Retouren (Verkauf)

Besonders im Onlinehandel bleibt es nicht aus, dass ein Kunde Ware zurücksendet. Dafür kann es verschiedene Gründe geben: der Artikel gefällt nicht, die Größe passt nicht oder der Artikel ist defekt.

Nun muss die Ware wieder zurückgebucht und dem Kunden der entsprechende Betrag erstattet werden.

Faktura

Belegtypen

Für die Abbildung einer Retoure vom Kunden können folgende Belegtypen verwendet werden:

Gutschrift

Hier werden die zurückgenommenen Produkte in der entsprechenden Menge eingefügt und anschließend die Gutschrift gebucht.

Für die Gutschrift wird ein Wareneingangsbeleg erzeugt, über den die Ware wieder ins Lager zurückgebucht wird.

Rechnung mit negativen Mengen

Es kann auch ein Rechnungsbeleg genutzt werden. In diesem Fall müssen die Produkte mit negativer Menge eingefügt werden.

So entsteht eine Rechnung mit einem negativen Betrag.

Mit dem zugehörigen Warenausgang werden die Waren dann aufgrund der negativen Mengen ins Lager zurückgebucht.

Ablauf

Beleg anlegen

In der Regel hängt eine Retoure immer mit einem konkreten Verkaufsvorgang zusammen. Der einfachste Weg, eine Retoure zu erfassen, beginnt deshalb bei dem ursprünglichen Verkaufsbeleg.

• Öffnen Sie die Rechnung, mit der die Ware ursprünglich verkauft wurde.
• Falls die Rechnung mehrere Positionen enthält, der Kunde aber nur eine Position zurückgibt, markieren Sie diese Position.
• Klicken Sie auf Vorgang.

Je nach Herkunft und Status des Beleges können in diesem Dialog auch noch weitere Optionen angeboten werden.

• Wählen Sie jetzt den gewünschten Belegtyp aus und bestätigen Sie mit Klick auf OK.

Gutschrift (Erstattung)

Es wird eine Gutschrift erzeugt.

Rücksendung (Retoure)

Es wird eine Rechnung erzeugt, in der die Position(en) mit negativem Vorzeichen eingefügt werden.

Reklamation (Austausch)

Es wird eine Rechnung erzeugt in der die Position(en) einmal mit negativer Menge (für die zurückgenommene Ware) und einmal mit positiiver Menge (für die an den Kunden zu sendende Ersatzware) eingefügt werden.

• Falls die Ausgangsrechnung mehrere Positionen enthält, werden Sie nun gefragt, ob nur die markierte Position übernommen werden soll. Um mehr als nur die markierte Position zu übernehmen antworten Sie hier mit Nein.
• Nun wird der ausgewählte Beleg angelegt.

Alternativ kann ein solcher Beleg natürlich auch manuell angelegt werden. Das kann praktisch sein, wenn Ware aus verschiedenen Verkaufsprozessen in einem Retourevorgang zurückgegeben wird.

Beleg anpassen

Passen Sie nun ggf. den Beleg an.

Mengen korrigieren

z.B. wenn der Kunde ursprünglich zwei Stück gekauft hat, aber nur eins zurücksendet

nicht retounierte Positionen löschen

z.B. wenn nicht alle Positionen des Beleges retouniert werden sollen

Preise anpassen

z.B. Reduzierung des Erstattungspreises wegen bereits erfolgter Nutzung der Ware

❯Lagerort einstellen

Sie können pro Position festlegen, in welchen Lagerort die Ware gebucht werden soll.

So kann intakte Ware in ein normales Verkaufslager gebucht werden, während beschädigte Ware in ein Sperrlager gebucht wird.

❯Versandkosten ändern

z.B. wenn die Versandkosten nicht oder nicht in voller Höhe erstattet werden sollen

❯Zahlart einstellen

Wählen Sie die Zahlart, über die der Betrag erstattet werden soll.

Beleg buchen

Buchen Sie nun den Beleg. Klicken Sie dafür auf die Buttons Gutschrift bzw. Rechnung. Dabei wird wie beim Buchen einer normalen Rechnung ein Eintrag im Rechnungsausgang oder Kassenbuch erzeugt (je nach ❯Einstellung der Zahlart (Verbuchen in)).

Je nach Konfiguration in den ❯Belegvorgaben 1 wird zusammen mit der Gutschrift bzw. Rechnung dann auch gleich die entsprechende Lagerbewegung gebucht. In jedem Fall wird aber ein Lieferschein bereits angelegt. Beim Buchen der Lagerbewegung werden die bei den Positionen eingestellten Lagerorte verwendet.

Es ist auch möglich, eine Lagerbewegung komplett zu verhindern.

Um das zu erreichen, legen Sie vor dem Buchen des Gutschrifts- oder Rechnungsbeleges den zugehörigen Lieferschein an. Klicken Sie dazu in der Gutschrift auf den Button Lieferschein bzw. im Rechnungsbeleg auf Komm.+Res.

Wechseln Sie dann in den Lieferschein und klicken Sie hier auf den Button Vorgang. Wählen Sie dann die Option Belegbearbeitung abschließen.

Anschließend gehen Sie wieder zum Vorgängerbeleg, also zum Gutschrifts- bzw. Rechnungsbeleg zurück und buchen erst jetzt diesen Beleg.

Erstattung des Betrages

Entsprechend der im Beleg eingestellten Zahlart muss nun der Betrag an den Kunden erstattet werden.

Falls die ursprüngliche Rechnung noch nicht bezahlt ist und eine Verrechnung mit der Gutschrift erfolgen soll, können beide Einträge im Rechnungsausgang ❯manuell ausgeziffert werden.

Besonderheiten für spezielle Zahlungsarten

PayPal

Wurde die ursprüngliche Rechnung mit PayPal bezahlt, dann kann auch die Erstattung über PayPal erfolgen.

Beim Erstellen der Gutschrift bzw. der Retoure-Rechnung werden die Transaktitionsdaten der PayPal-Zahlung aus dem ursprünglichen Rechnungsbeleg übernommen.

So kann aus jedem dieser Belege der Betrag via PayPal erstattet werden:

• Reiter Belegstatus
• Unterreiter Zahlungssystem
• Button ❯PayPal-Gutschrift bzw. PayPal-Erstattung

Dafür muss ein Account für die PayPal-API in der ❯Accountverwaltung hinterlegt sein.

Amazon Pay

Wurde die ursprüngliche Rechnung mit amazon Pay bezahlt, dann kann auch die Erstattung über Amazon Pay erfolgen.

Beim Erstellen der Gutschrift bzw. der Retoure-Rechnung werden die Transaktitionsdaten der Amazon Pay-Zahlung aus dem ursprünglichen Rechnungsbeleg übernommen.

So kann aus jedem dieser Belege der Betrag via Amazon Pay erstattet werden:

• Reiter Belegstatus
• Unterreiter Zahlungssystem
• Button Amazon-Erstattung

Dafür muss ein Account für die Amazon Pay in der ❯Accountverwaltung hinterlegt sein.

Saferpay

Eine Erstattung des Betrages über Saferpay ist aktuell aus dem e-vendo System heraus nicht möglich.

Deshalb muss in den Fällen, in denen die ursprüngliche Zahlung über Saferpay erfolgte, eine andere Zahlungsart eingestellt werden, z.B. Überweisung. Die eigentliche Erstattung kann dann jedoch über das Saferpay-Portal vorgenommen werden.

Kasse

Für die Rücknahme von Ware über die Kasse erfassen Sie den entsprechenden Artikel mit negativer Menge in einem Kassenbon.

Um zu verhindern, dass ein falscher Betrag zurückgezahlt wird, lassen Sie sich den ursprünglichen Kaufbeleg zeigen. So können Sie den Preis bzw. Rabatt für die zurückgenommene Ware exakt so einstellen, wie diese Beträge auch beim Verkauf waren.

Durch die negative Menge wird auch der Gesamtpreis negativ, d.h. der Betrag muss an den Kunden ausgezahlt werden.

Sie können in Ihrer ❯Kassenkonfiguration festlegen, dass bei einem negativen Bonbetrag ein Gutschein erstellt wird. Das kann je nach Einstellung dann generell oder erst nach Rückfrage erfolgen.