Anzahlung

Sie können mit einem Kunden eine Anzahlung für einen späteren Kauf vereinbaren. Diese Anzahlung wird bei der späteren Bezahlung verrechnet.

Vorbereitung

Grundsätzlich muss die Anzahlung noch vor der Erstellung der zugehörigen Rechnung oder des Kassenbons erfolgen, da sonst keine Verrechnung möglich ist.

Um an der Kasse das Leisten und/oder Verrechnen von Anzahlungen zu ermöglichen, müssen die folgenden Arbeitsschritte einmalig durchgeführt werden:

Erstellen Sie einen Artikel.

Geben Sie dem Artikel eine einfach zu merkende Artikelnummer (z.B. ANZ) und eine entsprechende Kurzbezeichnung.

Legen Sie für diesen Artikel den Typ Artikel (Text in Kasse editierbar) fest und deaktivieren Sie alle Checkboxen im Bereich Artikelmerkmale (Lagerartikel, skontofähig, Seriennummer, rabattfähig,…)

Legen Sie fest, dass dieser Artikel für die Leistung und Verrechnung von Anzahlungen verwendet werden soll.

Gehen Sie dafür über Spezialmodule III / Konfiguration Arbeitsplatz auf den Reiter Kasse.

Klicken Sie im Bereich Allgemeine Einstellungen auf den Button Artikel Nr. für die Verrechnung von Anzahlungen und wählen Sie den vorher erstellten Artikel aus.

Dieser Schritt ist an allen Kassenarbeitsplätzen zu wiederholen.

Leisten der Anzahlung

Grundsätzlich ist es vorgesehen, dass eine Anzahlung an der Kasse erfolgt. Dabei entsteht ein entsprechender Kaufbeleg.

Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, die Anzahlung direkt in das Anzahlungskonto des Kunden einzutragen. In diesem Fall entsteht jedoch kein Kaufbeleg. Dieser kann separat als Rechnung über einen entsprechenden Artikel erstellt werden.

In beiden Fällen wird der Anzahlungsbetrag im Anzahlungskonto des Kunden erscheinen.

Kasse

Um an der Kasse eine Anzahlung zu leisten, muss der Anzahlungsartikel verkauft werden.

• Erfassen Sie in einem Kassenbon den Anzahlungsartikel.
• Da die Anzahlung einem konkreten Kunden zugeordnet werden muss, sollte die Option Kundenverkauf aktiviert sein. Ist das vor dem Erfassen des Anzahlungsartikels noch nicht erfolgt, so werden Sie automatisch dorthin geleitet.
• Anschließend wird der Anzahlungsbetrag erfragt.
• Sie können nun bei Bedarf weitere Artikel dem Kassenbon hinzufügen und anschließend kassieren.

Direktes Eintragen ins Anzahlungskonto

Wenn der Kunde den Anzahlungsbetrag nicht an der Kasse leistet, sondern z.B. überweist, muss der Betrag manuell dem Anzahlungskonto des Kunden gutgeschrieben werden.

• Gehen Sie im Adress-Fenster des betreffenden Kunden auf den Reiter Faktura (Deb.) und klicken Sie dort auf den Button Anzahlungskonto.
• In dem erscheinenden Fenster können Sie im unteren Bereich eine neue Anzahlung hinzufügen.

Tragen Sie den Betrag und eine Bemerkung in die entsprechenden Felder ein.

Existiert bereits ein Auftrag zu dieser Anzahlung, so können Sie die entsprechende Auftragsnummer eintragen oder den Auftrag nach Klick auf den Button, der sich neben dem Eingabefeld befindet, auswählen. Diese Anzahlung kann dann ausschließlich beim Buchen der Rechnung zu diesem Auftrag verrechnet werden.

Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um den Betrag dem Anzahlungskonto hinzuzufügen.

Schließen Sie den Dialog mit Klick auf den Button Zurück.

Verrechnen einer vorhandenen Anzahlung

Faktura

Wird für den Kunden eine Rechnung gebucht, so erkennt e-vendo, dass sich auf dem Anzahlungskonto ein Betrag befindet und berücksichtigt ihn automatisch in der Rechnung.

Ein Anzahlungsguthaben, welches einem konkreten Auftrag zugeordnet wurde (s.o.) wird von allen übrigen Aufträgen ignoriert.

Das Anzahlungskonto des Kunden wird entsprechend zurückgesetzt. In der Rechnung wird der Anzahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abgezogen, so dass sich ein reduzierter Zahlbetrag ergibt.

Im Rechnungsausgang entstehen 2 Einträge: die Rechnung selbst und ein Verrechnungseintrag für die Anzahlung. Bei beiden Einträgen wird eine Zahlung in Höhe des Anzahlungsbetrages zugeordnet.

Kasse

Soll eine bereits geleistete Anzahlung bei einem Kauf an der Kasse berücksichtigt werden, so muss der Modus Kundenverkauf aktiviert werden. Dies kann auch nach dem Einfügen der Positionen erfolgen.

Beim Kassieren wird überprüft, ob der Kunde ein Anzahlungsguthaben hat, welches keinem Auftrag zugeordnet ist. Ist dies der Fall, kann der Kassierer entscheiden, ob dieses Guthaben mit dem Kassenbon verrechnet werden soll. Anschließend kann die Höhe des zu verrechnenden Betrages angegeben werden. Dieser wird vom Gesamtpreis des Kassenbons abgezogen und das Anzahlungsguthaben entsprechend verringert.