Retouren (Einkauf)

Mitunter kommt es vor, dass Ware wieder zum Lieferanten zurückgesendet werden muss. Hierfür muss eine entsprechende Lagerbuchung vorgenommen und ggf. eine Gutschrift des Lieferanten im Rechnungseingang eingetragen werden.

Für eine Retoure an den Lieferanten werden 2 Belege benötigt:

• eine Bestellung mit negativen Mengen

Über diese Bestellung wird dann die Gutschrift des Lieferanten erfasst.

• einen Wareneingangsbeleg ebenfalls mit negativen Mengen

Über diesen Beleg wird die Ware aus dem Lager gebucht.

Anlegen des Belegs für die Rücklieferung

Der Beleg für die Rücklieferung kann bequem aus der ursprünglichen Bestellung heraus erstellt werden. Alternativ ist es aber auch möglich, einen solchen Belege manuell anzulegen.

Beleganlage aus der Bestellung heraus

In der Regel hängt eine Retoure immer mit einem konkreten Einkaufsvorgang zusammen. Der einfachste Weg, eine Retoure zu erfassen, beginnt deshalb bei dem ursprünglichen Bestellbeleg.

• Öffnen Sie die Bestellung, mit der die Ware ursprünglich bestellt wurde.
• Falls die Bestellung mehrere Positionen enthält, Sie aber nur eine Position zurücksenden möchten, markieren Sie diese Position.
• Klicken Sie auf Vorgang.
• Wählen Sie jetzt den gewünschten Belegtyp aus und bestätigen Sie mit Klick auf OK. Folgende Belegtypen stehen zur Auswahl:

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Gutschrift (Erstattung)

Es wird eine Bestellung erzeugt, in der die Ware mit negativen Mengen eingefügt werden.

Aus diesem Bestellbeleg heraus kann später die Gutschrift des Lieferanten erfasst werden.

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Rücklieferung (WA-Retoure)

Es wird ein WA-Beleg erzeugt.

Diese Option sollte nur verwendet werden, wenn keine Gutschrift zu dieser Rücklieferung erfasst werden soll.

Sie haben aber die Möglichkeit, aus dieser Rücklieferung heraus eine Rechnung für den Lieferanten zu buchen. Diese erscheint dann im Rechnungsausgang, wobei der Lieferant in diesem Fall als Debitor verwendet wird.

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Reklamation (Austausch)

Es wird ein Auftrag erzeugt in der die Position(en) einmal mit positiver Menge (für die zurückgesendete Ware) und einmal mit negativer Menge (für die Ersatzware) eingefügt werden.

Diese Option kann verwendet werden, wenn der Lieferant keine Gutschrift erstellt, sondern Sie eine Rechnung für den Lieferanten erstellen möchten.

Aus dem Auftrag heraus kann später eine Rechnung gebucht werden. Diese erscheint dann im Rechnungsausgang, wobei der Lieferant in diesem Fall als Debitor verwendet wird.

• Falls die ursprüngliche Bestellung mehrere Positionen enthält, werden Sie nun gefragt, ob nur die markierte Position übernommen werden soll.
• Nun wird der ausgewählte Beleg angelegt.

Manuelle Beleganlage

Sie haben die Möglichkeit eine Bestellung für den Lieferanten anzulegen und dort die zurückzusendende Ware mit entsprechenden negativen Mengen zu erfassen.

Warenausgang

Um für die zurückgesendete Ware einen Lagerabgang zu buchen, sind folgende Schritte notwendig:

• Anlegen eines Lieferscheins

• Wird eine Bestellung (Gutschrift (Erstattung) oder manuelle Anlage) verwendet, klicken Sie zum Anlegen des Lieferscheins (WE) auf den Lieferschein.
• Wenn der Vorgang mit der Option Rücklieferung (WA-Retoure) begonnen wurde, liegt der Lieferschein (WA) bereits vor.
• Wird ein Auftrag (Reklamation (Austausch)) verwendet, klicken Sie zum Anlegen des Lieferscheins (WA) auf Kom.+Res.

• Buchen des Lieferscheins

Klicken Sie dafür auf Lieferung.

Gutschrift/Rechnung erfassen

Zum Abschluss des Vorgangs kann noch eine Gutschrift des Lieferanten erfasst oder eine Rechnung für diesen gebucht werden.

• Wurde die Rücklieferung über eine Bestellung begonnen (Gutschrift (Erstattung) oder manuelle Anlage), dann kann aus der Bestellung heraus mit Klick auf RE anlegen die Gutschrift vom Lieferanten für die zurückgesendete Ware erfasst werden. Diese wird in den ❯Rechnungseingang eingetragen, wobei der Betrag in diesem Fall im Haben steht.
• Wenn der Vorgang mit der Option Rücklieferung (WA-Retoure) begonnen wurde, können Sie in dem hier ezeugten Lieferschein (WA) auf den Button Rechnung klicken, um einen Rechnungsbeleg anzulegen, der dann gebucht werden kann. Dabei entsteht ein Eintrag im ❯Rechnungsausgang, wobei der Lieferant in diesem Fall als Debitor verwendet wird.
• Wird ein Auftrag (Reklamation (Austausch)) verwendet, klicken Sie zum Buchen der Rechnung auf den Button Rechnung. Dabei entsteht ein Eintrag im ❯Rechnungsausgang, wobei der Lieferant in diesem Fall als Debitor verwendet wird.

Fallbeispiele

Rücksendung mit Gutschrift vom Lieferanten

Sie haben Ware vom Lieferanten erhalten, die Sie nun wieder zurücksenden möchten. Der Lieferant wird Ihnen für die zurückgesendete Ware eine Gutschrift erstellen.

In der ursprünglichen Bestellung sind 12 Positionen enthalten. Die Ware aus 3 dieser Positionen soll zurückgesendet werden.

• Öffnen Sie den Bestellbeleg, über den die Ware ursprünglich beim Lieferanten bestellt wurde.
• Klicken Sie auf Vorgang.
• Markieren Sie die Option Gutschrift (Erstattung) und bestätigen Sie mit OK.
• Die Frage, ob nur die aktuelle Position zurückgeliefert werden soll, beantworten Sie mit Nein.

Es wird nun ein Bestellbeleg angelegt, der alle Positionen der ursprünglichen Bestellung enthält.

Die Mengen sind jedoch für alle Positionen negativ. Dafür wird ein Faktor -1 verwendet.

• Löschen Sie aus dem neu angelegten Bestellbeleg die Posotionen, die nicht zurückgesendet werden.
• Falls von einer Position nicht die volle Anzahl zurückgesendet werden soll, reduzieren Sie die Menge in der Spalte Anzahl antsprechend.
• Klicken Sie auf Lieferschein

Damit wird ein Lieferschein (WE) erzeugt, der ebenfalls negative Mengen enthält.

• Buchen Sie den Lagerabgang mit Klick auf Lieferung.
• Zu Erfassen der Gutschrift des Lieferanten öffnen Sie den Bestellbeleg, der für die Rücklieferung erzeugt wurde und klicken dort auf RE anlegen.

Rücksendung von Ware ohne Erstattung oder mit Rechnung für den Lieferanten

Sie haben Ware vom Lieferanten erhalten, die Sie nun wieder zurücksenden möchten. Der Lieferant wird Ihnen für die zurückgesendete Ware keine Gutschrift erstellen. Evtl. möchten Sie aber für den Lieferanten eine Rechnung buchen.

In der ursprünglichen Bestellung sind 8 Positionen, von denen nur ein Stück zurückgesendet werden soll.

• Öffnen Sie den Bestellbeleg, über den die Ware ursprünglich beim Lieferanten bestellt wurde.
• Markieren Sie die Position, die Sie zurücksenden möchten.
• Klicken Sie auf Vorgang.
• Markieren Sie die Option Rücklieferung (WA-Retoure) und bestätigen Sie mit OK.
• Die Frage, ob nur die aktuelle Position zurückgeliefert werden soll, beantworten Sie mit Ja.

Es wird nun ein Lieferschein (WA) für den Lieferanten angelegt, der ausschließlich die anfangs markierte Position enthält.

• Falls nicht die gesamte Menge zurückgesendet werden soll, reduzieren Sie die Menge entsprechend.
• Klicken Sie auf Lieferung, um den Warenausgang zu buchen.
• Falls keine Erstattung erfolgen wird (z.B. weil der Lieferant mehr Ware geliefert hat, als bestellt wurde, er diese zusätzliche Menge aber nicht in Rechnung gestellt hat), sind Sie jetzt bereits fertig.
• Falls Sie dem Lieferanten die zurückgesendete Ware in Rechnung stellen möchten, klicken Sie jetzt noch auf Rechnung.

Damit wird ein Rechnungsbeleg angelegt, der sofort oder später gebucht werden kann.

Austausch defekter Ware

Sie haben Ware vom Lieferanten erhalten. Ein Stück ist defekt und soll nun ausgetauscht werden. Es soll keine Berechnung stattfinden, sondern nur entsprechende Lagerbewegungen.

• Öffnen Sie den Bestellbeleg, über den die Ware ursprünglich beim Lieferanten bestellt wurde.
• Markieren Sie die Position, die Sie ausgetauscht werden soll.
• Klicken Sie auf Vorgang.
• Markieren Sie die Option Reklamation (Austausch) und bestätigen Sie mit OK.
• Die Frage, ob nur die aktuelle Position zurückgeliefert werden soll, beantworten Sie mit aktuelle Position.

Es wird nun ein Auftragsbeleg für den Lieferanten angelegt, der ausschließlich die anfangs markierte Position enthält: einmal mit positiver Menge (für die zurückgesendete Ware) und einmal mit negativer Menge (für die Ersatzware).

• Falls nicht die gesamte Menge ausgetauscht werden soll, reduzieren Sie in der Spalte Anzahl die Menge für beide Positionen entsprechend.
• Passen Sie ggf. noch die Lagerorte für die Rücksendung und für die Ersatzlieferung im Reiter Lagerort an.
• Für die Lagerbewegungen wird ein Lieferschein (WA) benötigt.

Wenn beide Lagerbewegungen zeitgleich stattfinden sollen, klicken Sie einfach nur auf Kom.+Res..

Soll erst einmal nur die defekte Ware aus dem Lager gebucht werden (*), dann:

• Gehen Sie innerhalb des Reiters Belegpositionen auf den Unterreiter Status.
• Tragen Sie bei der 2. Position (Ersatzware) in der Spalte Anzahl (aktuell) den Wert 0 ein.
• Klicken Sie jetzt auf Kom.+Res.. Damit wird erst einmal nur die erste (unveränderte) Position an den Lieferschein (WA) übergeben.

• Lassen Sie den soeben erstellten Lieferschein (WA) öffnen und buchen Sie die Lagerbewegung(en) durch Klick auf Lieferung.
• (*) Um später auch den Wareneingang der Ersatzware zu buchen, öffnen Sie erneut den hier erstellten Auftragsbeleg und klicken Sie erneut auf Kom.+Res..

Damit wird ein zweiter Lieferschein (WA) erstellt, der nur die anfangs zurückgestellte Ware, also die Ersatzlieferung, enthält

Klicken Sie auf Lieferung, um den Wareneingang für diese Ersatzlieferung zu buchen.

• Da in diesem Fall keine Erstattung (Gutschrift oder Rechnung) erfolgen soll, kann der Auftragsbeleg nach Ausführung aller Lagerbewegungen abgeschlossen werden.

Klicken Sie dafür im Auftragsbeleg auf Vorgang und wählen Sie dann die Option Belegbearbeitung abschließen.