Zahlungsart Vorkasse

Besonders im Versandgeschäft spielt die Zahlungsart Vorkasse eine große Rolle. So reduziert sich das Risiko des Verkäufers auf ein Minimum.

Im e-vendo werden Belege mit einer Zahlungsart, die durch den Zahlartcode VK gekennzeichnet ist, bei der Fakturierung anders behandelt als Belege mit anderen Zahlungsarten, um die gewünschte Vorkasse-Sicherheit zu gewährleisten.

Deshalb ist es wichtig, der Zahlart Vorkasse den ❯Zahlartcode VK zu hinterlegen. Je nachdem, welches der beiden im Folgenden genannten Verfahren eingesetzt werden soll, sind ggf. noch weitere spezielle ❯Einstellungen für die Zahlart vorzunehmen.

Übliche Verfahren

Grundsätzlich sind hier 2 Verfahren möglich:

• Vollwertige Rechnung vorab

Der Kunde erhält eine vollwertige Rechnung.

Der Kunde bezahlt.

Die Ware wird geliefert.

• Buchen der Rechnung zusammen mit dem Warenausgang

Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung.

Der Kunde bezahlt.

Die Rechnung wird gebucht und die Ware wird ausgeliefert.

Dieser Weg ist vor allem bei Nutzung des Onlineshops zu empfehlen.

Beide Verfahren können im e-vendo abgebildet werden und werden in den folgenden Abschnitten vorgestellt.

Vollwertige Rechnung vorab

Einstellungen für die Zahlart

Für die Abwicklung der Vorkasseaufträge nach diesem Verfahren sind folgende ❯Einstellungen für die Zahlart vorzunehmen:

• Im Reiter Details muss der Zahlartcode VK eingestellt werden.
• Im Reiter Automatik (Workflow) sollte im Bereich Automatik für die Offenen Posten im Rechnungsausgang/Bankbuch die Option keine Automatik und für die Automatische Belegsteuerung... die Option Beleg freigegeben eingestellt werden.

Der Kunde erhält eine vollwertige Rechnung.

Die Rechnung kann über einen der folgenden Wege gebucht werden:

• direkt im Auftrag mittels Klick auf den Button Rechnung oder
• aus dem Rechnungsvorschlag heraus durch Klick auf den Button Faktura

Unabhängig von der Einstellung in den Belegvorgaben 1 wird in beiden Fällen nicht automatisch die Lieferung gebucht.

Der Kunde bezahlt.

Sobald der Zahlungseingang für eine gebuchte Vorkasse-Rechnung erfolgt, sollte der Offenen Posten im Rechnungsausgang ausgeziffert werden. Dies ist voraussetzung dafür, dass das System den Vorgang für die Lieferung freigibt. Das Ausziffern des OP kann im ❯Rechnungsausgang oder aus dem ❯Bankbuch heraus erfolgen.

Die Ware wird geliefert.

Nachdem die Zahlung erfolgt und der Vorkasserechnung zugeordnet wurde, kann die Lieferung der Ware ausgeführt werden.
Ideal ist dafür der ❯Liefervorschlag (WA) geeignet, wobei folgende Einstellungen für die Anzeige empfohlen werden:

Liefervorschläge für Belege mit reservierten Lagerbeständen

alle Belege, bei Vorkasse nur mit bezahlter Rechnung (empfohlen)

weitere Filter

nur zur Liefereung freigegebene Belege

So wird sichergestellt, dass nur freigegebene Beleg angezeigt werden. Bei Vorkassebelegen wird zusätzlich geprüft, ob eine gebuchte und bezahlte Rechnung vorliegt. Ist dies nicht der Fall, so erscheinen diese Belege nicht in der Liste und können somit nicht abgearbeitet werden.

Darüberhinaus können natürlich weitere Filter und eine beliebige Sortierung aktiviert werden. Durch Klick auf den Button Lieferung oder Faktura wird die Lieferung gebucht. Bei dieser Arbeitsweise unterscheiden sich die Funktionen der beiden Buttons bei Vorkasse-Vorgängen nicht, da die Rechnung bereits gebucht ist und somit in beiden Fällen nur noch die Lieferung gebucht wird.

Natürlich kann die Lieferung auch manuell direkt aus dem WA-Beleg heraus gebucht werden.

Buchen der Rechnung zusammen mit dem Warenausgang

Bei diesem Verfahren wird der Beleg bei der Anlage für die Weiterverarbeitung gesperrt. Im Zuge des Zahlungseingangs wird der Beleg freigegeben. Anschließend können Rechnung und Lieferung gebucht werden. Da die Zahlung für die Rechnung bereits eingegangen ist, kann der Offene Posten im Rechnungsausgang zeitgleich mit dem Buchen der Rechnung automatisch ausgeziffert werden.

Einstellungen für die Zahlart

Für die Abwicklung der Vorkasseaufträge nach diesem Verfahren sind folgende ❯Einstellungen für die Zahlart vorzunehmen:

• Im Reiter Details muss der Zahlartcode VK eingestellt werden.
• Im Reiter Automatik (Workflow) sollte im Bereich Automatik für die Offenen Posten im Rechnungsausgang/Bankbuch die Option Offenen Posten ausziffern und Zuordnung zum Bankbuch, wenn vorhanden und für die Automatische Belegsteuerung... die Option Beleg wartet auf externes Ereignis eingestellt werden.

Der Kunde erhält eine Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung.

Wenn der Kunde über den Onlineshop die Ware bestellt, so erhält er im Standard bereits zum Zeitpunkt der Bestellung eine Bestellbestätigung mit der Zahlungsaufforderung.
Bei Aufträgen, die manuell in der Warenwirtschaft angelegt werden, können Sie aus dem Auftrag heraus eine Auftragsbestätigung drucken oder per Mail an den Kunden versenden.
Durch diese Bestell- bzw. Auftragsbestätigung erhält der Kunde alle Daten (Betrag und Bankverbindung), die er für die Zahlung benötigt.
Der Beleg selbst und auch der ggf. angelegte WA-Beleg erhalten den für die Zahlart festgelegten Freigabestatus Beleg wartet auf externes Ereignis und kann somit nicht abgearbeitet werden.

Der Kunde bezahlt.

Wenn der Kunde den Vorkassebetrag gezahlt hat, kann der Vorgang für die Weiterbearbeitung freigegeben werden.

• Werden die Zahlungseingänge über das Bankbuch erfasst, dann sollte die Freigabe des Beleges auch aus dem ❯Bankbuch heraus erfolgen. Markieren Sie dafür den Zahlungseingangs-Eintrag im Bankbuch und klicken Sie im Reiter OP-Information auf den Button Beleg freigeben (bitte vorher nicht auf Bearbeiten klicken). Dadurch ändert sich der Belegstatus des ausgewählten Auftrages und des zugehörigen WA-Beleges auf Beleg freigegeben und der Auftrag wird dem Zahlungseingang zugeordnet.
• Andernfalls kann die Freigabe direkt im Auftrag ausgeführt werden. Öffnen Sie dafür den Auftrag, für den Sie die Zahlung erhalten haben und ändern Sie im Reiter Belegstatus den Belegfreigabestatus auf Beleg freigegeben. Beim Speichern des Auftrages wird auch der zugehörige WA-Beleg diesen Status erhalten.

Die Rechnung wird gebucht und die Ware wird ausgeliefert.

Das Buchen der Rechnung und des Warenausgangs kann manuell über den Auftrag/WA-Beleg erfolgen oder über den Liefervorschlag (WA).

Empfohlen wird der Weg über den ❯Liefervorschlag (WA). Bitte nehmen Sie hier folgende Einstellung vor:

Liefervorschläge für Belege mit reservierten Lagerbeständen

alle zur Lieferung freigegebenen Belege

Durch Klick auf den Button Faktura werden Rechnung und Lieferung für den markierten Vorgang gebucht. Durch den für die Zahlart eingestellten Workflow wird der Offene Posten für die enstandene Rechnung im Rechnungsausgang sofort ausgeziffert. Wurde der Zahlungseingang wie beschrieben im Bankbuch erfasst und dem Vorgang zugeordnet, so wird dieser Zahlungseingang für das Ausziffern der Rechnung verwendet. Liegt im Bankbuch kein Zahlungseingang für diesen Vorgang vor, so erfolgt das Auszifferns des OP ausschließlich im Rechnungsausgang (ähnlich wie OP manuell ausgleichen).

Onlineshop

Soll die Zahlart im Onlineshop angeboten werden, dann muss bereits auf der Bestätigungsseite sowie in der Bestellbestätigungs-Mail eine Bankverbindung angegeben werden, damit der Kunde den Betrag überweisen kann.

Dafür muss in der Warenwirtschaft im Konfigurationsbereich ❯Buchhaltung das Bankkonto hinterlegt sein. Dieses muss der Filiale zugeordnet sein, mit der der Onlineshop verknüpft ist. Die Verknüpfung des Onlineshops mit der Filiale kann in der ❯Shop-Konfiguration der Warenwirtschaft und im ❯Shop-Management erfolgen. Die Einstellung im Shop-Management hat Vorrang.