PayPal - Tipps zur Abwicklung

Wenn Sie sichergehen möchten, dass PayPal-Aufträge nur dann abgewickelt werden, wenn der Zahlungseingang auf Ihrem PayPal-Konto tatsächlich eingegangen ist, dann wäre die nachfolgend dargestellte Arbeitsweise zu empfehlen.

Konfiguration der Zahlart

Definieren Sie in der Konfiguration ERP eine Zahlungsart, welche Sie für die Abwicklung über PayPal verwenden möchten.

Diese Zahlart muss für den Onlineshop freigegeben sein und es muss das Zahlungssystem PayPal hinterlegt sein.

Im Reiter Automatik (Workflow) werden folgende Einstellungen empfohlen:

• Automatik für Offenen Posten im Rechnungsausgang/Bankbuch - Offenen Posten ausziffern und Verrechnungseintrag im Bankbuch erzeugen
• Fibu-Verrechnungskonto für OP - das Fibu-Sachkonto, welches bei dem im Bankbuch zu erstellenden Verrechnungseintrag als Habenkonto verwendet werden soll; als Soll-Konto wird dort das Debitorkonto des Kunden verwendet
• Fibu-Bankkonto für OP - Ihr PayPal-Konto als Dummy; sollte dieses Konto in Ihrem System noch nicht erfasst sein, können Sie dies jetzt nachholen
• Automatische Belegsteuerung entsprechend der Zahlart - Beleg wartet auf externes Ereignis

Wenn das Bankbuch im e-vendo nicht genutzt wird und es ausschließlich um das Ausziffern der OPs für die PayPal-Rechnungen geht, kann alternativ zum Erzeugen eines Verrechnungseintrages auch die Option Offenen Posten ausziffern und Zuordnung zum Bankbuch, wenn vorhanden für diese Zahlart gewählt werden. Die Einstellung für die automatische Belegsteuerung sollte aber auch hier Beleg wartet auf externes Ereignis sein.

Auftragsanlage

Wählt der Kunde bei einer Online-Bestellung die Zahlart, bei der das Zahlungssystem PayPal hinterlegt ist, so wird er im Checkout-Prozess seine Zahlung bei PayPal abwickeln. PayPal übergibt bei erfolgreicher Zahlung einen Transaktionscode an den Onlineshop, der im Auftrag abgelegt wird. Sie können diesen im Auftrag im Reiter Kalkulation sehen. Dieser Transaktionscode wird später beim PayPal-Import für die Zuordnung der Zahlungseingänge benötigt.

PayPal-Import

Bitte führen Sie regelmäßig den PayPal-Import aus.

Dadurch werden die Belege, zu denen die im importierten Kontoauszug enthaltenen Zahlungseingänge gehören, in den Status Beleg freigegeben versetzt.

Für die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Belegen wird der Transaktionscode verwendet. Aus diesem Grund können manuell in der Warenwirtschaft erfasste Aufträge, die ebenfalls diese Zahlart verwenden, nicht über den PayPal-Import freigegeben werden. Diese können aber manuell freigegeben werden, indem der Belegfreigabestatus im Reiter Belegstatus des Auftrages entsprechend geändert wird.

Fakturierung

Das Buchen der Rechnung und des Warenausgangs kann manuell über den Auftrag/WA-Beleg erfolgen oder über den Liefervorschlag (WA).

Empfohlen wird der Weg über den Liefervorschlag (WA). Bitte nehmen Sie hier folgende Einstellung vor:

Liefervorschläge für Belege mit reservierten Lagerbeständen

alle zur Lieferung freigegebenen Belege

Durch Klick auf den Button Faktura werden Rechnung und Lieferung für den markierten Vorgang gebucht. Durch den für die Zahlart eingestellten Workflow wird der Offene Posten für die enstandene Rechnung im Rechnungsausgang sofort ausgeziffert und gleichzeitig ein Verrechnungseintrag im Bankbuch erzeugt.

Wenn später ein Betrag von Ihrem PayPal-Konto auf Ihr Bankkonto transferiert wird, erscheint dieser als Zahlungseingang im Bankbuch. Mit diesen Zahlungseingängen können die aus der OP-Automatik entstandenen Einträge dann nach der Übergabe an die Buchhaltung dort verrechnet werden.