Datenimport - Reiter Adressendaten

Vorbemerkungen

Adresstypen

e-vendo verwaltet Adressen mit unterschiedlichen Adressentypen, die unter Beachtung bestimmter Regeln alle mit Hilfe des Adressenimports importiert werden können. Der Typ einer Adresse ist durch das Zielfeld ADRTYP gekennzeichnet.

Für den Typ einer Adresse wird im Feld ADRTYP eine entsprechende Kennung eingetragen:

• ADRTYP = 1 - Kunde (Firma oder Einzelperson)
• ADRTYP = 2 - Lieferant (Firma oder Einzelperson)
• ADRTYP = 3 - Kunde und Lieferant (Firma oder Einzelperson)
• ADRTYP = 4 - Person bzw. Ansprechpartner zu 1, 2 oder 3
• ADRTYP = 5 - Lieferanschrift zu 1, 2 oder 3
• ADRTYP = 6 - Rechnungsanschrift zu 1, 2 oder 3

Bei der Neuanlage einer Adresse ist es zwingend notwendig, den Adresstyp anzugeben.

Je nach Adresstyp werden in der Adressverwaltung unterschiedliche Reiter zur Eingabe und Bearbeitung der Detailinformationen angezeigt. Dementsprechend werden beim Import von Adressen je nach Adresstyp nur bestimmte Felder berücksichtigt. So kann z.B. für einen Kunden keine Kreditornummer importiert werden.

In der Übersicht der Importfelder werden die Zielfelder, die nur für bestimmte Adresstypen zur Verfügung stehen, entsprechend gekennzeichnet.

Zuordnung eines Ansprechpartners, einer Liefer- oder Rechnungsanschrift zu einer fakturierbaren Adresse

Jede Adresse hat unabhängig von ihrem Adresstyp eine eigene Adressnummer zur eindeutigen Kennzeichnung.

Adressen vom ADRTYP 4 können über das Feld ADRNRKONZERN einer fakturierbaren Adresse (ADRTYP 1, 2 oder 3) zugeordnet werden.
Adressen vom ADRTYP 5 und 6 müssen über das Feld ADRNRKONZERN einer fakturierbaren Adresse (ADRTYP 1, 2 oder 3) zugeordnet werden.

Deshalb ist es notwendig, dass zuerst die Adressen mit dem ADRTYP 1, 2 und 3 importiert werden. Erst danach ist es möglich, die Ansprechpartner, Liefer- und Rechnungsanschriften zu importieren.

Übernahmemöglichkeiten von Kunden- bzw. Lieferantennummern

Ihre Kunden- bzw. Lieferantennummern können als Schlüsselwert übernommen werden, wenn sie sich in das Zielfeld ADRNR übertragen lassen. Ist das nicht der Fall, können Sie Ihre Kunden- bzw. Lieferantennummern in einem Zusatzfeld dokumentieren.

Übernahme in das Zielfeld ADRNR

Ebenso, wie es unterschiedliche Adressentypen gibt, hat das Schlüsselfeld ADRNR unterschiedliche Bedeutung. Für Kundenadressen ist es die Kundennummer, für Lieferantenadressen ist es die Lieferantennummer, für KundenLieferantenadressen die Kunden- und Lieferantennummer, für Personenadressen die Personennummer usw.
Kurz gesagt, das Zielfeld ADRNR (Adressennummer) ist das Schlüsselfeld für alle Adressen und muss über den gesamten Adressenbestand eines Mandanten eindeutig sein!
Der Wertebereich von ADRNR umfasst positive Ganzzahlen von 1 bis 2.147.483.648

Ablage der Kunden- bzw. Lieferantennummern in einem Zusatzfeld

Sollten Ihre Daten eine alphanumerische Kundennummer, die nicht länger als 40 Zeichen ist, besitzen, können Sie eines der Zusatzfelder FIELDx zur Ablage der bisherigen Kundennummer benutzen. Diese Zusatzfelder werden über den benutzerdefinierten Reiter angezeigt und verwaltet. Die Adressensuche bietet zwei freie Parameter, mit deren Hilfe Sie nach speziellen Wertbelegungen von Zusatzfeldern suchen können.

Empfohlene Arbeitsweise beim Adressenimport

Erstellen Sie je eine ASCII-Datei pro Adresstyp, also

ADRTYP = 1 - Alle Kunden

ADRTYP = 2 - Alle Lieferanten

ADRTYP = 3 - Alle KundenLieferanten

ADRTYP = 4 - Alle Personen bzw. Ansprechpartner zu 1, 2 oder 3

ADRTYP = 5 - Alle Lieferanschriften zu 1, 2 oder 3

ADRTYP = 6 - Alle Rechnungsanschriften zu 1, 2 oder 3

Der Wert für ADRTYP kann dann in der Spalte "Vorgabewerte" für alle Datensätze einer ASCII-Datei entsprechend gesetzt werden. Wird ADRTYP nicht als Defaultwert gesetzt, muss jeder zu importierende Datensatz ein entsprechendes Feld enthalten.
Möchten Sie Kunden- bzw. Lieferantennummern in das Schlüsselfeld ADRNR übernehmen, ist die o. a. Reihenfolge besonders wichtig.

Voraussetzungen

Ein Adressendatensatz greift auf Daten zu, die in e-vendo unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP, ❯Tourenverwaltung und in der ❯Mitarbeiterverwaltung gepflegt werden. Einige dieser Daten müssen vor einem Adressenimport vorhanden sein, andere kann der Import selbst einpflegen. Beachten Sie bitte, dass diese Hilfsdatenpflege den Import verlangsamt.

Im Folgenden werden die betroffenen Hilfsdaten aus Spezialmodule III /Konfiguration ERP und der Ort ihrer Pflege aufgelistet, die vorhanden sein müssen:

Zielfeld ADR_FILIALE

die verwendete Filiale über den Button Abt./Filialverwaltung

Zielfeld DK_DEBTOUR

Das Zielfeld DK_DEBTOUR benötigt die Bezeichnung der verwendeten Tour, die Sie zuvor in Spezialmodule II / Tourenverwaltung / Einträge zum Tourenstamm eingepflegt haben. Wurde noch keine Tour mit der entsprechenden Bezeichnung angelegt, so wird beim Import gefragt, ob die Adresse trotzdem importiert werden soll. In diesem Fall erfolgt für die Adresse keine Tourzuordnung.

Im Folgenden werden die betroffenen Hilfsdaten aus Spezialmodule III / Konfiguration ERP und der Ort ihrer Pflege aufgelistet, die der Import einpflegt, wenn das vorher vergessen wurde:

Zielfelder ADR_LANDHERKUNFT, ADR_LANDSPRACHE und DK_LANDFAKTURA

den verwendeten Landesnamen über den Button Landesvorgaben

Zielfelder DK_KREDZAHLART und DK_DEBZAHLART

die verwendeten Zahlungsarten über den Button Zahlungsarten

Zielfelder DK_KREDVERSANDART, DK_DEBVERSANDART

die verwendeten Versandarten über den Button Versandart

Zielfelder DK_KONSIGNATIONSLAGER_HAUPT und DK_DEBKONSIGNATIONSLAGER

die verwendeten Hauptlager und Lagerorte über den Button Lagerort

Zielfelder DK_KREDITORKONTO und DK_DEBITORKONTO

die verwendeten FIBU-Konten über den Button 'Finanzbuchhaltung / Reiter Kontenrahmen

Dem Zielfeld DK_BETREUTDURCH können nur die Kurzzeichen der Mitarbeiter zugeordnet werden, die vor einem Import in der ❯Mitarbeiterverwaltung eingepflegt wurden.

Die Voraussetzungen für das Zielfeld ADR_ADRNRKONZERN sind oben ausführlich erläutert.

Zielfeld ADRNR

Wenn für das Zielfeld ADR_ADRNR kein Quellwert angegeben ist, wird für den zu importierenden Adressdatensatz eine neue ADRNR generiert. Ist das Zielfeld ADR_ADRNR belegt, prüft der Import, ob bereits ein Adressdatensatz mit dieser ADRNR existiert. Ist das der Fall, wird er durch den importierten Adressdatensatz überschrieben. Anderenfalls wird ein neuer Adressdatensatz angelegt. Das gilt unabhängig von ihrem Typ für alle Adressdatensätze.

Zielfelder NAME, NAMEZWEI

Eines der beiden Zielfelder NAME oder NAMEZWEI muss für einen erfolgreichen Import angegeben werden.

Konfigurationsmöglichkeiten

Die folgenden Konfigurationmöglichkeiten an der rechten Seite zur Verfügung.

Feldimport

◉

alle

Die gesamten Daten der Adressen werden importiert.

Zielfelder, denen kein Quellfeld oder Defaultwert zugeordnet wurde, werden mit den jeweiligen Standardwerten gefüllt.

Bei bereits vorhandenen Adressen werden die vor dem Import in diesen Zielfeldern enthaltenen Daten mit den Standardwerten überschrieben.

◉

nur zugeordnete

Zielfelder, denen kein Quellfeld oder Defaultwert zugeordnet wurde, werden durch den Import nicht verändert.

Datensätze speichern

◉

automatisch

Die importierten Daten werden nach dem Import eines Datensatzes sofort automatisch gespeichert.

Im Falle eines Abbruchs des Imports bleiben die bereits importierten Datensätze erhalten.

◉

mit Bestätigung

Die importierten Daten werden erst einmal nur zwischengespeichert. Am Ende des Imports erhalten Sie die Möglichkeit, die importierten Daten anzusehen und können danach entscheiden, ob diese Daten gespeichert werden sollen.

Werden die Daten dann nicht gespeichert, so bleiben die vor dem Import vorhandenen Daten bestehen.

Diese Variante des Imports ist deutlich langsamer als die, bei der die Daten automatisch gespeichert werden.

Importart

◉

alle

Alle in der Importdatei enthaltenen Adressen werden importiert.

Existiert im System bereits eine Adresse mit der in der Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird diese Adresse aktualisiert, andernfalls wird eine neue Adresse angelegt.

◉

nur neue

Gibt es im Adressstamm bereits eine Adresse mit der durch die Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird der betreffende Datensatz beim Import ignoriert.

◉

nur vorhandene

Mit dieser Option werden nur Aktualisierungen an bereits vorhandenen Adressen durchgeführt.

Gibt es im Adressstamm keine Adresse mit der durch die Importdatei vorgegebenen ADRNR, so wird der betreffende Datensatz beim Import ignoriert.

Zielfelder

Es können Inhalte zu den Adressen selbst sowie zu den Kommunikations- und Fakturadaten importiert werden.

In der ❯Übersicht der Zielfelder finden Sie eine alphabetische Auflistung der Zielfelder und deren Bedeutung sowie Standardwerte und Beispiele.