Belegverwaltung - Suchdialog
Inhaltsverzeichnis
Wildcards & Verknüpfungen
Wildcards
Bei Suchdialogen ist die Verwendung von Wildcards (Jokerzeichen) möglich. Diese sind dazu da, um die Suchparameter mit nicht bekannten Zeichen zu erweitern. Die folgenden Wildcards sind möglich:
- 2 Punkte (..) oder Prozentzeichen (%)
- Zwei Punkte nach einem Suchbegriff sollen anzeigen, dass nach dem eingegebenen Suchbegriff noch weitere Zeichen folgen können. Dabei ist es dem Nutzer an der Stelle egal, ob kein, ein weiteres oder mehrere weitere Zeichen folgen.
Die Sucheingabe kette.. kann die folgenden Ergebnisse liefern:
- kette
- ketten
- kettenblatt
- Zwei Punkte vor einem Suchbegriff zeigen an, dass beliebig viele Zeichen vor und/oder nach dem Suchbegriff kommen können.
Die Sucheingabe ..kette kann die folgenden Ergebnisse liefern:
- Kettenblatt
- Kette
- Fahrradketten
Es ist auch möglich, Wildcards mehrfach in einem Suchbegriff zu nutzen.
Die Sucheingabe lenk..rad.. kann u.a. die folgenden Ergebnisse liefern:
- Lenkrad
- Lenkrad BMX
- Lenker für Herrenrad
- 2 Punkte (..)
- Mit diesem Eintrag in einem Standardsuchfeld kann nach allen Datensätzen gesucht werden, die in diesem Feld aktuell einen Eintrag haben.
Verknüpfung von Suchbegriffen
Werden in einer Suchabfrage mehrere Suchfelder benutzt, so werden nur diejenigen Datensätze angezeigt, welche alle Bedingungen erfüllen; es handelt sich dabei um eine UND-Verknüpfung.
Allerdings können innerhalb eines Suchfeldes mehrere Suchparameter eingegeben und miteinander verknüpft werden.
- && (UND)
- Schreiben Sie in einem Suchfeld zwischen zwei Suchbegriffe zweimal das Kaufmännische Und (&), dann entstehen so zwei Suchbedingungen, die beide erfüllt sein müssen, damit ein Datensatz angezeigt werden kann.
- Dies ist vor allem in Verbindung mit Wildcards sinnvoll.
- So können z.B. mit der folgenden Eintragung im Suchfeld Kurzbezeichnung der Artikelsuche alle Artikel gefunden werden, die in der Kurzbezeichnung das Wort "Segel" und das Wort "Motor" enthalten.
- Die Reihenfolge, in der diese Begriffe in der Kurzbezeichnung vorkommen, spielt dabei keine Rolle.
Die Suche nach ..schein..&&..halogen.. kann folgende Ergebnisse liefern:
- Scheinwerfer Halogen
- Halogen-Scheinwerfer
- | (ODER)
- Schreiben Sie in einem Suchfeld zwischen zwei Suchbegriffe eine Pipe (|), dann entstehen so zwei Suchbedingungen, von denen mindestens eine erfüllt sein muss, damit ein Datensatz angezeigt werden kann.
- So können bspw. mehrere Artikelnummern eingegeben und mit Pipes getrennt werden, um die gewählten Artikel anzuzeigen.
Die Sucheingabe A1060|A2807|A11.. liefert die folgenden Artikelnummern als Ergebnismenge:
- A1060
- A2807
- alle Artikelnummern, die mit A11 beginnen
Eine Pipe kann auf einer Tastatur mit deutschem Layout mittels Alt Gr + < geschrieben werden.
Sucheinstellungen und Kontrollelemente
- Sortieren nach..
- Die ausgewählten Belege (ergo: die Ergebnisliste) werden entsprechend der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt.
- Die Optionen für die Sortierung unterscheiden sich je nach Reiter der Belegsuche.
- Suchoptionen
☑
Groß-/Kleinschreibung ignorieren
- Die Groß- und Kleinschreibung der eingegebenen Suchbegriffe wird ignoriert.
Diese Option sollte bei größeren Artikelbeständen nicht aktiviert werden, da die Suchgeschwindigkeit dadurch erheblich herabgesetzt werden kann.
☑
Suchbedingungen speichern
- Die von Ihnen eingestellten Suchoptionen und Suchbegriffe werden gespeichert und beim nächsten Aufruf der Artikelsuche wieder angezeigt.
⛔ Suchbedingungen zurücksetzen
- Sämtliche Sucheinstellungen werden gelöscht bzw. auf die Standardeinstellung zrückgesetzt.
Wenn Adressen nicht gefunden werden können, verhindert evtl. eine Sucheinstellung die Anzeige dieser Adresse. Setzen Sie über diesen Button sämtliche Sucheinstellungen zurück, tragen Sie dann die benötigten Sucheinstellungen ein und starten Sie die Suche erneut.
Diese Funktion kann auch mittels F8 aufgerufen werden.
Diese Funktion kann auch mittels F8 aufgerufen werden.
Reiter Suche über Adresse
- Matchcode
- Matchcode der aktuellen Adresse.
- Dieses Feld wird beim Speichern der Neuanlage einer Adresse gebildet aus Name Vorname bzw. Firma1 Firma2, sofern kein manueller Text eingetragen wird. Dabei werden ausschließlich Großbuchstaben verwendet. Dadurch ist die Suche nach einem Matchcode besonders schnell.
- Das Feld befindet sich im Reiter ❯Reiter Anschrift (Firma) bzw. ❯Reiter Anschrift (Person)
- AdrNr
- Die Adressnummer der Adresse.
- Das Feld befindet sich im Reiter ❯Reiter Anschrift (Firma) bzw. ❯Reiter Anschrift (Person) und kann in der Titelleiste des Moduls Adressen abgelesen werden.
- Firma1/Name | Firma2/Vorname
- In diesen Feldern kann nach Firmenbezeichnung bzw. dem Namen der Person gesucht werden.
- Das Feld befindet sich im Reiter ❯Reiter Anschrift (Firma) bzw. ❯Reiter Anschrift (Person)
- Straße | Ort
- Suchkriterien zur Anschrift. Nach der Hausnummer kann nicht gesucht werden.
- Das Feld befindet sich im Reiter ❯Reiter Anschrift (Firma) bzw. ❯Reiter Anschrift (Person)
- Telefon | eMail-Adresse
- Suchfelder zu Kontaktinformationen der Adresse.
- Das Feld befindet sich im Reiter ❯Reiter Anschrift (Firma) bzw. ❯Reiter Anschrift (Person), sofern es sich um die Telefonnummer bzw. eMail-Adresse der Hauptadresse handelt. Weitere Telefonnummern und eMail-Adressen können bei den ❯Ansprechpartnern hinterlegt werden.
- Adresstyp
- Erlaubt die Eingrenzung der Suche auf spezifische Adresstypen.
Reiter Suche über Beleg
- Operatoren
- Einige Suchfelder enthalten vor dem eigentlichen Textfeld ein Drop-Down-Menü mit Operatoren.
- Diese haben die folgenden Funktionen:
| .. | Dieser Operator aktiviert die Suche nach diesem Feld. Ist der Textinhalt leer, wird das Feld ignoriert. |
| < | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer kleiner als die im Textfeld eingetragene haben müssen. |
| <= | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer kleiner gleich der im Textfeld eingetragenen haben müssen. |
| <> | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer kleiner oder größer der im Textfeld eingetragenen haben müssen. |
| = | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer gleich der im Textfeld eingetragenen haben müssen. |
| > | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer größer als die im Textfeld eingetragene haben müssen. |
| >= | Bedeutet, dass die gefundenen Belege eine Nummer größer gleich der im Textfeld eingetragenen haben müssen. |
| leer | Deaktiviert die Suche nach diesem Feld. |
- Belegkennung
- Die Belgkennung gibt die Belegart an, nach welcher gesucht werden soll, bspw. WA für Warenausgangslieferscheine oder RE für Rechnungen.
- Dieses Feld bietet ein Drop-Down-Menü mit Auswahlmöglichkeiten je nach Belegmodul an.
- Stammbeleg-Nr.
- Die Stammbelegnummer ist die Belegnummer der Belegfamilie; alle zugehörigen Belegen wird diese zugewiesen.
- Wird bspw. die Rechnung 3800 erstellt und für diese dann ein Lieferschein erzeugt, hat dieser zwar eine eigenständige Belegnummer, aber ebenfalls die Stammbelegnummer 3800.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Beleg-Nr.
- Die Belegnummer ist die eigenständige und einzigartige Belegnummer des Beleges.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus, kann aber auch in der Titelleiste der Belegmodule abgelesen werden.
- Angebots-Nr.
- Befindet sich in der Belegfamilie ein Angebot (etwa weil aus einem Angebot ein Auftrag und aus diesem ein Lieferschein erstellt wurde), so wird die Angebotsnummer in allen Belegen der Familie hinterlegt.
- Die Angebotsnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. AN1028), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Diese Nummer wird bereits beim ersten Speichern des Angebots erstellt und in den Belegen abgelegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Auftrags-Nr.
- Enthält die Belegfamilie einen Auftrag, so kann auch nach dessen Nummer gesucht werden.
- Die Auftragsnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. AU2317), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Diese Nummer wird bereits beim ersten Speichern des Angebots erstellt und in den Belegen abgelegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Lieferschein-Nr.
- Enthält die Belegfamilie einen Lieferschein, so kann auch nach dessen Nummer gesucht werden.
- Die Lieferscheinnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. LI1716), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Diese Nummer wird erst beim Buchen des Lieferscheines erzeugt und in den Belegen hinterlegt.
- Sie wird nicht in zugehörigen Angeboten hinterlegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Rechnungs-Nr.
- Enthält die Belegfamilie eine Rechnung, so kann auch nach dessen Nummer gesucht werden.
- Die Rechnungsnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. RA1764), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Die Rechnungsnummer wird erst beim Buchen der Rechnung erzeugt und in den Belegen hinterlegt.
- Sie wird nicht in zugehörigen Angeboten hinterlegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Gutschrifts-Nr.
- Befindet sich in der Belegfamilie auch eine Gutschrift, so kann nach dieser gesucht werden.
- Auch die Gutschriftsnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. GU1765), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Diese Nummer wird erst beim Buchen der Gutschrift erzeugt und in den Belegen hinterlegt.
- Sie wird nicht in zugehörigen Angeboten hinterlegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Bestell-Nr.
- Enthält die Belegfamilie eine Bestellung, kann auch nach deren Nummer gesucht werden.
- Die Bestellnummer wird inkl. der Belegkennung hinterlegt (bspw. BE1165), sodass auch in dieser Syntax gesucht werden muss.
- Diese Nummer wird erst beim Buchen der Bestellung erzeugt und in den Belegen hinterlegt.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Auftrags-Nr. (extern)
- Dieses Feld durchsucht die externe Belegnummer, welche im Reiter Belegstatus zu finden ist.
- Wird der Auftrag über externe Marktplätze (bspw. ebay, Amazon) ins System importiert, wird hier die jeweilige Auftragsnummer des Marktplatzes hinterlegt.
- Vorgängerbeleg-Nr.
- Durchsucht die Vorgänger-Belegnummer des Beleges.
- Die Vorgänger-Belegnummer wird ohne Belegkennung hinterlegt (bspw. 5307).
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Nachfolgebeleg-Nr.
- Durchsucht die Nachfolger-Belegnummer des Beleges.
- Die Nachfolger-Belegnummer wird ohne Belegkennung hinterlegt (bspw. 5307).
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Infotext
- Hiermit lässt sich das Infotext-Feld des Beleges durchsuchen.
- Dieses Feld befindet sich im ❯Kopfbereich des Beleges.
- Betrag (Brutto)
- Durchsucht den Bruttogesamtbetrag des Beleges.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Kalkulation.
- Belegfreigabestatus
- In diesem Drop-Down-Menü kann der Belegfreigabestatus festgelegt werden.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Exportbeleg
- Dieses Feld erlaubt das Durchsuchen des gleichnamigen Feldes im ❯Reiter Belegstatus des Beleges.
- Belegstatus
- An dieser Stelle kann der Buchungsstatus gewählt werden.
- "Gebucht" heißt, dass der Beleg tatsächlich über den entsprechenden Button gebucht wurde.
- Ein Beleg kann über den ❯Button Vorgang abgeschlossen werden, wodurch keine Warenbewegung stattfindet, der Beleg jedoch auch nicht mehr in zusammenfassenden Modulen (bspw. ❯Liefervorschlag WA auftaucht.
- Beleganlage durch | Filiale
- Das Drop-Down-Menü erlaubt die Eingrenzung auf die verschiedenen Verkaufskanäle.
- Direkt darunter kann eine Filiale eingegrenzt werden.
- Beide Datensätze werden im ❯Reiter Belegstatus am oberen Rand als Belegursprung dargestellt:
- Vertreter
- Jedem Beleg kann ein zusätzlicher Vertreber hinterlegt werden.
- Hierbei wird das Feld Name im ❯Stammsatz der Mitarbeiterverwaltung durchsucht. Dabei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Bearbeiter
- Der Bearbeiter ist derjenige ❯Mitarbeiter, der den Beleg angelegt hat.
- Hierbei wird das Feld Name im ❯Stammsatz der Mitarbeiterverwaltung durchsucht. Dabei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Das Feld findet sich im ❯Reiter Belegstatus.
- Artikel-Nr.
- Dieses Feld durchsucht Belege nach einer spezifischen Artikelnummer oder einem Teil davon. Datei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Die Artikel befinden sich im ❯Reiter Belegpositionen des Beleges.
- Adress-Nr.
- Erlaubt die Eingrenzung von Belegen auf eine spezifische Adressnummer.
- Hierbei wird die Adressnummer des Auftraggebers durchsucht, nicht die Rechnungs- und Lieferanschriften.
- Versandart
- Durchsucht die Belege nach einer festzulegenden ❯Versandart. Datei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Die gewählte Versandart wird im Beleg im ❯Reiter Kalkulation dargestellt.
- Zahlart
- Durchsucht die Belege nach einer zu wählenden ❯Zahlungsart. Datei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Die gewählte Zahlungsart wird im Beleg im ❯Reiter Kalkulation dargestellt.
- Land
- Durchsucht das Land von Auftraggeber, Rechnungs- und Lieferanschriften. Datei ist es nicht nötig, auf Groß- und Kleinschreibung zu achten.
- Das Land wird im ❯Reiter Belegkopf angegeben.
- Tracking-Nr.
- Durchsucht die Trackingnummern von Lieferscheinen der Belegfamilie
- Die Trackingnummern werden im ❯Reiter Belegstatus angegeben.
- Belegdatum
☑
angelegt
- Diese Option erlaubt das Eingrenzen des Anlagedatums des Beleges, also dasjenige Datum, an welchem der Beleg erstellt wurde.
- Die Anschriften werden im ❯Reiter Belegstatus angegeben.
☑
Lieferung geplant
- Hier kann das geplante Lieferdatum durchsucht werden.
☑
Auftrag
- Mithilfe dieses Feldes lässt sich das Auftragsdatum eingrenzen.
☑
abgeschlossen
- Dieses Feld bezieht sich auf das Abschlussdatum des Beleges.
- Ein Beleg wird abgeschlossen, indem er gebucht oder manuell über den ❯Button Vorgang abgeschlossen wird.
☑
Wiedervorlage
- Durchsucht die Daten der Wiedervorlage(n) des Beleges.
- Anlage-, Lieferungs-, Auftrags- und Abschlussdatum werden im ❯Reiter Belegstatus angegeben.
- Die Wiedervorlagen werden im ❯Reiter Aktivitäten aufgelistet.
- sortiert nach
- Erlaubt das Sortieren der Ergebnisliste nach verschiedenen Parametern.
Reiter und deren Inhalte
Prozesse
