Versandschnittstelle zu GLS

GLS Gepard connect ist eine Software, welche Ihnen das Versenden von Paketen mit GLS erleichtert. Diese Software wird direkt von GLS angeboten. Das e-vendo-System hilft Ihnen beim einfachen Übertragen der Daten zu GLS Gepard connect sowie beim Rückimport der Trackingnummern.

Voreinstellungen

Installieren Sie die GLS-Software.

Legen Sie einen Ordner zur Übergabe der Pollingdaten an. Sollen von mehreren Arbeitsplätzen aus Pollingdateien für die GLS-Software bereitgestellt werden, so muss dieser Ordner von allen diesen Arbeitsplätzen aus über den gleichen Pfad erreicht werden können. Legen Sie ggf. auf allen Arbeitsplätzen ein entsprechendes Netz-Laufwerk an, welches stets über den gleichen Laufwerksbuchstaben erreicht wird.

Legen Sie innerhalb dieses Übergabeverzeichnisses einen weiteren Ordner zur Rückgabe der Trackingdaten an e-vendo an.

Konfiguration ERP

Versandart einrichten

Legen Sie im e-vendo über Spezialmodule III - Konfiguration ERP - Versandart eine Versandart für den GLS-Versand an und hinterlegen Sie dieser Versandart das Versandsystem GLS. Auf den verschiedenen Reitern können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

Schnittstelle aktivieren

Aktivieren Sie die Schnittstelle über Konfiguration ERP - Globale Systemvorgaben - Versandsysteme.

Datei:Versand gls konfiguration erp.jpg

Aktivieren Sie die Checkbox installiert und tragen Sie die Verzeichnisse für die Übergabe (s.o.) und für die Konfigurationsdatei ein. Mit Hilfe der Such-Buttons können diese Verzeichnisse ausgewählt werden.

Hinweis:
Nutzen Sie das e-vendo System als SAAS in der Terminalserverumgebung der e-vendo AG,
so wird das Verzeichnis für die Konfigurationsdatei bereits voreingestellt.
Diese Einstellung darf durch Sie nicht verändert werden.

Im unteren Bereich können Sie weitere individuelle Einstellungen vornehmen:

automatischer Trackingimport nach jedem Export

Nach jedem Export von Paketdaten prüft e-vendo, ob in dem festgelegten Verzeichnis eine Abschlussdatei von GLS vorliegt. Ist das der Fall, so wird diese Datei sofort importiert und verarbeitet. D. h., die darin enthaltenen Trackingnummern werden den entsprechenden Lieferscheinen zugeordnet.

Unabhängig von dieser Einstellung Können Sie auch die Trackingdaten manuell importieren.

Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen

Vor dem Export von Paketdaten wird ein Dialog angezeigt, in welchem einige Daten vor der Übergabe an GLS geändert werden können.

bei NN Rechnungsbetrag nehmen statt Lieferscheinbetrag

Im Standard wird bei Nachnahme der Gesamtbetrag des Lieferscheins an GLS übergeben (wichtig bei Teillieferungen). Ist diese Checkbox aktiviert, so wird statt dessen der Rechnungsbetrag übergeben.

Feldinfo zusätzlich zum Wert in der Exportdatei anzeigen

Ist diese Option aktiviert, so werden die Feldbezeichnungen zusammen mit den eigentlichen Werten in die Exportdatei übergeben (z. B. 3943_1 (ID-Nummer)).

Diese Option sollte nur für die Dauer der Einrichtung aktiv sein.

Konfigurationsdatei anpassen

In der Konfigurationsdatei sind entsprechend den dort enthaltenen Anweisungen für alle Paketarten die entsprechenden Abschnitte zu konfigurieren.

Ebenfalls angepasst werden müssen bei Bedarf die Abschnitte [GLS-Landliste], [EU-Mitglieder] und [Waehrungen] entsprechend den Einstellungen des ERP.

Für das automatische Ausziffern der Bankbelege bei Nachnahme-Sendungen ist es wichtig, dass auf den Überweisungsträgern der richtige Verwendungszweck gedruckt wird. Dazu muss der entsprechende Eintrag in der INI-Datei unter [Verwendungszweck] aktiviert werden.

Im Bereich [IdentDatei] müssen der Ordner und der Dateiname der Rückmeldedateien in folgender Form angegeben werden:

Name=ordner\dateiname

Dieser Ordner muss ein Unterordner des Übergabeverzeichnisses sein (s.o.)

Beispiel:
Name=tracking\abschluss.txt

Konfiguration des GLS Gepard Connect

Nach dem Einrichten des Absenders tragen Sie über die Systemeinstellungen den Dateipfad für die Auftragsdateien ein. Dieser Pfad muss mit dem im e-vendo festgelegten Übergabeverzeichnis übereinstimmen.

Musterdatei im ERP erzeugen

Legen Sie einen im e-vendo einen Lieferschein mit einer Versandart an, welche das Versandsystem GLS verwendet.

Buchen Sie den Lieferschein und bestätigen Sie ggf. den Dialog zur Erfassung der Paketdaten durch Klick auf den Button Datei erstellen. Sichern Sie die im Übergabeverzeichnis erzeugte Datei. Diese Musterdatei kann später zum Testen und für Änderungen am Importformat verwendet werden.

Importassistent

Mit dem Importassistenten legen Sie fest, wie die durch e-vendo erzeugten Paketdaten importiert werden.

Starten Sie im GLS Gepard connect über das Menü Dienstprogramme den Importassistenten.

Legen Sie damit ein neues Importformat an:

Schritt 1

Wählen Sie als Dateiart Auftragsdaten für den Normalversand.

Schritt 2

Wählen Sie den Absender und die Quelldatei aus. Ersetzen Sie die im Dateinamen enthaltene Belegnummer durch den Platzhalter * (Poll_GLS_*.txt).

Schritt 3

Legen Sie als Dateiformat ASCII, variable Satzlänge fest.

Schritt 4

Wählen Sie als Trennzeichen das Semikolon aus (59 --> ;)

Ordnen Sie den Feldern die entsprechenden Positionen aus der Quelldatei zu. Bitte entnehmen Sie die korrekten Positionen der nachfolgenden Übersicht.

Schritt 5

Damit ist das Importformat definiert. Schließen Sie die Erstellung des Formates durch Klick auf Fertig stellen ab.

Feldzuordnung für den Import

Feld	Position
ID-Nummer	1
Absendernummer	13
Kundennummer	10
Anrede	2
Name 1	3
Name 2	4
Name 3	5
Straße	6
Länderkennzeichen	11
Postleitzahl	7
Ort	8
Kostenstelle	14
Gewicht	15
Versandart	12
Produktart	16
Paketanzahl	17
Betrag (Cash)	21
Verwendungszweck (Cash)	22
Auftragsnummer (BL)	--
Frankatur	18
Importkennzeichen	27
Versanddatum	29
Stationskennzeichen	25
Druckerschnittstelle 1	23
Druckerschnittstelle 2	24
Absenderadress-ID	26
Versandkennzeichen	28
Telefonnummer	9
Höherversicherung	30
Empfangsberechtigter	31
Alternativempfänger	32
Gebäude	33
Etage	34
Zimmernummer	35
Anzahl der Zusatzetiketten	36
Hausnummer	38
Gefahrgutdaten	37
Referenznummer	39
Umverfügungsempfänger-ID	--
Umverfügungsname 1	41
Umverfügungsname 2	42
Umverfügungsname 3	43
Umverfügungsstraße	44
Umverfügungs-PLZ	45
Umverfügungsort	46
Sendungskennzeichen	40
Email	81
Email (CC)	82
Email (BC)	83
Mobile No	84
Produkt-Sendung	--
Matchcode	--
Paket Shop-ID	85
Alternativ PLZ	86
Immer nächster Paket Shop	87
Nachname	88
Vorname	89
Geburtsdatum	90
Nationalität	91
Vertragsseiten gesamt	92
Unterschriften gesamt	93
Vertragsexemplare für Absender	94
Vertragsexemplare für Empfänger	95
Zusatz Ident-Service	96
Express Cash-Service	97
Express SMS-Service	98
Express AddOnInsurance-Service	99
Express TimeDefinite-Service	100
Zusatztext 1	19

Rückmeldeassistent

Über den Rückmeldeassistent definieren Sie den Speicherort und das Format für die durch den Tagesabschluss erstellte Rückmeldedatei.

Starten Sie den Rückmeldeassistenten über das Menü Dienstprogramme.

Schritt 1

Wählen Sie die Versandart Normalversand.

Schritt 2

Geben Sie Pfad und Dateiname für die Rückmeldedatei an.

Der Ordner für die Rückmeldedatei muss ein Unterordner des Übergabeverzeichnisses sein.

Schritt 3

Wählen Sie die Optionen

ASCII, variable Satzlänge und

Neue Daten an Datei anfügen, bestehende aktualisieren.

Schritt 4

Übergeben Sie aus dem Bereich KDPAKET die Felder ID_NR und PAKETNR in die Liste Rückmeldedatei (Reihenfolge beachten!)

Schritt 5

Klicken Sie nur auf Weiter.

Schritt 6

Klicken Sie nur auf Weiter.

Schritt 7

Für beide Felder wird in Spalte Länge der Wert 0 benötigt. Die Spalte Format/Vorgabe bleibt leer.

Wählen Sie als Trennzeichen das Semikolon (59 --> ;) aus.

Klicken Sie auf Fertigstellen.

Verwendung der Schnittstelle

Sendungen aus dem ERP exportieren

Wird im e-vendo ein Warenausgang gebucht, für den eine Versandart mit hinterlegtem Versandsystem GLS verwendet wird, so wird eine Pollingdatei im Übergabeverzeichnis erzeugt.

Der Dateiname für diese Pollingdatei lautet Poll_GLS_XXXX_Y.txt, wobei für XXXX die Belegnummer und für Y die Versionsnummer des Fakturabeleges verwendet wird.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen aktiviert, dann erscheint im Zuge des Buchens des Lieferscheins folgender Dialog:

In diesem Dialog können z.B. eine andere Paketart gewählt und weitere Einstellungen festgelegt werden. Klicken Sie auf den Button Datei erstellen, um die Einstellungen zu übernehmen und die Pollingdatei zu erstellen.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox Dialog zum Bearbeiten der Paketdaten anzeigen nicht aktiviert, so wird die Pollingdatei mit den Standardeinstellungen erstellt.

Verarbeitung im GLS Gepard connect

Bei der Paketabwicklung wird den einzelnen Versandaufträgen jeweils eine Trackingnummer zugeteilt.

Führen Sie nach der Paketabwicklung einen Tagesabschluss durch, um die Rückmeldedatei zu erzeugen. Diese wird in dem konfigurierten Ordner abgelegt.

Trackingnummernimport

Für den Trackingnummernimport werden die in GLS Gepard connect erstellten Rückmeldedateien benötigt.

Ist in der Konfiguration im e-vendo die Checkbox automatischer Trackingimport bei jedem Export aktiviert, so wird beim Ablegen einer Pollingdatei im Übergabeverzeichnis geprüft, ob dort eine GLS-Rückmeldedatei bereitliegt. Ist das der Fall, so wird diese Datei sofort importiert.

Um den Trackingnummernimport manuell zu starten, klicken Sie in der Navigationsgruppe Spezialmodule II auf den Eintrag Trackingnummernimport.

Beim Trackingnummernimport werden die von GLS gelieferten Trackingnummern den entsprechenden Lieferschein-Belegen zugeordnet. Die Trackingnummer wird dabei im WA-Beleg im Reiter Belegstatus eingetragen.