Rechnungsausgang

_Rechnungsausgangsbuch_

Inhaltsverzeichnis zum Rechnungsausgangsbuch

1. Einleitung 2. Wo ist das Modul Rechnungsausgangsbuch im e-vendo System zu finden 3. Systemerklärung 4. Sonstige Spezielle Funktionen Rechnungsausgangsbuch 4.1. Offene Posten 4.2. OP-Schließen 4.3. Mahnung 4.3.1 Wo finden Sie das Mahnwesen im e-vendo 4.3.2 Welche Möglichkeiten bietet Ihnen das Mahnwesen 4.3.3 Erläuterung einzelner Button im Mahnwesen 5. Farben im Rechnungsausgangsbuch 6. Begriffserklärung 7. Beispiele

1. Einleitung Rechnungsausgangsbuch

Im Rechnungsausgangsbuch sind alle von Ihnen erstellten Rechnungen als Rechnungsausgangsbuch in einer Druckversion für Ihre Buchhaltung zusammengefasst.

2. Wo findet Sie das Modul Rechnungsausgangsbuch im e-vendo-System

Über die Navigationsgruppe Buchhaltung oder über die Menüleiste Modul Buchhaltung können die verschiedenen Bücher geöffnet und verwaltet werden.

3. Aufbau eines Rechnungsausgangsbuches

Bevor eine Rechnung im Rechnungsausgangsbuch zu sehen ist, muss die Rechnung über den Button Auftrag (AU/RE/GU) erstellt und gebucht werden. Diese ist dann im Rechnungsausgangsbuch als offener Posten zu sehen.

Das Rechnungsausgangsbuch gliedert sich in zwei Teilen.

Im oberen Teil des Rechnungsausgangsbuchs sehen Sie alle gebuchten Rechnungen als Tabellenform.

Im unteren Teil erfahren Sie nähere Informationen zur Buchung durch folgende Reiter:

• Reiter Buchungsbeleg • Reiter Kontierung • Reiter OP-Information • Reiter Information • Reiter Teil- und Ratenzahlung • Reiter Konfig

Reiter Buchungsbeleg Im Reiter Buchungsbeleg werden Ihnen alle Informationen zum Geschäftsfall angezeigt.

Reiter Kontierung Hier sehen Sie die Konten auf die gebucht wurde.

Reiter OP-Information Hier können Sie Rechnungen die bereits vom Kunden bezahlt wurden, ausziffern. Noch sind alle Felder (Beleg zuordnen, OP manuell ausgleichen und Belgezuordnung löschen) graumarkiert, d. h. man kann nichs bearbeiten. Wollen Sie eine OP ausziffern, dann gehen Sie über den Bearbeiten-Button der ganz Rechts zu sehen ist.

Ein offener Posten kann per Hand über den Button Neu oder manuell über den Button OP-Information OP-Manuell ausgleichenausgeglichen werden. Reiter Information Über diesen Reiter kann man wichtige Informationen, wie z. B. Zahlungsvereinbarung u. a. hinterlegen

Reiter Teil-/ Ratenzahlung Falls eine Teil- oder Ratenzahlung mit dem Kunden vereinbart wurde, trägt man diese hier ein. z. B. ein Kunde hat die 1. Rate gezahlt.

Reiter Konfig Über diesen Reiter können Sie sich Felder anzeigen lassen, die Sie für die Übersicht benötigen, alle anderen können Sie unsichtbar machen, indem sie den Haken rausnehmen.

4. sonstige Funktionen

4.1 offene Posten 4.2 OP schließen 4.3 Mahnung 4.3.1 Wo finden Sie das Mahnwesen im RA-Buch? 4.3.2 Welche Möglichkeiten bietet Ihnen das Mahnwesen 4.3.3 Erklärung einzelner Buttons im Mahnwesen

Zu Punkt 4.1

Offene Posten dient zur übersichtlichen Bearbeitung offener Rechnungen. Die Summe aller offenen Posten eines Kontos ergibt den Saldo (OP-Saldo). Ein offener Posten entsteht, sobald eine Rechnung in das System gebucht wurde. Der offene Posten ist dann ausgeglichen, sobald der Kunde die Rechnung gezahlt hat.

Offene Posten, stellt die Verbindlichkeiten eines Ihrer Kunden oder Lieferanten dar. Sie dient zur Überprüfung der Zahlungstermine Ihrer Kunden.

OP-Liste ausdrucken

Ausdrucken können Sie die OP-Liste über den Button offene Posten. Hier haben Sie noch die Möglichkeit zu wählen wohin das System es drucken soll. Zum Beispiel auf dem Bildschirm oder per E-Mail.

Über den Reiter Kontenblatt können Sie zu einem einzelnen oder zu mehreren Debitoren = Kunden des Kontenblatt mit allen Informationen zur offenen Rechnung anzeigen lassen oder es auch ausdrucken.

Zu Punkt 4.2 OP schließen

Mit diesem Button können Sie alle offenen Rechnungen, die sich momentan in der OP-Liste befinden ausziffern (sozusagen ausgleichen).

Das machen Sie wie folgt:

1 Klick auf den Button OP schließen, nun öffnet sich ein Bestätigungsfenster, hier fragt das System nochmal nach, ob es alles in der OP-Liste offenen Posten ausziffern soll. Falls ja, dann bitte mit JA bestätigen an sonst auf NEIN und der Vorgang wird abgebrochen. Sie haben mit ja bestätigt, nun folgt eine weitere Bestätigungsabfrage, die Sie wiederum wenn die OPs in der Liste ausgeziffert werden sollen mit JA bestätigen. Der letzte Sicherheitshinweis (Es werden jetzt alle offene Posten ausgeziffert = Saldo gleich Null) muss ebenfalls mit JA bestätigt werden, dann wird der Vorgang „Ausziffern“ abgeschlossen. Der ausgeglichene Posten wurde mit der Farbe Weiß (vorher gelb) gekennzeichnet.

Zu Punkt 3. Mahnung

4.3.1 Wo finden Sie es?

Der Button im Rechnungsausgangsbuch ist direkt über den offenen Posten Button ganz rechts im roten Feld zu finden. Mit einem Klick sind Sie in der Mahnverwaltung.

4.3.2 Welche Möglichkeiten biete Ihnen dieser Button Mahnung?

Diese gliedert sich in einem oberen Teil mit zwei Reiter (Aktuelle Mahnungen und Mahneinstellungen) und im unteren Teil einer Tabelle mit den offenen Posten der Kunden. Ganz rechts im Feld können Sie Ihre Mahnansicht nach aktuelle, ausgesetzt, aktuell u. ausgesetzt, keine Mahnungen selektieren, dies vereinfacht die Suche. Mit dem Filter finden Sie schnell zum Ziel, ganz rechts unter den Anzeigen (Filter nach ohne Nachnamen, nur Nachnamen oder alle).

4.3.3 Erklärung der Buttons im Mahnwesen

• Mahnung buchen • Aktuell drucken • Aktuell alle drucken • Alle Mahnungen buchen • Alle drucken • Mahnung aussetzen • Mahnung löschen

5. Farben im Rechnungsausgangsbuch

Mit folgenden Farben lässt es sich schnell erkennen, welche Posten noch offen stehen oder schon ausgeglichen sind.

Farben der Bücher in der Buchhaltung (Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch und Bankbuch)

Gelb Saldo größer als 0 (offener Posten) Rot Rechnungseingangsbuch: überzahlter Beleg Grün Rechnungsausgangsbuch: nicht ausgeglichene Gutschrift oder überzahlter Beleg Weiß Saldo ist 0

OP-Ausgleich im Rechnungsausgangsbuch (siehe Reiter OP-Information)

6 Begriffserklärung im Rechnungausgangsbuch

Belegnummer: Ist die Nummer die beim buchen einer Rechnung erzeugt wird. Sie wird fortlaufend gezählt. z.B. RA1098, RA1099 usw.

Belegdatum: Das Datum belegt, wann die Rechnung geschrieben wurde (z. B. 21.01.2011).

Buchungsdatum: Das Buchungsdatum ist jenes Datum, an dem die Buchung erfasst wurde.

Buchungstext: Angaben auf einem Konto oder in einem Journal, um Art und Ursprung des verzeichneten Geschäftsvorfalles zu erläutern.

Belegstatus: Der Belegstatus gibt Informationen zu dem angelegten Beleg aus (offen, storniert)

Buchungstext Ein Buchungstext gibt Auskunft über den Geschäftsvorfall. (z.B. Kauf von Waren)

Buchungsbeleg Sobald Sie eine Rechnung oder einen Auftrag schreiben, erhalten Sie einen Buchungsbeleg.

Buchungsmonat In dem Monat, in der Sie die Rechnung buchen wird auch der Monat mit festgelegt.

Buchungsjahr:

Abstimmsumme

Soll: Das Konto SOLL steht in der Buchhaltung auf der linken Seite (Aktivkonto).

Haben Das Konto Haben steht immer auf der rechten Seite (Passivkonto).

OP-Saldo Der OP-Saldo ist der Bestand des Kontos.

Skontobetrag

Kostenstelle

Zahlungsbedingungen

EG UstIDNr.

Sollkonto Habenkonto Steuerschlüssel Kostenträger

Steuerschlüsselverwaltung

In der Kontierung im Rechnungsausgangsbuch gibt es ein Feld namens Steuerschlüssel. Hier könnt Ihr einen Steuerschlüssel zuordnen.