Adressen - Reiter Aktivitäten

Einführung

• Dieser Reiter enthält alle Aktivitäten für die aktuelle Adresse.
• Einige Aktivitäten werden automatisch vom System eingetragen. Weitere können manuell erfasst werden.
• Durch die Aktivitäten können Sie jederzeit eine Historie für die Beziehung zu einer Adresse (Kunde, Lieferant)sehen.

Reiter "Aktivitäten"

Bereich "Aktivitäten anzeigen mit folgendem Inhalt"

In diesem Bereich wird festgelegt, welche Aktivitäten der aktuellen Adresse angezeigt werden sollen. Er wird nur im Sicht-Modus dargestellt.

Von, Bis

Zeitraum, für den die Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Kategorie

Name der Katergorie, für die die Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Groß- und Kleinschreibung spielt hier keine Rolle. Die Verwendung von Platzhaltern (..) ist möglich. Dadurch kann die Auswahl auch auf mehrere Kategorien erweitert werden.

●▲ Aktivitätenkategorie wählen

Über diese Button kann die anzuzeigende Kategorie aus einer Liste ausgewählt werden.

🖶 Drucken

Dieser Button führt in einen ❯Druckdialog zum Ausdrucken der aktuellen Liste der Aktivitäten.

Aktivität

Überschrift der Aktivität, die angezeigt werden soll.

Groß- und Kleinschreibung spielt hier keine Rolle. Die Verwendung von Platzhaltern (..) ist möglich. Dadurch kann die Auswahl auch auf mehrere Aktivitäten erweitert werden.

Projekt

Projekt, für welches die Aktivitäten angezeigt werden sollen.

Die Projektnummer kann direkt in das Eingabefeld eingetragen oder mit Hilfe des Buttons aus einer Liste gewählt werden.

Bearbeitungsstatus

Auswahl des anzuzeigenden Bearbeitungsstatus.

Bereich "Liste der gefundenen Aktivitäten"

Stellt die Aktivitäten der aktuellen Adresse, die den im oberen Bereich festgelegten Kriterien entsprechen, in einer Liste dar.

In dieser Liste sind zusammenfassende Informationen zu den einzelnen Aktivitäten enthalten. Die einzelnen Einträge werden nach dem Erfassungsdatum absteigend sortiert (die aktuellsten Einträge stehen oben).

Durch Doppelklick auf einem Eintrag wird für die entsprechende Aktivität der Reiter "Detailansicht" gezeigt.

Reiter "Detailansicht"

In diesem Reiter können die Inhalte der in der Liste markierten Aktivität (aktuelle Aktivität) eingesehen und bearbeitet werden.

Bereich "Aktivität"

In diesem Bereich werden allgemeine Informationen zur aktuellen Aktivität hinterlegt.

Kurzbezeichnung der Aktivität

Enthält einen Titel für die aktuelle Aktivität.

Die Kurzbezeichnung wird im Reiter "Aktivitäten" in der Spalte "Aktivität" angezeigt.

Tragen Sie bei manuell erfassten Aktivitäten einen passenden kurzen Text ein, der es ermöglicht, diese Aktivität im Reiter "Aktivitäten" schnell zu finden.

Kategorie

Kategorie der aktuellen Aktivität.

Die Kategorie kann aus der angebotenen Liste ausgewählt werden.

Rechts neben der Kategorie wird die zugehörige Grafik dargestellt.

Die Kategorien und die zugehörigen Grafiken können in den ❯Globalen Systemvorgaben definiert werden.

Mitarbeiter

Mitarbeiter, der die aktuelle Aktivität erfasst hat.

Erf.-datum

Erfassungsdatum der aktuellen Aktivität.

Bei der Neuanlage einer Aktivität wird das aktuelle Datum eingetragen.

Das Datum kann über das Eingabefeld oder über die Kalenderfunktion (Pfeil rechts neben dem Eingabefeld) geändert werden.

Projekt-Nr.

Projekt, dem die aktuelle Aktivität zugeordnet ist.

Projekt (nur im Bearbeiten-Modus)

Die Projektnummer kann durch Klick auf diesen Button über eine Liste ausgewählt oder direkt in das Eingabefeld eingetragen werden.

Beginn, Ende, Dauer

Zeit, in der die Aktivität stattgefunden hat.

Bei der Neuanlage einer Aktivität wird die aktuelle Uhrzeit eingetragen.

Die Angaben für Stunde, Minute und Sekunde können direkt im Eingabefeld geändert werden. Über die Pfeilsysmbole rechts neben den Eingabefeldern kann der markierte Wert (Stunde, Minute oder Sekunde) vergrößert bzw. verkleinert werden.

Die Dauer wird aus Anfangs- und Endzeit berechnet.

🕓 (nur im Bearbeiten-Modus)

Durch Klick auf eines der Uhrsymbole wird die aktuelle Uhrzeit als Anfangs- bzw. Endzeit eingetragen.

Kosten

Kosten für die aktuelle Aktivität.

Beleg-Nr.

Nummer des Beleges, zu der die aktuelle Aktivität gehört.

In jedem Beleg steht ein Reiter Wiedervorlage zur Verfügung. In diesem Reiter erstellte Aktivitäten sind automatisch dem aktuellen Beleg zugeordnet. Die entsprechende Belegnummer wird in diesem Fall durch das System bei der Aktivität hinterlegt.

... gehe zu Beleg

Durch Klick auf diesen Button (unmittelbar rechts neben dem Eingabefeld) wird der entsprechende Beleg geöffnet.

→ Beleg zuweisen (nur im Bearbeiten-Modus)

Durch Klick auf diesen Button kann über die Belegsuche ein Beleg ausgewählt und der Aktivität zugeordnet werden. Die Belegnummer kann auch direkt in das Eingabefeld eingetragen werden.

☑

OLE vorhanden

Wird der Aktivität im Reiter "OLE-Objekt" ein solches hinzugefügt, wird diese Checkbox automatisch aktiviert. Es handelt sich dabei nur um eine Anzeige, dass ein solches Objekt vorhanden ist.

Bearbeitungsstatus

Hier kann der Status der aktuellen Aktivität definiert werden. Wird dieser auf Wiedervorlage oder WV mit Uhrzeit gestellt, erscheint der Bereich "Wiedervorlage".

Sprachinformation

Rec (nur im Bearbeiten-Modus)

Mittels Betätigung dieses Buttons kann eine Sprachinfo aufgenommen werden, die der aktuellen Aktivität zugeordnet wird.

Play

Durch Klick auf diesen Button kann eine hinterlegte Sprachinfo abgehört werden.

Bereich "Wiedervorlage"

Dieser Bereich wird nur angezeigt, wenn der Bearbeitungsstatus Wiedervorlage oder Wiedervorlage mit Uhrzeit ist.

Mitarbeiter

Mitarbeiter, der die Aktivität weiter bearbeiten soll.

Bei der Neuanlage einer Aktivität wird hier der Mitarbeiter, der die Aktivität erfasst, eingetragen.

🔍 (nur im Bearbeiten-Modus)

Dieser Button führt in die ❯Suche der Mitarbeiterverwaltung, um einen neuen Mitarbeiter festzulegen.

am

Datum, an dem die Aktivität erneut vorgelegt werden soll.

An diesem Tag erscheint die Aktivität in der Liste Wiedervorlage des entsprechenden Mitarbeiters. Diese Liste kann manuell im Modul ❯Kalender/Wiedervorlage oder automatisch bei jedem Login (durch entsprechende Einstellung in der ❯Arbeitsplatzkonfiguration) geöffnet werden.

Das Datum kann über das Eingabefeld oder über die Kalenderfunktion (Pfeil nach unten, rechts neben dem Eingabefeld) geändert werden.

alle ... Tage

Intervall, in dem die Aktivität erneut vorgelegt werden soll.

um

Uhrzeit, zu der bei dem entsprechenden Mitarbeiter eine Erinnerung angezeigt werden soll.

Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die aktuelle Aktivität den Status Wiedervorlage mit Uhrzeit hat.

Bemerkungen/Information

In diesem Bereich können konkrete Inhalte hinterlegt werden.

Bemerkung

Dieser Bereich enthält die Detailinformationen zur aktuellen Aktivität.

Hier können Textinformationen zur Aktivität abgelegt werden.

Info zur eMail

Empfänger und Absender der eMail.

Im Bearbeiten-Modus können diese geändert werden.

antworten

Öffnet das Fenster eMail senden und trägt dabei Empfänger sowie die Ursprungs-eMail ein.

Der Bereich Info zur eMail wird nur angezeigt, wenn die aktuelle Aktivität zur Kategorie eMail-Ausgang oder eMail-Eingang gehört

Anhang (Attachement, Datei)

Hier kann eine Liste der Attachements für eine Aktivität der Kategorie eMail-Ausgang oder eMail-Eingang hinterlegt werden.

Im Bearbeiten-Modus stehen verschiedene Buttons zur Verfügung:

Neu

Fügt der aktuellen Aktivität ein Attachment hinzu. Dieses wird in der Datenbank gespeichert.

Öffnen

Öffnet den markierten Anhang.

Speichern

Speichert das markierte Attachment als Datei.

Löschen

Entfernt den markierten Anhang aus der Datenbank.

Der Bereich Anhang wird nur angezeigt, wenn die aktuelle Aktivität zur Kategorie eMail-Ausgang oder eMail-Eingang gehört

Reiter "OLE-Objekt"

Zu jeder Aktivität kann ein OLE-Objekt, z.B. ein PDF-Dokument oder eine Excel-Datei, hinterlegt werden. Dieses Objekt wird direkt in der Datenbank, also nicht als separate Datei, abgelegt.

Navigationsleiste

Die vier Buttons dieser Leiste aktivieren die erste, die vorhergehende, die nächste bzw. die letzte Aktivität in der Liste.

Kurzbezeichnung der Aktivität

Enthält den Titel der aktuelle Aktivität.

Die nachfolgend aufgeführten Buttons stehen nur im Bearbeiten-Modus zur Verfügung:

OLE-Neu

Fügt ein neues OLE-Objekt für die aktuelle Aktivität ein.

Es wird der Dialog Objekt einfügen angezeigt.

Wählen Sie hier den Objekttyp oder die zu verwendende Datei und bestätigen Sie mit OK.

Damit wird die zugehörige Anwendung gestartet. Nach Schließen des Anwendungsfensters werden die Änderungen in die Aktivität übernommen.

Objekt-Galerie

Fügt ein Objekt aus der OLE-Objektgalerie für die aktuelle Aktivität ein.

Es wird der Dialog Objekt-Galerie angezeigt.

Im Reiter Liste wird eine Übersicht aller in der Galerie enthaltenen Objekte angezeigt.

Für das markierte Objekt wird auf den anderen Reitern eine Vorschau (Reiter OLE-Objekt) und die Bemerkung angezeigt.

Durch Klick auf den Button Übernehmen wird das markierte Objekt der aktuellen Aktivität hinzugefügt.

OLE-Einfügen

Fügt den Inhalt der Zwischenablage als OLE-Objekt der aktuellen Aktivität hinzu.

Es erscheint der Dialog Inhalte einfügen.

Wählen Sie die benötigten Optionen und bestätigen Sie mit OK.

OLE-Löschen

Löscht das zugeordnete OLE-Objekt.

OLE-beenden

Beendet die Bearbeitung des OLE-Objektes.

Die folgenden Buttons stehen nur zur Verfügung, wenn der aktuellen Aktivität bereits ein OLE-Objekt hinterlegt ist.

Bearbeiten

Öffnet ein Bearbeitungsfenster für das aktuelle OLE-Objekt.

Um die Bearbeitung zu beenden, klicken Sie auf den Button OLE-beenden.

Öffnen

Öffnet die zum OLE-Objekt gehörende Anwendung.

Um die Bearbeitung zu beenden, schließen Sie die Anwendung.

Reiter "Verknüpfte Aktivitäten"

Jede Aktivität kann mit beliebig vielen weiteren Aktivitäten verknüpft werden.

Navigationsleiste

Die vier Buttons dieser Leiste aktivieren die erste, die vorhergehende, die nächste bzw. die letzte Aktivität in der Liste.

Kurzbezeichnung der Aktivität

Enthält den Titel der aktuelle Aktivität.

Liste der verknüpften Aktivitäten

In dieser Liste werden die bereits mit der aktuellen Aktivität verknüpften Aktivitäten angezeigt.

Die folgenden Buttons stehen nur im Bearbeiten-Modus zur Verfügung:

Aktivität verknüpfen

Zeigt den Dialog Auswahl einer Aktivität. Die in diesem Dialog markierte Aktivität kann durch Klick auf OK der aktuellen Aktivität hinzugefügt werden.

Verknüpfung zur Aktivität aufheben

Löscht die Verknüpfung zu der in der Liste markierten Aktivität.

Buttons im Kopfbereich des Reiters

Im Bearbeiten-Modus stehen im Reiter "Aktivitäten" die folgenden Buttons zur Verfügung.

Aktivität neu

Legt eine neue Aktivität an.

eMail-Antwort auf Aktivität

Erzeugt eine eMail, in der die aktuelle Aktivität bereits enthalten ist.

Es erscheint der Dialog eMail-Suche.

In diesem Dialog werden alle eMail-Adressen, die für die aktuelle Adresse und ihre Ansprechpartner hinterlegt sind, angezeigt.

Markieren Sie die eMail-Adresse, die als Empfänger für die zu erstellende eMail verwendet werden soll und bestätigen Sie mit OK.

(Durch Klick auf den Button Abbrechen wird die Auswahl des Empfängers abgebrochen.)

Anschließend wird das Fenster Neue eMail geöffnet. Ist im vorhergehenden Schritt kein Empfänger gewählt worden, so kann jetzt eine beliebige eMail-Adresse direkt in das entsprechende Eingabefeld eingetragen werden.

Die Kurzbezeichnung der Aktivität wird in die Betreffzeile eingetragen.

Der Textinhalt der Aktivität wird in die eMail übernommen. Darunter wird, wenn vorhanden, die Signatur des Absenders gesetzt.

Die eMail kann nun vervollständigt und gesendet werden.

verknüpfen

Legt eine neue Aktivität für die aktuelle Adresse an, die mit der aktuellen Aktivität verknüpft wird.

;Aktivität entfernen

Löscht die aktuelle Aktivität.

Aktivität verwerfen

Bricht die Bearbeitung der aktuellen Aktivität ab. Die bisherigen Änderungen werden verworfen.

alle Aktivitäten verschieben

Verschiebt alle Aktivitäten, die in der Liste des Reiters Aktivitäten enthalten sind, zu einer anderen Adresse.

Nach einer Sicherheitsabfrage kann die Adresse ausgewählt werden, zu der alle in der Liste enthaltenen Aktivitäten verschoben werden sollen.

Nach erneuter Bestätigung werden alle in der Liste enthaltenen Aktivitäten der ausgewählten Adresse zugeordnet.

Soll nur eine Aktivität verschoben werden, dann legen Sie im Sicht-Modus die Kriterien für die anzuzeigenden Aktivitäten entsprechend fest. Schalten Sie erst dann in den Bearbeiten-Modus und verschieben Sie nun die Aktivität.