Reparaturverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 6. Januar 2012, 16:10 Uhr

Aufbau und Funktionsweise des Moduls

Das Modul Reparaturverwaltung dient der Erfassung, Verwaltung und professionellen Bearbeitung von Reparaturaufträgen.
Je nach Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen werden Sie bei der Aufnahme und bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen nicht immer alle im Modul integrierten Felder und Reiter benötigen. Wenn zum Beispiel für einen Reparaturauftrag kein Kostenvoranschlag benötigt wird, so werden im Reiter KV keinerlei Informationen erfasst.
Reperaturaufträge mit Kostenvoranschlag können per Web-Browser vom Kunden beauftragt werden, in dem der Kunde nach erfolgtem Login in Ihrem Shop in seinem Kundenkonto den erstellten Kostenvoranschlag prüft und ihn durch Passworteingabe beauftragt.

Fertig gestellte Reparaturaufträge können an die Fakturierung übergeben werden, um abschließend für den Reparaturauftrag die Rechnung zu generieren.

Reparatursuche

Nachdem Sie im Hauptmenü den Menüpunkt Reparaturverwaltung betätigt haben, öffnet sich zunächst der Suchdialog Reparatursuche.
Geben Sie im Suchdialog im gewünschten Reiter Ihre Suchkriterien ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Beachten Sie bitte, dass Sie auch in diesem Suchdialog mit Hilfe der Stellvertreterzeichen ".." oder "%" auch mit Zeichenketten statt mit vollständigen Suchbegriffen arbeiten können.

Suche über Adresse

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von adressbezogenen Suchkriterien. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

AdrNr: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.
Firma1: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Namen der Firma oder den Nachnamen des Kunden ein.
Firma2: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den 2. Teil der Firmenbezeichnung oder den Vornamen des Kunden ein.
Strasse: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Kundennummer ein.
Ort: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf den Ortsnamen ein.
PLZ: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die Postleitzahl der Kundenadresse ein.
Adresstyp: Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf einen bestimmten Adresstyp einschränken möchten.
Adresessart: Nutzen Sie diesen Optionsbereich, wenn Sie die Suche auf eine bestimmte Adressart einschränken möchten.

Suche über RMA-Beleg

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den RMA-Beleg beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

RMA-Nummer: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die RMA-Nummer des Reparaturvorganges ein.
RMA (extern): Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf die externe RMA-Nummer ein, die bei der RMA-Erfassung im Feld RMA-Extern hinterlegt wurde.
Datum angelegt von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich für die Anlage des Reparaturvorganges berücksichtigt.
Datum geplant von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des geplanten Fertigstellungstermines berücksichtigt.
Datum beendet von..bis: Ist diese Optionsbox aktiviert, so wird bei der Suche der festgelegte Datumsbereich hinsichtlich des Datums für die Ausgabe (Rückgabe an den Kunden) berücksichtigt.
Garantie gefordert: Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.
KV gewünscht: Nutzen Sie bei Bedarf die Filtermöglichkeit von Vorgängen, indem Sie die Option "ja" oder "nein" wählen.
Reparatur: Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie die Vorgänge nach Reparatur "vor Ort" oder "im Haus" filtern möchten.
Reparaturstatus: Nutzen Sie diese Filteroption, wenn Sie gezielt nach offenen oder fertigen Vorgängen suchen möchten.
erforderliche Reparaturleistungen: Mit Hilfe dieser Filteroption können Sie gezielt nach Vorgängen suchen in Bezug auf die zu erbringenen Reparaturleistungen. Hierfür stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
- egal -eigene -fremde -beide -Ersatzgerät

Suche über Gegenstand

Nutzen Sie diesen Reiter zur Eingabe von Suchkriterien, die sich auf den zu reparierenden Gegenstand beziehen. Hierfür stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung:

Gegenstand: Geben Sie hier bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der im Feld Gegenstand des Reiters RMA-Beleg eingeben wurde.
Artikelnr: Geben Sie hier bei Bedarf Artikelnummer ein, welche im Reiter RMA-Beleg im Feld Artikelnr eingeben wurde.
Seriennr: Geben Sie hier bei Bedarf die vollständige oder einen Teil einer Seriennumer ein.
Herkunft: Wählen Sie in diesem Optionsbereich zwischen den Filtermöglichkeiten beliebig, eigener Artikel und fremder Artikel.
Leihgerät gewünscht: Als weitere Filtermöglichkeit stehen Ihnen in diesem Optionsbereich folgender Filter zu Verfügung: bliebig, ja sowie nein.
Defekt: Geben Sie in diesem Feld bei Bedarf einen Suchbegriff ein, der in der Fehlerbeschreibung eines Reparaturauftrages vorkommt.

Suchoptionen

Groß-/ Kleinschriebung ignorieren: Ist diese Option aktiviert, so wird die Groß- und Kleinschreibung bei der Suche ignoriert.
Suchbedingungen speichern: Ist diese Option aktiviert, so werden die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien gespeichert und beim nächsten Aufruf des Suchdialoges wieder angezeigt.

Sortiert nach

Für die Sortierung der anzuzeigenden Reparaturaufträge als Liste stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Je nach aktiviertem Reiter sind dies unterschiedliche Optionen:

Suche über Adresse
- AdrNr - Firma1 - Firma2 - Straße - Ort
Suche über RMA-Beleg
- RMA - Eingang
Suche über Gegenstand
- Bezeichnung - Artikel-Nr

Reiter und ihr Inhalt

Liste

In diesem Reiter werden Ihnen alle Reperaturaufträge (entsprechend Ihren in der Suchmaske hinterlegten Suchkriterien) tabellarisch dargestellt. Inhalt der Tabelle sind folgende Felder:

RMA: Hierbei handelt es sich um die automatisch generierte Nummer des Reparturauftrages.
Kunde: Diese Spalte zeigt die im System geführte Kundennummer an.
Gerät: Diese Spalte zeigt Ihnen den Inhalt des Feldes Gerätan.
ArtikelNr: Wenn von Ihnen erfasst, wird in dieser Spalte die Artikelnummer angezeigt.
KaufbelegNr: Wenn von Ihnen angegeben, wird in dieser Spalte die Nummer des Kaufbeleges angezeigt.
Garantie: Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim jeweiligen Reparaturvorgang um eine Garantieabwicklung handelt oder nicht.
Fremd: Diese Spalte zeigt mit den Werten "Ja" oder "Nein" an, ob es sich beim zu reparierenden Produkt um ein Fremdprodukt handelt oder nicht. Um ein Fremdprodukt handelt es sich dann, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.
Annahme: Diese Spalte zeigt Ihnen das Datum der Erfassung des Reparaturvorganges.
Dauer: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die im Reiter Prüfung erfasste Geplante Reparaturdauer angezeigt.
Monteur: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Mitarbeiternummer des im Reiter Prüfung festgelegten Monteurs angezeigt.
Datum geplant: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte das Datum angezeigt, welches im Reiter RMA-Beleg für das geplante Ausgabedatum festgelegt wurde.
Zeit geplant: Wenn erfasst, wird in dieser Spalte die Uhrzeit angezeigt, welche im Reiter RMA-Beleg für die geplante Ausgabe festgelegt wurde.
Eigl. fertig: Diese Spalte zeigt das Datum an, zu dem die für die Erledigung der Reparaturaufträge notwendigen Eingenleistungen (zu Erfassen im Reiter Eigenleistung) abgeschlossen wurden.

Hinweis:
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang insbesondere die Möglichkeit, im Reiter Konfiguration
entsprechende Warnhinweise zu aktivieren, um eindeutige Reparatur-Stati zu setzen und damit 
fehlerhafte Auslieferungen zu vermeiden.

Ext. fertig: Wenn erfasst, zeigt diese Spalte das Datum an, zu dem die Fremdleistungen den Status "abgeschlossen" erhalten haben.
Ausgabe: Hierbei handelt es sich um das Datum der erfolgten Ausgabe des zu reparierenden Produktes.
Abschluss: Hierbei handelt es sich um Datum und Uhrzeit des Zeitpunktes, zu dem der Status des Reparaturauftrages im Reiter Ausgabe auf "abgeschlossen" gesetzt wurde.
RMA-Extern: Wenn erfasst, zeigt diese Spalte die im Reiter RMA-Beleg erfasste Information RMA-Extern des jeweiligen Auftrages.

RMA-Beleg

In diesem Reiter erfolgt die Erfassung eines Reparaturauftrages. Bei den Eingabefeldern und Optionsboxen dieses Reiters gibt es keine Pflichtfelder, so dass Sie je nach Art des Reparturvorganges nur die Felder nutzen, die Sie für die Abwicklung Ihrer Reparaturaufträge benötigen.

Auftrag

Gegenstand: Geben Sie in diesem Feld die Bezeichnung des zu reparierenden Produktes ein.
Fremdartikel: Aktivieren Sie dieses Merkmal, wenn das zu reparierende Produkt nicht bei Ihnen erworben wurde.
KaufbelegNr: Wenn die Information vorhanden ist, so können in diesem Feld die Kaufbelegnummer hinterlegen. Für die Suche des Kaufbeleges steht Ihnen die Schahltfläche Kaufbeleg zur Verfügung.
Datum: Geben Sie, wenn vorhanden, in diesem Feld das Datum des Kaufbeleges an.
ArtikelNr: Wenn vorhanden, geben Sie in diesem Feld die für das zu reparierende Produkt in Ihrem System geführte Artikelnummer an.
Seriennr.: Wenn es sich um ein Produkt mit einer aufgebrachten Seriennummer handelt, so wird diese hier erfasst.
letzte RMA: Diese Informationen werden nicht vom Benutzer erfasst, sondern vom System angezeigt.
RMA-Extern: Wenn vorhanden, wird hier eine externe RMA-Nummer erfasst.
Zähler 1 bis Zähler 3: Falls sich sich bei dem zu reparierenden Produkt um ein Gerät handelt, das intern über Zähler verfügt (z.B. Kopiersysteme), so werden diese hier erfasst.

Gegenstand

Legen Sie in diesem Optionsbereich fest, ob der zu reparierende Gegenstand

abgegeben worden ist
abzuholenn ist oder
eine Reparatur vor Ort erfolgen soll.

Bei Wahl der Option abholen oder Rep. vor Ort steht Ihnen die Schaltfläche Adresse zur Verfügung, um für den Monteur die Abhol- bzw. Repartur-Adresse festzulegen.

geplante Ausgabe / geplante Fertigstellung

Geben Sie in diesem Bereich an, bis wann das zu reparierende Produkt wieder ausgegeben werden soll bzw. bei aktivierter Option Rep. vor Ort bis wann die Fertigstellung erfolgen soll.

Fehlerbeschreibung des Kunden

Hinterlegen Sie in diesem Feld alle Fehler-Informationen des Kunden zum Gerät. Für die Erfassung der Informationen steht Ihnen hier ein Textfeld zur Verfügung (ohne Formatierung der Schrift).

Verpackung / Zubehör

Gerade in Hinblick auf Elektroartikel ist es zur gegenseitigen Absicherung wichtig festzuhalten, in welchem Zustand und mit welchem Zubehör das zu reparierende Gerät von Ihnen entgegen genommen wurde. Hinterlegen Sie hier Ihre Vermerke und Feststellungen.

max Reparaturkosten

Sollte der Kunde Ihnen ein Maximum zu den Reparaturkosten vorgeben, so ist diese Information hier zu erfassen.

Währung: Sollten Sie Reparaturaufträge außer in der Stammwährung auch in anderen Währungen ausführen, so können Sie nach dem Betätigen dieser Schaltfläche in einem Auswahldialog die gewünschte Währung festlegen in der die Abrechnung dieses Auftrages erfolgen soll.

Annahmekosten

Pauschale: Geben Sie in diesem Feld die Höhe der von Ihnen veranschlagten Pauschale zur Annahme von Reparaturen an.
Abholen/Liefern: Geben Sie in diesem Feld unabhängig von der Reparatur-Annahmepauschale die Pauschale für Abholung und Anlieferung an.

Prüfung

Fremdartikel
Garantieforderung
Fehlerbeschreibung/Bemerkung
Bemerkung Garantie
erforderliche Reparaturleistungen
geschätzte Kosten
Geplante Reparaturdauer
Monteur
Prüfzeit in Stunden
Prüfkosten (gesamt)
geprüft am
Mitarbeiter
geändert

KV

Bestätigung

Eigenleistung

Fremdleistung

Leihgerät

Ausgabe

Konfiguration

Button und Ihre Funktion

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 ;RMA-Extern
 :Wenn vorhanden, wird hier eine externe RMA-Nummer erfasst.
-;Zähler 1 bis Zahler 3
+;Zähler 1 bis Zähler 3
 :Falls sich sich bei dem zu reparierenden Produkt um ein Gerät handelt, das intern über Zähler verfügt (z.B. Kopiersysteme), so werden diese hier erfasst.