warenbestellung passen.

Funktionsweise

Grundlage für eine Prüfung ist immer eine Bestellung und ein Wareneingangslieferschein. Diese Belege werden im Allgemeinen im Rahmen des Bestellprozesses in e-vendo angelegt. Der Wareneingangslieferschein sollte vor der Rechnungsprüfung beim Eingang der Ware mit den gezählten Stückzahlen gebucht werden.

Es ist aber auch möglich nur einen Lieferschein beim Wareneingang zu erfassen und auf den Bestellbeleg zu verzichten. In diesem Fall kann die Prüfung auch gegen den Lieferschein erfolgen.

Der Gesamtbetrag, die Mengen und Positionspreise sowie Zu -oder Abschläge werden gegen die Bestellung bzw. den Lieferschein geprüft. So werden eventuelle Differenzen ermittelt und schließlich auf die eine oder andere Weise ausgeglichen (s.u.)

Nach erfolgreicher Prüfung kann die Rechnung schließlich im Rechnungseingangsbuch eingetragen werden.

Voraussetzungen

Grundsätzlich können einer Bestellung mehrere Lieferscheine zugeordnet werden. Um eine korrekte Funktionsweise des Moduls Rechnungseingangsprüfung zu gewährleisten muss sichergestellt sein, dass zu jeder Bestellung nur ein Lieferschein vorhanden ist. Dafür muss in den ❯Belegvorgaben 3 die Option Bei Teillieferung (WE) automatische Teilbestellung erzeugen aktiviert sein.

Workflow

Reiter Eingangsrechnungen

Die Liste in diesem Reiter zeigt alle erfassten und noch nicht gebuchten Eingangsrechnungen an, für die das Rechnungsdatum im eingestellten Zeitraum liegt.

Im Fußbereich kann der Anzeigezeitraum geändert werden.

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auch gebuchte Rechnungen anzeigen

Über diese Checkbox ist es möglich, bereits verbuchte Rechnungen zusätzlich einzublenden.

Die Eingangsrechnungen werden entsprechend ihres Status farbig gekennzeichnet. Dabei haben die Farben folgende Bedeutung:

• grau -erfasst, aber nicht geprüft
• rot - mit Fehlern geprüft
• grün - erfolgreich geprüft
• gelb - erfolgreich geprüft und im Rechnungseingangsbuch verbucht

Reiter Rechnung

Neue Rechnung erfassen und bearbeiten

Erfassen

Über diese Schaltfläche wird eine neue Eingangsrechnungsprüfung angelegt. Nach Klick auf diesen Button erfolgen diese Teilschritte:

Auswahl der Belegart

Geben Sie an, ob gegen eine Bestellung oder gegen einen Lieferschein geprüft werden soll. Eine nachträgliche Änderung ist später nicht mehr möglich.

Auswahl des Lieferanten

Über die Adresssuche muss jetzt der Lieferant ausgewählt werden, von dem die Rechnung stammt.

Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag

Danach sollten die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und der Bruttobetrag der Rechnung eingegeben werden. Unter Bemerkungen können ergänzende Angaben zur Rechnung gemacht werden.

Speichern

Über diese Schaltfläche können die eingegebenen Daten abgespeichert und der Editiermodus beendet werden.

Abbrechen

Mit Klick auf diesen Button werden alle eingegebenen Daten verworfen und der Editiermodus wird beendet.

Bearbeiten

Mit diesem Button kann die aktuelle Rechnungsprüfung in den Editiermodus versetzt und Änderungen vorgenommen werden.

Beleg zuordnen

Auf der Rechnung des Lieferanten befindet sich normalerweise eine Lieferscheinnummer, auf die sich die Rechnung bezieht. Sofern im e-vendo ein Wareneingang unter Angabe der Lieferscheinnummer erfolgt und verbucht wurde, können über diese Nummer der zugehörige Lieferschein bzw. der Bestellbeleg gefunden werden.

Wenn die Lieferscheinnummer nicht bekannt ist, kann eine Zuordnung des zugehörigen Liefer -oder Bestellbeleges direkt über eine Belegsuche erfolgen.
Im Editiermodus stehen im Fußbereich die Schaltflächen Lieferscheinnummer, BE-Beleg und LI-Beleg für die beschriebene Funktionalität zur Verfügung.

Rechnungspositionen

In diesem Bereich werden die Positionen der Rechnung den entsprechenden Positionen der Bestellung(en) bzw. Lieferschein(en) gegenübergestellt. In den ersten beiden Spalten stehen die Nummern der Bestellbelege bzw. Wareneingangslieferscheine gefolgt von Artikelangaben. Die Belegnummern werden beim Einfügen soweit wie möglich ergänzt. D.h. beim Einfügen eines Bestellbeleges wird der zugehörige Lieferschein gesucht bzw. umgekehrt.

Außerdem enthält die Liste Ist- und Sollspalten. Die Ist-Spalten repräsentieren die Werte aus der Rechnung und die Soll-Spalten die Werte aus der Bestellung bzw. dem Lieferschein. Beim Einfügen eines Beleges (s.o.) werden für die Ist-Werte zunächst die Soll-Werte aus dem Bestellbeleg bzw. Lieferschein übernommen.

Als nächsten Schritt müssen dann die einzelnen Positionen der Rechnung (z.B. Papier oder PDF) mit den Ist-Werten im Positionsbereich verglichen werden. Sollten dabei Abweichungen (Menge oder Preis) auffallen, müssen die korrekten Werte in die Rechnungsprüfung (gelb markierte Spalten im Rechnungspositionsbereich) eingetragen werden.

Zu-/Abschlag

Zu - oder Abschläge (z.B. Versand - oder Versicherungskosten), die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, können im Fußbereich kontrolliert bzw. erfasst werden. Der Soll-Wert ist hierbei wieder der Betrag aus dem zugeordneten Beleg und der Ist-Wert der aus der vorliegenden Rechnung des Lieferanten.

Rechnung prüfen

Wenn die Rechnung vollständig erfasst wurde, speichern Sie den Vorgang.

RE prüfen

Nach dem Speichern klicken Sie auf diesen Button, um die eigentliche Prüfung zu starten. Nach erfolgter Prüfung wird das Ergebnis in einem Fenster angezeigt. Außerdem werden im Positionsbereich die Abweichungen farblich markiert.

Im Kopfbereich rechts werden die Gesamtbruttobeträge, die Abstimmsumme und der Toleranzbetrag angezeigt. Die Hintergrundfarbe repräsentiert dabei den Status der Prüfung (s.o.)

Ausgleich von Differenzen

Um eine Eingangsrechnung im Rechnungseingangsbuch verbuchen zu können, darf es keine Differenzen zwischen Rechnung und Belegen geben bzw. müssen diese ausgeglichen werden. Zwei Fälle werden dabei unterschieden:

• Berechnung des Lieferanten ist korrekt
  • Ist der Wert (Preis oder Stückzahl) korrekt vom Lieferanten angegeben, kann durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile der zugehörige Beleg geöffnet und dort die Korrekturen vorgenommen werden. Hier können auch Differenzen angepasst werden, die sich z.B. aus abweichenden Versand-, Verpackungs - oder Versicherungskosten ergeben.
  • Alternativ lässt sich die entsprechende Position im zugeordneten Beleg anpassen ohne diesen extra zu öffnen, indem über die rechte Maustaste (Kontextmenü) die Funktion Position korrigieren genutzt wird.
• Berechnung des Lieferanten ist nicht korrekt
  • Wurde der Preis oder die Stückzahl nicht korrekt vom Lieferanten angegeben, kann über die rechte Maustaste (Kontextmenü) die Funktion Position ausgleichen die Position ausgeglichen werden.
  • Darüber hinaus ist es auch möglich, die gesamten Rechnungspositionen über die Schaltfläche +/- Alle ausgleichen auszugleichen.
  • Über die Schaltfläche +/- ZuAbschlag ausgleichen lässt sich der Differenzbetrag ausgleichen, der nicht positionsbezogen ist wie z.B. Versand-, Verpackungs- oder Versicherungskosten.
  • Aus den erzeugten Ausgleichsdaten kann anschließend eine Belastungsanzeige an den Lieferanten erstellt werden (s.u.)

Rechnungseingang buchen

Wenn die Rechnung vollständig ausgeglichen ist kann diese am Ende im Rechnungseingangsbuch verbucht werden. Dabei wird der Status auf verbucht gesetzt. Die aktuelle Rechnungsprüfung verschwindet dabei aus der Liste der offenen Rechnungsprüfungen.

Belastungsanzeige

Abweichende Rechnungsbeträge können mit einer Belastungsanzeige dem Lieferanten angezeigt werden. Über die Schaltfläche Anzeige kann der entsprechende Druckdialog aufgerufen werden. Hier ist es möglich, die Belastungsanzeige auszudrucken oder auch per Email an den Lieferanten zu versenden.