SEPA - Umstellungsempfehlung

Ab 01.02.2014 müssen für Überweisungen und Lastschriften anstelle der Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC verwendet werden.

e-vendo bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Daten in den Belegen sowie in den Adressdaten der Kunden bzw. Lieferanten abzulegen, um sie nach dem Buchen/Erfassen von Rechnungen für den Zahlungsverkehr zu nutzen.

Um in Zukunft Lastschriften beim Kunden einziehen zu können (ohne Nutzung eines Dienstleisters), benötigen Sie ein Mandat des Kunden sowie seine IBAN und BIC.

Lassen Sie Lastschriften ausschließlich im Onlineshop über Zahlungsdienstleister abwickeln,
dann brauchen Sie keine Vorkehrungen zu treffen.

Eine mögliche Vorgehensweise für die Umstellung der Verwendung von Kontonummer und Bankleitzahl auf die Verwendung von IBAN und BIC wäre folgende:

Mandatsreferenznummer erzeugen

Für wiederkehrende Zahlungen kann eine Mandatsrefernznummer direkt beim Kunden hinterlegt werden. Dafür gibt es folgende Möglichkeiten:

manuell in der Adressverwaltung

Tragen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer im Adressstamm des Kunden im Reiter Faktura (Deb.) ein.

automatisiert für alle Lastschrift-/Abbuchungskunden

Erzeugen Sie für alle Kunden, bei denen Lastschrift oder Abbuchung als Standardzahlart eingestellt ist (alle Zahlungsarten mit dem Zahlartcode AB oder LV), eine eindeutige Mandatsrefernznummer.

Rufen Sie dafür über Spezialmodule III, Konfiguration ERP die Globalen Systemvorgaben auf.

Klicken Sie im Reiter Adresse / Vertreter im Unterreiter Adressen, Kunde 2 auf den Button SEPA Mandatsrefernz erzeugen.

SEPA-Lastschriftmandat anfordern

Nachdem einem Kunden eine Mandatsreferenznummer zugeordnet wurde, kann ein Lastschriftmandat angefordert werden.

• Dazu suchen Sie in der Adressverwaltung die betreffenden Kunden.
• Klicken Sie nach der Suche auf den Button Drucken.
• Drucken Sie den Report SEPA-Mandat aus.
  Dabei wird für jeden Kunden in der durch die Suche ermittelten Liste jeweils ein Formular zur Anforderung der Bankverbindung gedruckt. Kunden ohne Mandatsreferenznummer bleiben dabei jedoch unberücksichtigt.
• Senden Sie diese Formulare an die betreffenden Kunden.

IBAN und BIC eintragen

Die Bankverbindungen der Kunden können nach Rücksendung der ausgefüllten Formulare im Reiter Faktura (Deb.) eingetragen werden.

Gerne können Sie dafür auch den Datenimport nutzen. Die dann zu verwendenden Zielfelder sind:

DK_DEBIBAN

für die IBAN des Kunden

DK_DEBSWIFT

für die BIC

DK_DEBKONTOINHABER

für den Namen des Kontoinhabers

DK_DEBBANK

für den Namen der Bank

DK_DEBMANDATREFGUELTIGAB

für das Datum, ab dem das Mandat gültig ist

Vorbereitung des Onlineshops für die Erfassung von IBAN und BIC

Die folgende Umstellung sollte nur vorgenommen werden,
wenn die Lastschriften durch den Shopbetreiber selbst
und nicht über einen externen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden.

Aktivieren Sie im Shop-Management die Erfassung der SEPA-Daten für die entsprechenden Zahlungsarten:

• Modul Konfiguration
• Shop-Konfiguration
• SEPA
• Setzen Sie den Haken im Feld SEPA aktivieren.

Shop-Betreiber, die die Lastschriften über die DTA-Schnittstelle (Datenträgeraustausch)
aus dem System exportieren, sollten diese Umstellung erst dann vornehmen,
wenn auch das SEPA-Modul als Nachfolger für das DTA-Modul genutzt wird.
Andernfalls müssten die Lastschriftaufträge manuell an die Bank übergeben werden.