Konfiguration - Belegvorgaben 1

In diesem Konfigurationsbereich wird z.B. festgelegt, ob beim Buchen einer Rechnung automatisch auch der zugehörige Lieferschein gebucht und welche Belege dabei gedruckt werden sollen. Legen Sie hier auch fest, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, wenn von einem Auftrag/einer Rechnung aus ein Lieferschein erzeugt wird.

Dieser Konfigurationsbereich ist über folgenden Weg erreichbar:

System - Konfiguration - Belegvorgaben, Versand und Mail - Belegvorgaben

Einstellung für das automatische 'NICHT ÄNDERBAR' setzen

Mit der Einstellung in diesem Bereich kann gesteuert werden, ob ein Beleg nach der Auftragserteilung noch änderbar sein soll oder nicht.

Das bezieht sich

• auf Aufträge, die aus Angeboten heraus erstellt wurden sowie
• auf Bestellungen, die gebucht wurden.

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Beleg nicht auf 'NICHT ÄNDERBAR' setzen

Der Auftrag bzw. die Bestellung kann bearbeitet werden.

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automatisch im Hintergrund auf 'NICHT ÄNDERBAR' setzen

Der Auftrag bzw. die Bestellung ist nicht mehr änderbar.

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vor dem 'NICHT ÄNDERBAR' setzen erst Rückfragen

Beim Erstellen des Auftrages bzw. beim Buchen der Bestellung erscheint ein Dialog, über den entschieden werden kann, ob der Beleg änderbar ist.

Einstellungen für das Buchen von Rechnungen im Rechnungsmodul

In diesem Bereich können Sie festlegen, ob beim Klick auf den Button Rechnung im Auftrags- und Rechnungsmodul automatisch auch der zugehörige Lieferschein gebucht und welche Belege dabei gedruckt werden sollen.

Diese Einstellungen werden auch für die Faktura im ❯Rechnungsvorschlag verwendet.

Wird eine Rechnung später wieder storniert, so werden unabhängig von der Einstellung in diesem Bereich die abhängigen Lieferscheine (WA) nicht ebenfalls storniert. Dies muss bei Bedarf separat durch Klick auf den Button Li-Storno im Lieferschein-Beleg erfolgen.

In jedem Fall gilt Folgendes

Falls noch nicht alle Positionen des Beleges an einen Lieferschein (WA) übergeben wurden, erfolgt dies jetzt beim Buchen der Rechnung. Sollte noch kein Lieferschein (WA) zu dem Beleg existieren, dann wird dieser jetzt angelegt.

Wird hier eine Einstellung verwendet, die eine oder mehrere Druckfunktionen einschließt, so werden die Reports benutzt, die weiter unten in diesem Konfigurationsdialog festgelegt sind. Diese Einstellung greift auch beim Fakturieren über den ❯Liefervorschlag (WA).

Falls die aktuelle Einstellung in diesem Bereich vorsieht, dass die Lieferscheine (WA) gebucht werden sollen, dann wird, wenn das Buchen eines Lieferscheins nicht möglich ist, weil z.B. der Lagerbestand für eine Position nicht ausreichend ist, eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können dann entscheiden, ob die Rechnung trotzdem gebucht werden soll.

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nur Rechnung buchen

Beim Klick auf den Button Rechnung wird die Rechnung gebucht, aber nicht gedruckt.

Die Lieferscheine (WA) zu diesem Beleg werden nicht gebucht.

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Rechnung und Lieferscheine buchen

Wählen Sie diese Option, um zusammen mit der Rechnung auch die Lieferscheine (WA), die zu diesem Beleg existieren bzw. beim Buchen der Rechnung angelegt werden, zu buchen.

Es werden keine Belege gedruckt.

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Rechnung, Lieferscheine buchen; nur Rechnung drucken

Wählen Sie diese Option, um zusammen mit der Rechnung auch die Lieferscheine, die zu diesem Beleg existieren, zu buchen.

Bei dieser Einstellung wird die Rechnung auch gedruckt.

Ein Druck der Lieferscheine (WA) erfolgt hierbei nicht.

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Rechnung, Lieferscheine buchen; Rechnung, Lieferschein drucken

Verwenden Sie diese Einstellung, um beim Klick auf den Button Rechnung die Rechnung und alle zugehörigen Lieferscheine (WA) zu buchen.

Es werden sowohl die Rechnung als auch alle zugehörigen Lieferscheine (WA) gedruckt.

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Rechnung, Lieferscheine buchen; Belege manuell drucken

Verwenden Sie diese Einstellung, um beim Klick auf den Button Rechnung die Rechnung und alle zugehörigen Lieferscheine (WA) zu buchen.

Es werden sowohl die Rechnung als auch alle zugehörigen Lieferscheine (WA) gedruckt. Dabei wird für jeden dieser Drucke der Dialog zur Reportauswahl angezeigt.

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Rechnung buchen und Rechnung drucken

Beim Klick auf den Button Rechnung wird die Rechnung gebucht und gedruckt.

Die Lieferscheine (WA) zu diesem Beleg werden nicht gebucht.

Einstellung der Standard-Reports für das Buchen von Rechnungen

In diesem Bereich können die Reports ausgewahlt werden, die beim Buchen oder Stornieren von Rechnungen und Gutschriften verwendet werden sollen, falls mit dem Vorgang ein automatischer Druck von Belgen verbunden ist.

Das Layout des Drucks und die Anzahl der zu druckenden Exemplare werden über Reports gesteuert. Eine Anpassung der Reports ist in den jeweiligen Modulen möglich. Das Ändern eines Reports für den Rechnungs- oder Gutschrifts-Storno kann ausschließlich im Zusammenhang mit dem Stornierungsvorgang erfolgen.

Rechnung

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Rechnungsdruck aus.

Lieferschein

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Lieferscheindruck aus, der im Zuge des Buchens einer Rechnung aus dem Auftrags-/Rechnungsmodul heraus erfolgt.

🔗 Für die Rechnungslegung entsprechend der Zahlart einen eigenen Report zuordnen

Durch Klick auf diesen Button (links vor dem Button für die Auswahl des Rechnungsreports) erhalten Sie einen Dialog, der die im System angelegten Zahlarten auflistet. Hier können Sie nach Klick auf Bearbeiten in der Liste oder im Reiter Details einen vom Standard abweichenden Report auswählen.

Wird eine Rechnung gebucht, in der diese Zahlart hinterlegt ist, dann wird für den Druck dieser abweichende Report verwendet.

Gutschrift

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck einer Gutschrift aus.

Wartungsv.

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Buchen eines Wartungsvertrages ausgeführt wird.

Storno-Rechnung

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Stornieren einer Rechnung ausgeführt wird.

Storno-Gutschrift

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Druck aus, der beim Stornieren einer Gutschrift ausgeführt wird.

Einstellungen für das Buchen von Lieferscheinen im Rechnungs-Modul

Aus einem Auftrag bzw. einer Rechnung heraus kann ein Lieferschein erstellt werden. Je nach Einstellung in diesem Bereich sowie in den Globalen Systemvorgaben im Reiter ❯Lagerbewegung/Faktura ändert sich die Beschriftung und die Funktionalität dieses Buttons.

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nur Lieferschein (WA) speichern

Der Button heißt in in Abhängigkeit von der Einstellung in den Globalen Systemvorgaben Kom.+Res. oder Kommission oder Auto-Reserv.

Bei Klick auf diesen Button wird der Lieferschein (WA) angelegt und gespeichert.

Je nach Einstellung in den Globalen Systemvorgaben wird die Ware ggf. auch noch im Lager reserviert.

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Lieferschein (WA) speichern und buchen

Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Ausliefern.

Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt und der Warenausgang gebucht. Ein Durck des Lieferscheins erfolgt dabei nicht.

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Lieferschein (WA) speichern, buchen und drucken

Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Lief.+Druck.

Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt, der Warenausgang gebucht und es wird der Lieferschein gedruckt.

Für den Druck wird der im Bereich Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen (weiter unten in diesem Dialog) eingestellte Report verwendet.

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Lieferschein (WA) speichern und drucken ohne buchen

Bei Verwendung dieser Einstellung heißt der Button Li. drucken.

Der Lieferschein (WA) wird nach Klick auf diesen Button angelegt und es wird der Lieferschein gedruckt.

Der Warenausgang wird jedoch nicht gebucht.

Für den Druck wird der im Bereich Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen (weiter unten in diesem Dialog) eingestellte Report verwendet.

Regel zum Erzeugen der Rechnungsnummer

In diesem Bereich kann eine Regel für die Reihenfolge der Buchungen festgelegt werden, falls die Rechnung und die zugehörigen Lieferscheine (WA) in einem Arbeitsschritt gebucht werden.

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erst Lieferscheine dann Rechnung buchen (Standard)

Es werden zuerst alle noch offenen Lieferscheine (WA) gebucht, die zu der zu buchenden Rechnung gehören. Anschließend wird die Rechnung gebucht.

Dadurch kann das Buchen der Rechnung u.U. abgebrochen werden, wenn nicht alle Lieferscheine gebucht werden können, weil z.B. der Lagerbestand nicht ausreichend ist.

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erst Rechnung dann Lieferscheine buchen (ext. Versandsystem UPS...)

Es wird zuerst die Rechnung gebucht und anschließend alle abhängigen Lieferscheine (WA).

Dadurch ist die Rechnungsnummer zum Zeitpunkt des Buchens der Lieferscheine bereits bekannt und kann somit auch an ein angeschlossenes Versandsystem (z.B. EasyLog oder UPS) in der Pollingdatei übergeben werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn auch Nachnahme-Zahlungen genutzt werden.

Einstellung des Reports für das Buchen von Lieferscheinen

Der hier konfigurierte Report wird verwendet, wenn der Warenausgang nicht aus dem Auftrags-/Rechnungsbeleg heraus durch Klick auf den Button Rechnung gebucht wird (in diesem Fall käme der weiter oben unter Einstellung der Standard-Reports für das Buchen von Rechnungen festgelegte Report zum Einsatz).

Lieferschein

Wählen Sie über diesen Button den Report für den Lieferscheindruck aus.

🔗 Versandartabhängiger Lieferscheinreport

Durch Klick auf diesen Button (links vor dem Button für die Auswahl des Lieferscheinreports) erhalten Sie einen Dialog, der die im System angelegten Versandarten auflistet. Hier können Sie nach Klick auf Bearbeiten in der Liste oder im Reiter Details einen vom Standard abweichenden Report auswählen.

Wird ein Warenausgang gebucht, in dem diese Versandart hinterlegt ist, dann wird für den Druck dieser abweichende Report verwendet.