Erste Belege

Nachdem Sie alle grundlegenden Einstellungen getroffen und erste Adresse sowie Artikel angelegt haben, können Sie Ihre ersten Belege anlegen.

Angebot

Neuanlage

Öffnen Sie das Modul ❯Angebote aus der Navigationsgruppe Fakturierung und klicken Sie in dem erscheinenden Fenster auf Neu.

Kundenauswahl

Es wird die ❯Suchmaske für die Adressen angezeigt. Geben Sie die erforderlichen Suchbedingungen ein und klicken Sie auf OK. In der Tabelle für das Suchergebnis markieren Sie den Kunden und betätigen dann mit OK.

Anschließend öffnet sich das Angebotsmodul und Sie befinden sich im Reiter Belegpositionen.

Einfügen der Positionen

Tragen Sie zunächst als Infotext eine kurze, aber aussagekräftige Beschreibung des Angebotes ein. Unter diesem Namen können Sie später das Angebot und auch die Rechnung wiederfinden.

Sie können Artikel auf zwei verschiedene Arten hinzufügen:

• Geben Sie die ersten Zeichen der Artikelnummer oder der Kurzbezeichnung des gewünschten Artikels in die entsprechende Spalte ein und bestätigen Sie dies mittels Return oder Enter. Ist der Artikel bereits eindeutig zu erkennen, so wird er sofort in die Belegposition übernommen. Andernfalls erscheint eine Liste, in der alle passenden Artikel aufgelistet sind. Markieren Sie den benötigten Artikel und klicken Sie auf OK. Der Artikel wird in die Belegpositionen übernommen.
• Alternativ klicken Sie auf Artikel. Es erscheint dann ein Dialog zur ❯Artikelsuche. Geben Sie die passenden Suchbedingungen ein und klicken Sie anschließend auf OK. In der Liste für das Suchergebnis klicken Sie auf den benötigten Artikel und betätigen dann OK.

Die Anzahl der angebotenen Artikel verändern Sie in der Spalte Anzahl.

Kalkulation

Im ❯Reiter Belegpositionen können Sie für die einzelnen Positionen die Einzelpreise, Rabatte und Positionspreise sowie weitere Informationen sehen und bearbeiten. Links unten wird der Gesamtpreis des Angebots angezeigt.
Darüber hinaus gehende Informationen werden im ❯Reiter Kalkulation angezeigt. Hier haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, die Kalkulation zu verändern.

Im Reiter Kalkulation können Sie bei Bedarf auch die Zahlungs- und Versandart ändern. In die Felder für Transport und Versicherung können ggf. abweichende Werte eingetragen werden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden sollen. Falls Sie dem Kunden Rabatt einräumen wollen, können Sie diesen im Feld Rabattbetrag oder Rabatt in % eintragen. Die Zahlungskonditionen können Sie im Bereich Zahlungsart und Zahlungsziel genau einstellen. Im Unterreiter Kalkulation (Rohertrag) können Sie erkennen, welchen Rohertrag Sie mit diesem Angebot erzielen können.

Belegkopf und Belegfuß

In diesen beiden Reitern können Sie den Text eingeben, der vor bzw. nach den Positionen des Angebotes erscheinen soll.

Drucken

Nachdem Sie das Angebot fertiggestellt haben, können Sie es ausdrucken. Klicken Sie dazu zunächst auf das Zahnrad neben Drucken am rechten Rand des Formulars.

Es erscheint der ❯Druckdialog, in dem Sie auswählen, in welcher Form das Angebot gedruckt werden soll.

Wählen Sie über Standardreport den Report aus, mit dem Sie im Standardfall drucken möchten. Sie können dann in Zukunft immer auf Drucken klicken, um den Standardreport auszudrucken. Sie können jederzeit einen anderen Standardreport festlegen und auch die Reports nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen.

Übergabe an die Auftragsverwaltung

Falls das Angebot bestätigt wurde, können Sie dieses an die Auftragsverwaltung übergeben, indem Sie auf Auftrag auf der rechten Seite des Formulars klicken.

Dabei wird aus dem Angebot ein Auftrag erstellt; das Angebot bleibt allerdings erhalten.

Auftrag / Rechnung

Es ist nicht zwingend notwendig, zuerst ein Angebot zu erstellen und daraus einen Auftrag. Falls Sie sich mit Ihrem Kunden einig sind, können Sie auch gleich einen Auftrag erstellen.

Neuanlage

Öffnen Sie das Modul ❯Auftrag oder ❯Rechnungen aus der Navigationsgruppe Fakturierung und klicken im sich öffnenden Fenter auf Neu (Re).

Kundenauswahl

Es erscheint die ❯Suchmaske für Adressen. Geben Sie die benötigten Suchkriterien ein und bestätigen Sie mit OK. In der Liste für das Suchergebnis klicken Sie auf den entsprechenden Kunden und betätigen dann mit OK.

Einfügen der Positionen

Tragen Sie zunächst in das Feld Kurzbezeichnung eine kurze, aber aussagekräftige Beschreibung des Auftrages ein. Unter dieser Bezeichnung können Sie später die Rechnung wiederfinden.

Geben Sie die Positionen des Auftrages direkt in die Liste der Belegpositionen ein oder verwenden Sie Artikel. Geben Sie in der Spalte Anzahl die Anzahl der zu verkaufenden Artikel ein.

Kalkulation

Klicken Sie auf den ❯Reiter Kalkulation, um zu sehen, wie die Rechnung kalkuliert wurde bzw. um diese Kalkulation zu verändern.

Belegkopf und Belegfuß

In diesen beiden Reitern können Sie den Text eingeben, der vor bzw. nach den Positionen des Auftrages erscheinen soll.

Kommissionieren und Reservieren

Nachdem Sie den Auftrag bzw. die Rechnung fertig erfasst haben, können Sie die darin enthaltenen Artikel kommissionieren und im Lager reservieren. Klicken Sie dafür auf Kom. + Res.. Damit wird ein Lieferschein (WA) erstellt. Je nach Einstellungen in den ❯Belegvorgaben 1 kann Funktion und Beschriftung dieses Buttons von dieser Beschreibung abweichen.

Drucken

Nachdem Sie den Auftrag fertig bearbeitet haben, können Sie ihn ausdrucken. Klicken Sie dazu zunächst auf das Zahnrad neben Drucken am rechten Rand des Formulars. Es erscheint der ❯Druckdialog, in dem Sie einstellen, welcher Ausdruck (z. B. Auftragsbestätigung oder Rechnung) erfolgen soll.

Faktura

Buchen Sie die Rechnung, indem Sie auf Rechnung auf der rechten Seite des Formulars klicken. Damit wird ein Eintrag im ❯Rechnungsausgang erzeugt. Je nach Einstellungen in den ❯Belegvorgaben 1 wird damit auch die Lieferung gebucht und die Rechnung und/oder der Lieferschein gedruckt.

Teilrechnung

Wenn ein Teil der im Auftrag enthaltenen Artikel nicht im Lager ist und somit nicht geliefert werden kann, können Sie anstelle der vollständigen Rechnung auch eine Teilrechnung buchen. Klicken Sie dazu auf Teilrechnung. Es wird dann nur eine Rechnung über die lieferbaren Artikel gebucht.

Lieferschein WA (ausgehend)

Die dritte Variante besteht darin, dem Kunden weder ein Angebot noch einen Auftrag zu erstellen, sondern ihm die Ware sofort auszuliefern. Klicken Sie dazu in der Navigationsgruppe Fakturierung auf ❯Lieferschein (WA).

Der Ablauf ist ab hier analog zu einem Angebot oder einer Rechnung.

Den Lieferschein können Sie jedoch erst dann verbuchen, wenn ausreichend Material am Lager vorhanden ist (es sei denn, es befinden sich ausschließlich Nicht-Lagerartikel im Lieferschein).

Aus dem Lieferschein können Sie ebenfalls eine Rechnung erstellen. Klicken Sie dazu im Lieferschein auf den Button Rechnung.

Einkauf

Voreinstellung

Öffnen Sie die ❯Belegvorgaben 2. Sie finden diese unter System > Konfiguration > Belegvorgaben, Versand und Mail.

Legen Sie hier den Standard-Report für eine Bestellung sowie die Lieferanschrift fest. Dazu muss Ihre eigene Unternehmung als Adresse erfasst sein (siehe ❯Die eigene Adresse).

Bestellen

Die Bestellverwaltung hilft Ihnen, den Überblick über die zu bestellenden Artikel zu behalten. Mit Hilfe der ❯Bedarfsermittlung können Sie automatische Bestellvorschläge erzeugen, die den Bedarf ermitteln anhand:

• vorhandener Reservierungen und
• der in der Artikelverwaltung hinterlegten Mindest- und ggf. Höchstbestände an Artikeln oder
• der Abverkäufe aus einem bestimmten Zeitraum.

Selbstverständlich können Sie auch manuell eine Bestellung erzeugen. Da sich die Handhabung von manuellen Bestellungen jedoch nicht von der im Bereich Angebot beschriebenen Vorgehensweise unterscheidet, beschränken wir uns hier auf den automatischen Bestellvorschlag.

Bedarfsermittlung

Im ❯Reiter und ihr Inhalt ermitteln Sie den Bedarf, der sich aus vorhandenen Beständen, Reservierungsfehlbeständen und dem Mindest- und ggf. Höchstbeständen ergibt. Reservierungsfehlbestände ergeben sich aus reservierten Artikeln der nicht gebuchten Lieferscheine, die mangels verfügbaren Lagerbeständen nicht ausgeliefert werden können.

Klicken Sie im Reiter Bedarfsliste (Auftrag/Lager) auf Bedarf (Aufträge) ermitteln, um diese Information aus dem System auszulesen.

Im Reiter Bedarfsliste (Auftrag) kann auftragsbezogener Bedarf ermittelt werden.

Mit dem Reiter ÄÄBedarfsliste (Artikelstamm/Lager) haben Sie die Möglichkeit, die Mindest- bzw. Höchstbestände, die sich aus den ❯Angaben in der Artikelverwaltung ergeben, aufzufüllen. Hier werden nur die Artikel angezeigt, für die der Mindestbestand unterschritten ist und für die keine Reservierung vorliegt.

Im Reiter Bedarfsliste (Abverkauf) können Sie die in einem anzugebenden Zeitraum abverkaufte Ware ermitteln, um den Bestand um genau diese Mengen wieder aufstocken zu lassen.

Bestellliste erstellen

Nachdem Sie die Bestellbestände ermittelt haben, müssen diese im Reiter Bestellliste zusammengefasst werden. Klicken Sie dazu auf Bearbeiten auf der rechten Seite des Formulars und aktivieren Sie den Reiter Bedarfsliste (Auftrag/Lager).

Am unteren Rand des Formulars stehen Ihnen einige Schaltflächen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie die Informationen in die Bestellliste übertragen können.

Übertragen (Stamm.)

Der markierte Artikel wird unter Verwendung des Stammlieferanten in die Bestellliste übertragen.

Alle Übertragen (Stamm.)

Alle Artikel werden unter Verwendung des Stammlieferanten in die Bestellliste übertragen.

Übertragen (günstigster)

Der markierte Artikel wird unter Verwendung des jeweils günstigsten Lieferanten in die Bestellliste übertragen.

Alle Übertragen (günstigster)

Alle Artikel werden unter Verwendung des jeweils günstigsten Lieferanten in die Bestellliste übertragen.

Die bereits übertragenen Artikel werden aus der Bedarfsliste gelöscht.

Bestellung erstellen

Klicken Sie auf den Reiter Bestellliste. Sie können dann die einzelnen Artikel noch bearbeiten, ihnen z. B. andere Lieferanten zuweisen oder die zu bestellende Anzahl ändern. Selbstverständlich können Sie jetzt auch weitere Artikel in die Bestellliste aufnehmen. Klicken Sie dafür auf Artikel.

Wenn Sie die Bestellliste zu Ihrer Zufriedenheit bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern am rechten Rand des Formulars.

Nun können die Bestellungen erstellt werden. Dafür stehen Ihnen zwei Buttons zur Verfügung:

Bestellung

Es wird eine Bestellung für denjenigen Lieferanten erzeugt, der für den markierten Artikel hinterlegt ist. Anschließend wird angeboten die Bestellung sofort zu bearbeiten.

Best. (alle)

Es wird für jeden Lieferanten, der in der Bestellliste enthalten ist, eine Bestellung erstellt.

Sie werden dann nach einer Kurzbezeichnung für die Bestellungen abgefragt. Die bestellten Artikel werden aus der Bestellliste herausgenommen.

Um die Bestellungen zu buchen, öffnen Sie die Bestellung und klicken nun auf Bestellen. Entsprechend Ihrer vorher getätigten Einstellungen wird die Bestellung auf einen Drucker, über einen Faxtreiber oder eMail ausgegeben oder nur gebucht.

Lieferschein WE (eingehend)

Es gibt zwei Möglichkeiten, eingehende Lieferscheine anzulegen.

Die erste besteht darin, einen neuen Lieferschein für eine Adresse mit dem Adressentyp Lieferant anzulegen. Da sich die Bearbeitung wieder prinzipiell nicht von der Bearbeitung von Angeboten unterscheidet, gehen wir an dieser Stelle nicht weiter auf diese Möglichkeit ein.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, aus einer bestehenden Bestellung einen Lieferschein zu erstellen.

Öffnen Sie dazu das Modul Bestellung aus der Navigationsgruppe Fakturierung oder über den ❯Modulfinder. Klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie die entsprechende Bestellung aus. Falls die Lieferung zu dieser Bestellung eingetroffen ist, klicken Sie auf Lieferschein. Sie werden dann gefragt, ob die Positionen an die Lieferscheinverwaltung übergeben werden sollen und ob Sie den Lieferschein jetzt bearbeiten möchten. Bestätigen Sie beide Fragen mit Ja. Dadurch wird die Lieferscheinverwaltung geöffnet. Klicken Sie in der Lieferscheinverwaltung auf Lieferung und die Artikel werden in das Lager eingebucht.

Wird nur ein Teil der bestellten Ware geliefert, so klicken Sie auf Teil.-Liefer. Sie erhalten dann ein Formular, in welchem Sie angeben können, welche Artikel in der Lieferung enthalten sind und welche zurückgestellt werden. Für die gewählten Positionen wird dann ein neuer Lieferschein mit Referenz auf die Bestellung angelegt.

Wenn Sie für die erhaltene Ware eine Eingangsrechnung erfassen möchten, sollten Sie den Vorgang immer mit einer Bestellung beginnen. Aus dem Bestellbeleg können Sie nach erfolgtem Wareneingang mit Re. anlegen die Eingangsrechnung erfassen.