Mitarbeiter

erreichbar über:

System

Die Mitarbeiterverwaltung dient nicht nur schlechthin der Erfassung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens, sondern stellt für viele wichtige Funktionen des ERP neben den Stammdaten der Adressen und Artikel eine Grundlage dar für

• das Anmelden der Mitarbeiter im Warenwirtschaftssystem - verbunden mit individuellen Rechten für den Zugriff auf die verschiedenen System-Module
• das Hinterlegen von eigenen Ansprechpartnern (Betreuern) bei Adressen sowie
• eine eventuelle Berechnung von Provisionsvergütungen auf der Grundlage der von Ihnen hinterlegten Provionssätze und -regeln.

Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter individuelle Einstellungen bzgl.

• Zugehörigkeit zu einer Filiale, Nutzung von Lagerorten und Kassen
• Anlage von neuen Artikeln
• der Darstellung von Fenstern und Tabellen sowie Shortcuts

Diese Einstellungen bilden das Profil eines Mitarbeiters.

Suchdialog

Suchdialog

Der Suchdialog für Mitarbeiter erscheint automatisch, wenn Sie die Mitarbeiterverwaltung öffnen. Über den Button Suchen kann die Suche innerhalb der Mitarbeiterverwaltung erneut gestartet werden. Der gleiche Suchdialog kommt jedoch auch an verschiedenen anderen Stellen des Warenwirtschaftssystems zum Einsatz, z.B.:

• Zuordnung eines betreuenden Mitarbeiters zu einer Adresse in der Adressverwaltung
• Zuordnung eines Mitarbeiters bei einer Aktivität mit Wiedervorlage
• Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Beleg aus der Fakturierung

Buttons

Neu

Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen. Nachdem Sie die Schaltfläche betätigt haben, gelangen Sie automatisch in den Reiter Stammsatz, in dem Sie alle notwendigen Angaben eintragen können. Die Mitarbeiternummer wird automatisch vergeben.

Der neue Mitarbeiter hat erst einmal keine Rechte. Bitte passen Sie die ❯Rechte entsprechend der zu erfüllenden Aufgaben an.

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Für einen neuen Mitarbeiter wird automatisch ein Standardprofil eingerichtet. So ist dieser Mitarbeiter erst einmal der Filiale #1 zugeordnet und für das Abbuchen von Ware ist die Option aus den Lagerorten aller Filialen eingestellt. Der Mitarbeiter kann sein Profil nach der ersten Anmeldung in der ❯Arbeitsplatzkonfiguration selbst ändern. Alternativ kann auch das Profil eines anderen Mitarbeiters übernommen werden.

Bearbeiten

Nach Betätigen dieser Schaltfläche können Sie den in der Liste markierten Mitarbeiter bearbeiten. Sie wechseln automatisch in den Reiter Stammsatz.

Löschen

Während dieser Button zwar noch vorhanden ist, ist das Löschen von Mitarbeitern nicht mehr möglich. Bitte sperren Sie den gewünschten Mitarbeiter (bspw. indem Sie dem Mitarbeiter alle Rechte entziehen).

Suchen

Sie möchten einen anderen Mitarbeiter suchen. Diese Schaltfläche ruft den Dialog für die ❯Mitarbeitersuche auf.

Profil kopieren / Profil übernehmen

Übernehmen Sie ein anderes Mitarbeiterprofil (alle benutzerspezifischen Einstellungen wie z.B. ❯Arbeitsplatzkonfiguration, Fensterpositionen, Tabellenanordnungen, gespeicherte Sucheinstellungen) sowie die Shortcuts auf den aktuell ausgewählten Mitarbeiter.

Die Rechte des Mitarbeiters werden dadurch nicht verändert.

Profil löschen

Löschen Sie das Profil des aktuell ausgewählten Mitarbeiters.

Dadurch werden für den Mitarbeiter alle benutzerspezifischen Einstellungen wieder auf den Standard zurückgesetzt.

Die Rechte des Mitarbeiters werden dadurch nicht verändert.

Reiter und deren Inhalte

Reiter Liste

Im Reiter Liste werden alle ausgewählten Mitarbeiter angezeigt. Diese kann nicht editiert werden. Entsprechend den von Ihnen im Suchdialog eingegebenen Suchkriterien wird das Suchergebnis in einer Liste dargestellt.

Um detaillierte Informationen zu einem Mitarbeiter einzusehen können Sie

• nach der Auswahl des Datensatzes auf den gewünschten Reiter wechseln oder
• durch einen Doppelklick auf den gewünschten Datensatz zum Reiter Stammsatz automatisch wechseln.

Reiter Stammsatz

Adresse

In diesem Bereich können die postalischen Angaben des Mitarbeiters hinterlegt werden. Zwingend erforderlich ist die Eingabe von Name, Vorname und Kurzzeichen (Kurzzeichen max. vier Zeichen).

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiters kann die Mitarbeiter-Nummer einmalig vergeben werden. Zu einem späteren Zeitpunkt kann die Mitarbeiter-Nummer nicht mehr verändert werden.

Telefon, Fax

In diesem Bereich vermerken Sie, wie Sie Ihren Mitarbeiter telefonisch erreichen können. Wenn Ihr Unternehmen über einen ASTERISK Telefon-Anlage verfügt und Ihr Arbeitsplatz entsprechnd konfiguriert ist, können Sie durch Betätigen der Schaltfläche mit dem Telefon Ihren Mitarbeiter direkt anwählen. Ist eine Telefonnummer selektiert, kann die Telefonnummer mit diesem Button gewählt werden.

eMail-Konto zum Versenden von Mails

Wenn Sie den im e-vendo Warenwirtschaftssystem integrierten eMail-Client verwenden möchten, muss für die Mitarbeiter der dazugehörige eMail-Account hinterlgt werden. Hierzu gehören SMTP-Server, eMail-Konto, Passwort und Absenderadresse (email-Adresse des Absenders, kein Alias).

Alternativ kann der Mitarbeiter auch den eMail-Account nutzen, der in der ❯Filiale seines Arbeitsplatzes hinterlegt ist. In der ❯Arbeitsplatzkonfiguration kann festgelegt werden, welcher dieser beiden Accounts Vorrang hat.

Land

Die hier zu hinterlegende Landesinformation entspricht der Staatsbürgerschaft des Mitarbeiters.

weitere Informationen

Anstellung

In dieses Feld können Sie eintragen, in welchem Vertragsverhältnis Sie mit Ihrem Mitarbeiter stehen.

Filiale

Tragen Sie hier die Filiale ein, in der Ihr Mitarbeiter normalerweise tätig ist. Falls Sie keine Filialen benötigen, ignorieren Sie dieses Feld einfach.

In Abhängigkeit von Ihren Systemeinstellungen kann sich ein Mitarbeiter auch in einer anderen Filiale anmelden als die hier festgelegte. Damit ergeben sich ggf. Änderungen z.B. beim Zugriff auf Lagerorte sowie beim Mailversand und bei der Übergabe von Versanddaten an einen Versanddienstleister. Deshalb erhält der Mitarbeiter beim Login einen entsprechenden Hinweis, dass die Stamm-Filiale sich von der Filiale des aktuellen Arbeitsplatzes unterscheidet.

Stellung

Dieses Feld ist für die Stellung vorgesehen, die der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen einnimmt. Eine Eingabe ist an dieser Stelle nicht notwendig.

Seit

Hier tragen Sie ein, seit wann der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen arbeitet.

Geburtsdatum

Hier kann, aber muss nicht das Geburtsdatum eingetragen werden.

Kinder

Hier kann, aber muss nicht die Anzahl der Kinder eingetragen werden.

Kostenstelle

Wählen Sie mit Hilfe der Schaltfläche eine Kostenstelle aus, die der Mitarbeiter angehört.

Fam.-stand

Hier kann, aber muss nicht der Familienstand eingetragen werden.

ID(extern)

Im Rahmen z.B. der Affiliate-Funktionalität des Onlineshops kann hier die ID hinterlegt werden, mit der in einer URL von einer fremden Internetseite in das Shopsystem gesprungen werden soll. Wird mit einer solchen URL in das Shopsystem gesprungen, wird dem Kundenauftrag mit dem Absenden der Bestellung der dazugehörige Vertreter im Auftrag automatisch zugeordnet.

Anzeigestatus

Mit dieser Option erhalten Sie eine zusätzliche Filtermöglichkeit für die Mitarbeitersuche.

So kann z.B. für inzwischen ausgeschiedene Mitarbeiter der Anzeigestatus auf gesperrt gesetzt werden, damit diese Mitarbeiter in der Auswahlliste in Belegen oder der Reparaturverwaltung nicht angezeigt werden.

Reiter Leistungen

Bezahlung

In diesem Bereich stehen Ihnen folgende Felder für Eingaben zur Verfügung:

Gehalt

Tragen Sie in diesem Feld das monatliche Entgeld (Gehalt) des Mitarbeiters ein.

Stundensatz

Bei Mitarbeitern, deren Gehalt monatlich nach Stunden berechnet wird, kann hier der Stundensatz hinterlegt werden.

min Aufschlag

Um zu verhindern, dass Verkäufer mit Verlust verkaufen, können Sie im Feld min. Aufschlag festlegen, wie viel Prozent Aufschlag der Verkäufer mindestens nehmen muss, um das Produkt zu verkaufen.

Wochenstunden

Bei Mitarbeitern mit festem Gehalt kann hier die vereinbarte Anzahl an wöchentlichen Arbeitsstunden hinterlegt werden.

Lohngruppe

Mit dieser Schaltfläche wird dem Mitarbeiter ein ❯Arbeitslohn zugeordnet. Damit wird die Arbeitslohnsuche aufgerufen, die im Kapitel Arbeitslohn beschrieben wird.

Diese Zuordnung hat Auswirkung auf die Module Zeiterfassung und Produktionsdaten. Ausgehend von dieser Zuordnung werden z.B. die Lohnkosten zum Produzieren von Artikeln ermittelt.

Bankverbindung

Zu informativen Zwecken können Sie hier die Bankverbindung Ihres Mitarbeiters hinterlegen.

BIC

Feld für die Eingabe der BIC

Bank

Feld für die Eingabe des Namens der kontoführenden Bank

Kontonummer

Feld für die Eingabe der IBAN des Kontos

Vertreterprovision

Entsprechend der global festgelegten ❯Buchungsregeln wird bei der Provisionsermittlung auf diese Werte zugeriffen:

Standard

Provisionssatz des Mitarbeiters in Prozent unabhängig von der Zuordnung eines Artikels zu einer Provisionsgruppe

Auf diesen Provisionssatz wird zugegeriffen, wenn die Berechnungsregel festlegt, dass die Vertreterprovision mitarbeiterabhängig ermittelt wird.

Vertreterprovision (Artikelgruppe 1..5)

In diesem Bereich können artikelabhängige Provisionssätze für den aktuellen Mitarbeiter hinterlegt werden.

Auf diese Provisionssätze wird zugegeriffen, wenn die Berechnungsregel festlegt, dass die Vertreterprovision positionsabhängig ermittelt wird.

Dabei ist die ❯bei einem Artikel hinterlegte Provisionsgruppe ausschlaggebend dafür, welcher dieser Prozentsätze verwendet wird.

Gruppe 1

Provisionssatz in Prozent für alle Artikel der Provisionsgruppe 1.

Gruppe 2

Provisionssatz in Prozent für alle Artikel der Provisionsgruppe 2.

Gruppe 3

Provisionssatz in Prozent für alle Artikel der Provisionsgruppe 3.

Gruppe 4

Provisionssatz in Prozent für alle Artikel der Provisionsgruppe 4.

Gruppe 5

Provisionssatz in Prozent für alle Artikel der Provisionsgruppe 5.

Beachten Sie bitte, dass sich die Provisionssätze bei Verkäufer und Provisionsgruppe summieren, wenn die Berechnungsregel positionsabhängige und mitarbeiterabhängige Teile umfasst.

Ein Wert von 10% bei Verkäufer und ein Wert von 5% bei Gruppe 1 ergeben demnach einen Provisionssatz in Höhe von 15%. Beachten Sie weiterhin einen evtl. zusätzlichen Neukundenbonus von x,xx%, den Sie in den globalen Systemvorgaben festgelegt haben.

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Weitere Informationen finden Sie hier:

❯Vertreterprovision in der Artikelverwaltung

❯Konfiguration der Provisionsabrechnung

weitere Informationen

Tragen Sie hier die entsprechenden Angaben zur Qualifikation und eventuellen Vergünstigungen sowie ergänzende Informationen zu Ihrem Mitarbeiter ein.

Reiter Rechte

Benutzerrechte

In diesem Bereich können die Berechtigungen des ausgewählten Mitarbeiters geändert werden.

Die Berechtigungen können über die Zughörigkeit zu Benutzergruppen und über Einzelrechte gesteuert werden.

Dabei gelten folgende Regeln:

• Ein Mitarbeiter, der Mitglied einer Benutzergruppe ist, verfügt automatisch über alle Berechtigungen, die dieser Gruppe zugeordnet wurden.
• Ein Mitarbeiter kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Benutzergruppen sein. Er verfügt dann über alle Berechtigungen, die den einzelnen Benutzergruppen zugeordnet wurden.
• Zusätzlich zu den Berechtigungen aus den Benutzergruppen können dem Mitarbeiter Einzelrechte erteilt werden.

In den oberen beiden Listen Mitglied in Gruppe(n) und Kein Mitglied in Gruppe(n) wird angezeigt, in welchen Benutzergruppen der ausgewählte Mitarbeiter Mitglied ist und in welchen nicht.

Mit Hilfe der Buttons unterhalb dieser beiden Listen kann die Zugehörigkeit zu den Gruppen geändert werden.

In den unteren beiden Listen Benutzerberechtigung(en) und Keine Berechtigung(en) für sehen Sie, über welche Einzelrechte der ausgewählte Mitarbeiter verfügt bzw. nicht verfügt.

Mit Hilfe der Buttons unterhalb der Listen können Einzelrechte zugeteilt bzw. wieder entzogen werden.

Die Bedeutung der einzelnen Rechte finden Sie im Kapitel ❯Einzelberechtigungen und deren Bedeutung.

Benutzergruppen anlegen und bearbeiten

Im Sicht-Modus kann durch Klick auf diesen Button die ❯Gruppenrechteverwaltung geöffnet werden. Hier können unterschiedliche Gruppen an Rechten gebündelt werden, um nicht für jeden Mitarbeiter separat die nötigen Rechte zuweisen zu müssen.

e-vendo Anmeldung

Loginname

Tragen Sie hier den Namen ein, unter dem sich der Mitarbeiter im Warenwirtschaftsystem anmeldet. Wenn das Feld nicht ausgefüllt wird, wird automatisch der Nachname aus dem Reiter Stammsatz eingetragen.

Passwort löschen

Klicken Sie im Bearbeiten-Modus auf diesen Button, um das Passwort des ausgewählten Mitarbeiters zu löschen.

Bei der nächsten Anmeldung dieses Mitarbeiters im System muss er nur den Loginnamen eingeben. Nach Klick auf Anmelden wird er aufgefordert, ein neues Passwort festzulegen.

Wiedervorlage freigeben

☑

Gesperrt

Um anderen Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, Ihre eventuell in der Wiedervorlage wichtigen hinterlegten Termine während Ihrer Abwesenheit einzusehen, darf die Optionsbox Gesperrt nicht aktiviert sein.

Unterschrift

Hier kann kann für den Mitarbeiter eine digitalisierte Unterschrift hinterlegt werden.

Diese hinterlegte Unterschrift kann in den Belegen der Fakturierung genutzt werden (Reportanpassung).

Die Unterschrift muss im Bitmap-Format (.bmp) hinterlegt werden.

Reiter Zeitabrechnung

Der Reiter Zeitabrechnung stellt alle erfassten Zeiten des Mitarbeiters dar, die in dem Modul ❯Zeiterfassung eingeben wurden.

Die Daten können hier eingesehen, jedoch nicht ergänzt oder manipuliert werden.

Um eine Anzeige der erfassten Tätigkeiten auf einen bestimmten Zeitraum einzuschränken, können Sie in der Optionsbox Zeitraum durch die Eingabe eines Datums in den Feldern Von..Bis den gewünschten Zeitraum eingrenzen.

Reiter Aktivitäten

Hier werden die protokollierten Aktivitäten des Mitarbeiters in Hinsicht auf die Arbeit mit dem Warenwirtschaftssystem aufgelistet. In den ❯Protokollierungsoptionen legen Sie fest, welche Aktivitäten der Mitarbeiter protokolliert werden.

Von Bis

In diesen Datumsfeldern stellen Sie den Zeitraum ein, von dem Sie die Aktivitäten des Mitarbeiters sehen möchten.

Kategorie

Wählen Sie hier die Kategorie der Aktivität aus. In der Dropdown-Liste dieses Feldes können Sie entweder alle Kategorien oder eine einzelne Kategorie auswählen.

Abfrage starten

Mit dieser Schaltfläche werden die Aktivitäten aus der Datenbank gelesen und in der Tabelle dargestellt.

Reiter Urlaub

In diesem Reiter können Urlaubsdaten, wie Beginn, Ende, Resttage, usw., hinterlegt werden.

Reiter Krankmeldungen

In diesem Reiter können Informationen zu Krankmeldungen, wie Beginn, Ende, Krankenschein, usw., hinterlegt werden.