Signatur nach der Kassenverordnung des BMF Österreich

An dieser Stelle wird die Einrichtung der Kassensignatur für Österreich beschrieben. Diese Einrichtung muss gemeinsam mit einem Mitarbeiter der e-vendo AG vorgenommen werden. Davon ausgenommen sind die im Folgenden genannten Vorbereitungen.

Ab dem 01.04.2017 ist in Österreich die elektronische Kassensignatur notwendig.
Die Konfiguration erfolgt in den ❯ERP-Systemvorgaben.

Die Signierung der Kassenvorgänge erfolgt hier über A-Trust.

Vorbereitungen

Bevor die Kassensignatur aktiviert werden kann, sind einige Einstellungen zu prüfen und ggf. anzupassen. Diese Schritte können Sie ohne Unterstützung durch einen Mitarbeiter der e-vendo AG durchführen

Landesvorgaben

Österreich muss in den ❯Landesvorgaben die Landnummer 1 haben.

Filiale

In der Konfiguration der Filiale mit der Nummer 1 muss im ❯Reiter Anschrift die UStID-Nr. eingetragen sein.

Im ❯Reiter Details der Filialkonfiguartion muss ein funktionsfähiger eMail-Account hinterlegt sein. Bitte prüfen Sie, ob Sie mit diesem Account aus dem e-vendo System heraus eine Mail versenden können.

Zugangsdaten Finanz Online

Fordern Sie bei Finanz Online Zugangsdaten für einen Webservice an. Bitte halten Sie diese Zugangsdaten für die Einrichtung griffbereit.

Z-Abschluss

Damit die Kassen registriert werden können, muss die letzte Aktion an jeder Kasse ein Z-Abschluss gewesen sein. Falls Sie unsicher sind, können Sie dies z.B. mit Hilfe des Reports Kassensystemjournal über ❯Berichte & Listen prüfen.

Aktivierung der Signatur (gemeinsam mit einem Mitarbeiter der e-vendo AG)

Die Aktivierung der Signatur erfolgt in den ERP-Systemvorgaben im ❯Reiter Rundung/Kasse.

Bitte beachten Sie die hier vorgegebene Reihenfolge der einzelnen Schritte.

Steuerzuordnung

Ordnen Sie im Unterreiter Steuerzuordnung den vorgegebenen Umsatzarten die entsprechenden ❯Steuerarten zu.

Zugangsdaten Finanz Online (AT)

Tragen Sie im Unterreiter Zugangsdaten Finanz Online (AT) diese Zugangsdaten ein:

• Teilnehmer-Identifikationsnummer
• Benutzer-Identifikation
• Passwort

Um die Zugangsdaten zu prüfen, können Sie auf Kasse Status abfragen klicken. Nach Auswahl einer beliebigen Kasse wird u.a. geprüft, ob eine Verbindung zu Finanz Online aufgebaut werden kann.

Signatur-Konto anlegen

Im Unterreiter Zugangsdaten A-Trust muss nun die Signatur-URL für das Produktiv-System ausgewählt werden.

Anschließend kann das Signaturkonto angelegt werden.

Dafür wird die Produktart ausgewählt und anschließend mit Klick auf A-Trust Kundenkonto (a.sign) ein Zertifikat angefordert und damit ein Signaturkonto erstellt.

Damit wird ein kostenpflichtiges Zertifikat angelegt.

Die Zugangsdaten für das so erstellte A-Trust Kundenkonto werden automatisch in die entsprechenden Felder im Unbterreiter Zugangsdaten A-Trust eingetragen.

Kassen registrieren

Als nächsten Schritt müssen alle Kassen einzeln reistriert und die daraus resultierenden Startbons gedruckt werden.

Für die Registrierung einer Kasse ist es notwendig, dass die letzte Aktion an dieser Kasse ein Z-Abschluss war.

Kasse registrieren

Durch Klick auf diesen Button wird die im Anschluss ausgewählte Kasse bei Finanz Online registriert.

Dieser Schritt muss jetzt für alle Kassen ausgeführt werden.

endgültige Aktivierung

Nach der Registrierung der einzelnen Kassen muss nun noch Signatur endgültig aktiviert werden.

Dafür ist im Bereich Signaturvorgaben diese Option zu aktivieren.

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Signatur Kassenverordnung BMF Österreich verwenden

Dieser Schritt lässt sich nicht mehr rückgängig machen. Von nun an werden alle Kassenvorgänge signiert.

Nutzung der Signatur

Nach Abschluss der hier beschriebenen Einrichtung können die Kassen wieder geöffnet werden. Von nun an wird jeder Kassenvorgang signiert. Ein entsprechender QR-Code wird bei jedem Kassenvorgang abgelegt und muss auf dem Ausdruck erscheinen.

In der Statuszeile der Kasse lässt sich jetzt erkennen, dass die Signatur aktiv ist:

Ausdrucke für laufende Kassenvorgänge

Bitte achten Sie darauf, dass für den Ausdruck von Kassenbons, Ein- und Auszahlungsbelegen immer ein Report verwendet wird, der den QR-Code für die Signatur enthält.

Fakturabelege

Faktura-Belege dürfen bei der Benutzung der Kassensignatur nicht mehr direkt in das Kassenbuch (❯Zahlungsarten-Konfiguration: Option Kassenbuch bei der Einstellung Verbuchen in) gebucht werden, da in einem solchen Fall keine Signatur erzeugt wird.

Z-Abschluss

Bitte führen Sie jeden Abend einen Z-Abschluss aus. So kann sichergestellt werden, dass die einzelnen Monate und Jahre sauber voneinander getrennt werden.

Monats- und Jahresbeleg

Der letzte Z-Abschluss eines Monats wird beim ersten Z-Abschluss im Folgemonat zum Monatsbeleg für diesen abgeschlossenen Monat (Nullbeleg).

Der letzte Z-Abschluss eines Jahres wird beim Z-Abschluss im Folgejahr zum Jahresbeleg für dieses abgeschlossene Jahr.

Diese Monats- und Jahresbelege müssen ggf. der Finanzbehörde vorgelegt werden. Dafür haben Sie die Möglichkeit, diese Belege bequem über ❯Berichte & Listen auszudrucken. Bitte verwenden Sie dafür den Report Monatsbeleg Signatur im Ordner Kasse.

Export der Kassenvorgänge

Sie haben die Möglichkeit, ein Protokoll aller Kassenvorgänge zu exportieren. Dies können Sie über die ERP Systemvorgaben vom ❯Reiter Rundung/Kasse aus durchsführen.

Export Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Mit diesem Button wird der Export eingeleitet.

Wählen Sie die Kassennummer, den Monat für den Export und geben Sie den Dateipfad an, wo die Datei angelegt werden soll.

Anschließend werden die Daten exportiert.

Offline-Modus

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Signatureinrichtung ausgefallen (inaktiv)

Sofern bspw. Verbindungsprobleme mit dem Kassensignaturanbieter bestehen, kann diese Checkbox gesetzt werden, um die Kassensignatur temporär in den Offline-Modus zu versetzen. Auf allen gedruckten Belegen wird die digitale Signatur mit einer entsprechenden Meldung codiert, sodass dies sichtbar ist.

Das Setzen und Entfernen dieser Einstellung wird in den ❯Mitarbeiteraktivitäten protokolliert.

Wurde die Kassensignatur deaktiviert, erscheint in der Statuszeile des Kassenmoduls eine entsprechende Information: