Retouren (Verkauf)
Besonders im Onlinehandel bleibt es nicht aus, dass ein Kunde Ware zurücksendet. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: der Artikel gefällt nicht, die Größe passt nicht oder der Artikel ist defekt.
Nun muss die Ware wieder zurückgebucht und dem Kunden der entsprechende Betrag erstattet werden.
Inhaltsverzeichnis
Faktura
Belegtypen
Für die Abbildung einer Retoure vom Kunden können folgende Belegtypen verwendet werden:
- Gutschrift
- Hier werden die zurückgenommenen Produkte in der entsprechenden Menge eingefügt und anschließend die Gutschrift gebucht.
- Für die Gutschrift wird ein Wareneingangsbeleg erzeugt, über den die Ware wieder ins Lager zurückgebucht wird.
- Rechnung mit negativen Mengen
- Es kann auch ein Rechnungsbeleg genutzt werden. In diesem Fall müssen die Produkte mit negativer Menge eingefügt werden.
- So entsteht eine Rechnung mit einem negativen Betrag.
- Mit dem zugehörigen Warenausgang werden die Waren dann aufgrund der negativen Mengen ins Lager zurückgebucht.
Ablauf
Beleg anlegen
In der Regel hängt eine Retoure immer mit einem konkreten Verkaufsvorgang zusammen. Der einfachste Weg, eine Retoure zu erfassen, beginnt deshalb bei dem ursprünglichen Verkaufsbeleg.
- Öffnen Sie die Rechnung, mit der die Ware ursprünglich verkauft wurde.
- Falls die Rechnung mehrere Positionen enthält, der Kunde aber nur eine Position zurückgibt, markieren Sie diese Position.
- Klicken Sie auf Vorgang.
- Wählen Sie jetzt den gewünschten Belegtyp aus und bestätigen Sie mit Klick auf OK.
- Gutschrift
- Es wird eine Gutschrift erzeugt.
- Rücksendung (Retoure)
- Es wird eine Rechnung erzeugt, in der die Position(en) mit negativem Vorzeichen eingefügt werden.
- Reklamation (Austausch)
- Es wird eine Rechnung erzeugt in der die Position(en) einmal mit negativer Menge (für die zurückgenommene Ware) und einmal mit positiiver Menge (für die an den Kunden zu sendende Ersatzware) eingefügt werden.
- Falls die Ausgangsrechnung mehrere Positionen enthält, werden Sie nun gefragt, ob nur die markierte Position übernommen werden soll. Um mehr als nur die markierte Position zu übernehmen antworten Sie hier mit Nein.
- Nun wird der ausgewählte Beleg angelegt.
Alternativ kann ein solcher Beleg natürlich auch manuell angelegt werden. Das kann praktisch sein, wenn Ware aus verschiedenen Verkaufsprozessen in einem Retourevorgang zurückgegeben wird.
Beleg anpassen
Passen Sie nun ggf. den Beleg an.
- Mengen korrigieren
- z.B. wenn der Kunde ursprünglich zwei Stück gekauft hat, aber nur eins zurücksendet
- nicht retounierte Positionen löschen
- z.B. wenn nicht alle Positionen des Beleges retouniert werden sollen
- Preise anpassen
- z.B. Reduzierung des Erstattungspreises wegen bereits erfolgter Nutzung der Ware
- ❯Lagerort einstellen
- Sie können pro Position festlegen, in welchen Lagerort die Ware gebucht werden soll.
- So kann intakte Ware in ein normales Verkaufslager gebucht werden, während beschädigte Ware in ein Sperrlager gebucht wird.
- ❯Versandkosten ändern
- z.B. wenn die Versandkosten nicht oder nicht in voller Höhe erstattet werden sollen
- ❯Zahlart einstellen
- Wählen Sie die Zahlart, über die der Betrag erstattet werden soll.
Beleg buchen
Buchen Sie nun den Beleg. Klicken Sie dafür auf die Buttons Gutschrift bzw. Rechnung. Dabei wird wie beim Buchen einer normalen Rechnung ein Eintrag im Rechnungsausgang oder Kassenbuch erzeugt (je nach Einstellung der Zahlart).
Je nach Konfiguration wird zusammen mit der Gutschrift bzw. Rechnung dann auch gleich die entsprechende Lagerbewegung gebucht. In jedem Fall wird aber ein Lieferschein bereits angelegt. Beim Buchen der Lagerbewegung werden die bei den Positionen eingestellten Lagerorte verwendet.
Es ist auch möglich, eine Lagerbewegung komplett zu verhindern. Um das zu erreichen, legen Sie vor dem Buchen des Gutschrifts- oder Rechnungsbeleges den zugehörigen Lieferschein an. Klicken Sie dazu in der Gutschrift auf den Button Lieferschein bzw. im Rechnungsbeleg auf Komm.+Res. Wechseln Sie dann in den Lieferschein und klicken Sie hier auf den Button Abschluss. Anschließend gehen Sie wieder zum Vorgängerbeleg, also zum Gutschrifts- bzw. Rechnungsbeleg zurück und buchen erst jetzt diesen Beleg.
Erstattung des Betrages
Entsprechend der im Beleg eingestellten Zahlart muss nun der Betrag an den Kunden erstattet werden.
Falls die ursprüngliche Rechnung noch nicht bezahlt ist und eine Verrechnung mit der Gutschrift erfolgen soll, können beide Einträge im Rechnungsausgang ❯manuell ausgeziffert werden.
Besonderheiten für spezielle Zahlungsarten
PayPal
Wurde die ursprüngliche Rechnung mit PayPal bezahlt, dann kann auch die Erstattung über PayPal erfolgen.
Beim Erstellen der Gutschrift bzw. der Retoure-Rechnung werden die Transaktitionsdaten der PayPal-Zahlung aus dem ursprünglichen Rechnungsbeleg übernommen.
So kann aus jedem dieser Belege der Betrag via PayPal erstattet werden:
- Reiter Belegstatus
- Unterreiter Zahlungssystem
- Button PayPal-Gutschrift bzw. PayPal-Erstattung
Amazon Pay
Wurde die ursprüngliche Rechnung mit AmazonPay bezahlt, dann kann auch die Erstattung über AmazonPay erfolgen.
Beim Erstellen der Gutschrift bzw. der Retoure-Rechnung werden die Transaktitionsdaten der AmazonPay-Zahlung aus dem ursprünglichen Rechnungsbeleg übernommen.
So kann aus jedem dieser Belege der Betrag via AmazonPay erstattet werden:
- Reiter Belegstatus
- Unterreiter Zahlungssystem
- Button Amazon-Erstattung
Saferpay
Eine Erstattung des Betrages über Saferpay ist aktuell aus dem e-vendo System heraus nicht möglich.
Deshalb muss in den Fällen, in denen die ursprüngliche Zahlung über Saferpay erfolgte, eine andere Zahlungsart eingestellt werden, z.B. Überweisung. Die eigentliche Erstattung kann dann jedoch über das Saferpay-Portal vorgenommen werden.
Kasse
Für die Rücknahme von Ware über die Kasse erfassen Sie den entsprechenden Artikel mit negativer Menge in einem Kassenbon.
Durch die negative Menge wird auch der Gesamtpreis negativ, d.h. der Betrag muss an den Kunden ausgezahlt werden.
