Ablauf einer Inventur

Jede Inventur besteht aus folgenden Schritten:

• Inventur eröffnen
• Bestände erfassen
• Bestandsliste bearbeiten
• Inventurdaten ins Lager schreiben

Im Folgenden finden Sie Hinweise, welche Möglichkeiten für diese Schritte bestehen.

Die Bedeutung der einzelnen Bedienelemente finden Sie im Thema Inventur.

Inventur eröffnen

Sie können über verschiedene Wege eine Inventur beginnen:

Neue Inventur

Erstellt eine neue Inventur mit einer leeren Bestandsliste.

Alle vom Lager / von Lagerort

Erstellt eine neue Inventur und fügt entsprechend der gewählten Inventurart die Bestände aller Lagerorte bzw. des ausgewählten Lagerortes in die Bestandsliste ein.

Es werden nur die Artikel eingefügt, für die ein Bestand größer als Null vorhanden ist. Als Preis (Inventur) wird der gewichtete Lagerpreis verwendet, der aus den tatsächlichen Einkaufspreisen berechnet wird.

Nachdem die Soll-Bestände auf diese Art in die Inventur eingetragen wurden, kann nun eine Zählliste gedruckt werden. Klicken Sie dafür auf den Button Drucken.

Bestände erfassen

Wenn Sie die Inventur über den Button Neue Inventur beginnen, müssen die aktuellen Lagerbestände in der Inventurliste erfasst werden. Auch, wenn die Inventur über einen der Buttons Alle vom Lager oder von Lagerort.. begonnen wurde, müssen oft noch zusätzliche Artikel erfasst werden, die laut System aktuell keinen Lagerbestand haben.

Dafür gibt es folgende Möglichkeiten, die im Anschluss näher erläutert werden. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten, um der Inventurliste Artikel hinzuzufügen. Nach dem Erfassen der Artikelbestände muss die Inventur gespeichert werden.

Scanner

Verwenden Sie diesen Weg, um die in einem Inventurscanner oder einer Textdatei erfassten Daten in die Inventurliste einzulesen.

Stellen Sie über die Arbeitsplatzkonfiguration (Reiter Kasse) den verwendeten Scanner ein und übertragen Sie ggf. die benötigte Maske auf den Scanner.

Erfassen Sie die Artikel und die zugehörigen Bestände mit Ihrem Inventurscanner. Versetzen Sie den Scanner in den Modus zum Senden der Daten. Bitte lesen Sie dazu die Bedienungsanleitung Ihres Scanners.

Klicken Sie nun auf den Button Scanner im Inventurtool. Dadurch werden die erfassten Daten in die Inventurliste eingefügt. Wird für einen Artikel kein Preis übergeben, dann wird als Preis (Inventur) der EK-Preis aus dem Artikelstamm eingetragen. Diese Funktion erlaubt auch das Einlesen einer Textdatei, welche die Bestandsdaten enthält. Wählen Sie dafür in der Arbeitsplatzkonfiguration als Scannertyp die Option Textdatei. Die Textdatei muss dann pro Artikel eine Zeile mit dem Aufbau ArtikelNr;VariantenNr;Anzahl;Preis enthalten. Die Datei darf keine Überschriften enthalten. Bei Nicht-Variantenartikeln ist als VariantenNr eine 0 zu verwenden.

Schnellerfassung

Die Schnellerfassung ist ebenfalls eine effektive Methode, um den Warenbestand zu erfassen.

Klicken Sie auf den Button Schnellerfass. und wählen Sie anschließend den Lagerort, für den Sie die Bestände erfassen möchten.

Wählen Sie im oberen Bereich des Dialoges die Inventurart und die Erfassungsart.

• Erfassen Sie die Artikelnummer oder die EAN-Nummer direkt in das Textfeld rechts neben dem Button Artikelnummer über die Tastatur oder einen Tastaturscanner. Alternativ können Sie einen Artikel auch über den Button Artikelnummer mit Hilfe der Suchmaske erfassen.
• Geben Sie ggf. die Chargennummer ein.
• Tragen Sie die Anzahl ein und
• klicken Sie dann auf den Button Übernehmen.

Damit wird der Eintrag in die Inventurliste übernommen und es kann der nächste Artikel erfasst werden.

Über den Button Lagerortauswahl können Sie den nächsten Lagerort auswählen, für welchen Sie den Bestand erfassen möchten. Wenn alle Artikel für sämtliche Lagerorte erfasst wurden, klicken Sie auf den Button Zurück, um das Fenster Schnellerfassung zu schließen. Der Soll-Bestand wird für die so erfassten Artikel nicht ermittelt. Als Preis (Inventur) wird der EK-Preis aus dem Artikelstamm verwendet.

Artikelliste mit Lagerbestand

Bei dieser Funktion wird über den Suchdialog eine Liste von Artikeln ausgewählt. Alle Artikel dieser Auswahl, die laut System einen Lagerbestand haben, werden in die Inventurliste übernommen.

Klicken Sie auf den Button Artikelliste mit Lagerbestand. Geben Sie im Suchdialog die benötigten Suchbedingungen ein. Es wird eine Liste aller entsprechenden Artikel angezeigt. Bestätigen Sie mit OK oder starten Sie die Suche neu, indem Sie auf den Button Suchen klicken.

Nach der Bestätigung der Auswahl werden alle Artikel dieser Liste, welche laut System in mindestens einem Lagerort einen Lagerbestand haben, mit den entsprechenden Lagerbeständen in die Inventurliste eingefügt. Als Preis (Inventur) wird der gewichtete Lagerpreis verwendet, der aus den tatsächlichen Einkaufspreisen berechnet wird.

Artikel

Fügen Sie mit dieser Funktion einen einzelnen Artikel in die Inventurliste ein.

Wählen Sie über den Button Erfassung für Lagerort einen Lagerort, für den Artikelbestände erfasst werden sollen.

Klicken Sie auf den Button Artikel. Geben Sie im Suchdialog die benötigten Suchbedingungen ein. Es wird eine Liste aller entsprechenden Artikel angezeigt. Markieren Sie den einzufügenden Artikel und bestätigen Sie mit OK oder starten Sie die Suche neu, indem Sie auf den Button Suchen klicken.

Nach der Bestätigung wird die Inventuranzahl erfragt und anschließend der Artikel in die Inventurliste eingefügt. Der laut System vorhandene Lagerbestand wird in der Spalte Anzahl (Lager) eingetragen. Als Preis (Inventur) wird hier der EK-Preis aus dem Artikelstamm eingetragen.

Bestandsliste bearbeiten

Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus, um eine Bestandsliste zu ändern.

Verwenden Sie die Suchfelder über der Bestandsliste, um über die Artikelnummer oder die Kurzbezeichnung einen bestimmten Artikel innerhalb der Liste zu finden. Nach der Eingabe des Beginns der Artikelnummer oder der Kurzbezeichnung wird der erste Artikel in der Liste markiert, auf den diese Angaben zutreffen.

Die tatsächlich vorhandene Anzahl kann manuell in der Spalte Anzahl (Inventur) geändert werden. Um Artikel zu ergänzen oder z. B. den Lagerort zu ändern, verwenden Sie die entsprechenden Buttons unterhalb der Bestandsliste.

Klicken Sie auf den Button Speichern, um den Bearbeitungsmodus der Inventur zu beenden.

Inventurdaten ins Lager schreiben

Klicken Sie auf den Button ins Lager, um den Inventurbestand ins Lager zu übernehmen. Nach dem Zurückschreiben der Inventur wird der Wert aus der Spalte Anzahl (Inventur) als neuer Lagerbestand der betroffenen Artikel erscheinen.

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Achtung!
In diesem Schritt werden je nach gewählter Inventurart die Lagerbestände aller Artikel, aller Artikel in einem Lagerort
oder aller in der Inventur erfassten Artikel verändert.
Wählen Sie die Inventurart sehr sorgfältig aus!

Die Optionen haben dabei folgende Bedeutungen:

Lagerdaten komplett ersetzen (Komplett-Inventur)

Es werden in allen Lagerorten die Lagerbestände für sämtliche Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Lagerdaten für die erfassten Artikel ersetzen (Teilinventur/Artikel)

Es werden in allen Lagerorten die Lagerbestände für die in der Inventurliste enthaltenen Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Lagerdaten der erfassten Lagerorte löschen und die erfassten Artikel übernehmen (Teilinventur Lagerort komplett)

Es werden in allen Lagerorten, die in der Inventurliste enthalten sind, die Lagerbestände für sämtliche Artikel auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Lagerdaten nur für die erfassten Artikel im Lagerort ersetzen (Teilinventur/Lagerort -> empfohlen <-)

Für die in der Inventurliste enthaltenen Artikel werden nur in den in der Inventurliste angegebenen Lagerorten die Lagerbestände auf 0 gesetzt und anschließend die Inventurbestände entsprechend der Inventurliste den verschiedenen Lagerorten zugebucht.

Dabei wird für alle Artikel der Bestandsliste der aktuellen Inventur geprüft, ob mit dem neuen Lagerbestand die Reservierungen beibehalten werden können. Ist dies nicht der Fall, so werden die reservierten Bestände in Fehlbestände umgewandelt.

Hinweis:
Wurde versehentlich doch eine falsche Inventurart beim Zurückschreiben der Daten verwendet,
so kann, wenn danach noch keine Warenbewegungen stattgefunden haben, mit dem Button Wiederherstellen
der Lagerbestand, wie er vor dem Zurückschreiben der Inventur gewesen ist, wiederhergestellt werden.
Haben inzwischen bereits Warenbewegungen stattgefunden, so müssten diese nach dem Wiederherstellen noch einmal ausgeführt werden.

Drucken

Über den Druckdialog können Zähllisten und Inventurbewertungen ausgedruckt werden.