Signatur nach der Kassensicherungsverordnung in Deutschland

An dieser Stelle finden Sie Informationen zur Einrichtung und Arbeitssweise der Kassensignatur in Deutschland.

Für Informationen zur Kassensignatur in Österreich gehen Sie bitte auf dieses Thema: ❯Signatur nach der Kassenverordnung des BMF Österreich.

Entsprechend der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen Kassen in Deutschland mit einer technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Am 31.03.2021 endete die Nichtbeanstandungsregelung für den Einbau einer technischen Sicherheitseinrichtung. Seitdem müssen Kassen in Deutschland mit einer TSE ausgestattet sein.

Sie haben noch keine TSE bestellt?
Dann wenden Sie sich einfach an das e-vendo Vertriebs-Team unter der E-Mail-Adresse sales@e-vendo.de oder telefonisch unter der Nummer 030 / 55 73 18 – 510.

Die Unternehmenszertifikate der Deutsche Fiskal sind an dieser Stelle zu finden. Diese werden von Steuerberatern und Finanzbehörden verlangt.

Die buchhalterisch und rechtlich relevanten TSE-Daten werden 30 Tage lang in der Fiskal-Cloud des Anbieters Deutsche Fiskal vorgehalten. Bei jedem Start der Warenwirtschaft in einer Filiale mit aktiver TSE wird geprüft, ob bereits eine Datensicherung am aktuellen Tag für die jeweilige Filiale durchgeführt wurde. Ist das nicht der Fall, werden die aktuellen Daten aus der Fiskal-Cloud heruntergeladen und in der Datenbank gespeichert.

Folglich muss spätestens ein Mal alle 30 Tage eine Warenwirtschaft in denjenigen Filialen gestartet werden, in denen die TSEs verwendet werden.

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In regelmäßigen Abständen (bspw. ein Mal pro Jahr) sollte außerdem ein Export der TSE-Daten erfolgen. Dies ist im ❯Reiter Rundung/Kasse der ERP-Systemvorgaben über den Button manueller Export durchführbar.

Komponenten

Signaturgeber

Der Signaturgeber signiert die einzelnen Transaktionen der Kasse.

Der Signaturgeber ist aktuell die Deutsche Fiskal GmbH. Die Signierung erfolgt hier in der Fiskal Cloud.

Beim Signaturgeber werden die technischen Sicherungseinrichtungen (TSE) angelegt.

Es wird eine TSE pro Betriebsstätte benötigt. Eine TSE kann für beliebig viele Kassen innerhalb einer Betriebsstätte genutzt werden.

Für das Erstellen einer TSE werden hier Adresse und Steuernummer für eine Organisation (Unternehmen) sowie für alle Betriebsstätten dieser Organisation (Filialen), in denen mindestens eine Kasse genutzt wird, hinterlegt.

Änderungen bzgl. der Firmierung, der Adresse(n) und/oder der Steuernummer müssen umgehend der e-vendo AG mitgeteilt werden.
Falls sich die Steuernummer ändert, z.B. im Zuge einer Umfirmierung, muss eine neue TSE angelegt werden.

Cloud Connector

Der Cloud Connector ist eine lokale Komponente, über die der Informationsaustausch zwischen der Kasse und dem Signaturgeber erfolgt.

Im Cloud Connector werden die Transaktionsnummern für die einzelnen Kassenvorgänge verwaltet und der Signiervorgang ausgelöst.

Jede TSE muss in einem Cloud Connector eingetragen werden. Damit werden ein ERS Code sowie ein Aktivierungstoken generiert. Diese beiden Informationen müssen zusammen mit der URL des Cloud Connectors sowie dem dort verwendeten Posrt der Filiale in Ihrer Warenwirtschaft für die jeweilige Filiale eingetragen werden.

Warenwirtschaft

In Ihrer Warenwirtschaft werden die Betriebsstätten als separate ❯Filialen angelegt.

Sie können in Ihrem System mehrere ❯Kassen anlegen. Jede Kasse wird beim Anlegen einer konkreten Filiale zugeordnet.

Jeder Filiale, in der mindestens eine Kasse betrieben wird, muss die entsprechende TSE zugeordnet werden. Die Filiale wird dabei über den Cloud Connector an die TSE angebunden.

Jede Kasse wird in der TSE, die der Filiale zugeordnet ist, registriert.

Vorbereitung

Ländereinstellung

In der ❯Länderkonfiguration werden alle Länder hinterlegt, die für Kunden- und Lieferantenadressen benötigt werden.

Das Land, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, also Deutschland, muss dabei die Landnummer 1 haben.

Im Feld ISO3166 (2stellig) muss DE eingetragen sein.

Filialen anlegen

In der ❯Filialverwaltung werden die Filialen angelegt.

Dort müssen im Reiter ❯Anschrift die Adressen jeweils vollständig eingetragen und die Steuernummer hinterlegt werden

Kassen anlegen

Im Konfigurationsbreich ❯Kassensystem werden alle benötigten Kassen angelegt und konfiguriert.

Hier erfolgt die Zuordnung der einzelnen Kassen zu den entsprechenden Filialen.

Für die Nutzung der Kassensignatur ist mindestens die Datenbank-Version 541/4 notwendig.

Einrichtung

Bestellung

Die Bestellung der benötigten Anzahl von TSEs kann direkt bei Vertragsabschluss oder nachträglich über Ihren Sales-Betreuer in der e-vendo AG erfolgen.

Pro Betriebsstätte, in der mindestens eine Kasse betrieben wird, wird eine TSE benötigt.

Für die weitere Bearbeitung lassen Sie der e-vendo AG diese Informationen zukommen:

• vollständige Adresse Ihrer Organisation (Ihres Unternehmens)
• Ihre Steuernummer und falls vorhanden ihre UstId-Nr
• die Adressen sämtlicher Betriebsstätten mit Kassennutzung

Falls sich einzelne dieser Daten ändern, muss die e-vendo AG rechtzeitig informiert werden, damit die Angaben in der Fiskal Cloud angepasst werden können.

Anlegen der TSE und Eintragen im Cloud Connector

Anlegen der TSE beim Signaturgeber

Dies erfolgt durch die e-vendo AG.

Eintragen der TSE im Cloud Connector

Dieser Schritt erfolgt durch die e-vendo AG bzw. durch den Betreiber des Cloud Connectors.

Falls für Ihr e-vendo System nicht der Cloud Connector der e-vendo AG genutzt wird, erhalten Sie von e-vendo AG die benötigten Daten:

• Cloud Connector ID
• Passwort

Mit dem Eintragen der TSE in den Cloud Connector werden die in der Warenwirtschaft für die Anbindung benötigten Daten erzeugt.

Anbindung der Warenwirtschaft

Führen Sie vor der Aktivierung der Kassensignatur an allen Kassen einen Z-Abschluss durch.

Verknüpfung der Filiale mit den TSEs und Steuerzuordnung

Die Inbetriebnahme der Kassensignatur beginnt in den ❯ERP Systemvorgaben im Reiter Rundung/Kasse.

Signaturvorgaben

Markieren Sie in diesem Bereich die Option Signatur Kassensicherungsverordnung Deutschland verwenden.

Dadurch wird zusätzlich der Bereich Signatur Deutschland angezeigt.

Filialen TSE

Wählen Sie die erste Filiale aus, der Sie eine TSE zuordnen möchten.

Tragen Sie die zu dieser Filiale (Betriebsstätte) gehörenden Daten in die entsprechenden Felder ein:

• Cloudconnector Basis URL
• Cloudconnector Port
• ERS Code
• Aktivierungstoken

Falls Sie Kassen in mehreren Filialen (Betriebsstätten) nutzen, wiederholen Sie diese Schritte für jede dieser Filialen.

Steuerzuordnung

Ordnen Sie im Unterreiter Steuerzuordnung den vorgegebenen Umsatzarten die entsprechenden ❯Steuerarten zu.

Registrierung der Kassen in der TSE

Nach dem Verbinden der Filialen mit den entsprechenden TSEs müssen die einzelnen Kassen noch in der TSE der jeweiligen Filiale eingetragen werden.

Diese Registrierung erfolgt in der ❯Konfiguration der einzelnen Kassen.

• Klicken Sie im Reiter ❯Einstellungen der Kassenkonfiguration auf Kasse in TSE registrieren.

Damit wird diese Kasse in der TSE, mit der die Filiale dieser Kasse verbunden ist, eingetragen.

Ab diesem Zeitpunkt ist die Signaturfunktion für diese Kasse aktiv.

Wiederholen Sie diesen Schritt für jede einzelne Kasse.

Standardreport einstellen

Sobald Sie eine TSE nutzen, sind Sie verpflichtet, die Signaturdaten auf dem Kassenbon zu drucken.

Legen Sie deshalb einen Report, der die Siganturdaten enthält, als Standardreport fest.

Die Software stellt Ihnen Standard-Reports zur Verfügung, die den QR-Code mit der Signatur beinhalten: TSE Kassenbon A4 und TSE Kassenbon Bon.

In Abhängigkeit vom verwendeten Drucker kann es notwendig sein, den QR-Code im verwendeten Report noch etwas zu vergößern, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.

Falls Sie Änderungen am Layout dieser Reports vornehmen möchten, empfehlen wir, zuvor über den Button Neu eine Kopie des betreffenden Reports anzulegen und dann die Kopie zu bearbeiten. Bitte beachten Sie die allgemeinen Hinweise für die ❯Nutzung des Druckdialogs.

Zum Festlegen eines konkreten Reports als Standardreport gehen Sie bitte wie folgt vor.

Um für einen normalen Verkaufsvorgang den Standardreport neu festzulegen, genügt es, einen Bon nachzudrucken. Hierbei wird der Dialog zur Auswahl des zu verwendenden Reports angezeigt.

Markieren Sie hier den gewünschten Report und klicken Sie anschließend auf den Button Standardreport am unteren Rand des Fensters.

Zum Festlegen eines konkreten Reports für den Druck eines Storno-Bons können Sie über den Reiter Reports der ❯Kassenkonfiguration gehen.

Klicken Sie hier auf den Button STORNO-Kassenbon-Report editieren.

Geben Sie die Bonnummer eines Storno-Bons an.

Jetzt wird Ihnen der Dialog zur Reportauswahl angezeigt. Markieren Sie hier den gewünschten Report und klicken Sie anschließend auf den Button Standardreport am unteren Rand des Fensters.

Alternativ können die Standard-Reports im laufenden Betrieb eingestellt werden.

Dafür ist es notwendig, dass vor dem Öffnen der Kasse im Reiter Einstellungen der ❯Kassenkonfiguration die Haken bei folgenden Einstellungen gesetzt sind:

Drucken: automatisch nach dem Kassieren drucken

Drucken: Reports zum Editieren anzeigen

Bei den verschiedenen Kassenvorgängen wird dann jeweils der Dialog zur Reportauswahl angezeigt.

Markieren Sie hier jeweils den gewünschten Report und klicken Sie dann auf den Button Standardreport am unteren Rand des Fensters.

Die Einstellung für den Standardreport ist benutzerspezifisch und muss deshalb von allen Mitarbeitern, die mit ihrem Zugang die Kasse öffnen, einmal durchgeführt werden.

Nutzung

Kassiervorgang

Bei jedem Kassiervorgang werden die dazu gehörenden Daten über den Cloud Connector an den Signaturgeber übermittelt. Der Signaturgeber liefert auf dem gleichen Weg eine Signatur für den Vorgang zurück. Diese Signatur wird im Bon gespeichert und kann so auf dem Bon-Ausdruck wiedergegeben werden.

Kann der Signaturgeber beim Kassiervorgang nicht erreicht werden, dann wird ein entsprechender Hinweistext in der Kasse angezeigt und der Bon erhält eine entsprechende Kennzeichnung. Sie können trotzdem weiter die Kasse nutzen. Bei Nichterreichbarkeit des Signaturgebers können die Kassiervorgänge jedoch deutlich länger dauern.

Druck

Verwenden Sie an der Kasse ausschließlich Reports, die die Signaturdaten enthalten.

Export

Über die ❯ERP Systemvorgaben können die Daten zu den Kassenvorgängen aus einem frei wählbaren Zeitraum exportiert werden.

Änderungen bei Firmierung, Adresse oder Steuernummer

Da die vollständige Adresse Ihrer Organisation (Ihres Unternehmens), Ihre Steuernummer und falls vorhanden ihre UstId-Nr sowie die Adressen sämtlicher Betriebsstätten mit Kassennutzung in der Fiskal Cloud hinterlegt sind, müssen Änderungen an diesen Daten dort ebenfalls hinterlegt werden.

Teilen Sie der e-vendo AG deshalb umgehend mit, wenn sich solche Änderungen für Ihr Unternehmen ergeben. Wir werden dann die notwendigen Schritte einleiten.

Die Änderungen müssen ebenfalls in Ihrer Warenwirtschaft eingetragen werden. Dies liegt in der Verantwortung des Händlers.

Änderungen an den Adressen der Organisation und/oder von Betriebsstätten

Ändert sich eine der Adressen, dann müssen die Adressen in der Fiskal Cloud sowie in der Filialverwaltung der Warenwirtschaft angepasst werden. Die Änderung in der Fiskal Cloud nimmt die e-vendo AG vor. Für die Änderung in der Warenwirtschaft ist der Händler verantwortlich.

Für die Änderung in der Warenwirtschaft beachten Sie bitte diese Hinweise:

• Bevor die Adresse(n) in der Warenwirtschaft geändert werden, muss an allen Kassen der zu ändernden Filialen erst ein Z-Abschluss durchgeführt werden.
• Die Adresse ist dann in der ❯Filialverwaltung zu ändern.
• Danach können die zugehörigen Kassen wie gewohnt weiter verwendet werden.

Änderung der Steuernummer

Ändert sich die Steuernummer, z.B. durch eine Umfirmierung, dann muss eine neue TSE eingerichtet werden. Falls mehrere Betriebsstätten mit Kassennutzung vorhanden sind, muss für jede dieser Betriebsstätten eine neue TSE eingerichtet werden.

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Die bisher genutzten TSEs werden deaktiviert.

Die bisher genutzten Kassen dürfen dann nicht weiter genutzt werden, da diese an die zu deaktivierenden TSEs angebunden sind. Es müssen nun neue Kassen angelegt werden.

Bitte lassen Sie der e-vendo AG alle relevanten Informationen zu den Änderungen zukommen:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Ihre Steuernummer und falls vorhanden ihre UstId-Nr sowie
• die Adressen sämtlicher Betriebsstätten mit Kassennutzung

Nach der Einrichtung der TSE und der Registrierung der TSE im Cloud Connector werden Ihnen die neuen TSE-Zugangsdaten per Mail mitgeteilt.

In der Warenwirtschaft müssen nun durch den Händler noch diese Schritte ausgeführt werden:

• Z-Abschluss an allen Kassen
• ❯Sicherung der bisherigen TSE-Daten für alle Filialen mit TSE-Nutzung
• ❯Export der TSE-Daten für alle Filialen mit TSE-Nutzung
• Änderung der Adresse(n) sowie der Steuernummer und ggf. der UStId-Nr. für alle Filialen in der ❯Filialverwaltung
• Eintragung der neuen Zugangsdaten für alle Filialen mit TSE-Nutzung in den ❯ERP Systemvorgaben
• ❯Anlegen neuer Kassen und ggf. Zuordnung der neuen Kassen in der ❯Arbeitsplatzkonfiguration der verschiedenen Mitarbeiter
• ❯Registrierung der neuen Kassen in den neuen TSEs